2026-424-raadsvoorstel-Collectie Overijssel - begroting 2027

RAADSVOORSTEL Onderwerp Portefeuillehouder Voorstelnummer Datum B en W besluit Team Programma

: Collectie Overijssel - begroting 2027, kadernota 2027 en jaarstukken 2025 : Wethouder Duursma : 2026-424 : 26-05-2026 : Team Economie en Cultuur : 10b - Kunst, cultuur en erfgoed

Inleiding De gemeenten Deventer, Zwolle en Ommen hebben de wettelijk verplichte taak van archiefbeheer opgedragen aan Collectie Overijssel en zich daartoe verenigd in de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel. Collectie Overijssel heeft op 27 maart 2026 een aantal documenten aan

de gemeenteraad aangeboden. Dat zijn de ontwerpbegroting 2027, de meerjarenraming 2028-2030, de kadernota 2027 en de jaarstukken 2025. De raden krijgen hiermee de gelegenheid om een zienswijze in te dienen. Alle documenten zijn goedgekeurd in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling op 28 maart 2026. Het college stelt de gemeenteraad voor geen zienswijze in te dienen op de bijgevoegde documenten van Collectie Overijssel.

Raadsvoorstel 1. In te stemmen met de ontwerpbegroting 2027, meerjarenraming 2028-2030,

kadernota 2027 en de jaarrekening 2025 van Collectie Overijssel 2. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting 2027, meerjarenraming 2028-

2030, kadernota 2027 en de jaarrekening 2025 van Collectie Overijssel 3. Het college van burgemeester en wethouders te verzoeken om het dagelijks bestuur van Collectie Overijssel daarvan op de hoogte te stellen middels de brief in de bijlage

Kern raadsvoorstel Volgens de Wet Gemeenschappelijke Regelingen stelt het bestuur van Collectie Overijssel de ontwerpbegroting en de financiële stukken vast en krijgen de gemeenteraden de gelegenheid een zienswijze in te dienen. Het is gebruikelijk dat het college een standpunt bepaalt over de financiën en de begroting en dit standpunt aanbiedt aan de raad. De raad bepaalt vervolgens of het standpunt van het college wordt gevolgd of dat de raad een andere zienswijze uitbrengt. Het college stelt voor geen zienswijze in te dienen; alle documenten zijn conform afspraken.

Beoogd resultaat Met het accorderen van de ontwerpbegroting 2027, de meerjarenraming 2028-2030, de kadernota 2027 en de jaarstukken 2025 van Collectie Overijssel kunnen de belangrijke taken op het gebied van archiefbeheer en -behoud worden gecontinueerd.

Kader • • •

Wet gemeenschappelijke regelingen Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel Kadernota verbonden partijen 2017

Argumenten ten behoeve van de raad Voor: •

De jaarstukken 2025 tonen een gezonde financiële positie

In 2025 zijn diverse concrete stappen gezet voor de realisatie van een nieuw centraal collectiecentrum. Zoals de aanbesteding voor een integraal ontwerpteam en contractering van een bouwprojectmanagementbureau. In 2025 trad de gemeente Ommen formeel toe tot de GR. Het exploitatieresultaat is hoger uitgevallen dan geraamd, dit vanwege de uitloop van projecten naar 2026 (zoals de implementatie van een nieuw registratiesysteem). De stand van de algemene reserve blijft 165k. Deze is relatief laag, maar verantwoord omdat de GR-partners uitsluitend overheden zijn. Wat opvalt is een forse stijging van personeelskosten. Dit is te verklaren vanuit de organisatieverandering die Collectie Overijssel nu ondergaat. •

De begroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030 zijn sluitend en conform afspraken.

De kadernota 2027 geeft de aannames en uitgangspunten weer voor de begroting. In de begroting 2027 staan geen ontwikkelingen die aanleiding geven tot een zienswijze van de raad. De GRbijdragen van de deelnemers zijn gewijzigd ten opzichte van de huidige begroting. Vanaf 2027 worden de GR-bijdragen volgens het nieuwe kostprijsmodel berekend. De bijdrage van Deventer is daardoor hoger dan voorgaande jaren, maar ook eerlijker; op basis van strekkende meters archief. Collectie Overijssel werkt momenteel aan de realisatie van een nieuw collectiecentrum. De structurele financiële gevolgen van de nieuwbouw maken nog geen onderdeel uit van bijgaande begroting 2027 en de meerjarenraming. Dit geldt ook voor de financiële effecten van nieuwe toetreders die per 1 januari 2027 tot de gemeenschappelijke regeling toetreden. Voor de periode 2028-2030 is sprake van een structureel sluitende begroting. Collectie Overijssel gaat de komende jaren meer kosten maken in verband met de bouw van een nieuw collectiecentrum en de daarmee gepaard gaande organisatieverandering. Financieel beleid is om de bestemmingsreserves hier de komende jaren voor te benutten. Het voorgestelde programma is in lijn met het Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2028 van Collectie Overijssel.

Focuspunten voor 2027 zijn de voorbereiding op nieuwe huisvesting en het verhuisklaar maken van de collectie en daarnaast digitale dienstverlening en datakwaliteit. Alle documenten zijn goedgekeurd in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling op 28 maart 2026. Tegen: •

Er moet nog besluitvorming plaatsvinden op de investeringsraming voor het nieuwe collectiecentrum en de eenmalige verhuiskosten, hierop volgt een herziene begroting 2027 en meerjarenraming.

In juli en september 2026 nemen het dagelijks en algemeen bestuur van Collectie Overijssel een besluit op de investeringsraming en de verhuiskosten. Dit zal van invloed zijn op de herziene begroting 2027 en de meerjarenraming. Collectie Overijssel heeft de opdracht meegekregen om de realisatie van het nieuwe collectiecentrum, conform businesscase, kostenneutraal uit te voeren. Iedere GR-deelnemer betaalt eenmalige verhuiskosten. De verhuiskosten worden op dit moment door Collectie Overijssel berekend. Een inschatting van het benodigde bedrag voor de verhuizing wordt opgenomen in de gemeentebegroting 2027. Na besluitvorming over de begroting zal in Q1 2027 een herziene begroting 2027 door Collectie Overijssel worden voorgelegd. Een reële kostenindicatie kan nu nog niet

worden gegeven, maar het verhuizen van een erfgoedcollectie is vaak complex en kostbaar. Gemeente Deventer zal hiervoor allereerst dekking zoeken binnen bestaande middelen.

Betrokken partijen en participatie Collectie Overijssel - uitvoeringsorganisatie Gemeente Zwolle - deelnemer in de GR Gemeente Ommen – deelnemer in de GR Het Rijk - deelnemer in de GR

Financiële consequenties De financiën voor Collectie Overijssel zijn opgenomen in de gemeentelijke begroting. De deelnemersbijdrage ligt in lijn met voorgaande jaren; de indexering voor begrotingsjaar 2027 is conform afspraak met de gemeente. Daarnaast zal in de begroting 2027 een voorstel worden gedaan voor de dekking van de (geschatte) verhuiskosten. Na besluitvorming over de begroting zal in Q1 2027 een herziene begroting 2027 door Collectie Overijssel worden voorgelegd. Gemeente Deventer zal hiervoor allereerst dekking zoeken binnen bestaande middelen.

Betrokkenheid raad Het Dagelijks Bestuur van een GR zendt elkaar jaar de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de deelnemende gemeenten. De raden kunnen hun zienswijze over de begroting 2027 en bijbehorende stukken naar voren brengen. Burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer, de secretaris, J.P. Wassens

-

de burgemeester, R.C. König