Bijlage 1 - Verslag RAC 6 februari 2024-concept

Verslag Raadsadviescommissie Plaats en datum: Tijd: Locatie: Genodigden:

RS3H: Gasten:

6 februari 2024 18:00 – 20:00 uur Voorst, ruimte: de Raadzaal Marleen van der Meulen (vz) (Lochem), Bert Visser (Voorst), Antoon Huijgens (Apeldoorn), Elly André (Apeldoorn), Jonathan Vondeling (Brummen), Daniëlla Magermans (Brummen), Rogier Zuijdam (Deventer), Bert Roetert (Deventer), Tanja Eekhuis (Deventer), Albert Oortgiesen (Epe), Henk Boon (Epe), Joke Grotenhuis (Heerde), Geraldine Kwekkeboom (Heerde), Bertus Karssenberg (Lochem), Willeke Moleman (Voorst), Addy Garritssen (Zutphen), Frans Manders (Zutphen). Ineke Lijnema, Tom Horn, Maaike Reijlink, Diana Wacht (notulen), Nienke Boekraad (communicatie), Sietske Heddema. Ita Joosten (raadsgriffier Voorst), Bart Jan Teunissen (raadslid Brummen), Ingrid Aarnink (beleidsadviseur Voorst), Danny Roelofs (raadslid Voorst), Margret Suelmann (raadslid Voorst) en Jan Willem de Kleuver (kwartiermaker Apeldoorn).

1. Opening, mededelingen en ingekomen stukken De voorzitter Marleen van der Meulen opent de vergadering en heet allen welkom in de gemeente Voorst. Mededelingen: • Afwezig: Tanja Eekhuis en Joke Grotenhuis. Elly Andre en Geraldine Kwekkeboom verlaten de vergadering eerder vanwege een andere afspraak. Aan tafel zitten niet alleen de RAC-leden, maar ook een aantal ambtenaren, Bert Visser (wethouder), Ita Joosten (raadsgriffier Voorst) en Ingrid Aarnink (beleidsadviseur Voorst) Gasten zijn: Bart Jan Teunissen (raadslid Brummen), Danny Roelofs (raadslid Voorst) en Margret Suelmann (raadslid Voorst). • Op 1 maart start Geert Janssen als bestuursadviseur bij de Regio Stedendriehoek. • Rol en bevoegdheid RAC-leden. Wie wil hierover meedenken? - komt terug op de agenda bij de rondvraag. Ingekomen stukken: • Een ingekomen stuk dat is meegezonden ‘1.1 Sterker in 3D’; gaat over de regiodeal die is ingediend. Medio februari (laatste bericht is 9 februari) horen we of we een – een deel van de- deal toegekend krijgen.

2. Notulen vorige vergadering Ter vaststelling Tekstuele wijziging bij het agendapunt 3.2 Doelstelling en taken raadsadviescommissie, opmerking van Willeke Moleman; De zin ‘En kan de raadsadviescommissie zelf amenderen?’ wordt uit de tekst gehaald. Met inachtneming van deze tekstuele wijzigingen wordt het verslag vastgesteld.

3. Bijeenkomst regioarrangement Toelichting door Tom Horn, Sietske Heddema en Jan Willem de Kleuver Tom Horn is DB-lid van de Regio Stedendriehoek en portefeuillehouder gebiedsontwikkelingen en in die zin ook verantwoordelijk voor het bestuurlijke proces rondom het regioarrangement. Vanavond willen wij met jullie spreken over de betrokkenheid van de raden bij de verschillende vervolgtrajecten. Het Regioarrangement (2023) met de 5 agenderende opgaves is door beide provincies vertaald in een zogenaamd “Ruimtelijk voorstel” aan het Rijk. Dit zijn vraagstukken die de regio (en provincies) overstijgen. We hebben met elkaar afgesproken dat deze 5 opgaves in verband met elkaar moeten worden uitgewerkt. In de consultatieronde die nu gaande is wordt u gevraagd ons mee te geven wat u in de uitwerking belangrijk vindt, en ook om input mee te geven voor in de versie 2024 (actualisatieronde). Aan de hand van een presentatie nemen Sietske Heddema en Jan Willem de Kleuver ons mee naar wat de betrokkenheid van de raden zou kunnen zijn – zie meegestuurde presentatie. Marleen van der Meulen; ter verduidelijking; het regioarrangement vertrekt vanuit bestaand lokaal beleid. Het beleid zoals in jullie gemeente nu is vastgelegd is het uitgangspunt, van daaruit worden de stappen nu gemaakt. Geraldine Kwekkeboom; Heerde zit in twee regio’s (scharniergemeente). Hoe is de afstemming met de regio Zwolle?

Sietske Heddema; we werken provinciaal samen en vanuit onze programma. De overleggen die plaatsvinden met de provincies, daar is de regio Zwolle ook bij aanwezig, en per onderwerp vanuit onze programma wordt er afgestemd, bijvoorbeeld bij de corridor A50. Betrokkenheid raden: • Nu: consultatie regioarrangement en aandachtspunten voor vervolg Er is een raadsbrief uitgegaan (via de raadsgriffiers) over dat elke raad nu in de gelegenheid wordt gesteld om vooraf haar punten mee te geven over de uitwerking. In de brief is dit wel benoemd, goed om dit nog eens onder de aandacht te brengen in je eigen raad – opdracht aan onszelf als RAC-lid. Bart Jan Teunissen merkt op dat hij de consultatie in Brummen niet als zodanig heeft ervaren. Het is niet altijd helder op welke manier bepaalde vragen neergelegd worden en wat het procesgang daaromtrent is. Dit is een aandachtspunt. Tom Horn; goed om te beseffen dat de 8 gemeenteraden hun eigen besluitvormingsmethoden hebben en zelf kiezen, samen met hun college, welke consultatievorm zij hebben. In de raadsbief hebben we wel mogelijke consultatievragen meegegeven, maar we staan natuurlijk open voor verbetering. Het is belangrijk dat alle raden zo goed mogelijk in positie worden gebracht om het goede gesprek te kunnen voeren. • Voorjaar: gemeenschappelijke radenbijeenkomst (in de opzet van een raadsconferentie) over verstedelijking in balans.

Een 1e bijeenkomst. Hier wordt informatief gesproken over waar we staan. Dit is geen formele consultatie, maar wel van groot belang om de input van alle raden te krijgen. We zijn dan nog niet zo ver dat we perspectieven (met verschillende mogelijke verstedelijkingsopties/scenario’s voor de regio) hebben, we staan nu nog helemaal aan het begin. Er moet bijvoorbeeld eerst nog een bureau gevonden worden die ons daarbij gaat helpen. Het goede gesprek kan bijvoorbeeld al wel gevoerd worden over, wat is de waarde en kracht van dit gebied, wat willen we behouden? wat zijn de kernwaardes waar wij voor staan? • Zomer: bespreken contourenschets met mogelijke verstedelijkingsopties/scenario’s voor de regio. • Najaar: een formele consultatie op de verschillende perspectieven via de gemeenteraden. Wat vinden de raden van dit voorwerk dat er gedaan is? • Najaar: regio brede bijeenkomst (raadsconferentie) Een mogelijke werkvorm in het najaar zou kunnen zijn om op basis van de contourenschets te bespreken/verkennen aan welke knoppen we zouden willen/kunnen draaien als regio. Er komt een tijdsplanning procesgang van de geplande bijeenkomsten voor de gemeenteraden.

Reacties en/of vragen: • Danny Roelofs spreekt zijn zorgen uit over de informatievoorziening naar de raden en vraagt zich af of de informatie op een meer toegankelijkere manier (online en webhosting werden even als voorbeeld genoemd) bij de raadsleden kan komen. En benadrukt dat het belangrijk is dat wat hier besproken wordt, wordt teruggelegd voor consultatie en besluitvorming in de lokale gemeenteraden. Tom Horn; we hebben geconstateerd dat dit een mooie regio in balans is en die kan alleen in balans blijven als we met elkaar afstemmen en gezamenlijk ook die opgaven verder uitwerken om deze gezamenlijke doelstellingen te halen. Goed om toch nog eens te benadrukken dat wij een vrijwillige gemeenschappelijke regeling zijn, die geen bevoegdheden van de 8 gemeenten heeft overgedragen gekregen. En er vanuit gaan dat wat in de regioarrangement is opgenomen een goede vertaling is van dat wat is opgehaald (achterliggende stukken kunnen overigens altijd worden opgevraagd). • Margret Suelmann deelt de ervaring van Bart Jan Teunissen over dat het in Brummen niet duidelijk was dat het om een consultatie ging over het regioarrangement. Het is zoeken naar de afstemming die we met elkaar willen hebben. Er is behoefte aan dat duidelijk wordt wie welke rol heeft en wat de verwachtingen zijn bij die rol en waar die rol/functie dan precies naartoe werkt.

Marleen van der Meulen; dit pakken we in het voorjaar op met de nieuwe bestuursadviseur van de Regio Stedendriehoek. • Frans Manders; de 5 opgaves waar we het over hebben, zijn grote opgaves. Een goede vorm om de discussie te voeren is wellicht om de opgaves op te delen in thema’s (kernwaarden). • Antoon Huigens; we moeten ervoor waken dat wij als RAC-lid het over de inhoud gaan hebben. De lokale raden hebben een bepaalde visie. Het is heel belangrijk dat alle geluiden hier op tafel komen, ongeacht hoe je er zelf in staat. Daar moeten we een goede werkvorm voor vinden. We zitten hier als RAC, zonder enige bevoegdheid, die blijft bij de raden. Transparantie is belangrijk, maar een RACvergadering via een webhosting, kan de indruk wekken dat we wel een besluitvormingsorgaan zijn. • Rogier Zuijdam; noemt het voorbeeld van een bijeenkomst op het Loo (1 ½ jaar geleden over de RS3H en wat betekent dit?) Dit is een prettige manier van consultatie, met 8 personen per tafel. • Frans Manders benadrukt nogmaals dat we onze politieke kleur hier afleggen. Wij zitten hier niet namens onze eigen Partij.

• Geraldine Kwekkeboom; hoe gaat de Regio Stedendriehoek de raad (en de eigen portefeuillehouder) betrokken houden bij ontwikkelingen en hoe betrekken wij onszelf als raad hierbij om (be)grip te houden op alle ontwikkelingen, zonder de verwachting dat we overal grip op kunnen hebben? Marleen van der Meulen; dit is waarom de RAC in het leven is geroepen. Het feit dat wij hier nu zijn zorgt er al voor dat wij meer (be)grip krijgen. Tom Horn; de eigen portefeuillehouder, daar begint het. Alle gemeenten hebben een vertegenwoordiger in het DB. Mooi zou zijn dat we elkaar inspireren hoe het bij

•

andere gemeenten gaat (kennisdeling). Ineke Lijnema; we zijn regelmatig in gesprek met de griffiers. We gaan nu bezig met in kaart te brengen (termijnagenda) wat er allemaal op ons afkomt wat besluitvorming vraagt en wanneer gaat dit naar de colleges en raden? Geert Janssen onze nieuwe bestuursadviseur start op 1 maart a.s. en gaat dit in kaart brengen. Henk Boon; wij hebben het onderwerp ‘terugkoppeling vertegenwoordigingen’ op de agenda staan en met enige regelmaat hebben we het over de Regio Stedendriehoek. Dit is een manier om meer aandacht te vragen voor de Regio Stedendriehoek. Albert Oortgiesen; in aanvulling hierop hebben wij tevens een maandelijks mondelinge update over de regio in onze commissie.

Een goede Werkvorm vinden, wie wil hierover meedenken? - komt terug op de agenda bij de rondvraag.

4. Communicatie Toelichting door Nienke Boekraad Nienke Boekraad is communicatieadviseur bij de Regio Stedendriehoek, stelt zichzelf voor en verteld het eea over communicatie in de Regio Stedendriehoek. Gemeenteraadsleden zijn een zeer belangrijke doelgroep voor ons. Op dit moment bereiken wij hen via de algemene en een formele communicatie. Komt dit aan, kan dit beter, zijn er tips, behoeftes, zorgen? Algemene communicatie: • Algemene nieuwsbrief 1 x per maand (kan iedereen zich voor inschrijven) • Kwartaalnieuwsbrief voor raadsleden (overzichtelijke nieuwbulletins met doorklik mogelijkheden die verstuurd wordt via de griffiers) • Website Regio Stedendriehoek Formele communicatie: • Raadsinformatiebrief • De Kadernota (voor 15 december - met een vooruitblik naar de begroting) • De Begroting (in april) • En nu ook de termijnagenda Input: • Een deel op de website voor raadsleden waar alle informatie die vanuit de Regio Stedendriehoek is uitgegaan te vinden is. • We gaan kijken naar een gemakkelijke manier om informatie over te brengen, denk aan reposten etc. • Nieuws over bijvoorbeeld de regiodeal ontvangen we liever rechtstreeks van de Regio Stedendriehoek i.p.v. van via de pers. • In de raadsinformatiebrief meer duiding over besluitvorming en bevoegdheid van de RAC.

• (meer) communicatie vanuit de Regio Stedendriehoek naar burgers, een taak van de regio of eigen gemeente? dit punt wordt meegenomen in het overleg met de griffiers. • Een actieve communicatie rechtstreeks naar alle raadsleden vanuit de Regio Stedendriehoek – dit punt wordt meegenomen in het overleg met de griffiers. • In de communicatie naar de raden is sterk de behoefte aan meer duiding over de rollen en bevoegdheden rondom de besluitvorming en wat dit betekent voor je eigen gemeente. Belangrijk is wel om vragen daar te laten liggen waar het hoort. Als regionale werkorganisatie zijn wij met de 8 gemeenten ambtelijk in gesprek en voegen samen en bereiden voor, totdat er een regionale koers komt wat vervolgens wordt vastgesteld door de colleges. Wat dit betekent voor je eigen gemeente is een vraag voor de portefeuillehouder in de eigen gemeente. Als regionale werkorganisatie hebben wij die bevoegdheid niet. Dit punt wordt meegenomen in het overleg met de griffiers. De opgehaalde input neemt Nienke Boekraad mee in de herijking van de communicatiestrategie voor raadsleden. Een update hierover volgt.

5. Update Toelichting door Bert Visser Wat houdt het DB de afgelopen en de komende tijd bezig: De verstedelijkingsopgave, daar is vandaag voldoende over gezegd. U heeft een memo ontvangen over de regiodeal, in totaal 120 projecten en bij elkaar 40 miljoen. Komende vrijdag krijgen we te horen of we een – een deel van de - deal toegekend krijgen. We weten dat het overvraagd is, dat is geen verassing. We gaan er vanuit dat we niet alles krijgen. Voor de zomer weten we welke projecten erin zitten. Het zijn allemaal mooie projecten, we zijn ermee bezig wat we kunnen doen om de projecten die buiten de deal vallen op een andere manier te realiseren. In het kader van de verwachtingsmanagement; we zijn een light regio. We moeten het samen doen met de ambtelijke ondersteuning. We zijn bezig met het ontwikkelen van een betere monitoring Regio Stedendriehoek. Het is een zoektocht op welk moment we de raden inschakelen. Hoe verhoudt de Raadsadviescommissie zich tot de gemeenteraad? Iedere gemeenteraad heeft zijn eigen proces en is anders ingericht (wel/geen commissies, verschillende termijnen, andere aanlevermomenten, andere manier van communicatie / informatie delen) Dat is waar de Regio Stedendriehoek mee te dealen heeft. Het proces proberen wij samen in te richten

en stukken voor aan te leveren, zodat daar overzicht in komt en daar hoort absoluut ook bij, wie heeft welke rol in welke fase? Margret Suelmann; heeft een vraag over de regiodeal; hoe wordt beoordeeld waar het geld aan besteed wordt, hoe wordt dit verdeeld? Aan de voorkant zijn 120 projecten opgehaald uit diverse instanties, daar gaat het Rijk iets van vinden. Het proces van welk project tot uitvoering wordt gebracht ligt in februari voor aan het DB. Belangrijk dat dit proces transparant is, dat ook goed uitgelegd kan worden waarom een project niet door kan gaan. Een mogelijkheid kan zijn dat we een subsidieregeling openstellen. Van te voren is dan door een groep mensen (gemeenten, ondernemers en onderwijsinstellingen) de criteria gesteld en gaat er een weging plaatsvinden. Alles wat in het DB op de agenda staat, komt de dinsdag ervoor op de agenda in het college. Vanaf 1 juli is het DB geen DB meer, maar is dan het Algemeen Bestuur en is dan openbaar. Tot dan is informatie op te vragen bij je eigen portefeuillehouder.

6. Nieuws uit de raden Rondje RAC-leden Rekenkamerrapport: Er wordt gevraagd aan allen wanneer het rekenkamerrapport besproken wordt in de verschillende raden? En wanneer in de Raadsadviescommissie? Agendapunt volgende RAC. Het rekenkamerrapport Brummen en Voorst wordt op 7 maart in een forum besproken. Ineke Lijnema merkt op dat zij dit rapport gelezen heeft en dat er onjuistheden in staan. Er staat bijvoorbeeld dat het een openbaar lichaam is, het meest zwaar wegend is en dat bevoegdheden zijn overgedragen aan de regio, dat ondernemers toezeggingen doen die consequenties hebben op de begroting van de gemeenten. Deze kloppen niet. Uiterlijk 9 februari krijgt de gemeenteraad in Brummen hier een reactie op van het college. De Regio Stedendriehoek heeft hier al over gesproken met de portefeuillehouder. Rol en bevoegdheid RAC-leden. Wie wil hierover meedenken? • meedenken over het proces eerder dan dat er een raadsadviescommissie gepland staat (bijvoorbeeld bij de regionale energiestrategie, herijking, RES 2.0 en een plan van aanpak): Antoon Huigens Frans Manders Jonathan Vondeling • Reglement van orde (samen met de bestuursadviseur). Wie wil hierover meedenken?: Marleen van der Meulen Antoon Huigens Willeke Moleman Willeke Moleman; in het reglement stond in een toelichting iets over de samenstelling van het toekomstige DB (uit een grote stad, uit een dorp…).

Waarom is dat eruit gehaald? Tom Horn; besproken is toen dat de functionaliteit van het DB is als een agendacommissie (AB neemt de besluiten), dat leek juridisch niet te kunnen, omdat het DB ook andere taken heeft. Besloten is toen om over de samenstelling van het DB nog geen besluit te nemen, en later (in de zomer) opnieuw te bespreken.

7. Sluitiing. volgende RAC is op 21 mei 2024 19:51 uur, de voorzitter sluit de vergadering.