advies Auditcommissie over evaluatie kwartaalrapportage

Aan: De leden van de agendacommissie, de gemeenteraad van Deventer en het college van B&W

Grote Kerkhof 1, Deventer Postbus 5000 7400 GC Deventer 06-23338838 Telefoonnummer

Iaj.heijmans@deventer.nl e-mail

1 april 2021 Kenmerk

Datum

Griffie -

Ingrid Heijmans

Evaluatie kwartaalrapportage

Contactpersoon

onderwerp

Geachte leden van de agendacommissie, raad en het college van B&W, In 2019 zijn de kwartaalrapportages in haar huidige vorm geïntroduceerd. Na één jaar werken met deze rapportage vorm heeft een evaluatie plaatsgevonden om te zien of de vorm en inhoud van deze rapportages aansluit bij de informatiebehoefte van de raad. Er is gekeken of de kwartaalrapportage goed functioneert en of er verbeterpunten zijn. De kwartaalrapportage wordt door de fracties en het college gewaardeerd als instrument. De tevredenheid is over het algemeen goed. Toch zijn er kanttekeningen geplaatst en zijn er enkele punten waar men verandering in wil zien: • • • • • • • • -

Maak in de opzet van de kwartaalrapportage duidelijk wat wel en niet wordt vastgesteld. Verhoog de kwaliteit van de doelstellingen en prestaties, door deze meer SMART te maken. Voorzie afwijkingen van de doelstellingen of prestaties met kwalitatief eenduidige toelichtingen. Zorg voor een goede samenvatting, begrippenlijst en een leeswijzer Vermijd zo veel als mogelijk ambtelijk jargon. Geef overal consequent de middelen weer bij de prestaties. Geef op korte termijn duidelijkheid over de autonome ontwikkelingen. Wanneer is een ontwikkeling autonoom? Stimuleer het gebruik van de web-based versie op de site hetgeldvan.deventer.nl door deze conform de afgesproken planning live te laten gaan; door de raadsleden te trainen in het gebruik hiervan; door een goede link van de website op te nemen in het raadsvoorstel en bespreekvoorstel; door het toevoegen van een opmerkingen / notities functie; de functionaliteit voor het stellen van filters in de web-versie op te nemen; en een printfunctie voor het afdrukken van geselecteerde informatie in de web-versie onder te brengen; met ingang van het eerste kwartaal 2021 de pdf te laten vervallen (onder voorbehoud van de beschikbaarheid van een goede zoekfunctie in de webversie en een digitaal kenmerk waarmee gewaarborgd wordt dat de gepubliceerde webversie ook de vastgestelde versie is).

De auditcommissie ondersteunt de aanbevelingen uit deze evaluatie. Deze aanbevelingen kunnen de kwaliteit van de kwartaalrapportage en de besluitvorming hierover zeker verhogen. De Auditcommissie wil in aanvulling op deze aanbevelingen graag een tweetal extra adviezen meegeven: - Agendeer de kwartaalrapportage standaard aan een raadstafel. Er moet voldoende behandeltijd en voldoende aandacht naar de kwartaalrapportages kunnen gaan. De kwartaalrapportage is een belangrijk instrument voor de raad. De rapportage is een integrale verantwoording (beleidsmatig en financieel) over het gevoerde bestuur en geeft daarmee de raad de mogelijkheid om tussentijds bij te sturen op beleid en financiën. Voldoende behandeltijd en aandacht bereik je in ieder geval door een standaard behandeladvies te voegen bij de kwartaalrapportage. Vandaar dat de auditcommissie het advies meegeeft aan de agendacommissie om de kwartaalrapportage standaard aan een raadstafel te agenderen. - De pdf versie pas laten vervallen op het moment dat alle raadsleden/opvolgers zijn getraind in de site hetgeldvan.deventer.nl. Het trainen van de raadsleden in het gebruik van de site hetgeldvan.deventer.nl. moet een harde voorwaarde zijn voor het kunnen laten vervallen van de pdf versie.

Voordat de pdf versie kan vervallen, moet elk raadslid en elke opvolger in de gelegenheid zijn geweest om een goede training over de site hetgeldvan.deventer.nl te volgen. Anders ontbreekt de kennis en vaardigheden om de site (en daarmee de kwartaalrapportage) op een goede manier te kunnen bestuderen.

Wij verwachten u hiermee van dienst te zijn en u voldoende te hebben geïnformeerd.

Namens de Auditcommissie,

E. van der Mik, voorzitter