2026-327-raadsvoorstel-Wijziging van de GR Collectie Overijssel 2025

RAADSVOORSTEL Onderwerp Portefeuillehouder Voorstelnummer Datum B en W besluit Team Programma

: Wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2025 : Wethouder De Geest : 2026-327 : 21-04-2026 : Team Economie en Cultuur : 10b - Kunst, cultuur en erfgoed

Inleiding De gemeenten Deventer, Zwolle en Ommen hebben de wettelijk verplichte taak van archiefbeheer opgedragen aan Collectie Overijssel en zich daartoe verenigd in de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel. Daar waar het archieven van rijksinstellingen in de provincie Overijssel betreft neemt tot nu toe ook het Rijk deel aan deze gemeenschappelijke regeling. Er zijn echter landelijke en lokale veranderingen op komst die leiden tot een aanpassing van de gemeenschappelijke regeling. Zo is de uittreding van het Rijk, vertegenwoordigt door de Minister van OCW, een landelijke verandering die voor alle Regionale Historische Centra van toepassing is. Dit hangt samen met de nieuwe Archiefwet die zeer waarschijnlijk per 1 januari 2027 inwerking zal treden. Daarnaast is Collectie Overijssel een groeiende gemeenschappelijke regeling. De veranderingen in de Archiefwet zorgen ervoor dat ook andere Overijsselse gemeenten onderdeel willen worden van deze GR. Dit betekent een wijziging van de huidige GR Collectie Overijssel 2025. De raad wordt voorgesteld om geen zienswijze op het voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling in te dienen.

Raadsvoorstel 1. Geen zienswijze in te dienen op de gewijzigde gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel.

Kern raadsvoorstel De Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel (2025) staat voor een aantal landelijke en lokale veranderingen die leiden tot een aanpassing van de gemeenschappelijke regeling. De landelijke veranderingen betreffen: • De uittreding van de Minister van OCW uit de Regionaal Historische Centra per 1 januari 2027 • De inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet per 1 januari 2027 Specifiek voor de GR Collectie Overijssel (2025) zijn er aanvullend de volgende veranderingen: •

•

De voorgenomen toetreding van de colleges van de gemeenten Steenwijkerland, Raalte en Dalfsen tot de Gemeenschappelijke Regeling per 1 januari 2027. In deze voorgedragen regeling wordt ook Provincie Overijssel genoemd als voorgenomen toetreder. De provincie heeft echter besloten om niet per 1 januari 2027 toe te treden, maar later. De provincie zal daarom een zienswijze indienen op deze voorliggende wijziging. Een wijziging in de methodiek toekenning bestuurszetels AB naar aanleiding van de brief van het college van de gemeente Ommen over dit onderwerp. Elke deelnemer aan de GR krijgt in de voorliggende regeling (2027) nu een (1) zetel in het AB. Hiermee vervalt de gezamenlijke zetel (1) voor alle deelnemers met minder dan 500 meter overgebracht archief, zoals die in de oude regeling (2025) gold. De methodiek zetelverdeling DB is ongewijzigd gebleven.

Beoogd resultaat Met de wijziging van de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel (2025) wordt de uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling geformaliseerd. Dit geldt voor alle Regionale Historische Centra in Nederland.

Daarnaast zullen de gemeenten Dalfsen, Raalte en Steenwijkerland toetreden, waardoor er een steviger gemeenschappelijke regeling ontstaat.

Kader • • • •

Wet Gemeenschappelijke Regelingen 2022. Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2025 Kadernota verbonden partijen 2017 Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 10 december 2025, kenmerk 54059564, houdende uittreding uit de Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel

Argumenten ten behoeve van de raad Voor 1. De wijziging maakt het mogelijk dat het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling treedt; In 2018 heeft toenmalig Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media dhr. Slob aangekondigd dat het Rijk voornemens is uit de gemeenschappelijke regelingen van de Regionaal Historische Centra (RHC) te treden. De datum van uittreding is afhankelijk van de inwerkingtreding van de gewijzigde Archiefwet die meerdere keren vertraagd is, maar naar verwachting per 1 januari 2027 ingaat. Het proces van uittreding is zorgvuldig gedaan en conform de gemeenschappelijke regeling doorlopen. Hier liggen een uittreedbesluit van de minister van OCW, een delegatiebesluit, een SPUK-regeling, een bestuursconvenant en een uittreedplan aan ten grondslag. Op 6 februari 2026 heeft het Algemeen Bestuur van Collectie Overijssel met desbetreffende uittredingsdocumenten ingestemd. Collectie Overijssel blijft het archiefbeheer op de bestaande rijksarchieven in provincie Overijssel uitvoeren. Per 1 januari 2027 komt er geen nieuw archief meer bij. Collectie Overijssel ontvangt hiervoor jaarlijks een Specifieke Uitkering (SPUK) ter hoogte van € 2.424.000, dit bedrag is gelijk aan de huidige GR-bijdrage. Daarnaast ontvangt Collectie Overijssel eenmalig frictiekosten en transitiemiddelen ten behoeve van de doorontwikkeling van een e-depot.

Collectie Overijssel loopt daarmee geen financieel risico. De verhuizing naar het nieuwe collectiecentrum in Deventer in 2028-2030, brengt voor alle deelnemende partijen (GR-deelnemers en DVO-partners) eenmalige verhuiskosten met zich mee. Deze verhuiskosten zijn niet in het uittredingsbesluit met het Rijk meegenomen. Het Rijk heeft toegezegd de verhuiskosten van de rijksarchieven naar het nieuwe collectiecentrum in Deventer zelf te zullen bekostigen. 1.2 Gemeenten Raalte, Dalfsen en Steenwijkerland treden per 1 januari 2027 toe tot de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel; Het Algemeen Bestuur van de GR Collectie Overijssel heeft ingestemd met de voorgenomen uitbreiding van de GR met de gemeente Raalte, Dalfsen en Steenwijkerland. De colleges van Deventer, Zwolle, Ommen en het Rijk moeten instemmen met de toetreding van deze partners. Daartoe moet er toestemming verkregen worden van de gemeenteraden. Voor Collectie Overijssel zijn de beoogde toetredingen een positieve ontwikkeling. De gemeenschappelijke regeling wordt hierdoor versterkt en krijgt een bredere Overijsselse uitstraling. 1.3 Een wijziging van de zetelmethodiek draagt bij aan de gelijkwaardigheid binnen de gemeenschappelijke regeling. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen schrijft geen zetelverdeling voor een Algemeen Bestuur voor, dit wordt in de regeling zelf vastgelegd.

Toen de huidige regeling voorlag voor een wijziging, in 2025, is middels een zienswijze van de raad ingebracht dat de zetelmethodiek op de lange termijn bepaald moest worden. Daarop is de huidige zetelmethodiek tot stand gekomen: in de gemeenschappelijke regeling is bepaald dat deelnemers met <500 strekkende meter archief een gedeelde zetel in het Algemeen Bestuur moeten aanvaarden.

Gemeente Ommen heeft echter middels een ingezonden brief d.d. 17 september 2025 aan de leden van het Algemeen Bestuur kenbaar gemaakt het oneens te zijn met de huidige zetelverdeling. Deze methodiek zal in de nieuwe situatie, waarbij nog drie kleinere gemeenten zullen toetreden, niet meer werkbaar zijn. Indien deze groep van kleine gemeenten gezamenlijk meer dan 2.000 meter archief onderbrengt, zou het disproportioneel zijn wanneer zij slechts één gezamenlijke zetel in het Algemeen Bestuur zouden hebben. De huidige methodiek doet dan onvoldoende recht aan hun gezamenlijke belang en invloed. Hierop heeft het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur de huidige methodiek heroverwogen. Tijdens het overleg van het Algemeen Bestuur op 6 februari jl. is door de bestuurders ingestemd met het voorstel om de zetelverdeling aan te passen. Middels deze wijziging krijgen alle GR-deelnemers minimaal één zetel in het Algemeen Bestuur en daarmee inspraak op belangrijke onderwerpen. Gemeente Zwolle en gemeente Deventer hebben beiden twee zetels binnen het Algemeen Bestuur, dit vanwege de omvang van het archief. Het is een logische verdeling, omdat een gemeenschappelijke regeling ervoor bedoeld is om gemeenschappelijke belangen en wettelijke taken te behartigen.

Alle deelnemers een stem geven en actief laten participeren en bijdragen binnen de regeling, zal een positief effect hebben op de samenwerking tussen de deelnemende gemeenten op het gebied van archiefbeheer. Voor besluitvorming is een meerderheid nodig (in de nieuwe situatie zijn dat vijf stemmen), de invloed van gemeente Deventer blijft met twee zetels in verhouding tot het aandeel archief en de hoogte van GRbijdrage. Tegen 1. In deze voorgedragen regeling wordt ook Provincie Overijssel genoemd als voorgenomen toetreder. De provincie heeft echter besloten om niet per 1 januari 2027 toe te treden, maar later, vermoedelijk per 1 juli 2027. De provincie zal daarom een zienswijze indienen op deze voorliggende wijziging. De procedure tot toetreden van Provincie Overijssel zal dus vermoedelijk later nogmaals gebeuren.

Betrokken partijen en participatie Collectie Overijssel Gemeente Zwolle Gemeente Ommen Gemeente Steenwijkerland Gemeente Dalfsen Gemeente Raalte Provincie Overijssel Het Rijk

Financiële consequenties Door toetredingen nemen de structurele baten toe, vanuit de nieuwe GR deelnemers komt immers ook een financiële bijdrage. Tegelijkertijd staan hier hogere lasten tegenover, die tot een neutraal resultaat leiden. Na het uittreden van het Rijk per 1-1-2027 vindt de rijksbekostiging plaats op basis van een SPUK. De Rijksbijdrage wordt bevroren op het niveau van de laatste lumpsum bijdrage van het Rijk als partner in de GR (€ 2.424.000). Jaarlijkse indexering van de SPUK is mogelijk, maar is geen automatisme.

Betrokkenheid raad Nadat ook de andere deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling in de gelegenheid zijn gesteld om hun zienswijze naar voren te brengen en de eventuele zienswijzen zijn verwerkt in een definitief wijzigingsvoorstel, zal de gemeenteraad op basis van dat definitieve wijzigingsvoorstel afzonderlijk worden gevraagd om toestemming te verlenen voor het instemmen met de wijziging van de GR CO (2027). Hiervoor volgt een afzonderlijk raadsvoorstel. Burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer, de secretaris, J.P. Wassens

-

de burgemeester, R.C. König