2025-1023-bijlage-Gedragscode en HHR ASDD en clusters 2025

Gedragscode en Huishoudelijk reglement

Gedragscode ASDD en clusters 1. Respectvolle communicatie: o Leden communiceren op een respectvolle manier, zowel binnen de vergaderingen als daarbuiten. o Kritiek wordt opbouwend geuit, met als doel de samenwerking en besluitvorming te verbeteren. 2. Verantwoordelijkheid en betrokkenheid: o Elk lid draagt verantwoordelijkheid voor het bijdragen aan de doelstellingen van de ASDD en haar clusters. o Betrokkenheid bij vergaderingen, adviezen en overige activiteiten wordt verwacht. 3. Neutraliteit en onafhankelijkheid: o Leden handelen zonder belangenverstrengeling en vermijden gedrag dat de objectiviteit van de ASDD en haar clusters kan schaden. Leden zijn dus lid zonder last of ruggespraak. o Bij twijfel over onafhankelijkheid of belangenverstrengeling meldt een lid dit bij de ASDD-voorzitter. 4. Transparantie: o Informatie wordt openlijk gedeeld binnen de ASDD en haar clusters, tenzij deze vertrouwelijk is. o Vastgestelde verslagen en besluiten zijn inzichtelijk voor betrokkenen. 5. Samenwerking: o Leden werken samen op basis van gelijkwaardigheid, delen kennis en luisteren naar de standpunten van anderen. o Conflicten worden besproken en opgelost binnen de groep (clusters en ASDD). Het Dagelijks Bestuur (DB) wordt hiervan op de hoogte gesteld en is beschikbaar voor eventuele . bemiddeling. De voorzitter van de clusters nodigen het DB desgewenst uit. 6.

Vertrouwelijkheid: o Leden gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gebruiken deze uitsluitend in het belang van de ASDD. 7. Actieve deelname: o Leden bereiden zich goed voor op vergaderingen en nemen actief deel aan discussies en besluitvorming. o Afwezigheid wordt tijdig gemeld.

Huishoudelijk reglement ASDD en clusters Artikel 1: Doelstelling Het doel van de Adviesraad is om gevraagd en ongevraagd adviezen uit te brengen over de vormgeving, uitvoering en evaluatie van het gemeentelijke beleid betreffende het sociaal domein door inwoners en cliënten daarbij te betrekken en daarin een stem te geven.

1

Gedragscode en Huishoudelijk reglement

Artikel 2: Functieverdeling De ASDD heeft een door het college benoemde onafhankelijk voorzitter, hetgeen wil zeggen dat de voorzitter niet verbonden is aan een organisatie of doelgroep. De voorzitter heeft een aantoonbare sociale binding met, dan wel is woonachtig in, de gemeente Deventer. 2.1. De clusters kiezen uit hun midden leden die, bij meerderheid van stemmen, worden voorgedragen aan de ASDD. 2.2. De ASDD kiest vanuit zijn midden een vicevoorzitter, een secretaris en een penningmeester. In één persoon, niet zijnde de voorzitter, kunnen twee functies verenigd zijn. 2.3. De functieverdeling wordt ter kennis gebracht aan de leden van de clusters en gemeente. De voorzitter leidt de vergaderingen van de ASDD. De voorzitter draagt zorg voor de naleving van dit reglement en ziet erop toe dat de ASDD zijn taak uitvoert conform de afspraken die in de verordening ASDD tussen ASDD en gemeente zijn vastgelegd. 2.4. Omdat de ASDD werkt met een onafhankelijk voorzitter, heeft de voorzitter geen stemrecht bij besluitvorming. 2.5. De leden van de ASDD worden voorgedragen door de clusters. Per cluster worden twee personen gekozen om deel te nemen in de ASDD. Bij voorkeur een lid met praktijkkennis en een lid met beleidsinteresse. 2.6. Ter ondersteuning van de secretaris kan de ASDD een professionele secretariële ondersteuner inhuren.

De ondersteuner draagt in afstemming met het DB zorg voor de agenda, verslaglegging, archivering en overige secretariaatswerkzaamheden, maar heeft geen stemrecht in de ASDD. 2.7. De contactambtenaar van de gemeente Deventer is geen lid van de ASDD, maar fungeert als intermediair en heeft een adviserende rol. De contactambtenaar heeft geen stemrecht. De contactambtenaar overlegt regelmatig met de voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en penningmeester. 2.8. De penningmeester beheert de financiële middelen van de ASDD, stelt begrotingen en financiële jaarverslagen op. Deze worden in de ASDD-vergadering vastgesteld. 2.9. Bij het neerleggen van een functie dragen alle betrokkenen de bij de functie behorende bescheiden over aan hun opvolger. 2.10. Leden ontvangen een vergoeding (vacatiegeld) voor hun werkzaamheden. Eventuele aanvullende kosten worden ter beoordeling voorgelegd aan het DB. Artikel 3: Clusters 3.1 3.2 3.3

Onder de ASDD vallen clusters met specifieke aandachtsgebieden: jeugd & onderwijs, ouderen, mantelzorgers & vrijwilligers, ggz & verslavingszorg, mensen met een beperking, Werken aan Werk (WAW) en Cliëntenraad. Clusters bestaan uit leden met ervaring in hun werkterrein en bespreken knelpunten en ideeën en stellen beleidsadviezen op brengen deze ter bespreking en vaststelling in voor de ASDD-vergadering. Clusterleden kunnen gemaakte onkosten, bij voorbeeld reiskosten, declareren volgens het door de ASDD vastgestelde format. Bij de declaratie wordt toegelicht welke kosten er zijn gemaakt en met welke reden. Bonnen en facturen worden bijgevoegd als bewijs van de gemaakte kosten. 2

Gedragscode en Huishoudelijk reglement 3.4

Communicatie van de ASDD naar extern loopt altijd via het DB en de vergadering van de adviesraad. Communicatie vanuit de clusters loopt altijd via dan wel in of na overleg met de voorzitters van de clusters. Het DB wordt hiervan, ook op inhoud, (met een cc) op de hoogte gesteld.

Artikel 4: Bijeenroeping ASDD 4.1 4.2

De ASDD vergadert minimaal 6 keer per kalenderjaar, met een maximum van 10 vergaderingen. De secretaris roept de ASDD bijeen met een kennisgeving en agenda, die minstens 10 dagen voorafgaand aan de vergadering wordt verzonden.

Artikel 5: Agendering 5.1 5.2

De ASDD-agenda wordt opgesteld door de secretariële ondersteuner in overleg met het DB. ASDD-leden en clustervoorzitters leveren tijdig agendapunten aan. De ASDD-agenda wordt minimaal 10 dagen voor de ASDD-vergadering gedeeld met de gemeente en ASDD-leden.

Artikel 6: Aanwezigheid van derden 6.1 6.2

Vergaderingen zijn openbaar, tenzij besloten wordt om deze achter gesloten deuren te houden. De ASDD en clusters kunnen deskundigen uitnodigen. Kosten hiervoor worden vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan het DB.

Artikel 7: Besluitvorming 7.1 7.2 7.3 7.4

De ASDD kan besluiten nemen als ten minste twee derde van de leden aanwezig is. Stemmen kunnen schriftelijk worden overgedragen aan een duo-lid of ander ASDD-lid. Besluiten worden bij meerderheid van stemmen genomen; de voorzitter heeft geen stemrecht. Stemming over personen is altijd schriftelijk in gesloten enveloppen. Blanco stemmingen of onthoudingen tellen niet als geldig uitgebrachte stemmen. Bij staken van stemmen wordt in een volgende vergadering opnieuw overlegd.

Artikel 8: Verslaglegging 8.1 8.2

De secretariële ondersteuner maakt verslagen van ASDD-vergaderingen, die in de volgende vergadering worden vastgesteld. Conceptnotulen worden niet buiten de ASDD verspreid; vastgestelde verslagen worden desgewenst gepubliceerd.

Artikel 9: Vertegenwoordiging 9.1 9.2

De voorzitter of vicevoorzitter met de secretaris vertegenwoordigen de ASDD in rechte. De ASDD kan leden bevoegdheden toekennen om de ASDD buiten rechte te vertegenwoordigen. 3

Gedragscode en Huishoudelijk reglement

Artikel 10: Commissies 10.1 De ASDD kan commissies instellen voor specifieke taken. De taak en samenstelling worden gedeeld met de gemeente. Artikel 11: Jaarverslag 11.1 Uiterlijk een maand voor het nieuwe jaar stelt de ASDD een activiteitenplan vast en deelt dit met de gemeente. 11.2 Jaarlijks voor 1 april brengt de ASDD verslag uit aan het college over activiteiten en financiële verantwoording. 11.3 Jaarlijks voor 1 oktober wordt een subsidieaanvraag ingediend door het DB. Artikel 12: Schorsing en ontslag 12.1 ASDD-leden kunnen bij disfunctioneren worden geschorst of ontslagen door een twee derde meerderheid. Stemming hierover vindt schriftelijk plaats. Het DB maakt hier melding van bij het college van het college van B&W. . 12.2 Clusters kunnen de ASDD verzoeken om schorsing van een clusterlid. De clusters doen dit verzoek als een meerderheid van het cluster hiertoe verzoekt. 12.3 Een schorsing duurt maximaal drie maanden. Uiterlijk in de derde maand beslist de ASDD of het geschorste lid wordt ontslagen of dat de schorsing beëindigd wordt. 12.4 Indien een lid van de ASDD of een lid van een van de clusters de naam van de ASDD in de diskrediet brengt kan het DB een lid schorsen. Betrokkene kan deze schorsing aanvechten door verzoek in te dienen bij de ASDD. De ASDD zal dan een besluit nemen.

Indien de ASDD de schorsing handhaaft, dan zal, bij meerderheid van stemmen in de ASDD, betrokkene worden voorgedragen voor ontslag of schorsing als lid van de ASDD of van één van de clusters. Artikel 13: Middelen De middelen van de ASDD bestaan uit: • Een professionele secretariële ondersteuner bezoldigd door de gemeente. • Een jaarlijkse bijdrage van de gemeente. • Overige inkomsten. Artikel 14: Zittingsduur 14.1 De zittingsduur van ASDD-leden en clusterleden is 4 jaar. Eenmalige herbenoeming voor maximaal 4 jaar mogelijk met een meerderheid van stemmen. We volgen hier de Governance Code1. In bijzondere gevallen waar de continuïteit van een cluster of de ASDD in het geding komt, kan van de termijn als bedoeld in lid 1 afgeweken worden en kan de zittingsduur met toelichting worden verlengd. Een governance-code is een verzameling van opgeschreven normen van waarden rondom goed bestuur en toezicht. 1

4

Gedragscode en Huishoudelijk reglement 14.2 Afwezigheid zonder kennisgeving leidt na 3 keer tot beëindiging van het lidmaatschap. Artikel 15: Slotbepalingen 15.1 In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de ASDD. 15.2 Wijzigingen aan het reglement kunnen alleen bij meerderheid van stemmen worden doorgevoerd door de ASDD. Vastgesteld door de ASDD tijdens zijn vergadering gehouden op 7 april 2025 te Deventer.

Jacqueline Santbergen onafhankelijk voorzitter

Kees Pels lid dagelijks bestuur

5