Advies Auditcommissie aan raad over jaarstukken 2020

Aan: De leden van de gemeenteraad van Deventer en het college van burgemeester en wethouders

Grote Kerkhof 1, Deventer Postbus 5000 7400 GC Deventer 06-23338838 Telefoonnummer

Iaj.heijmans@deventer.nl e-mail

25 juni 2021 Kenmerk

Datum

Griffie -

Ingrid Heijmans

Advies Auditcommissie Jaarstukken 2020

Contactpersoon

onderwerp

Geachte raadsleden en collegeleden,

In de verordening Auditcommissie is opgenomen dat de Auditcommissie (AC) is belast met de voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande het vaststellen van de jaarrekening en het jaarverslag. Conform deze bepaling in de verordening doet de AC jaarlijks onderzoek naar de jaarstukken. De bevindingen van de commissie zijn besproken op 23 juni 2020 in aanwezigheid van de concerncontroller en de accountant. De AC heeft als taak om de raad te adviseren over de kwaliteit van de jaarstukken maar niet over de (politieke) inhoud. Het is aan de fracties zelf om tijdens de behandeling van de jaarrekening in de raadsvergadering een politiek inhoudelijk oordeel te geven over de jaarstukken en het College te vragen verantwoording af te leggen over hetgeen is gerealiseerd in 2019. De AC heeft met name gelet op zaken als: - kwaliteit en leesbaarheid van de jaarstukken; - rapportage over doelstellingen, effecten en prestaties. De AC is van mening dat over het algemeen de kwaliteit van de jaarstukken voldoende is voor de raad om haar controlerende taak uit te voeren. De jaarstukken zijn goed toegankelijk en leesbaar. De informatie op de website is overzichtelijk en toegankelijk. Daarnaast geven de stukken een goed financieel beeld en duidelijk inzicht in ontwikkelingen, zoals de effecten van de Corona crisis.

Ook ziet de AC een aantal aanbevelingen van vorige jaren verwerkt in de Jaarstukken, zoals het eenduidiger invullen van de kleuren rapportage systematiek en betere duidingen van de diverse definities. De AC heeft een zevental aanbevelingen. Drie aanbevelingen (aanbevelingen 1, 2 en 4) zijn ook in de voorgaande jaren gegeven. Er wordt zeker verbetering gezien maar het kan altijd nog beter. De AC gelooft in de kracht van herhaling. 1.

Formuleer de doelstellingen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) en schrijf een toelichting bij de inzet van de middelen. 2. Zorg ervoor dat de doelstellingen en prestaties worden vertaald naar meetbare indicatoren, geef een 0-meting aan en formuleer een streefwaarde. 3. Werk samen (raad, college en ambtelijke organisatie) aan de vorige twee aanbevelingen door bijvoorbeeld een dag van de begroting te organiseren. 4. Werk constructief verder aan de aanbevelingen van de accountant. Postbus 5000, 7400 GC Deventer Bezoekadres: Grote Kerkhof 1, deventer, tel 0570-69 32 32, email:gemeente@deventer.nl

2 5. Wees consequent in het gebruik van legenda’s en de gebruikte symbolen en kleuren. 6. Houdt de inrichting van de site hetgeld.vandeventer.nl nogmaals tegen het licht qua structuur en indeling. 7. Bied de jaarstukken aan, overeenkomstig de vastgestelde notitie Richting ontwikkeling P&C-cyclus, in de maand mei zodat de jaarstukken kunnen worden vastgesteld voordat de Voorjaarsnota wordt besproken in de raad.

Wij verwachten u hiermee van dienst te zijn en u voldoende te hebben geïnformeerd.

Namens de Auditcommissie,

E. van der Mik, voorzitter

Bijlagen:

Bevindingen en aanbevelingen van de AC aan de Raad Handleiding meetbare doelstellingen

2

3 Bijlage: Bevinden en aanbevelingen van de AC aan de raad Inleiding Op 23 juni 2020 heeft de Auditcommissie (AC) de bevindingen besproken over haar onderzoek naar de jaarstukken. Daaruit zijn aanbevelingen gekomen. Hieronder vindt u de bevindingen en aanbevelingen in algemene bewoordingen. In de jaarrekening gaat het om voornamelijk om de drie H-vragen: •Heeft de gemeente bereikt wat zij wilde bereiken (doelen en bijbehorende meetbare indicatoren)? •Heeft de gemeente gedaan wat zij wilde doen (prestaties)? •Heeft het gekost wat de gemeente dacht dat het zou kosten? De antwoorden van het college op de drie H-vragen geven de raad inzicht in de uitvoering van de begroting door het college. De raad kan pas goed zicht krijgen op deze vragen en antwoorden als de doelen en prestaties in de Begroting duidelijk, concreet en meetbaar zijn geformuleerd. Nu is dit niet bij alle geformuleerde doelstellingen het geval en dat maakt een beoordeling hiervan bij de jaarstukken lastig. Formuleer daarom de doelen en prestaties in de Begroting zodanig dat ze duidelijk, concreet en meetbaar zijn en de doelen en de prestaties een logische samenhang kennen. Dit leidt tot een betere behandeling van de doelen en prestaties bij de begrotingsbehandeling, een betere sturing bij de kwartaalrapportages en daardoor kan de controlerende rol van de raad beter worden opgepakt.

Inzicht in hoeverre de doelstellingen zijn gerealiseerd en welke middelen daarvoor zijn ingezet Het Jaarverslag geeft een beter inzicht in hoeverre de doelstellingen zijn gerealiseerd en welke middelen daarvoor zijn ingezet dan de jaren ervoor. Dit kan echter nog beter. De doelstellingen zijn vaak niet Smart geformuleerd: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Bijvoorbeeld de doelstelling ‘Minder Overlast´. Wat betekent dit? Overlast voor wie en wat is precies overlast? Dit wordt niet nader gedefinieerd. De doelstelling is daarmee onvoldoende uitgewerkt. Zie ook de Handleiding Meetbare doelstellingen. Voorbeeld uit Jaarstukken 2020: Programma Herstructurering en vastgoed Doelstelling gebiedsontwikkeling: We hebben oog voor de maatschappelijke ontwikkelingen teneinde deze adequaat te kunnen faciliteren met het grondinstrumentarium. Met de gemeentelijke vastgoedposities dragen we bij aan de gewenste waardecreatie. Wat willen we hier nu bereiken? En wanneer zijn we tevreden? Ook wordt een term als grondinstrumentarium niet uitgelegd. Deze doelstelling blijft hiermee erg vaag. Budgetten Er is beter inzicht dan verleden jaar hoeveel er van het budget is gerealiseerd. Bij de middelen die zijn ingezet, zijn niet altijd conclusies te trekken. Er ontbreken vaak toelichtingen bij de middelen. Zelfs bij grote afwijkingen tussen begroot en gerealiseerd budget.

Voorbeeld uit Jaarstukken 2020: Programma Inkomensvoorziening en arbeidsmarkt In dit programma worden wel doelstellingen en prestaties geformuleerd. Echter hier vinden we geen budgetten aan gekoppeld. Het kan zijn dat dit uit het grote budget voor participatie/sociaal domein wordt gehaald, maar dat wordt nergens toegelicht. Het is hierdoor lastig voor de raad om op deelgebieden vast te stellen, of het geld goed wordt besteed.

3

4 Aanbeveling 1: Formuleer de doelstellingen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) en schrijf een toelichting bij de inzet van de middelen (zowel bij grote als zeer kleine afwijkingen of geen afwijking tussen begroot en gerealiseerd budget). De vertaling van de doelstellingen en prestaties naar meetbare indicatoren en streefwaarden Het is belangrijk dat de doelstellingen en prestaties zijn vertaald naar meetbare indicatoren. Dit heeft een aantal voordelen: 1. Ze maken het beleid toetsbaar: worden de met het beleid nagestreefde doelen werkelijk gehaald? 2. Ze hebben een motiverende functie; ze dwingen tot het maken van keuzes en geven de organisatie een gezamenlijk doel om aan te werken en kunnen zo ook draagvlak voor het beleid creëren. 3. Ze bieden de mogelijkheid achteraf rekenschap af te leggen aan de burger en de raad over het gevoerde beleid: ze leggen vast wat we beloven te doen, en maken meetbaar of we het daadwerkelijk hebben gedaan en of we de beoogde resultaten hebben bereikt (Handleiding meetbare doelstellingen, pagina 7). Deze vertaling naar indicatoren en streefwaarden wordt momenteel niet goed teruggezien in de Jaarstukken. Voorbeelden: - Doelstelling Bereikbaarheid Deventer We verbeteren de bereikbaarheid van Deventer, en zetten in op het bevorderen van een duurzame vorm van mobiliteit.

Het aantal inwoners dat (zeer) tevreden is over de bereikbaarheid van de buurt is minimaal 66%. Hoe wordt dit gemeten? Onduidelijk is of het ook wordt gehaald. En wat is het percentage in de loop der jaren? - Prestatie bereikbaarheid: We zetten in op een goede ontsluiting van Deventer, overeenkomstig onze hoofdwegenstructuur. Wat is een goede ontsluiting? Wanneer is dit bereikt? Is hier een indicator of streefwaarde aan te koppelen? - Programma Inkomensvoorziening en arbeidsmarkt. In 2020 is het aantal jongeren in de bijstand fors gestegen. ‘Fors’ is allesbehalve smart. Daarnaast is niet duidelijk hoeveel jongeren er nu in de bijstand zitten en hoeveel daarvan een regulier arbeidsmarktperspectief hebben. Aanbeveling 2: Zorg ervoor dat de doelstellingen en prestaties worden vertaald naar meetbare indicatoren, geef een 0-meting aan en formuleer een streefwaarde. Dag van de begroting Het college schrijft in de samenvatting van het jaarverslag het volgende over de vorige drie aanbevelingen: “De formulering van doelstellingen, prestaties, indicatoren en streefwaarden is iets waar elk jaar aan wordt gewerkt. Een belangrijk punt hierbij is dat doelstellingen deels ook politiek van aard zijn.

Dit pleit ervoor om net als een aantal jaren geleden, ook met de voltallige raad een dag van de begroting te organiseren.” De AC staat hier zeker open voor en pakt deze uitnodiging op om de komende maanden samen na te denken en op te trekken rondom een verbetering van de eerste drie aanbevelingen.

Aanbeveling 3: Werk samen (raad, college en ambtelijke organisatie) aan de vorige twee aanbevelingen door bijvoorbeeld een dag van de begroting te organiseren.

4

5 Controleverklaring en accountantsverslag De AC is uiteraard blij dat er weer een goedkeurende controleverklaring voor zowel getrouwheid als rechtsmatigheid ligt. Ook is het prettig te vernemen dat de jaarrekeningcontrole prettig en constructief is verlopen. De accountant heeft nog een aantal aanbevelingen, zoals: - Grondexploitaties: Verbeteren van de position papers - TOZO regeling: Een plan maken om misbruik te voorkomen. - Sociaal domein: Het door ontwikkelen van de uitvoering en vastlegging van de interne controles zodat op termijn bij de externe controle ook gebruik gemaakt kan worden van deze interne controles. - Interne beheersing: Het verder door ontwikkelen van de interne beheersingsmaatregelen in het kader van een voldoende betrouwbare en continue werking van de IT-omgeving. Aanbeveling 4: Werk constructief verder aan de aanbevelingen van de accountant. Legenda’s en gebruikte symbolen en kleuren De kleurtjes blijven verwarrend. Zo worden er bij de programma´s en bij het hoofdstuk over de Grote Projecten twee verschillende setjes kleuren gebruikt (waarbij een het zonder legenda moet doen). Dit verhoogt de duidelijkheid niet. Aanbeveling 5: Wees consequent in het gebruik van legenda’s en de gebruikte symbolen en kleuren.

Bron Jaarstukken: pdf en/of Hetgeld.vandeventer.nl Er wordt gesproken over dè Jaarstukken waarbij er desgevraagd verwezen wordt naar 'Het Geld van Deventer' (HGvD) of naar de stukken zoal we deze 10 juni 2021 hebben ontvangen van B&W. Dit zijn echter twee verschillende bronnen: -Bij de ontvangen B&W stukken, zitten documenten achter de inlog. Deze mis je als je alleen de jaarrekening van HGvD leest. -Bij de ontvangen B&W stukken wordt een toelichting gegeven op de Balans, deze lijkt veel beknopter dan in HGvD. -In de ontvangen B&W stukken wordt op pagina 20 een analyse gegeven met betrekking tot de rekeninguitkomst, dit overzicht is moeilijk terug te vinden in HGvD.

Aanbeveling 6: Houdt de inrichting van de site hetgeld.vandeventer.nl nogmaals tegen het licht qua structuur en indeling. Aanbieding Jaarstukken De jaarstukken geeft de raad inzicht in de uitvoering van de begroting door het college. Het is daarom nuttig om de jaarstukken behandeld te hebben voordat het Voorjaarsdebat (richtinggevende voor het opstellen van de Begroting) wordt gevoerd. Aanbeveling 7: Bied de jaarstukken aan, overeenkomstig de vastgestelde notitie Richting ontwikkeling P&C-cyclus, in de maand mei zodat de jaarstukken kunnen worden vastgesteld voordat de Voorjaarsnota wordt besproken in de raad.

5