Advies werkgroep Auditcommissie, december 2022

Notitie Datum

:

5 december 2022

Aan

:

Auditcommissie

Van

:

Alex Kerver, secretaris werkgroep DEV-GRIF

Onderwerp

:

Advies auditcommissie werkgroep Leidraad Grote Projecten

Leden van de auditcommissie, Op 24 maart 2022 heeft de raad de Raadsmededeling Resultaten evaluatie Viking project (22-03-242459) van het college ontvangen. De raadsmededeling kent twee bijlagen; een definitieve rapportage van het onderzoeksbureau Twijnstra Gudde en een collegestandpunt aanbevelingen van de evaluatie. In het onderzoek, de raadsmededeling en het collegestandpunt worden aanbevelingen gedaan en opmerkingen gemaakt over de Leidraad Grote Projecten. De Leidraad Grote Projecten is door de raad vastgesteld in maart 2019 en kan worden gezien als een resultaat, reactie of uitwerking van de bevindingen van het raadsonderzoek De Viking uit 2018. In de genoemde raadsmededeling concludeert het college in haar laatste ‘collegestandpunt’ dat “De raad (…) immers zelf op kop (..gaat…) voor (aanpassingen in) dit instrument (= De Leidraad Grote Projecten/AK)”. De auditcommissie heeft het als haar taak gezien voor de raad een eerste verkenning te doen van de evaluatie en de aanbevelingen, en de raad te adviseren of en hoe hij komt tot aanscherpingen of wijzigingen in (de werkwijze van) de Leidraad Grote Projecten. De auditcommissie heeft hiervoor een werkgroep ingesteld. Deze notitie beschrijft de bevindingen en conclusies van deze werkgroep.

Inrichting van en aanpak door de werkgroep De werkgroep bestaat uit de auditcommissieleden Peter Varenbrink, Erik van Brink en Rob Welling. Het verzoek van raadslid Arie de Niet om te participeren in de werkgroep is gehonoreerd. Als secretaris van de werkgroep is de secretaris van de auditcommissie toegevoegd; de griffier van de raad. De werkgroep heeft naast het bestuderen van de Leidraad, de rapportage van Twijnstra Gudde met daarbij de aanbevelingen en de reactie van het college, de Collegestandpunten, op deze aanbevelingen, een tweetal bespreeksessies georganiseerd. Bij een van deze sessie is gesproken met een ambtelijke vertegenwoordiging bestaande uit het huidige en een voormalig afdelingshoofd PRO.

Bevindingen De werkgroep concludeert dat het goed is dat het college een evaluatie van het Vikingproject heeft laten uitvoeren. Omdat dit bruikbare aanbevelingen oplevert voor aanscherping en verbetering van het projectmatig werken en de sturing op grote(re) projecten. En omdat dit ook in overeenstemming met de Leidraad is. De Leidraad vraagt immers, als op te leveren product in de nazorgfase, om een eindevaluatie. De werkgroep beperkt haar bevindingen en conclusie tot de aanbevelingen en collegestandpunten die raken aan de Leidraad Grote Projecten.

Evenals het college concludeert de werkgroep dat de Leidraad primair een instrument van de raad is. De werkgroep concludeert verder, net als Twijnstra Gudde, dat: “De Leidraad (…) veel over verantwoording van bestuur naar raad (..gaat..), maar niet over de aanpak van dergelijke projecten binnen de ambtelijke organisatie”. De Leidraad, concludeert de werkgroep, is dus vooral een controle-, besluit- en verantwoordingsinstrument en minder of geen projectmanagementinstrument. In het gesprek met de leiding van de organisatieafdeling PRO concludeert de werkgroep, dat de in de Leidraad gehanteerde faseovergangen en bijbehorende op te leveren producten in overeenstemming zijn met de faseovergangen en producten van Projectmatig Creëren, de projectmanagementmethodiek die de organisatie gebruikt. Projectmatig Creëren kent wel een tweetal extra overgangen in de Verkenningsfase; in die zin is het voorstel van extra fasemomenten in het Verkenningsfase Burgerweeshuis (Definitie, Ontwerp en Voorbereiding), zoals aan de raad gepresenteerd in de raadstafel van 2 maart 2022, logisch en herkenbaar. De vraag die de werkgroep zich heeft gesteld is of het verstandig en nodig is deze twee extra besluitmomenten bij ieder aangewezen ‘Groot Project’ standaard aan de Verkenningsfase toe te voegen zoals het college benadrukt als verbeterpunt (RM, laatste collegestandpunt).

Het brengt het aantal verplichte besluitmomenten van de raad van 4 naar 6. De Leidraad zelf geeft al expliciet gelegenheid om in een project extra besluitmomenten toe te voegen, situationeel dus. En doet de Leidraad dat niet, dan doet de gemeentewet dat wel; ook de Leidraad Grote Projecten ontslaat het college immers niet van haar primaire plicht de raad tijdig te informeren indien nodig.

Conclusies Alles afwegend is de werkgroep geen voorstander van het standaard opsplitsen van de Verkenningsfase. Wèl kan het toevoegen van extra besluitmomenten al bij het aanwijzen van een Groot Project worden gedaan mocht op voorhand al duidelijk dat het bij juist dit project zinvol is; situationeel dus. Het kan ook op de manier waarop dit bij het project Burgerweeshuis is vormgegeven, aansluitend bij de overgang van Initiatieffase naar Verkenningsfase. De werkgroep constateert dat de gemeente Deventer sinds de aanname van de Leidraad Grote Projecten in maart 2019 nog geen project geheel conform deze Leidraad is gestart en geëindigd. Soms ontbrak de expliciete instemming van de raad met het toevoegen van Grote Projecten aan de lijst Grote Projecten (bijvoorbeeld bij het splitsen van het project Poort van Deventer kleinere grote projecten), ontbraken producten bij afsluiting van een fase waar de Leidraad wel om vraagt (scenario’s bij het project De Nieuwe Keizer), of kwam een in de Leidraad voorgeschreven evaluatie in de nazorgfase wat moeilijk van de grond (afronding S-park). De werkgroep stelt vast dat bij de totstandkoming van de Leidraad in 2018 en 2019 uitvoerig is gedacht en overlegd over een juiste, effectieve en efficiënte vorm.

Er is in de ogen van de werkgroep met andere woorden, ondanks de evaluatie van het Viking-project, geen aanleiding om de Leidraad Grote Projecten (nu al) aan te passen.