6 Memo Samenwerking RAC, Regio en griffiers

Memo verhoudingen RAC, Regio en griffiers 1. Aanleiding Op 4 juni hebben Ron König (voorzitter AB) en Olaf Prinsen (portefeuillehouder raadsbetrokkenheid) een kennismakingsgesprek gehad met het griffiersoverleg. Aanleiding voor dit overleg was naast kennismaking ook een gesprek over de verhouding tussen griffiersoverleg, raadsadviescommissie, algemeen bestuur en de regionale werkorganisatie. Met het instellen van de raadsadviescommissie in 2024 is een nieuwe verhouding ontstaan. In 2024 zijn hierover verschillende gesprekken gevoerd en afspraken gemaakt. In de praktijk blijkt dat niet alles naar verwachting verloopt en er soms sprake is van onduidelijkheid. In het gesprek is dit met elkaar verhelderd en zijn nieuwe afspraken gemaakt. Dit in de wetenschap dat we met elkaar aan het zoeken zijn naar de juiste verhoudingen. Het gezamenlijke belang is het in positie brengen van de gemeenteraden bij de ontwikkelingen in de regio en hen betrokken laten zijn bij deze samenwerking.

2. Toelichting Rollen Algemeen bestuur1 Het algemeen bestuur is vanuit de regio primair verantwoordelijk voor de manier waarop zij de raden betrekken bij besluitvormingsprocessen, aan de hand van de raadsladder (bijlage 1). Het algemeen bestuur, en daar voorafgaand de p-beraden, besluiten hierover. Het besluit baseert het algemeen bestuur op het (zwaarwegende) advies van de raadsadviescommissie. Wanneer de griffiers de raadsadviescommissie anders hebben geadviseerd, brengt de portefeuillehouder raadsbetrokkenheid dit in het algemeen bestuur in. De individuele leden van het algemeen bestuur en een p-beraad verantwoorden zich in hun eigen raad over deze keuze. De raden gaan zelf over hun eigen agenda en de manier van behandelen van een agendapunt. Wanneer dit anders is dan het besluit van het algemeen bestuur, is het aan de bestuurder van die gemeente om dit terug te koppelen aan het algemeen bestuur/p-beraad. De portefeuillehouder raadsbetrokkenheid is als adviseur aanwezig bij de vergaderingen van de RAC. Raadsadviescommissie De raadsadviescommissie (RAC) is een adviescommissie van het algemeen bestuur. Volgens het reglement van orde adviseert de RAC over: a. het (besluitvormings)proces betreffende regionale zaken waarbij besluiten van de raden van de deelnemende gemeenten gewenst of vereist is; b.

de regie bij de inzet van raadsinstrumenten of raadsbevoegdheden ten aanzien van regionale onderwerpen of waarvan de inzet consequenties kan hebben voor de intergemeentelijke samenwerking in Regio Stedendriehoek; c. aandachtspunten en vragen bij de aanbieding van de Kaderbrief en de Begroting van Regio Stedendriehoek of de behandeling van andere regionale besluiten met ingrijpende gevolgen voor de deelnemende gemeenten. Het gaat hierbij om de politieke afweging over het proces richting de raden, niet op inhoud, maar op de inschatting wat voor de raden nodig is om een goede afweging te maken over het onderwerp. Leidraad voor die afweging is de eerder vastgestelde raadsladder (zie bijlage). De leden van de RAC vertegenwoordigen niet hun eigen raad in de zin dat zij verantwoording af moeten leggen aan hun eigen raad. Om die reden neemt de RAC geen besluiten, maar geeft zij adviezen mee aan het algemeen bestuur. Dit kunnen unanieme adviezen zijn, maar ook gedeelde adviezen. Als adviseur van de RAC nemen een griffier en een AB-lid deel aan de vergaderingen van de RAC. Griffiersoverleg De griffiers zijn primair verantwoordelijk voor het organiseren van de lokale processen van hun eigen raad(scommissies). Dit betekent dat zij een belangrijke rol hebben in de advisering over processen richting de raden vanuit de regio.

Zij zijn namelijk op de hoogte van (on)mogelijkheden van voorstellen vanuit de regionale werkorganisatie. 1 In dit document worden, wanneer een regionaal onderwerp is georganiseerd buiten het algemeen bestuur om, het

besluitvormend orgaan daarvan gelijkgesteld met het algemeen bestuur. Dit geldt bijvoorbeeld voor het Regionaal Programma Energievoorziening.

Het griffiersoverleg heeft een adviserende rol richting de regionale werkorganisatie en de RAC, zowel voorafgaand als tijdens en na afloop van de RAC. Daarbij adviseren de griffiers over de haalbaarheid of randvoorwaarden bij het uitvoeren van de proces, over de mogelijk in te zetten raadsmiddelen en over vraagstukken buiten de raadsladder. De griffiers zorgen ervoor dat de afspraken goed landen in de lokale raadsprocessen. Eén van de griffiers is namens het griffiersoverleg als adviseur aanwezig bij de vergaderingen van de RAC. Regionale werkorganisatie De regionale werkorganisatie is verantwoordelijk voor het in beeld brengen van de diverse inhoudelijke (beleids-)trajecten in de regio en het doen van een voorstel voor behandeling van het traject in de raden, in afstemming met de verschillende werkgroepen. Het voorstel hanteert daarbij primair de raadsladder. Het voorstel wordt voorgelegd aan het griffiersoverleg met de vraag of het voorstel uitvoerbaar is en of er nog raadsmiddelen missen in het voorstellen. Daarnaast wordt het voorstel voorgelegd aan de RAC met de vraag welke treden van de raadsladder ingezet moeten worden. Het advies van de griffiers en de RAC wordt verwerkt in een definitief voorstel dat ter besluitvorming wordt voorgelegd aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur deelt haar besluit met de gemeenteraden.

Werkafspraken Op basis van de bovenstaande beschrijving van de verschillende rollen ziet het proces van afstemming er als volgt uit: 1.

2. 3. 4.

5.

6.

7.

Bij de start van een inhoudelijk traject schetst de regionale werkorganisatie in hoofdlijnen het voorgestelde proces richting de raden, voor zover dat op dat moment helder is. Voor lopende inhoudelijke trajecten actualiseert de regionale werkorganisatie de voorgestelde processen en momenten van inbreng van de raden. Hiervoor stelt de regionale werkorganisatie een langetermijnagenda op. De agenda geeft de indicatie weer van de termijnen, niet de exacte behandeldata. Deze voorstellen worden geagendeerd voor de RAC. De agenda voor de RAC wordt opgesteld in afstemming tussen de voorzitter van de RAC en de bestuursadviseur. Uiterlijk de vrijdag voorafgaand aan het griffiersoverleg worden de agenda en voorstellen verstuurd aan de griffiers voor bespreking in het griffiersoverleg (twee weken voorafgaand aan de RAC). In het griffiersoverleg, in aanwezigheid van de bestuursadviseur en (zo mogelijk) de voorzitter van de RAC, worden de voorstellen besproken. De opmerkingen van het griffiersoverleg worden verwerkt door de bestuursadviseur. De vertegenwoordiger van de griffiers neemt eventuele andere opmerkingen mee richting de RAC en brengt die daar in. Uiterlijk aan het einde van de week worden de agenda en voorstellen verstuurd naar de RAC. In de RAC worden de voorstellen besproken door de RAC, met advisering vanuit de griffiers en het algemeen bestuur.

Zo nodig sluit de betrokken programmamanager aan bij de RAC voor het geven van een presentatie. De adviezen worden door de bestuursadviseur verwerkt in een definitief voorstel voor het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur besluit daarna over het voorstel via vaststelling van de langetermijnagenda. De raden (en daarmee de griffiers en de raadsadviescommissie) worden geïnformeerd via een raadsinformatiebrief. De bestuursadviseur stemt de exacte data van behandeling in de raden via de mail af met de griffiers.

Voor processen die niet passen binnen de raadsladder vindt eerst (schriftelijk) afstemming plaats met het griffiersoverleg, voordat het wordt geagendeerd in de RAC. In de komende periode wordt na een RAC vergadering een afspraak ingepland tussen de portefeuillehouder raadsbetrokkenheid, de voorzitter RAC, één of twee griffiers en de bestuursadviseur om de samenwerking en onderlinge verhoudingen te bespreken en eventueel bij te sturen.

Bijlage 1 – Raadsladder De aandacht voor de betrokkenheid van de raad is in de afgelopen periode vergroot. Het beste voorbeeld is het instellen van de raadsadviescommissie. Daarnaast worden de raden op allerlei manieren betrokken in formele en informele zin. Om dit nog meer te stroomlijnen is met leden van de Raadsadviescommissie gesproken over de mogelijke manieren van het betrekken van raden bij de regio. Dit aan de hand van de ‘raadsladder’, naar analogie van de ‘participatieladder’. Hoe verder op de ladder, hoe meer invloed de raad heeft. De treden op de ladder zijn: informerend, beeldvormend, opiniërend, oordeelsvormend en besluitvormend. De eerste twee treden zijn informeel van aard en onder verantwoordelijkheid van de regionale werkorganisatie. De treden daarna zijn formeler van aard en onder verantwoordelijkheid van het lokale AB-lid. De termen uit de raadsladder zijn vergelijkbaar met de termen die binnen de individuele raden ook worden gebruikt. Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat bij bijvoorbeeld besluitvorming door de raad (hoogste trede) de lokale raadscyclus wordt doorlopen en daar opiniërende of beeldvormende vergaderingen in voor kunnen komen.

TOELICHTING Informerend De lichtste vorm van betrokkenheid van de raad bij ontwikkelingen in de regio is dat de raden geïnformeerd worden. Informeren kan op verschillende manieren en de mate van actief informeren verschilt daarin ook. Via de website van de Regio Stedendriehoek kan iedereen de meest actuele informatie tot zich nemen. Dit is een passieve vorm van informeren. Meer actief zijn bijvoorbeeld de nieuwsbrieven die worden verstuurd. Dit is een algemene update waar diverse onderwerpen kort worden toegelicht met een link naar meer informatie op de website. Actiever worden de gemeenteraden geïnformeerd via een raadsinformatiebrief. Met deze brief worden de gemeenteraden geïnformeerd over een specifiek onderwerp. Met de brief wordt de gemeenteraad op de hoogte gebracht van de stand van zaken van het onderwerp. De meest actieve vorm van informeren van de gemeenteraden is het geven van een presentatie of een webinar. Dit kan gaan om een specifiek onderwerp of om een algemene stand van zaken van wat er speelt in de regio. De genoemde vormen van informeren gaan uit van informeren vanuit de Regio Stedendriehoek. De individuele colleges / AB-lid kunnen uiteraard separaat hun gemeenteraden informeren, afhankelijk van de lokale situatie.

Beeldvormend Op de beeldvormende trede wordt informeel bij gemeenteraadsleden informatie opgehaald of halen raadsleden onderling informatie bij elkaar op. Het helpt raadsleden om van elkaar te horen wat er speelt in de andere gemeente en bestuurders om richting te bepalen op een bepaald dossier. Het is nadrukkelijk niet bedoeld om gemeenteraadsleden vast te leggen op hun inbreng en het vervangt niet de officiële reactie van een gemeenteraad (zie hierna). De trede van beeldvorming is bedoeld om een beeld te krijgen hoe raadsleden aan kijken tegen een bepaald onderwerp en de samenwerking tussen raadsleden over gemeentegrenzen heen te versterken. Voorbeelden van raadpleging zijn de raadsconferenties, het organiseren van ateliers of een enquête.

Opiniërend Met de trede ‘opiniërend’ is de rol van de raad meer formeel. Op deze trede krijgt de raad de mogelijkheid om het AB-lid op een onderwerp een boodschap mee te geven voordat er besluitvorming plaatsvindt in het algemeen bestuur. Met deze consultatieronde heeft de raad invloed op de inbreng van hun bestuurder in het algemeen bestuur. Via de contacten binnen de RAC of bijvoorbeeld de raadsconferenties kunnen raden van verschillende gemeenten hun reactie op elkaar afstemmen.

Oordeelsvormend De raad heeft wettelijke bevoegdheden als het gaat om het indienen van zienswijzen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de begroting of het vaststellen van een strategische visie. Met deze mogelijkheid heeft de raad invloed op de te nemen besluiten en zijn oordeel daarover uit te spreken. Wanneer een raad een zienswijze indient moet het algemeen bestuur deze zienswijze meewegen in het definitieve besluit. Naast de wettelijk vastgelegde documenten waarop een zienswijze kan worden ingediend, kan de Raadsadviescommissie adviseren om ook op andere documenten een zienswijzeprocedure toe te passen. Het is ook mogelijk dat wordt afgesproken dat raden een motie kunnen indienen, waarop het algemeen bestuur reageert (vergelijkbaar met de zienswijzeprocedure).

Besluitvormend De hoogste trede van invloed op de koers van de Regio Stedendriehoek is besluitvormend. Deze trede wordt altijd toegepast wanneer er sprake is van het vaststellen van beleid. Het algemeen bestuur van de Regio Stedendriehoek heeft namelijk geen bevoegdheid om te besluiten over beleidskeuzes die individuele gemeenten raken. Besluiten over regionale beleidskeuzes kan het algemeen bestuur alleen nemen na instemming van de gemeenteraden. De besluitvorming van de individuele raden volgt de lokale cyclus van besluitvorming.