4.1 Overdrachtsdocument voormalige RAC

Plaats, datum: Onderwerp:

Terwolde, 10 februari 2026 Welkom aan raadsadviescommissieleden

Beste leden van de raadsadviescommissie, Welkom in de raadsadviescommissie! U bent als raadslid benoemd in de raadsadviescommissie Regio Stedendriehoek. U adviseert, samen met de andere leden uit de acht gemeenteraden, het algemeen bestuur over het betrekken van de gemeenteraden bij alle ontwikkelingen in de regio. Een belangrijke taak. Het belang van regionaal samenwerken neemt namelijk steeds meer toe. Maatschappelijke opgaven stoppen niet bij de gemeentegrens. Rijk en provincies kijken steeds vaker naar een regionale schaal en onze inwoners en ondernemers leven en ondernemen in uw gemeente, maar tegelijkertijd in uw regio. De acht gemeenten werken daarom intensief samen op ruimtelijk-economische vraagstukken. De regionale samenwerking is van raadsleden en RAC-leden, leden uit het algemeen bestuur (AB) en wethouders, griffiers en ambtenaren. Ieder heeft daarin een eigen rol en verantwoordelijkheid. Het is belangrijk om die rolzuiverheid duidelijk te hebben, om te voorkomen dat deelnemers in het proces op elkaars plek komen te zitten. Met acht gemeenteraden en colleges is dat extra complex, omdat ieder een lokaal mandaat heeft met eigen volksvertegenwoordigers. Door met elkaar de afspraken goed te maken en te hanteren, levert dat vertrouwen in elkaar op, wat weer de basis is voor een goede samenwerking. Het tegengestelde leidt tot onnodig verlies van tijd en energie.

We zijn blij dat we in de afgelopen periode hebben kunnen bijdragen aan het maken van deze afspraken over rol en proces. Bijvoorbeeld met de raadsladder, ons hulpmiddel bij onze gesprekken over het proces richting de gemeenteraden. Door als RAC bezig te zijn met proces, kunnen de collega’s in de gemeenteraad zich bezighouden met de inhoud. Hen betrekken bij de inhoud vanuit de regio gaat beter dan in het verleden, maar kan nóg beter. We willen u met dit document onze inzichten uit de afgelopen periode en feitelijke informatie over de raadsadviescommissie meegeven. We hopen u hiermee te helpen om snel van start te kunnen en de betrokkenheid van de gemeenteraden verder te vergroten. We bieden u aan om met een aantal voormalige leden van de raadsadviescommissie een toelichting te geven in één van uw eerste bijeenkomsten. Namens de raadsadviescommissie 2023 – 2026,

Marleen van der Meulen Voorzitter

Onze advies De raadsadviescommissie (RAC) speelt een belangrijke rol in de verbinding tussen onze gemeenteraden en de regionale samenwerking. Het algemeen bestuur neemt de RAC mee in de ontwikkelingen die spelen in de regio en vraagt advies van de RAC. Dit advies is voor het algemeen bestuur zwaarwegend. We stemmen als RAC niet, omdat het algemeen bestuur verantwoordelijk is voor het proces. We worden tijdig betrokken en worden goed ondersteund, zodat onze besluitvormingsprocessen in onze raden beter verlopen. We hebben inmiddels de juiste vorm gevonden en het heeft een duidelijke meerwaarde voor de regionale samenwerking. Ook de raadsleden die niet bij de RAC betrokken zijn waarderen de rol van de RAC en dat zij via hun afgevaardigde meer betrokken worden bij de regio. Belangrijk voor de leden van de RAC is om te sturen op proces en kaders in plaats van op inhoud. Dat houdt de rol van de RAC zuiver. Tegelijkertijd is de RAC nog in ontwikkeling. De overige raadsleden hebben beperkt zicht op wat er gebeurt in de Regio Stedendriehoek en wat de RAC doet. De zichtbaarheid van de RAC en de Regio Stedendriehoek moet verder worden versterkt om de commissie volledig tot haar recht te laten komen. Om de zichtbaarheid van de Regio Stedendriehoek en de RAC en de betrokkenheid van de raadsleden te vergroten hebben we aantal ideeën en adviezen.

Het is een proces van de lange adem en een verantwoordelijkheid van alle betrokkenen. •

Zorg dat ‘nieuws uit de regio’ regelmatig op de raadsagenda staat Tijdens dit agendapunt kan het AB-lid de raad kort bijpraten over de ontwikkelingen in de regio vanuit het algemeen bestuur en het RAC-lid vanuit de RAC. Door het een vast punt op de agenda te maken en door herhaling komt de regio steeds meer tot leven.

•

Organiseer de betrokkenheid bij regionale samenwerkingen Naast de agendering op de raadsagenda werken een aantal gemeenteraden met een werkgroep uit de raad. In de werkgroep zitten raadsleden die zich bezighouden met de diverse samenwerkingsverbanden. Dat verbreedt de betrokkenheid van het aantal raadsleden.

•

Laat als regionale samenwerking het lokale belang zien Regionaal denken onder raadsleden en bestuurders is niet een automatisme. Om de meerwaarde van regionaal samenwerken te kunnen zien, helpt het raadsleden om scherp te hebben wat regionaal samenwerken voor effect heeft op lokaal niveau. Welke bijdrage heeft de lobby voor verbetering van de doorstroming op de A50 voor de aanliggende gemeenten? Wat zijn concrete projecten die worden gerealiseerd in de gemeente dankzij de regionale samenwerking? Dit vraagt van het algemeen bestuur om in voorstellen duidelijk te maken wat de lokale meerwaarde is van het voorstel. Het vraagt van de werkorganisatie om bijvoorbeeld op de website (www.regiostendriehoek.nl) dit duidelijk te maken. Het vraagt van individuele bestuurders om het effect van een voorstel voor de eigen gemeente helder te verwoorden.

•

Laat als gemeente het regionale belang zien Tegelijkertijd is het van belang om het lokale belang te laten zien vanuit regionaal perspectief. Wat betekent een collegevoorstel voor de regionale samenwerking? We adviseren om, waar van toepassing, in voorstellen naast het lokale belang ook het regionale belang wordt benoemd. En dat in bijdragen van raadsleden en bestuurders het regionale perspectief wordt benoemd. Dat begint bijvoorbeeld al bij het coalitieakkoord.

•

Zorg voor een mooie mix van leden in de RAC We hebben als leden van de RAC de afgelopen periode in alle openheid en met een constructieve houding ons werk kunnen doen. Doordat we het gesprek voerden over het proces en niet over de inhoud konden we weg blijven van politieke verschillen van inzicht en vooral het gesprek voeren over het belang van de betrokkenheid van de raden. We hopen dat de nieuwe RAC op eenzelfde manier het gesprek met elkaar voert. We adviseren om een zo breed mogelijk samengestelde RAC te vormen, waarin raadsleden vanuit verschillende politieke stromingen en vanuit oppositie en coalitie plaatsnemen. Een goede mix tussen raadsleden die eerder aan de RAC deelnamen en nieuwe raadsleden.

•

Laat regionale betrokkenheid groeien De betrokkenheid van raadsleden bij de regio is een proces van de lange adem. Betrek de raadsleden op zoveel mogelijk manieren. Blijf kloppen aan de deur. Raadsleden kunnen elkaar aanmoedigen om de blik meer op de regio te richten. Vandaaruit groeit de betrokkenheid vanzelf. Bijvoorbeeld wanneer ieder RAClid elke raadsconferentie een nieuw raadslid meeneemt. Te denken valt ook aan het opzetten van een buddysysteem.

Wat is wat? Raadsadviescommissie – De raadsadviescommissie is, op verzoek van de gemeenteraden, door het algemeen bestuur ingesteld om hen te adviseren over de manier waarop de raden het beste betrokken kunnen worden, zodat uiteindelijk een goed besluit genomen kan worden door de gemeenteraden. Vanaf de start van de gesprekken over een RAC was duidelijk dat het van groot belang is dat de RAC geen politiek bedrijft, maar er is voor het vergroten van de betrokkenheid en invloed van de gemeenteraden op de regionale samenwerking. Daarom is in het reglement afgesproken dat de RAC het algemeen bestuur adviseert over ‘het (besluitvormings)proces betreffende regionale zaken waarbij besluit van de raden van de deelnemende gemeenten gewenst of vereist is.’ Daar hoort ook bij dat de leden elkaar informeren over de inzet van raadsinstrumenten (bijvoorbeeld het indienen van een zienswijze) en andere signalen met elkaar en het algemeen bestuur delen. De raadsadviescommissie geeft advies aan het algemeen bestuur, die daarna een besluit neemt. Het algemeen bestuur, en niet de RAC, is daarmee verantwoordelijk en aanspreekbaar op de processen richting de raden. De RAC vergadert minimaal vier keer per jaar.

De vergadering vinden elke keer in een andere gemeente plaats, waarbij naast de gemeentehuizen, soms ook wordt vergaderd op een interessante locatie in de gemeente (bijvoorbeeld bij een bedrijf of onderwijsinstelling). De RAC heeft een eigen whatsapp-groep waarin ontwikkelingen gedeeld wordt. Raadsladder - Om te komen tot de adviezen van de RAC wordt gebruik gemaakt van de ‘raadsladder’. Vergelijkbaar met wat er binnen de lokale gemeenteraden wordt gehanteerd en geïnspireerd door de participatieladder. Hoe verder op de ladder, hoe meer invloed de raad heeft. De treden op de ladder zijn: informerend, beeldvormend, opiniërend, oordeelsvormend en besluitvormend. De eerste twee treden zijn informeel van aard en onder verantwoordelijkheid van de regionale werkorganisatie. De treden daarna zijn formeler van aard en onder verantwoordelijkheid van het lokale AB-lid of portefeuillehouder. De ladder geeft de mogelijkheden weer waarop gemeenteraden betrokken kunnen worden bij een bepaald thema/dossier. Soms is informeren al voldoende, soms worden meerdere treden ingezet en in sommige gevallen worden alle treden genomen. Het is aan de RAC om hierover een advies te geven. In de bijlage is een toelichting opgenomen over de raadsladder.

Langetermijnplanning – In de langetermijnplanning wordt een overzicht gegeven van alle belangrijke trajecten en de daarbij behorende processen die op dat moment lopen in de Regio Stedendriehoek. De beschrijving is gebaseerd op de adviezen van de RAC. Uiteraard zijn de processen aan verandering onderhevig en dus een momentopname. Daarnaast worden er in de loop van de tijd nieuwe processen gestart. Daarom wordt dit overzicht per kwartaal of per halfjaar geactualiseerd en ontvangen de gemeenteraden de geactualiseerde versie. Toolbox ‘regionale verbinding raden’ – de RAC adviseert naast de treden op raadsladder ook over de toepassing daarvan. In de afgelopen periode zijn bijvoorbeeld enquêtes en webinars gehouden en presentaties in de raden gegeven. In de loop van de tijd zal deze toolbox om de raadsbetrokkenheid te vergroten worden aangevuld met allerlei andere mogelijkheden. Een aantal ‘tools’ lichten we uit: •

Raadsconferentie - De raadsconferentie is een vast onderdeel in het programma voor de acht gemeenteraden. De raadsconferentie wordt twee keer per jaar georganiseerd met een wisselend thema en opzet. Het doel van de raadsconferentie is ontmoeting tussen raadsleden, kennisdeling en beeldvorming over regionale thema’s. Vaak is het een voorbereiding op bespreking van het onderwerp in de gemeenteraden.

•

Roadshow gemeenteraden – in overleg met de griffie en de RAC-leden van een gemeente wordt één keer per jaar een presentatie aan de raad gegeven over de Regio Stedendriehoek. De vorm van de presentatie is afhankelijk van de wens vanuit de desbetreffende gemeente. De presentatie is bedoeld om de raadsleden bij te praten over de actualiteit en wat er in de gemeente wordt gerealiseerd.

•

Regionale voorbereidende vergadering (RVV) – we bespreken als RAC ook nieuwe mogelijkheden om raden meer in positie te brengen. In 2025 was dat naar aanleiding van een presentatie van een raadslid uit de Regio Noordoost-Brabant. Die regio organiseert voorafgaand aan vaststelling van grote strategische regionale documenten in de gemeenteraden een RVV (daar ‘verenigde voorbereidende bijeenkomst’ genoemd). Het algemeen bestuur biedt het conceptdocument aan de RVV aan, waarna tijdens de RVV raadsleden wijzigingsvoorstellen kunnen indienen op het conceptdocument.

In onze laatste RAC hebben we geconcludeerd dat een variant hierop de moeite waard is om te onderzoeken, bijvoorbeeld door een pilot. De uitwerking van een RVV vraagt nog wel de nodige aandacht, bijvoorbeeld als het gaat om voldoende draagvlak onder raadsleden of de democratische legitimiteit van een RVV. Wij adviseren om, in nauwe afstemming met de griffiers, in de komende raadsperiode dit als pilot verder op te pakken en te koppelen aan een groter visiedocument, bijvoorbeeld de actualisatie van de Uitvoeringsagenda. Vanuit het gesprek over de regionale voorbereidende vergadering hebben de griffiers aangeboden om een bredere verkenning te doen naar de mogelijkheden om de raden meer te verbinden aan de regio, als aanvulling op de al bestaande toolbox. De regionale voorbereidende vergadering wordt hierin uiteraard ook meegenomen. Historie raadsadviescommissie – de raadsadviescommissie is begin 2023 informeel gestart en bestaat in haar huidige vorm sinds eind 2024. In onderstaand overzicht is de historie beschreven. 1 juli 2022

Inwerkingtreding wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Doel is om de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen, waaronder de Regio Stedendriehoek, te versterken. Gemeenteraden kunnen het algemeen bestuur vragen om een gemeenschappelijke adviescommissie (raadsadviescommissie) in te stellen.

18 april 2023

Aftrapbijeenkomst voor raadsleden over raadsadviescommissie Tijdens deze bijeenkomst is met de aanwezige raadsleden verkend of een raadsadviescommissie voor de Regio Stedendriehoek gewenst is. De meerwaarde van een RAC werd breed gedragen. Met gemeenteraadsleden uit alle raden is daarna gewerkt aan de uitwerking van een RAC.

Najaar 2023

Gemeenteraden verzoeken algemeen bestuur tot instellen RAC De gemeenteraden hebben het (toenmalige) algemeen bestuur in het najaar van 2023 gevraagd om, gelijktijdig met de wijziging van de gemeenschappelijke regeling, een RAC in te stellen.

6 juli 2024

Inwerkingtreding gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Regio Stedendriehoek Met de inwerkingtreding van de gewijzigde regeling is de instelling van een RAC een feit.

20 nov. 2024

Vaststelling Reglement van orde Raadsadviescommissie Op advies van de tijdelijke leden van de RAC, en na raadpleging van de gemeenteraden, heeft het algemeen bestuur de reglementen vastgesteld.

Eind 2024

Benoeming leden RAC door de gemeenteraden Eind 2024 hebben de gemeenteraden de eigen leden voor de RAC benoemd en was de formele start van de RAC een feit.

Bijlage 1 – Toelichting raadsladder De aandacht voor de betrokkenheid van de raad is in de afgelopen periode vergroot. Het beste voorbeeld is het instellen van de raadsadviescommissie. Daarnaast worden de raden op allerlei manieren betrokken in formele en informele zin. Om dit nog meer te stroomlijnen is met leden van de Raadsadviescommissie gesproken over de mogelijke manieren van het betrekken van raden bij de regio. Dit aan de hand van de ‘raadsladder’, naar analogie van de ‘participatieladder’. Hoe verder op de ladder, hoe meer invloed de raad heeft. De treden op de ladder zijn: informerend, beeldvormend, opiniërend, oordeelsvormend en besluitvormend. De eerste twee treden zijn informeel van aard en onder verantwoordelijkheid van de regionale werkorganisatie. De treden daarna zijn formeler van aard en onder verantwoordelijkheid van het lokale AB-lid. De termen uit de raadsladder zijn vergelijkbaar met de termen die binnen de individuele raden ook worden gebruikt. Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat bij bijvoorbeeld besluitvorming door de raad (hoogste trede) de lokale raadscyclus wordt doorlopen en daar opiniërende of beeldvormende vergaderingen in voor kunnen komen.

TOELICHTING Informerend De lichtste vorm van betrokkenheid van de raad bij ontwikkelingen in de regio is dat de raden geïnformeerd worden. Informeren kan op verschillende manieren en de mate van actief informeren verschilt daarin ook. Via de website van de Regio Stedendriehoek kan iedereen de meest actuele informatie tot zich nemen. Dit is een passieve vorm van informeren. Meer actief zijn bijvoorbeeld de nieuwsbrieven die worden verstuurd. Dit is een algemene update waar diverse onderwerpen kort worden toegelicht met een link naar meer informatie op de website. Actiever worden de gemeenteraden geïnformeerd via een raadsinformatiebrief. Met deze brief worden de gemeenteraden geïnformeerd over een specifiek onderwerp. Met de brief wordt de gemeenteraad op de hoogte gebracht van de stand van zaken van het onderwerp. De meest actieve vorm van informeren van de gemeenteraden is het geven van een presentatie of een webinar. Dit kan gaan om een specifiek onderwerp of om een algemene stand van zaken van wat er speelt in de regio. De genoemde vormen van informeren gaan uit van informeren vanuit de Regio Stedendriehoek. De individuele colleges / AB-lid kunnen uiteraard separaat hun gemeenteraden informeren, afhankelijk van de lokale situatie.

Beeldvormend Op de beeldvormende trede wordt informeel bij gemeenteraadsleden informatie opgehaald of halen raadsleden onderling informatie bij elkaar op. Het helpt raadsleden om van elkaar te horen wat er speelt in de andere gemeente en bestuurders om richting te bepalen op een bepaald dossier. Het is nadrukkelijk niet bedoeld om gemeenteraadsleden vast te leggen op hun inbreng en het vervangt niet de officiële reactie van een gemeenteraad (zie hierna). De trede van beeldvorming is bedoeld om een beeld te krijgen hoe raadsleden aan kijken tegen een bepaald onderwerp en de samenwerking tussen raadsleden over gemeentegrenzen heen te versterken. Voorbeelden van raadpleging zijn de raadsconferenties, het organiseren van ateliers of een enquête.

Opiniërend Met de trede ‘opiniërend’ is de rol van de raad meer formeel. Op deze trede krijgt de raad de mogelijkheid om het AB-lid op een onderwerp een boodschap mee te geven voordat er besluitvorming plaatsvindt in het algemeen bestuur. Met deze consultatieronde heeft de raad invloed op de inbreng van hun bestuurder in het algemeen bestuur. Via de contacten binnen de RAC of bijvoorbeeld de raadsconferenties kunnen raden van verschillende gemeenten hun reactie op elkaar afstemmen.

Oordeelsvormend De raad heeft wettelijke bevoegdheden als het gaat om het indienen van zienswijzen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de begroting of het vaststellen van een strategische visie. Met deze mogelijkheid heeft de raad invloed op de te nemen besluiten en zijn oordeel daarover uit te spreken. Wanneer een raad een zienswijze indient moet het algemeen bestuur deze zienswijze meewegen in het definitieve besluit. Naast de wettelijk vastgelegde documenten waarop een zienswijze kan worden ingediend, kan de Raadsadviescommissie adviseren om ook op andere documenten een formele reactie van de gemeenteraad te vragen. Bijvoorbeeld door de zienswijzeprocedure toe te passen. Het is ook mogelijk dat wordt afgesproken dat raden een motie kunnen indienen, waarop het algemeen bestuur reageert (vergelijkbaar met de zienswijzeprocedure).

Besluitvormend De hoogste trede van invloed op de koers van de Regio Stedendriehoek is besluitvormend. Deze trede wordt altijd toegepast wanneer er sprake is van het vaststellen van beleid. Het algemeen bestuur van de Regio Stedendriehoek heeft namelijk geen bevoegdheid om te besluiten over beleidskeuzes die individuele gemeenten raken. Besluiten over regionale beleidskeuzes kan het algemeen bestuur alleen nemen na instemming van de gemeenteraden. De besluitvorming van de individuele raden volgt de lokale cyclus van besluitvorming.