2025-1025-bijlage-2025-370 Tussenevaluatie Participatiebeleid gemeente Deventer

Tussenevaluatie Participatiebeleid gemeente Deventer – mei 2025 Inhoud 1. Inleiding 2. Hoe is de tussenevaluatie tot stand gekomen? 2.1 Evaluaties van vier participatietrajecten 2.2 Scan van de organisatie 3. Waar willen we staan? 4. Waar staan we nu? 4.1 Lessen uit evaluaties participatietrajecten 4.2 Aanbevelingen Rekenkamerrapport Warmtetransitie 4.3 Score organisatie op Borgingshuis Participatie 5. Conclusie 6. Vervolgacties 1.Inleiding In 2023 is het Participatiebeleid gemeente Deventer en de Participatieverordening gemeente Deventer 2023 vastgesteld door de raad. Bij vaststelling is afgesproken om het beleid tussentijds te evalueren en dit verslag is daarvan het resultaat. Omdat het beleid relatief kort geleden is vastgesteld hebben we de evaluatie gebruikt om te toetsen of we op de goede weg zijn met de implementatie. We zien dit dan ook als een tussenevaluatie, waarbij de focus ligt op de inspanningen die we intern moeten leveren om participatie tot een succes te maken. Dat gaat bijvoorbeeld om het uitwerken van kaders in werkprocessen en instrumenten en hoe we het faciliteren van goede gesprekken met inwoners en ondernemers van Deventer vormgeven. In de evaluatie kijken we aan de hand van vier praktijkvoorbeelden en met 10 ‘participatiebouwstenen’ hoe ver we hiermee zijn en welke onderwerpen de komende jaren extra aandacht vragen.

Over 2 jaar evalueren we het participatiebeleid volledig en gaan we ook met inwoners en ondernemers in gesprek over hoe participatie in Deventer verloopt. In dit verslag is te lezen hoe de tussenevaluatie tot stand is gekomen, waar we willen staan met participatie en waar we nu staan. Aan het einde staan de concrete acties als vervolg op de evaluatie. Als bijlage bij dit verslag zijn de evaluatieverslagen van vier participatietrajecten toegevoegd. 2. Hoe is de tussenevaluatie tot stand gekomen? We zijn voor deze evaluatie begeleid door de Relevant Gesprek© Academie. Zij hebben op basis van hun uitgebreide ervaring handvatten gemaakt voor het evalueren van participatietrajecten en om de borging van participatie in de organisatie in beeld te brengen. Deze handvatten hebben we gebruikt als kader voor de evaluatie. De begeleiding vanuit de Relevant Gesprek© Academie bestond verder uit een procesvoorstel voor de evaluatie en trainingen in de evaluatiemethodiek. De uitvoering van de evaluatie is gedaan door het programmateam Participatie. We hebben ervoor gekozen om medewerkers op te leiden en de evaluatie zelf uit te voeren, zodat we de kennis en vaardigheden in huis hebben voor toekomstige evaluaties van participatietrajecten. Deze tussenevaluatie bestaat uit twee onderdelen: evaluaties van vier participatietrajecten en een scan van de organisatie.

2.1 Evaluaties van vier participatietrajecten We hebben vier projecten gekozen waarmee we zo veel mogelijk verschillende aspecten van participatie in beeld kunnen brengen: participatie bij beleidsvraagstukken en bij uitvoeringsvraagstukken, fysieke en digitale participatie, participatie op initiatief van de gemeente en participatie door een externe initiatiefnemer. De projecten zijn: - Herijking visie Hoofdwegenstructuur & Mobiliteitsplan Binnenstad en periferie - Cultuurvisie 2025-2028 - Speelplek Westerhuispad - Ontwikkeling woningbouwlocatie Senzora

1

Voor deze evaluaties hebben we gebruikgemaakt van het beoordelingskader met ‘kritieke succesfactoren’ voor een participatieproces, met als vier hoofdonderdelen: inhoud, proces, relatie en menskracht en middelen. Een participatieproces moet op al deze onderdelen goed scoren om succesvol te zijn. Dit beoordeel je aan de hand van de 11 criteria waarin ze zijn uitgesplitst, zoals te zien in de afbeelding hieronder.

Voor alle vier de projectevaluaties hebben we een sessie georganiseerd met het projectteam, waarbij elk projectteamlid de criteria op het beoordelingskader moest scoren met de kleur rood, oranje of groen. Vervolgens zijn de beoordelingen met elkaar besproken en vergeleken en zijn gezamenlijke conclusies getrokken over de uiteindelijke score. Deze resultaten zijn terug te lezen in de evaluatieverslagen in de bijlage en zijn gebruikt voor het tweede deel van de evaluatie: de scan van de organisatie. 2.2 Scan van de organisatie Naast de evaluatie van vier participatietrajecten hebben we naar participatie op organisatieniveau gekeken, aan de hand van het kader ‘Borgingshuis Participatie’. Met 10 'bouwstenen voor participatie' schetsen we een beeld van hoe we vorderen met het uitvoeren van het participatiebeleid en hoe het met participatie gaat in de praktijk. Uitleg over dit kader is te lezen in hoofdstuk 4. ‘Waar staan we nu?’ Als input voor de organisatiescan is een bureauonderzoek gedaan naar onze participatiedocumenten en het rekenkamerrapport Warmtetransitie en is gesproken met medewerkers op verschillende plekken in de organisatie, zoals Team Beleid Ruimte, team IBL, Team Pro Wonen en Gebiedsontwikkeling, Team Pro Energietransitie en Leefomgeving, de griffie, wijkmanagement, Concernstaf en de vakgroep Communicatie en Participatie. 3.

Waar willen we staan? In het Bestuursakkoord Dichtbij, Betrokken & Bevlogen beschrijven we dat we een open bestuurscultuur willen hanteren, waarbij participatie, betrokkenheid en laagdrempeligheid belangrijke uitgangspunten zijn. We willen inwoners beter en op nieuwe, innovatieve manieren betrekken en

2

kunnen laten deelnemen aan besluitvorming, vooral ook als het gaat om de eigen leefomgeving of levenssfeer. We willen extra aandacht besteden aan groepen die minder makkelijk van zich laten horen en specifiek aan jongeren. Doel is dat we de kennis en ervaring van inwoners en ondernemers goed benutten. Aanvullend schrijven we in ons participatiebeleid dat we participatie organiseren om de (vaak tegenstrijdige) maatschappelijke en particuliere belangen goed in beeld te brengen en mee te wegen in de besluitvorming. We organiseren participatie niet om absoluut draagvlak te realiseren of om bezwaar en beroep te voorkomen. Voor goede participatie zijn duidelijke afspraken nodig en inzicht in de verschillende rollen die iedereen daarin heeft, maar ook een flexibele houding van de gemeente om in te kunnen spelen op de situatie. Participatie is namelijk maatwerk. Ook willen we in Deventer openstaan voor initiatieven, door de ‘ja, mits..’-houding. Dit vraagt van ambtenaren en bestuurders om met de initiatiefnemer mee te denken over óf en hoe we zijn plan uitvoerbaar kunnen maken. De publieke waarden toegankelijkheid, inclusiviteit, deliberatie (overleggen), zeggenschap, tegenspraak (organiseren) en transparantie zijn belangrijk voor participatie. Onze ambitie is dat iedereen die dat wil, ook kan participeren en dat ambtenaren en bestuur helder zijn over proces en besluitvorming.

Dit geldt niet alleen voor gemeentelijke projecten, maar ook voor projecten van externe initiatiefnemers. We willen graag dat zij ook het belang inzien van goede participatie en het gesprek met de omgeving. We vinden het belangrijk dat medewerkers vaardig(er) worden in het verbinding maken met inwoners en partners in de stad, door samen te werken, transparant te opereren, te luisteren, zich in te leven, open te staan voor andere ideeën en maatwerk te bieden. Om deze ambities te bereiken staan er zowel in het bestuursakkoord als in het participatiebeleid concrete acties genoemd. Deze komen aan de orde in het volgende hoofdstuk. 4. Waar staan we nu? Als het gaat om de concrete acties uit het bestuursakkoord en het participatiebeleid zijn we een heel eind op de goede weg. In de tabel hieronder staan de acties opgesomd, met daarbij de status van dit moment. Wat Extra aandacht besteden aan groepen die minder makkelijk van zich laten horen

Extra aandacht besteden aan participatie van jongeren

Inwoners positie geven in uitvoering, beheer en het maken van keuzes in eigen omgeving, vanuit ‘ja, tenzij…’ principe

Instrument burgerberaad inzetten Extra capaciteit voor begeleiding goed participatieproces

Participatiebeleid en participatieverordening vaststellen

Status Mee bezig/loopt: - Gestart met digitale participatie via OpenStad - We brengen doelgroepen in beeld en zetten passende middelen en werkvormen in Mee bezig: - actieplan Jongerenparticipatie opgesteld, nu start uitvoering Mee bezig: - Initiatieftafel geïmplementeerd - Uitvoeringsplan Uitdaagrecht opgesteld Gereed: Klimaatraad afgerond, evaluatie in voorbereiding Loopt: - 1,5 fte participatie advies - procesbegeleiderspool - participatie-expertise ontwikkelen van communicatieadviseurs Gereed.

3

Participatieinstrumenten (het Forum, referendum, digipanel, uitdaagrecht) actiever benutten, toegankelijker maken of actualiseren.

Experimenteren en leren van participatie door middel van een pilot, dossier kiezen proces en rolverdeling bespreken.

Inwoners leren kennen, op basis van inwonerstypes/burgerschapsstijlen Inwoners informeren over ingangen bij gemeente Deventer en instrumenten via online participatieportaal Initiatieftafel voor zachte landing van initiatiefnemers. Investeren in benodigde vaardigheden voor het maken van verbinding bij medewerkers die in gesprek zijn en samenwerken met bewoners en partners in de stad. Met trainingen en casusbesprekingen -met behulp van goede en minder goede voorbeelden- maken we medewerkers vaardiger.

Mee bezig: - Denkendoemee.deventer.nl opgezet - Uitvoeringsplan Uitdaagrecht opgesteld - OpenStad aangeschaft Mee bezig. - Participatie woningbouwproject Hagenvoorde - Participatie Cultuurvisie 2025-2028 Nog op te starten. Mee bezig: - Denkendoemee.deventer.nl opgezet Gereed/loopt. 2x participatieparade georganiseerd, ontwikkelen training staat op de planning voor najaar 2025. Start mee gemaakt, moet nog verder ontwikkeld.

Veel van de bovengenoemde activiteiten vragen om blijvende aandacht en daar zullen we de komende jaren dan ook aan blijven werken. Dat geldt ook voor het (door)ontwikkelen van onze participatie-expertise. Participatie komt voor in heel veel verschillende vormen en contexten, waardoor elk proces uniek is en we elke keer wel weer iets leren voor volgende projecten. Dit geldt ook voor de vier participatieprocessen die we voor deze evaluatie hebben bekeken. 4.1 Lessen uit evaluaties participatietrajecten Hoewel de vier onderzochte participatietrajecten verschillen qua onderwerp en abstractieniveau, kunnen we er een aantal algemene lessen uit halen voor volgende participatieprocessen. De lessen zijn niet allemaal nieuw, maar dat ze steeds weer naar voren komen benadrukt voor ons het belang ervan: 

  







Zorg voor de juiste mensen op de juiste plek in het projectteam door naar ieders kwaliteiten te kijken. Koppel bij grote projecten de procesrol los van de inhoudsrol en beleg deze rollen bij verschillende personen. Neem de tijd voor een goede voorbereiding van het proces. Begin met in beeld te brengen welke kaders er al vaststaan en welke beïnvloedingsruimte er nog is voor belanghebbenden. Breng alle belanghebbenden in beeld, samen met mensen die de omgeving goed kennen, zoals een wijkmanager of sleutelpersoon in de wijk. Denk na over werkvormen die passen bij de belanghebbenden en bij de inhoudelijke vraag. Let ook goed op dat alle deelnemers evenredig aan bod kunnen komen. Een mix van middelen, bijvoorbeeld fysiek en digitaal, helpt om een breed publiek te kunnen bereiken. Zorg ervoor dat de gevraagde tijdsinvestering van deelnemers in balans is met de hoeveelheid invloed die ze hebben. Span je als gemeente in om de inhoud begrijpelijk en behapbaar te maken, zodat je deelnemers faciliteert in hun rol. Denk na over de timing van de participatiemomenten. Bijvoorbeeld: wel onder werktijd voor professionals, maar niet onder werktijd voor vrijwilligers, omwonenden of andere soorten belanghebbenden. Zorg voor ruimte en flexibiliteit in het proces, om bij te kunnen sturen als dat nodig is.

Pin je niet vast op vooraf bedachte plannen, maar toets regelmatig bij projectteam en/of deelnemers of de participatie naar wens verloopt. In het verlengde hiervan is het niet wenselijk om participatieplannen te laten vaststellen door de raad. Informeer de raad over het proces en

4

 

neem de raad ook achteraf goed mee in het verloop van het proces en waarom welke keuzes zijn gemaakt. Neem deelnemers mee in het hele proces en vergeet niet om tussentijds en bij besluitvorming informatie te delen. Doe dit ook als de participatie al een tijd geleden is geweest. Geef inzicht in wat de opbrengsten zijn uit de participatie en wat daaruit wel en niet overgenomen kan worden. Leg ook eerlijk uit waarom. Deel deze informatie zowel met deelnemers, als met de raad. Op die manier kan de raad bij een raadsvergadering inzicht geven in haar belangenafweging.

Specifiek voor het programmateam Participatie: 



Het helpt als er een stappenplan of routekaart is voor het ontwerpen van participatieprocessen, zodat projectteams alle facetten van participatie in beeld hebben en op basis daarvan goed afgewogen keuzes kunnen maken. Bundel beschikbare kennis over procesontwerpen, participatiemiddelen en werkvormen, zodat projectteams weten welke mogelijkheden er zijn.

In de evaluatieverslagen in de bijlagen is te lezen hoe we tot deze lessen zijn gekomen en wat de projectcontext was. 4.2 Aanbevelingen Rekenkamerrapport Warmtetransitie In maart 2024 heeft de rekenkamer Deventer onderzoek gedaan naar de warmtetransitie, vanuit het perspectief van de inwoner. Een aantal van de aanbevelingen hieruit gaan specifiek over participatie. Bijvoorbeeld: plan een verkennende fase in waarin je in gesprek gaat met bewoners om behoeften en ideeën op te halen, voorzie in de behoefte van persoonlijk contact, zoek de unusual suspects op en spreek mensen aan op drijfveren, zoek koppelkansen en maak ruimte voor verschillende snelheden. In de reactiebrief van mei 2024 hebben we aangegeven hoe we met die aanbevelingen omgaan en waar we in de praktijk tegenaan lopen. We hebben de resultaten van het onderzoek gebruikt in de analyse van de organisatie, specifiek de uitvoering. 4.3 Score organisatie op Borgingshuis Participatie Het Borgingshuis Participatie bestaat uit 10 bouwstenen, die allemaal nodig zijn voor een goede borging van participatie in de organisatie. Alle bouwstenen hebben een score (rood, oranje, geel of groen) waarmee we aangeven hoe goed dit geborgd is in de organisatie.    

Groen = dit gaat goed Geel = dit gaat goed, maar kan nog beter Oranje = dit kan beter Rood = dit gaat niet goed

De kleurenscore op het Borgingshuis is een momentopname en is bedoeld om een globale indruk te geven van hoe we ervoor staan. In het kader staan de scores op de bouwstenen toegelicht. In het huis staan drie niveaus waarop participatie goed geborgd moet zijn:   

het organisatieniveau: gaat over het werken aan een omgevingsgerichte organisatie, waarin meerdere vraagstukken spelen. het vraagstukniveau: gaat over het organiseren van een succesvol participatieproces voor één vraagstuk, vaak met meerdere participatiemomenten (gespreksrondes). het gespreksniveau: dit gaat om de momenten waarop het daadwerkelijke gesprek plaatsvindt, zoals een stadsgesprek, inloopbijeenkomst, online enquête of straatinterview.

Daarnaast staan er drie rollen die nodig zijn om participatie te borgen:   

‘Richten’ door het bestuur: hieronder verstaan we gemeenteraad en college van B&W ‘Inrichten’ door managers: hieronder verstaan we de sturende functies binnen de gemeentelijke organisatie Verrichten’ door procesadviseurs en inhoudelijke adviseurs: hieronder verstaan we de vakgroep (Participatie en) Communicatie, beleidsmedewerkers, projectleiders, etc.

5

Score gemeente Deventer op Borgingshuis Participatie, mei 2025

ORGANISATIENIVEAU 1. Bepalen ambitie omgevingsgerichte organisatie (door bestuur) Score: groen Het ‘participatiebeleid’ van de gemeente Deventer bevat zowel de visie, ambities als uitvoeringskader. De juridische kaders staan in de Participatieverordening. Er is een duidelijke definitie van participatie, onder andere door het onderscheid tussen ‘overheidsparticipatie’ en ‘inwonersparticipatie’ en een omschrijving van wat participatie niet is. Het participatiebeleid beschrijft ook verschillende mogelijke doelen van participatie. Het stelt niet heel scherp wat de belangrijkste doelen zijn voor de gemeente Deventer. 2. Inrichten organisatie met menskracht en middelen (door managers) Score: groen Er is een programmateam Participatie van 1,5 FTE voor het borgen van participatie in de organisatie. Daarnaast zijn er participatie- en communicatieadviseurs die participatieadvies geven binnen projecten. We investeren in de participatie-expertise van onze communicatieadviseurs, vanwege de vele raakvlakken tussen communicatie en participatie. Communicatieadviseurs zitten bijna altijd al aan tafel bij onze projecten, dus op die manier zorgen we er op een laagdrempelige manier voor dat participatie-expertise op de juiste plekken in de organisatie aanwezig is.

Naast deze expertise in huis, huren we soms ook participatie-expertise in via externe bureaus voor bijvoorbeeld het procesontwerp of de uitvoering. In deze gevallen hebben we als gemeente nog een advies- of regierol.

6

Sinds vorig jaar is de digitale tool OpenStad beschikbaar voor het inrichten van digitale participatieprocessen. Met OpenStad kunnen we participatiewebsites op maat inrichten, waardoor we gemakkelijker een groter publiek bereiken en kunnen betrekken bij onze vraagstukken. OpenStad is een aanvulling op het DigiPanel, het digitale inwonerspanel van inwoners van de gemeente Deventer. We merken dat de vraag naar participatie-expertise en het gebruik van OpenStad toeneemt, waardoor we steeds meer moeten prioriteren. We gaan daarom een intern uitvoeringsplan maken voor 2025-2026 om de acties die volgen uit het beleid goed in beeld te houden en hierin scherp te kunnen prioriteren. 3. Eenduidig werken en evalueren (door proces- en inhoudsadviseurs) Score: oranje Het eenduidig werken en evalueren van participatieprocessen kan beter. Het beleid is nog niet volledig doorvertaald in eenduidige werkwijzen en processen voor de organisatie. Als leidraad hebben we de Wegwijzer Participatie, maar deze is primair gericht op externe initiatiefnemers. Intern werken we aan een meer eenduidige werkwijze om participatieprocessen vorm te geven. We willen meer handvatten bieden aan de organisatie voor het organiseren van participatieprocessen. Deze behoefte blijkt ook uit de evaluaties van de vier participatietrajecten.

Om het participatiebeleid op een laagdrempelige en efficiënte manier aan te bieden aan collega’s organiseren we jaarlijks de Participatieparade. Aanvullend gaan we trainingen aanbieden die collega’s helpen om het beleid te doorleven en er met elkaar over in gesprek te gaan. Dit kan in de vorm van een basistraining voor de hele organisatie, en door trainingen op maat voor de verschillende afdelingen of rollen in de organisatie. Ook willen we een interne leidraad voor participatie ontwikkelen. Het doel hiervan is dat alle relevante rollen en functies een basisniveau participatiekennis- en vaardigheden hebben, zodat we als organisatie als geheel nog omgevingsgerichter gaan werken. Bij complexere projecten zal wel altijd nog participatie-expertise aan tafel zitten om de participatie goed vorm te geven. We monitoren, evalueren en leren nu nog niet structureel van participatieprocessen. Als projecten worden geëvalueerd nemen we de participatie daar wel in mee, maar er zijn weinig tot geen evaluaties van alleen het participatieproces. Voor deze evaluatie hebben we kennisgemaakt met het beoordelingskader van de Relevant Gesprek Academie. Die kennis en ervaring willen we gebruiken om in de toekomst vaker participatieprocessen op een gestructureerde manier te evalueren.

Wat betreft overheidsparticipatie zijn we goed op weg met het stroomlijnen van het proces voor burgerinitiatieven die binnenkomen bij de gemeente Deventer. Dit doen we onder andere via de Initiatieftafel. Ook werken we aan een participatie-atlas, waarmee we zichtbaar maken waar in de stad welke participatietrajecten lopen of gelopen hebben en wat daar is opgehaald. De ‘ja, mits..’-houding is een gedragsverandering die we stimuleren via de participatieparades, en waar we aandacht aan willen besteden in de participatietrainingen. VRAAGSTUKNIVEAU 4. Kaders voor uitvoering en beoordeling vraagstuk (door bestuur) Score: geel De kaders voor de uitvoering en beoordeling van vraagstukken zijn de participatieverordening en het participatiebeleid. Het beleid bevat zowel de visie op participatie, als de ambities en het globale uitvoeringskader. Een belangrijk uitgangspunt hierin is ‘participatie is maatwerk’. Vanwege dit uitgangspunt zijn er (bewust) geen gedetailleerde kaders voor op welk moment welke vormen van participatie van toepassing zijn. Dit betekent dat per vraagstuk een goede analyse vooraf nodig is om tot een passend participatieproces te komen. Een interne leidraad kan hierbij helpen, maar we denken ook dat het nodig is om collega’s via trainingen mee te nemen in het participatiebeleid en om onderlinge uitwisseling te faciliteren over de invulling daarvan.

In de Participatieverordening gemeente Deventer 2023 staan de wettelijke kaders voor participatie. Deze geven richting aan het participatiebeleid, maar op een aantal punten wijken we in de praktijk af van de verordening. Het belangrijkste punt is welk bestuursorgaan besluit over of en hoe participatie plaats moet vinden. In de verordening staat dat elk bestuursorgaan ten aanzien van zijn eigen bevoegdheid besluit of er participatie wordt toegepast (hoofdstuk 2, Artikel 3, Lid 1) en dat het bestuursorgaan ook het participatieproces hierbij bepaalt (hoofdstuk 2, artikel 5, lid 1). Dit gebeurt in de praktijk niet en we denken dat het goed is om het gesprek te voeren met de raad over de uitvoerbaarheid van deze bepalingen. Tot slot is voor het beoordelen van een participatieproces een goede motivering nodig van hoe het proces er uiteindelijk uit heeft gezien. Dit moet landen in het participatieverslag en/of de participatieparagraaf. Afspraken hierover zijn vastgelegd in het participatiebeleid, maar de vijf basisvragen die de input voor deze paragraaf moeten

7

vormen blijken in de praktijk niet goed te werken. We informeren de raad op korte termijn over welke aanpassingen we gaan doen om dit te verbeteren. 5. Stimuleren en faciliteren participatief werken in vraagstukken (door managers) Score: oranje Participatie is in het vizier op managementniveau, onder andere omdat er ruim aandacht aan wordt besteed in het coalitieakkoord. Managers hebben vaak geen direct contact met participatie-experts in de organisatie, omdat dit contact via de projectleider loopt. Wel is het de verantwoordelijkheid van de manager om met een goede (participatie)opdracht te komen, waarin randvoorwaarden als tijd en middelen voor participatie geborgd zijn. Aandachtspunt in de organisatieontwikkeling is dan ook dat (nieuwe) interne opdrachtgevers oog hebben voor de participatie-ambities uit het coalitieakkoord en het participatiebeleid en dat ze opdrachtnemers vragen om hier invulling aan te geven. 6. Advies/ondersteuning in participatieprocessen (door procesadviseurs) Score: geel Zoals ook staat beschreven bij ‘Inrichten organisatie met menskracht en middelen’ zijn er participatie- en communicatieadviseurs beschikbaar voor advies en ondersteuning in projecten.

We merken dat de vraag naar deze ondersteuning toeneemt, specifiek ook naar (begeleiding bij) digitale participatie via OpenStad.Onder andere om die reden willen we met trainingen meer investeren in het basiskennis en -vaardighedenniveau van de hele organisatie als het gaat om participatie. Collega’s zijn dan minder afhankelijk van de beschikbaarheid van communicatie- en participatieadviseurs voor het ontwerpen van een goed participatieproces. Voor OpenStad geldt dat er specifieke kennis van de software nodig is om de tool in te kunnen zetten. We verwachten hier op korte termijn extra capaciteit voor nodig te hebben. In de tussentijd kunnen we nog een stap extra zetten in de interne communicatie over digitale participatie. Bijvoorbeeld door uit te leggen welke mogelijkheden er zijn, over welke zaken je van tevoren na moet denken, wat de kosten zijn en hoeveel tijd het kost om een project via OpenStad te laten verlopen. Dit zorgt ervoor dat de daadwerkelijke begeleidingsuren per project minder worden. De aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport Warmtetransitie gaan vooral over de participatieaanpak, bijvoorbeeld het inplannen van een verkennende fase, voorzien in persoonlijk contact en inzetten van minder traditionele communicatiemiddelen.

Voor bijna alle aanbevelingen geldt dat we er aan werken, maar dat er ook nog verbetering mogelijk is, bijvoorbeeld als het gaat om passend taalgebruik, het opzoeken van de unusual suspects, tijdig informeren of evalueren. Ook deze onderwerpen kunnen we verwerken in de interne participatieleidraad en/of de basistraining. 7. Verantwoordelijk voor uitvoering participatieprocessen (door inhoudsadviseurs) Score: geel Het participatiebeleid is in 2023 vastgesteld, maar we doen in Deventer al veel langer aan participatie. Dat zie je ook terug in de uitvoering van projecten. Veel collega’s werken van nature omgevingsbewust en hebben in hun projecten oog voor de belangen van betrokkenen. Er zijn ook collega’s die minder natuurlijke affiniteit hebben met participatie en waarbij de vakinhoud voorop staat. Beide zijn goed en belangrijk, zo lang we ons er maar bewust van zijn waar onze focus op ligt en waar eventuele blinde vlekken zijn. Eén van de lessen uit de projectevaluaties is het belang van het scheiden van de procesrol en de inhoudsrol bij complexe (beleids)trajecten. Door die rollen bij verschillende personen te beleggen, waarborg je dat er zowel voor inhoud als voor proces voldoende aandacht is.

Ook is het om als organisatie eenduidig te werken nodig dat collega’s niet (alleen) afgaan op eigen intuïtie, maar zich ook bewust zijn van het participatiebeleid dat we als gemeente hebben. Het zijn vaak de inhoudsadviseurs die de participatieparagraaf bij raadsvoorstellen schrijven. Zoals ook genoemd bij ‘Kaders voor uitvoering en beoordeling vraagstuk’ gebeurt dit nog niet altijd volgens de kaders uit het participatiebeleid. We gaan ervan uit dat hier verbetering in komt bij de aanpassing in het nieuwe notasysteem en maken dit onderdeel van de nog te ontwikkelen basistraining participatie. GESPREKSNIVEAU 8. Betrokkenheid laten zien (door bestuur en managers) Score: groen Zowel college- als raadsleden zijn regelmatig aanwezig bij participatiemomenten en we krijgen signalen dat beide als toegankelijk en benaderbaar worden ervaren. In een technische sessie met de raad over de participatie bij de Cultuurvisie is naar voren gekomen dat het voor raadsleden niet altijd helder is welke rol er van hen verwacht wordt bij deze bijeenkomsten. Gemene deler lijkt te zijn dat raadsleden vooral komen om te luisteren en niet om zich te

8

mengen in discussies. Dit kan lastig zijn als raadsleden in groepjes worden ingedeeld of als er om hun mening wordt gevraagd door andere deelnemers. Het helpt als we als ambtelijke organisatie bij het uitnodigen van de raad expliciet aangeven welke rol we voor de raadsleden zien bij een bijeenkomst. Ook is het goed om bij de start van een bijeenkomst voor alle deelnemers inzichtelijk te maken wie – of welke rollen of functies - er aanwezig zijn. Dit kan door groepen te benoemen en mensen te vragen hun hand op te steken, of bijvoorbeeld door middel van badges met daarop namen en rollen. 9. Advies/ondersteuning in de gespreksronde (door procesadviseurs) Score: groen De participatie- en communicatieadviseurs adviseren zowel op vraagstukniveau als op gespreksniveau. Dit gaat bijvoorbeeld om hulp bij het begrijpelijk en behapbaar maken van de inhoud of meedenken over passende werkvormen. Vaak is de participatie- of communicatieadviseur ook aanwezig bij de participatiemomenten zélf. Er is een pool van procesbegeleiders voor het begeleiden van bijeenkomsten, of van gesprekken in kleinere groepen. Dit werkt heel goed. Collega’s met expertise in het begeleiden van processen en gesprekken kunnen flexibel inspringen waar dat nodig is, waardoor inhoudelijke adviseurs zich kunnen richten op de inhoud.

Met deze werkwijze bouwen we aan expertise in huis en zorgen we voor de juiste mensen op de juiste plek tijdens een participatiegesprek. Dit sluit aan op de bevinding dat het helpt om proces en inhoud van elkaar te scheiden. 10. Verantwoordelijk voor de gespreksronde (door inhoudsadviseurs) Score: geel Er is veel ervaring met participatie in de organisatie en veel collega’s zijn intrinsiek gemotiveerd om het gesprek aan te gaan met mensen in de stad en dorpen. Ook hier is natuurlijk wel verschil tussen collega’s; de één heeft er meer affiniteit mee dan de ander. Collega’s die het lastiger vinden om gesprekken goed te organiseren en te voeren, kunnen een beroep doen op de procesbegeleiderspool. Een aandachtspunt in participatieprocessen blijft de terugkoppeling. We gaan vaak vol enthousiasme een participatieproces in en zien de interactie met belanghebbenden als het zwaartepunt van de participatie. Als dat eenmaal geweest is komt de focus weer meer op de inhoud te liggen en vergeten we soms om deelnemers goed terug te koppelen wat er is opgehaald en hoe het nu verder gaat. Een les die we hierover uit de projectevaluaties halen is dat het goed is om van tevoren na te denken over de terugkoppeling. Niet méér beloven dan we waar kunnen maken, maar wel uitgaan van het principe van transparantie en zo veel mogelijk open en eerlijk delen.

Ook dit onderdeel van het participatieproces past in een basistraining participatie, zodat collega’s zich bewust zijn van het beleid dat we hierop hebben en handvatten krijgen om dit vorm te geven.

9

5. Conclusie Het beeld dat ontstaat uit de vier projectevaluaties en de scores op het Borgingshuis Participatie is dat we goed op weg zijn met participatie. De belangrijkste kaders zijn er en ook in de praktijk zien we dat veel collega's intrinsiek gemotiveerd zijn om participatie goed te doen en de belangen van inwoners en ondernemers in Deventer serieus te nemen. Ook zijn we goed op weg met het uitvoeren van de concrete acties uit zowel het bestuursakkoord als het participatiebeleid. De grootste ruimte voor verbetering ligt in het eenduidig werken als organisatie. Het beleid kan beter doorvertaald in eenduidige werkwijzen en processen voor de organisatie. Daardoor is het nu soms nog te persoonsafhankelijk hoe participatie wordt ingericht en hoe deelnemers of de raad daarin mee worden genomen. De uitdaging voor de komende jaren is daarom om de organisatie op een toegankelijke manier mee te nemen in het participatiebeleid, onder andere door ondersteuning te bieden in de vorm van advies, trainingen en een interne participatieleidraad. Van de sturende functies vraagt dit om ruimte te maken voor participatie in projecten en beleidstrajecten, in lijn met de ambities uit het bestuursakkoord en het participatiebeleid. De recente organisatieontwikkeling biedt kansen om de managers hierin mee te nemen. 6. Vervolgacties     



Interne participatiewerkwijze uitwerken Menukaart opstellen met mogelijkheden en kosten OpenStad Kader voor participatieparagraaf aanpassen in notasysteem In organisatieontwikkeling de sturende functies meenemen in wat participatie vraagt Basistraining participatie ontwikkelen Uitvoeringsplan 2025-2026 opstellen, met o.a. bovenstaande acties

10