3 1 Memo Vervolg Regionale voorbereidende vergadering (RVV)

Regionale voorbereidende vergadering Nota voor: Datum: Agendapunt: Onderwerp: Opsteller:

Raadsadviescommissie 20 januari 2025 3 Vervolg regionale voorbereidende vergadering Geert Janssen

1. Aanleiding In de afgelopen twee bijeenkomsten van de raadsadviescommissie is verkennend gesproken over een ‘regionale voorbereidende vergadering’ (vanaf nu: RVV), waarbij de acht gemeenteraden meer betrokken worden bij de totstandkoming van regionaal beleid. In september is tijdens een gezamenlijke bijeenkomst tussen RAC en griffiers de werkwijze van de Regio Noordoost Brabant gepresenteerd. Met een RVV krijgen raadsleden in een vroeg stadium invloed op beleid, wordt de regionale betrokkenheid van gemeenteraden gestimuleerd en versterkt het de besluitvorming van de lokale raden verderop in het proces. Het doel is om gemeenteraden in positie te brengen en te zorgen dat gemeenteraden niet op afstand zijn van regionale samenwerking. De RVV vervangt niet de rol en positie van de RAC. De opzet van een dergelijke vergadering vraagt gelijktijdig om aandacht te hebben voor de kanttekeningen die ook te maken zijn. In deze notitie is dit verkend, mede gebaseerd op het eerdere gesprek in de RAC. Centrale vraag is of het belang van een RVV opweegt tegen de kanttekeningen die daarbij te maken zijn. En of de kanttekeningen mogelijk ondervangen kunnen worden. In deze fase dient dit document vooral als discussienota om met gesprekspartners nog andere voor- en nadelen en mogelijke oplossingen te inventariseren.

Zo kunnen we met elkaar het goede gesprek voeren waarbij de voor- en tegenargumenten helder op tafel liggen. De griffiers hebben aangegeven, vanuit deze bespreking, een bredere verkenning te willen doen waarbij ook andere varianten/opties op tafel komen.

2. Toelichting Doelstelling In de afgelopen jaren is de betrokkenheid van de raden bij de Regio Stedendriehoek toegenomen. Bijvoorbeeld met de komst van de raadsadviescommissie en met de raadsconferenties. In de komende periode willen we de betrokkenheid verder te versterken en raadsleden in een vroeg stadium te betrekken bij het vormen van beleid, wanneer het eenvoudiger is om invloed uit te oefenen op het beleid. Eén van de opties daarvoor is het organiseren van een RVV. Variant Regio Noordoost Brabant uitgangspunt Om een ijkpunt te hebben voor het gesprek is er in deze notitie voor gekozen om de opzet van de Regio Noordoost Brabant als uitgangspunt te nemen. Vanuit deze basisoptie kan een Stedendriehoek-variant ontstaan. Regio Noordoost Brabant (RNOB) organiseert al een RVV, daar ‘verenigde voorbereidende bijeenkomst’ genoemd. Voorafgaand aan vaststelling van grote strategische regionale documenten in de gemeenteraden vindt deze RVV plaats. Het algemeen bestuur biedt het conceptdocument aan de RVV aan, waarna tijdens de RVV raadsleden wijzigingsvoorstellen kunnen indienen op het conceptdocument. De wijzigingsvoorstellen kunnen worden ingediend namens meerdere fracties uit meerdere gemeenteraden. Voor raadsleden is dit een mogelijkheid om in een vroeg stadium invloed uit te oefenen op de besluitvorming.

Nadat de indieners de wijzigingsvoorstellen hebben toegelicht en hebben gereageerd op vragen van raadsen AB-leden, reageert de portefeuillehouder namens het algemeen bestuur op de wijzigingsvoorstellen. De RVV voert daarna een debat over de voorstellen. Na de schorsing voor onderling overleg vindt stemming (mentimeter) plaats over de voorstellen. De uitkomst van de stemming is niet juridisch bindend, maar wanneer een wijzigingsvoorstel een meerderheid behaald, neemt het algemeen bestuur het voorstel over en wijzigt het conceptdocument.

Hiermee blijft het document de verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur en zijn zij verantwoordelijk voor de inhoud. Het gewijzigde document stuurt het algemeen bestuur naar de gemeenteraden voor besluitvorming. Extra tussenstap op de raadsladder Het organiseren van een RVV kan verschillende vormen hebben. Het uitgangspunt voor deze notitie is dat een RVV geen alternatief is voor de formele rol en positie van de individuele raden. Het vervangt niet de stappen Opiniërend (reactie), Oordeelsvormend (zienswijze) en Besluitvormend (besluit) op de raadsladder en de daarbij op lokaal niveau eigen behandelmethodiek. Het vervangt ook niet de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de individuele colleges. Het is feitelijk een tussenstap tussen beeldvormend en opiniërend. Een informele tussenstap, waarbij het algemeen bestuur het gesprek voert met raadsleden. Nadrukkelijk is het geen manier om op regionaal niveau een formeel besluit te nemen. De lokale raden blijven hun formele positie behouden, net zoals de lokale college hun verantwoordelijkheden richting hun raden behouden.

Voorbereidende vergadering

Op weg naar een Stedendriehoek-variant In het gesprek met de RAC en de griffiers bleek al dat een RVV een belangrijke bijdrage kan hebben voor de betrokkenheid van gemeenteraden en tegelijkertijd ook kanttekeningen met zich meebrengt. Dit is uitgewerkt. Bij de kanttekeningen is ook gekeken of er oplossingen zijn om de kanttekening op te heffen, want soms kan met specifieke maatregelen het probleem (deels) worden opgevangen. Meer invloed vanuit de raden De gemeenteraden worden momenteel individueel betrokken bij de besluitvorming in de regio. Als besluitvorming per raad plaatsvindt, dan zijn lokale amendementen of zienswijzen minder van invloed. Het is een minder sterk signaal dan als een wijzigingsvoorstel wordt aangenomen door raadsleden uit meerdere gemeenten. Door met een RVV te werken kunnen gemeenteraden bovendien al vooraf, en dus eerder dan nu het geval is, gezamenlijk invloed uitoefenen. Het versterken van de positie van de raden kan ook door in de periode van besluitvorming de verschillende zienswijzen en standpunten meer op elkaar af te stemmen. Daarbij helpt het wanneer de behandeling in de gemeenteraden in een zo kort mogelijk tijdsbestek tegelijkertijd bij de verschillende gemeenten te behandelen. Meer onderlinge verbinding tussen raden De RVV kan er voor zorgen dat de onderlinge verbinding tussen gemeenteraden wordt versterkt.

De samenwerking tussen raadsleden wordt beter doordat men elkaar leert kennen en waardoor raadsleden regionaler gaan denken. De raadsleden zoeken elkaar voorafgaand aan de RVV op om de vergadering voor te bereiden en met een gezamenlijk wijzigingsvoorstel te komen. Op langere termijn kan dit raadsleden helpen om in het formele traject (zienswijzeprocedure, besluitvorming) elkaar op te zoeken. Daarnaast helpt het de raadsleden om een beter beeld te krijgen van het onderwerp én van de belangen voor andere gemeenten. Van belang daarbij is wel dat in het proces van voorbereiding van de RVV aandacht is voor een beeldvormende ronde, zodat raadsleden goed voorbereid zijn. Dit heeft invloed op de lengte van het proces. Democratische legitimiteit wijzigingsvoorstel Niet alle gemeenteraadsleden zullen deelnemen aan de RVV en het kan ook zijn dat niet elke gemeenteraad naar verhouding vertegenwoordigd is. De vraag is dan wat dit betekent voor de democratische legitimiteit van een aangenomen wijzigingsvoorstel. In hoeverre is voor de wijziging daadwerkelijk draagvlak in de verschillende gemeenteraden. Daarnaast kan het erop lijken dat de raden het AB adviseren over iets waar zij later een besluit over nemen. Het AB – en daarmee ook de individuele colleges - blijft eigenaar van het (gewijzigde) document en zendt het document naar de raden voor een democratische reactie.

Daarmee is de democratische positie van de gemeenteraden gewaarborgd, maar blijft het draagvlak voor een voorstel onduidelijk. Mogelijke oplossingen Aan de voorkant de gemeenteraden goed meenemen in de opzet en doel van de vergadering Organiseren van goede aanwezigheid vanuit de gemeenteraden bij de RVV (alle raadsleden of diegenen met betrokken portefeuille?), waarbij de informele status mogelijk een probleem is om raadsleden te ‘verplichten’ aanwezig te zijn. Enthousiasmerende rol van leden RAC, griffiers en bestuurders om naar de RVV te komen. Duidelijke afspraken maken over de stemverhoudingen tijdens de RVV.

-

….

Individuele gemeenteraden mogelijk buitenspel gezet In aanvulling op het vraagstuk van de democratische legitimiteit kan het zijn dat individuele gemeenteraden het gevoel krijgen dat zij buitenspel zijn gezet. De uitkomst van de regionale wijzigingsvoorstellen kunnen tegenstrijdig zijn met de belangen van een individuele gemeenteraad of zelfs de gedeelde belangen van alle gemeenteraden. Het AB kan zich in de praktijk gaan beroepen op het wijzigingsvoorstel om een ingediende lokale zienswijze naast zich neer te leggen. De RVV vervangt niet de formele rol en positie van de gemeenteraden. Het argument ‘tijdens de RVV was een meerderheid voor’ zou geen rol mogen spelen. Mogelijke oplossingen De afspraak kan worden gemaakt dat het AB altijd inhoudelijk reageert op een zienswijze en deze niet afhandelt met beroep op de RVV. …. Wijzigingen zijn niet haalbaar Het kan voorkomen dat wijzigingsvoorstellen lastig of zelfs onmogelijk uitvoerbaar zijn of ten nadeel van één van de gemeenten, maar wel worden aangenomen, ondanks een negatief advies vanuit het AB. Wanneer het AB verplicht is om de wijziging door te voeren kunnen daardoor ongewenste situaties ontstaan. Portefeuillehouders moeten in hun eigen gemeente bijvoorbeeld iets verdedigen waar zijn inhoudelijk niet achter staan, terwijl zij wel verantwoording af moeten leggen aan hun eigen gemeenteraad (politiekbestuurlijke bypass).

Gelijktijdig geldt dat het naast zich neerleggen van een wijzigingsvoorstel een verkeerd signaal is richting de meerderheid van de deelnemers aan de RVV. Mogelijke oplossingen Bij elk wijzigingsvoorstel komt een advies van het AB (overnemen, ontraden, aan RVV) AB krijgt de mogelijkheid om het wijzigingsvoorstel niet door te voeren, waarbij het wijzigingsvoorstel ter instemming wordt voorgelegd aan de individuele gemeenteraden. De uitkomst van de RVV is een zwaarwegend advies aan het AB, waarbij het AB goed moet uitleggen wanneer het advies niet wordt overgenomen. Efficiëntie Het toevoegen van een extra trede in het proces verhoogt de werkdruk van de raden. De raden krijgen een document eerder dan normaal in het proces en zullen daar dan een oordeel over moeten vormen en niet alleen binnen hun fractie, maar ook binnen hun eigen raad en met andere raadsleden in de regio. Dit kan later in het proces tijd opleveren, wanneer de wijzigingen in het voorstel breed gedragen zijn. In dat geval vraagt de voorbereiding in de eigen raden minder tijd. In het geval het draagvlak van de RVV onvoldoende is, zullen de deelnemers in hun eigen raad het gesprek opnieuw moeten voeren en voorbereiden. De RVV helpt de deelnemers wel om goed geïnformeerd te worden en samen te werken over de gemeentegrenzen heen.

Ook delen zij door de inbreng van andere raadsleden verschillende argumenten, kennis en expertise met elkaar wat gebruikt kan worden in de eigen gemeenteraad. Het maakt de voorbereiding en het gesprek in de eigen raad makkelijker. De tussenstap zorgt er wel voor dat voor het totale proces meer ruimte in tijd toegevoegd moet worden en niet dat de lokale besluitvorming daardoor in een tijdsklem komt. Bovendien vraagt het, zoals eerder genoemd, om voorafgaand aan de RVV aandacht te hebben voor de beeldvormende ronde. Mogelijke oplossingen De RAC adviseert het AB over de toepassing van de raadsladder en daarmee ook over de inzet van de RVV. Niet alle onderwerpen zijn even geschikt voor een RVV. Daarnaast hebben de griffiers een belangrijke rol in het signaleren van een te hoge werkdruk voor raadsleden en het vormgeven van de planning. ….

Schematische weergave instrument Regionale voorbereidende vergadering

3. Financiële aspecten n.v.t.

4. Risico’s In de gesprekken over de RVV blijft het van belang om de democratische legitimatie van de individuele raden goed in het oog te houden. Deze rol en positie mag niet in het geding komen. Daarom wordt in het proces altijd een ‘go/no go’ moment ingebouwd. Daarbij is een rol voor de griffiers (liggen alle argumenten op tafel, kunnen we dit samen in gang zetten), de RAC (herkent de RAC zich erin, willen zij dit voorstellen aan de raad) en uiteindelijk is het aan de raden zelf om in te stemmen. De griffiers hebben hierin nadrukkelijke een signalerende en adviserende rol richting de RAC. Daarnaast is het van groot belang dat het voor de gemeenteraden duidelijk is dat de RVV niet de formele positie van de raden (raadsladder trede 3, 4, 5) vervangt. De RVV heeft tot doel om meer betrokkenheid te creëren, waarbij dit één van de instrumenten is, die slechts een aantal keer per raadsperiode wordt ingezet. Het inzetten van dit instrument zal in het begin de nodige vragen en kritiek oproepen. De vraag is of je daarom aan de voorkant de vorm helemaal moet doordenken of dat in de praktijk zal blijken wat wel en wat niet loopt. Zeker de eerste keer zal een experiment zijn. Ook daarom geldt dat het belangrijk is dat de RAC en zeker de raden instemmen.

5. Communicatietraject De RAC van 20 januari 2026 wordt gevraagd om de voor- en nadelen te bespreken en eventuele oplossingsrichtingen mee te geven. Voor de RAC van 10 februari wordt dit uitgewerkt, waarbij de RAC gevraagd wordt of dit document voldoende is om mee te geven aan de nieuwe RAC. Met de nieuwe RAC wordt besproken of het organiseren van een RVV gewenst is, bijvoorbeeld in de vorm van een pilot, en op welk thema(‘s) dit toegepast zou kunnen worden. En op welke manier er raadsbreed draagvlak gevonden kan worden voor een RVV. Daarbij helpt het dat het voorstel hiervoor vanuit de RAC wordt gedaan richting de gemeenteraden en het vooraf duidelijk is wat er met de inbreng wordt gedaan.