298330-2021 Raadsvoorstel Aanwijzen Accountant

RAADSVOORSTEL Onderwerp : Aanwijzing accountant voor de boekjaren 2022, 2023, 2024 en 2025 Voorstelnummer : 298330-2021 Raadstafel : Raadsvergadering : 17 november 2021

Voorstel Het accountantskantoor Baker Tilly aan te wijzen als accountant voor een periode van vier jaar, betrekking hebbende op de boekjaren 2022, 2023, 2024 en 2025 met de mogelijkheid tot verlenging met maximaal tweemaal één jaar. Inleiding De dienstverlening door de accountant is één van de instrumenten, die de raad ten dienste staat bij het uitoefenen van zijn controlerende rol in het duale bestel. De huidige accountantscontracten van de gemeenten Deventer, OlstWijhe en Raalte (DOWR) met Deloitte Accountants B.V. lopen boekjaar 2021 af. In verband met de samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering van de drie gemeenten is weer het initiatief genomen tot een gezamenlijke aanbesteding van de nieuwe accountant. In aanloop naar de offerte uitvraag heeft dit keer een marktconsultatie plaatsgevonden. Er is aanbesteed door middel van een Europees openbare procedure. Deze Europese aanbesteding is inhoudelijk en procedureel begeleid door de projectgroep bestaande uit de (plaatsvervangende) griffiers, concerncontrollers, financieel specialisten en een inkoopadviseur. De beoordeling heeft plaatsgevonden door een beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie is als volgt samengesteld: twee leden uit elk van de gemeenteraden en twee ambtelijk vertegenwoordigers van elke gemeente.

Het nu voorliggende raadsvoorstel wordt gelijktijdig aan alle drie de gemeenteraden ter vaststelling voorgelegd. Beoogd resultaat Het beoogd resultaat is een door de raad aangewezen accountant voor de boekjaren 2022, 2023, 2024 en 2025. De uitvoering van de opdracht is gepland vanaf het moment van inwerkingtreding van de overeenkomst, voorzien met ingang van definitieve gunning (i.v.m. controle boekjaar 2022) tot en met 31 augustus 2026 (i.v.m. afronding controle boekjaar 2025). Opdrachtgever kan besluiten de Overeenkomst, tegen gelijkblijvende voorwaarden en condities, te verlengen met maximaal tweemaal één jaar. Kader - - Artikel 213, lid 2 Gemeentewet - - Controleverordening gemeente Deventer - Aanbestedingsregels gemeente Deventer - Offerteaanvraag zoals vastgesteld door de raad op 23 juni 2021 Argumenten De markt van accountantskantoren is erg in beweging. Sommige (geconsulteerde) partijen trekken zich terug en schrijven niet in, sommige (nieuwe-) partijen zijn er nog niet klaar voor. In totaal hebben twee accountantskantoren een inschrijving ingediend: Deloitte (onze huidige accountant) en Baker Tilly. Er kon worden beoordeeld op een aantal onderdelen: prijs, plan van aanpak control, digitalisering audit, anticiperen op gebeurtenissen, natuurlijke adviesfunctie en de presentatie (elk met een eigen weging).

Na een grondige beoordeling, conform het objectieve beoordelingskader (zoals is vastgelegd in de offerteaanvraag) is de inschrijving van Baker Tilly aangemerkt als de ‘economisch meest voordelige inschrijving’. Baker Tilly scoorde met name het hoogste op de onderdelen anticiperen op gebeurtenissen, natuurlijke adviesfunctie en de presentatie.

2

Het voornemen tot gunning is op 4 oktober 2021 aan Baker Tilly verzonden. Uiteraard wordt de gunning pas definitief op het moment dat de drie gemeenteraden Baker Tilly aanwijzen als accountant. Draagvlak De beoordelingscommissie is in consensus tot het eindoordeel gekomen. Financiële consequenties De vaste totaalprijs voor de controle van de jaarrekening voor de gemeente Deventer bedraagt € 128.230,00 per jaar. De vaste totaalprijs voor de ondersteuning standaard verbijzonderde controles bedraagt per jaar voor de gemeente Deventer € 96.065,00. Voor de kosten van de accountant zijn middelen opgenomen in de reguliere begroting.

Programma

Omschrijving

Taakveld

Deeltaakveld

1 Burger en Bestuur

Bestuur

Raad

165.486

11 Bedrijfsvoering

Ondersteuning Organisatie

Finance & Control

66.236

Totaal

Bedrag 2022 ev

231.722

Deze middelen zijn in totaal toereikend. Aanpak/uitvoering Indien de raden van de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte instemmen met het voorstel om Baker Tilly aan te wijzen als accountant dan wordt het voornemen tot gunning definitief. Aansluitend zal met Baker Tilly over een aantal zaken nadere (werk)afspraken worden gemaakt.

De Auditcommissie, de voorzitter,

de secretaris,

E. van der Mik

I.A.J. Heijmans