2025-06-16 Evaluatie contract Baker Tilly voorjaar 2025 ambtelijk advies

Evaluatie Baker Tilly 1. Inleiding

1.1 Aanleiding Er hebben geen gezamenlijke tussentijdse evaluaties plaatsgevonden. Per gemeente hebben, zover van toepassing, wel tussentijdse gesprekken plaatsgevonden om de samenwerking tussen accountant, Verbijzonderde interne controles (VIC) en gemeente af te stemmen en te bevorderen. We zitten nu nog aan het einde van de controles over boekjaar 2024. Conform contract zijn de controles over boekjaar 2025 de laatste. Daarna zijn nog twee optiejaren mogelijk. Het besluit over het wel of niet lichten van het eerste optiejaar, controles boekjaar 2026, moet voor 1 maart 2026 (een half jaar voor contracteinde) worden gecommuniceerd naar Baker Tilly. Echter als wij gezamenlijk besluiten om de optiejaren niet te lichten, moet een nieuwe Europese aanbesteding in gang worden gezet. Hiervoor moet rekening worden gehouden met een tijdsspanne van 3/4 jaar. Dat zou betekenen dat als wij per 1 september 2026 een nieuwe accountant willen hebben, die dan kan starten met de interimcontroles 2026, deze ook enige voorbereidingstijd moet hebben, dus rondom 1 april 2026 gecontracteerd moet zijn. Dan zouden wij al in juli 2025 moeten starten met de aanbesteding. Om een weloverwogen keuze te kunnen maken over het lichten van 1 of 2 optiejaren dient deze evaluatie.

1.2 Aanpak en leeswijzer Deze evaluatie is in concept opgesteld door de concerncontrollers met ambtelijke raadpleging en is daarna voorgelegd aan de 3 auditcommissies ter aanvulling. Hierna zal een raadsvoorstel/besluit volgen. De onderdelen die worden geëvalueerd zijn achtereenvolgens het contract zelf in hoofdstuk 2, de prijs in hoofdstuk 3, de accountantsdienst in hoofdstuk 4, de verbijzonderde interne controles in hoofdstuk 5, overige controles (indien van toepassing) in hoofdstuk 6 en tenslotte volgt de conclusie in hoofdstuk 7. Er wordt per hoofdstuk ingegaan op de afspraken bij contractering en de geleverde kwaliteit, de onafhankelijkheid, de samenwerking, de (proactieve) dienstverlening, de tijdigheid en planning, de doelmatigheid en de toegevoegde waarde voor de raden/auditcommissies.

2. Contract Het contract is tot stand gekomen na een Europese aanbesteding. Baker Tilly heeft een offerte uitgebracht op 3 september 2021. De overeenkomst is door de gemeenten getekend op 9-16 maart 2022. De overeenkomst heeft betrekking op de controles van zowel accountant als VIC over de boekjaren 2022, 2023, 2024, 2025 (t/m aug 2026). In het contract is 2 keer een optiejaar opgenomen, Boekjaar 2026 en boekjaar 2027. Het wel of niet lichten van een optiejaar dient een half jaar vooraf kenbaar te worden gemaakt (dus voor 1 maart 2026). OW: Er hebben geen gezamenlijke tussentijdse evaluaties plaatsgevonden. Wel hebben er vanuit OW meerdere keren gesprekken plaatsgevonden tussen VIC, accountant en gemeente om de processen vlotter te laten verlopen. Daarnaast heeft OW de intentie uitgesproken om de VIC in eigen huis te gaan doen vanaf de controles boekjaar 2026. In hoeverre dat ook haalbaar is wordt deze zomer duidelijk. Vraag is of dit onderdeel ook losgekoppeld kan worden van de rest van het contract. Deventer: De contracten met Baker Tilly Accountants (interim control, general IT-audit en controle jaarrekening) en Baker Tilly Business Advisory (uitvoering VIC-programma <> uitvoering intern controle plan) hebben wij jaarlijks afzonderlijk geëvalueerd en besproken met beide partijen. Pagina 1 van 18

Kernpunten: evaluatie op inhoud, proces en samenwerking: hetgeen contractueel is overeengekomen versus de realisatie (V=R) en doelmatigheid/doeltreffendheid. Raalte: De contracten met Baker Tilly Accountants en Baker Tilly Business Advisory hebben wij jaarlijks afzonderlijk van de andere DOWR-gemeenten geëvalueerd en besproken met beide partijen. Kernpunten: evaluatie op inhoud, proces en samenwerking. Hierbij is gekeken naar afspraken versus gerealiseerde resultaten, doelmatigheid en doeltreffendheid en advisering.

3. Prijs Bij de contractering zijn prijzen opgenomen voor zowel de accountantsdienst als voor de verbijzonderde interne controles. Deze staan in kolom 2022, al dan niet aangevuld met meerwerkkosten. De meerwerkkosten moeten vooraf zijn gecommuniceerd en zijn gebaseerd op de bij het contract meegeleverde kostprijzen per adviseur per uur. In het contract is tevens opgenomen dat er jaarlijks voor 1 juli wordt geïndexeerd conform CBS-cijfer. Dit geldt zowel voor de vaste bedragen als voor de uurtarieven inzake meerwerk. Gemeente\Boekjaar onderdeel Deventer accountant

Ontwikkeling in wet- en regelgeving accountants: vanaf boekjaar 2022 verplichting rapportage frauderisico’s en continuïteit in de controle verklaring Werkzaamheden n.a.v. bevindingen ML en toename op basis van opdrachtverstrekking (aanvullende tijdsbesteding AO/IB) Deventer meerwerk Accountant

2022 (o.b.v. gunning contract) 128.230+ indexering ad. € 6994 = 135.224

2023

2024

Opmerkingen

143.382

152.078

5.256

4000

4000

Indexcijfers 2022: 4,7% 2023: 6,6% 2024: 5,9% In dit contract zitten maar 17 SiSa-regelingen Verplichting vanuit wet- en regelgeving.

14.506

12.545

13.971

56.685

Dit meerwerk is aangegeven in ML: dit is geconstateerd vanuit de interim controle Administratieve bevindingen: € 11.228 Bevindingen Jeugdzorg: € 12.014 Grondexploitatie reclamemasten incl. correcties: € 10.239 Aanbestedingen casuïstiek (inhuur, hotelboot en Centric): €16.127 SiSabevindingen controle: te maken correcties € 7.077 Pagina 2 van 18

Gemeente\Boekjaar onderdeel Deventer uitbreiding SiSa-regelingen

2022 (o.b.v. gunning contract) 20.586

2023

2024

Opmerkingen

30.837

34.755

Groei SiSaregelingen: 2022: 37 2023: 45 2024: 45 In het basis contract zitten 17 SiSa-regelingen zie hierboven

Deventer accountant totaal Deventer VIC

232.257

190.764

204.804

96.065 + € 4.515 = € 100.580

107.218

113.544

Indexcijfers 2022: 4,7% 2023: 6,6% 2024: 5,9%

Deventer meerwerk VIC

19.000

21.693

Inschatting € 21.000 tot 24.000 (slotbespreking volgt nog)

Diverse aanvullende vragen op de primaire processen om de getrouwheid en rechtmatigheid aan te tonen. Afzonderlijke: gezien de bevinding VIC 2022 Jeugdzorg is mbt boekjaar 2023 een integrale controle noodzakelijk geweest dit in nauwe samenwerking met het VICteam. Zeer constructief verlopen en op basis dit onderzoek icm verbeteractie proces Jeugdzorg een getrouwe en rechtmatige verantwoording 2023. Omvang onderzoek € 31,44 miljoen (gecontroleerd

Deventer specifieke opdracht sociaal domein

55.000

Pagina 3 van 18

Gemeente\Boekjaar onderdeel

2022 (o.b.v. gunning contract)

2023

2024

Opmerkingen adhv 3 populaties)1

Deventer VIC totaal

119.580

183.911

137.544

Raalte accountant (incl. indexatie Nw. sisa regelingen en nw. wet en regelgeving Raalte meerwerk Acc

84.670+ index 3.980 = 88.350 22.238

94.500

100.491

27.088

28.269

10.112

Geen meerwerk

Raalte accountant totaal Raalte VIC (incl. index) Raalte meerwerk VIC

121.000

121.588

Nog niet bekend (verwachting is geen/ beperkt meerwerk) VOLGT NOG

70.405

75.052 13.650

70.405

88.702

geen meerwerk

Raalte VIC totaal

100.075

79.480 Nog niet bekend/ verwachting is geen/ beperkt meerwerk) VOLGT NOG

OW accountant

73.110 excl

110.000 excl.

OW meerwerk Accountant

Onbekend

14.826

117.530 excl (100.000 excl reeds betaald) Nog niet bekend

OW accountant totaal OW VIC

73.110 +? excl 48.032 + indec = 52 862 excl

124.826 excl 54.337 excl

VOLGT NOG 56.773 excl

OW meerwerk VIC

15.094 excl

44.588 excl

37.000 + ? excl

OW VIC totaal

67.956 excl

91.077 exc;

93.733 + ?

Meerwerk niet meer te herleiden uit financiële administratie Indexatie (22: 4,7%, 23: 6,6%, 24: 5,9%) In 2024 vooraf meerwerk afgesproken inzake extra steekproef en spend.

Is tijdig, dus voor 1 juli gecommuniceerd over de geïndexeerde bedragen? OW: Nee, in 2024 pas voor 1 september.

1 VIC: Sociaal Domein: Jeugdzorg Binnen het sociaal domein Jeugd heeft er een integraal herstelonderzoek plaatsgevonden. Dit betekent dat de in 2023 betaalde jeugdzorg ad. € 31,44 miljoen in totaal is gecontroleerd aan de hand van drie populaties. Deze controle is noodzakelijk geweest gezien de verbijzonderde interne controle bevindingen 2022. De administratieve organisatie en interne beheersing rondom het proces jeugdzorg is in 2023 versterkt en is vanaf de tweede helft 2023 op het gewenste noodzakelijke niveau.Concluderend wordt over 2023 € 290.112 aan jeugdzorglasten als financieel onzeker aangemerkt. Ter verduidelijking wordt vermeld dat dit bedrag niet geëxtrapoleerd hoeft te worden, aangezien reeds een integraal herstelonderzoek heeft plaatsgevonden.

Pagina 4 van 18

Deventer: Toe te passen de indexatie CBS indexcijfer 6920 accountants, boekhouders en belastingconsulenten: niet voor 1 juli maar in het 3e kwartaal van het lopende boekjaar is schriftelijk aangegeven waar contractueel rekening mee is te houden: opdrachtbevestiging controlecyclus 2023 en 2024 ontvangen op 21 september 2023 respectievelijk 18 juli 2024: grosso modo gezien: akkoord. Raalte: Ja, er is tijdig gecommuniceerd over de geïndexeerde bedragen (in augustus op basis van de dan bekende index per 1 juli). Is tijdig gecommuniceerd over meerwerkkosten? OW: er is steeds tijdig gecommuniceerd over meerwerkkosten. Deventer: Baker Tilly Accountants boekjaar 2022 Met betrekking tot controle boekjaar 2022 geldt dat over concrete bedragen meerwerkkosten ad. € 56.685 eerst is gecommuniceerd in eerste helft juli 2023 (voor de specificatie zie blz. 2). De concern controller en senior adviseur control hebben een analyse hierop uitgevoerd en zijn in de tweede helft 2023 hierop in gesprek gegaan met Marc Bekker en Wout Wentink. Naar aanleiding van dit gesprek hebben de concern controller en de senior adviseur control een afzonderlijke notitie samengesteld (eerste helt september 2023) ten behoeve van de griffier omtrent de meerwerkkosten.

Op 14 september 2023 heeft er een afzonderlijk gesprek plaatsgevonden met Baker Tilly Accountants: Marc Bekker, Wout Wentink, de griffier, de concern controller en de senior adviseur control. Na dit overleg heeft de griffier nog een schriftelijke reactie gestuurd naar de huisaccountant rondom de meerwerkkosten versus de contractueel gemaakte afspraken hieromtrent. Met betrekking tot meerwerkkosten 2023 en 2024 is wel tijdig gecommuniceerd. Overigens heeft de forse uitbreiding van het aantal SiSa-regelingen niet het karakter van meerwerk: de gemeente Deventer heeft optimaal gebruik gemaakt van de explosieve groei van het aantal SiSa-regelingen. Huisaccountant Boekjaar Aantal SiSa-regelingen Deloitte 2020 17 Deloitte 2021 26 Bakertilly 2022 37 Bakertilly 2023 45 Bakertilly 2024 45 De overeenkomst met Bakertilly is gebaseerd op 17 SiSa-regelingen (boekjaar 2020) Voor de beeldvorming: de financiële omvang van de SiSa-verantwoording is heel fors. Boekjaar 2019: € 47,2 Miljoen Boekjaar 2020: € 58,3 Boekjaar 2021: € 53,2 Boekjaar 2022: € 56,0 Boekjaar 2023: € 71,8 Boekjaar 2024: € 85,1 Met betrekking tot de boekjaren 2023 en 2024 heeft Baker Tilly Accountant wel tijdig gecommuniceerd. Baker Tilly Business Advisory heeft over de boekjaren 2022 t/m 2024 tijdig gecommuniceerd omtrent meerwerk. Raalte: Door Baker Tilly accountants is tijdig gecommuniceerd over de meerwerkkosten.

Baker Tilly Advisory heeft in 2023 niet tijdig gecommuniceerd over de meerwerkkosten. Hierover bij de evaluatie sluitende afspraken gemaakt dat er in de toekomst wel tijdig/ vooraf wordt gecommuniceerd over eventuele meerwerkkosten. Dat is vanaf dan ook gebeurd. Zijn meerwerkkosten aanvaardbaar geweest? OW: Gedeeltelijk. Er zijn onderbouwd extra werkzaamheden verricht, maar werkzaamheden zijn niet in alle gevallen doelmatig uitgevoerd, met name bij de VIC, zie opmerkingen aldaar. Dit geldt ook discussie over wat voldoende is en wat niet.

Pagina 5 van 18

Deventer: Ja, dat wil zeggen met betrekking tot het eerste controle jaar – boekjaar 2022 – zijn in het 2e en 3e kwartaal wel nadere analyse gemaakt rondom meerwerkkosten en zijn er afzonderlijke gesprekken gevoerd. Kortheidshalve verwijzen wij naar het bovenstaande. Raalte: Ja, meerwerkkosten zijn of via mail dan wel bij evaluatie goed onderbouwd. Overige OW: Zowel de facturering van de VIC, als de accountant is voor verbetering vatbaar. Omschrijvingen op de factuur zijn minimaal en soms niet te herleiden of het VIC of accountant betreft, ook is niet duidelijk wat er wordt gefactureerd en hoeveel dit van het totale bedrag is. Deventer: N.v.t. Raalte: N.v.t.

4. Accountantsdienst De opdracht aan de accountant is tweeledig. Enerzijds betreft het de wettelijke controles en rapportages en anderzijds de natuurlijke adviesfunctie. De wettelijke controles en documenten zijn: - Accountantscontrole jaarrekening, incl. SISA + bijlagen - Accountantsverslag - Accountantscontrole interim controle - Managementletter en Boardletter NB m.b.t. gemeente Deventer: De general IT-controle(GITC) & audit Cyber Security wordt door Baker Tilly IT-Advisory uitgevoerd: de rapportage hieromtrent wordt opgenomen in de Managementletter en nauw afgestemd met Baker Tilly Accountants. Kort en goed: de gemeente Deventer heeft te maken met 3 partijen (Baker Tilly Accountants, Baker Tilly Business Advisory (VICteam) en Baker Tilly IT-Advisory). De natuurlijke adviesfunctie conform beschrijving offerte: Sparren over onderwerpen die de controle dan wel de jaarrekening raken horen tot het budget. Uitwerken dan wel opstellen van documenten betreffen aanvullende opdrachten. De gemeenten beoordelen de accountantsdienst als volgt: Criteria\gemeente Kwaliteit van de controles

OW Goed, soms wat te detaillistisch.

Deventer Controlevisie / controle aanpak: Gezond kritisch, goede reikwijdte/diepgang en actueel?

Raalte Goed, soms wat detaillistisch.

De controle-visie/controle aanpak is gekoppeld aan een gezond kritische insteek qua reikwijdte en diepgang. Baker Tilly gaat op onderdelen wat dieper in op de processen / op de administratieve verantwoording en heeft hierdoor in het eerste controle jaar ook wat punten naar boven gehaald die in het verleden niet juist waren verantwoord. De opzet : auditplan Baker Tilly Accountants en Auditplan gemeente Pagina 6 van 18

Deventer (inclusief intern controleplan t.b.v. van de verbijzonderde interne controle) werkt in de praktijk goed. Vanuit de VIC wordt een VIC rapportage geleverd met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid die input is voor de rechtmatigheidsverantwoordi ng en de jaarrekening controle. Dit werkt goed in de praktijk. Wel is het zaak dat wij op korte termijn met het nieuwe financiële systeem een aantal processen verder optimaliseren (o.a. inkopen: factuur afhandeling: prestatie-akkoord verklaarder en budgethouder) zodat kan worden overgegaan op een systeem gerichte controle: het is dan geheel geautomatiseerd verankerd. Dit zal dan ook betekenen dat de VIC aantallen omlaag kunnen. Actuele ontwikkelingen of waarbij er bijzonderheden zijn rondom opzet, bestaan en werking van de administratieve ontwikkelingen worden meegenomen in het auditplan door Baker Tilly Accountants.

Onafhankelijkheid

Geen opmerkingen.

Communicatie

Gaat beter. Communicatie tussen VIC Baker Tilly en Accountant Baker Tilly nog steeds voor verbetering vatbaar. Inmiddels periodiek starten evaluatiegesprekken ingepland.

Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen. Goed: cf. de overeenkomst. Bereikbaarheid en communicatie: Alle medewerkers van de Baker Tilly onderdelen (Accountants en IT-Advisory) zijn tijdens de uitvoering van de diverse opdrachten heel goed bereikbaar en benaderbaar geweest. Communicatief gezien: prima verlopen. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen.

Goed: cf de overeenkomst Communicatie loopt over het algemeen prima. Klantgericht en (ook praktisch) meedenkend.

Pagina 7 van 18

NB: de gemeente Deventer stuurt strak op de verwachtingen. Proactief, “luister naar Deventer”, Klantgerichtheid Prima klant- en servicegerichtheid, proactieve houding en ook goed luisteren naar de klant Deventer: waar is behoefte aan/ wat is gewenst en noodzakelijk.

Efficiënt

Accountant doet werk van de VIC gedeeltelijk over. Te weinig gericht op risico’s, waardoor ook relatief kleine bedragen worden meegenomen in de controles. M.b.t. risicogericht werken heeft de gemeente zelf ook nog e.e.a. te doen.

Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen. Informatieverstrekking: kwantiteit en kwaliteit: De LOTS: de lijst op te leveren stukken met betrekking tot de interimcontrole en de jaarrekening controle hebben we tijdig ontvangen. Aan de voorkant hebben wij in 2022 zo gedegen mogelijk de op te leveren stukken afgestemd: verwachting management. Baker Tilly kent ook nieuwsbrieven rondom ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving. Jaarlijks ook beschikbaar een model Jaarrekening (volgens de laatste normen). Elementaire vaktechnische ontwikkeling worden proactief verstrekt door het controleteam

Door goede afstemming aan de voorkant (verwachtingen managen) loopt controle in het algemeen goed en efficiënt. Ook de afstemming vooraf tussen accountants en VIC draagt hieraan bij. Door jaarlijks te evalueren proberen we elk jaar samen steeds verder te ‘leren en verbeteren’. Dit loopt prima!

Het digitale dossier Huddle: Huddle werkt in de praktijk prima.: Huddle werkt snel, heel stabiel en geeft veel informatie rondom de geplaatste documenten c.a. Ook de beantwoording van accountantsvragen rondom de interim-controle en jaarrekening loopt via Huddle. De afhandeling van de beantwoording van de vragen is te volgen via Huddle. Kortom een zeer doelmatig en doeltreffend systeem en gebruiksvriendelijk. Pagina 8 van 18

Conclusie: Informatieverstrekking voldoet aan de gestelde eisen. Het digitale dossier Huddle voldoet beter dan de gestelde eisen. Flexibiliteit: Adequaat kunnen inspelen op ad hoc vragen Op ad hoc vragen van de gemeente Deventer is flexibel ingespeeld. Sprake van korte lijnen. Dit geldt voor alle onderdelen van Bakertilly. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen. Samenwerking: Interactie/ stijl van samenwerken Tijdens de uitvoering van de opdrachten is er sprake geweest van een proactieve samenwerking; constructieve en toegankelijke interactie. Medewerkers zijn serviceen klantgericht. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen.

Planning en tijdigheid

Meestal conform afspraken, soms wat vertraagd op onderdelen of verschuivingen tussen onderdelen. Hierdoor

Deskundigheid medewerkers: Kennis en kunde. Accountants en IT Advisory Controle-team: deskundigheid is op niveau: voldoet aan de gestelde eisen; Wout Wentink RA (Director Audit) “springt er boven uit” / maakt het verschil”. Hij beschikt over zeer veel kennis en ervaring en “draagt het controle team”. Medewerkers IT Advisory: voldoen aan de gestelde eisen: leveren een goede bijdrage rondom audit General IT Controls en Cybersecurity. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen. Nakomen afspraken: Hoe loopt dit in de praktijk qua planning en tijdigheid. Nagenoeg alle gemaakte toezeggingen en afspraken zijn tijdig nagekomen; dit

Door vooraf heldere afspraken te maken en verwachtingen uit te spreken verlopen planning Pagina 9 van 18

sluit het niet altijd aan op onze planning. In 2023 kwam vertraging door reparatiewerkzaamheden bij VIC door de ambtelijke organisatie, waardoor accountant pas later de controles kon doen. In 2024 is de oorzaak van de vertraging de afstemming tussen VIC en accountant en het beschikbaar hebben van mensen bij zowel de VIC als de accountant. Daarnaast is OW pas als 3e aan de beurt van de DOWR gemeenten.

Toegevoegde waarde en natuurlijke adviesfunctie

Aanbevelingen zijn nuttig en kunnen we wat mee. Het helpt ons om beter in control te komen. Natuurlijke adviesfunctie is zowel proactief, als reactief goed.

heeft een koppeling met de service- en klantgerichtheid van het auditteam. Dit geldt niet met betrekking tot het doorlopen proces meerwerk boekjaar 2022 vanuit Bakertilly Accountants. Dit hebben wij hierboven aangegeven. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen behoudens met betrekking tot facturering meerwerk boekjaar 2022. Dit is nader geanalyseerd en besproken; mbt boekjaar 2023 e.v. gaat dit goed. Duidelijke procedures: Aantal werkoverleggen, vaste agendapunten etc De procesafspraken zijn nagenoeg geheel nagekomen. Ook hebben we regelmatig een follow-up afstemming gehad rondom planning versus realisatie. Bij de interim-controle en de jaarrekening controle passen wij toe: 1. Vooraf een check-in gesprek: bespreken stand van zaken mbt de beantwoording Lijst op te leveren stukken en afstemmen bijzonderheden (casuïstiek, ontwikkelingen wet- en regelgeving c.a.). 2.Tussentijdse follow up gesprekken: planning controle versus realisatie en bespreken bijzonderheden. Kortom kort op het proces en een constructieve interactie. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen. Advisering/ kennisuitwisseling <> kennisdeling: Toegevoegde waarde natuurlijke adviesfunctie / invulling sparringpartner c.q. business partner.: Kwaliteit maar ook het aspect gevraagd en ongevraagde advisering. De advisering – zowel gevraagd als ongevraagd – is kwalitatief gezien op gedegen niveau geweest.

en tijdigheid over het algemeen goed. Luistert wel nauw over wat en wanneer de VIC oplevert. Als VIC niet tijdig levert hebben wij en ook de accountant hier ‘’last van’. Hier zit nog verbeterpuntje.

Is goed en voldoet aan de eisen. Bespreking ML en Rapport van bevindingen verloopt ook op goede en prettige wijze.

Pagina 10 van 18

Toegevoegde waarde en natuurlijk advies raad/auditcie

Innovatie / probleemoplossen d vermogen

Vertaling van managementletter in boardletter zeer mager. Aansluiting in rapportages bij niveau van raad/auditcie kan beter. Geen gebruik gemaakt van trainingsaanbod/worksho ps door raad. Natuurlijke adviesfunctie richting raad mag meer proactief, nu vooral reactief.

Nu hebben adviezen vooral betrekking om achteraf te repareren. De adviezen die gericht zijn op structurele verbetering hebben we wel ontvangen, maar de organisatie heeft ook nog e.e.a. te doen om de basis eerst op orde te

Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen. De auditcie maakt dit jaar voor het eerst gebruik van de mogelijkheid van het geven va workshops of aanbieden van verdieping door de accountant. Was voorheen geen specifieke vraag van de raad / auditcie over. De auditcie heeft de mogelijkheid om voorafgaande aan de controle ook nog zaken mee te geven aan de accountant waarin bij de jaarrekening specifiek aandacht moet worden gegeven. Dat gebeurt in de praktijk wisselend. Som zit die aandacht op zaken buiten de reikwijdte van de accountant. De toelichtingen die de accountant live geeft in de auditcie mbt tot de resultaten van de interim controle of jaarrekeningcontrole zijn voldoende en geven ruimte om verdere verdieping aan te bieden. De natuurlijke adviezen worden zoveel mogelijk in de voorliggende accountants stukken opgenomen. Dit is ook een wisselwerking en veel is ook afhankelijk van de interesse of nieuwsgierigheid van de raad / auditcie op onderwerpen. Wat meer actief aandragen van onderwerpen, inzichten of adviezen die relevant zijn voor de raad/auditcie én passen binnen de reikwijdte van de accountant zou welkom zijn. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen. Innovatie/ Probleemoplossend vermogen: Creativiteit in oplossingen, in de praktijk toepasbaar, pragmatisch.

Er is bij de uitvoering van de accountantscontrole en VICopdrachten in het algemeen gesteld constructief meegedacht in termen van

1 x per jaar tijdens de bespreking van het Rapport van bevindingen sluit de accountant aan bij de rekeningcommissi e. Bespreking verloopt op goede en prettige wijze. Naast dit moment is er nog weinig gebruik gemaakt van trainingsaanbod/ natuurlijke adviesfunctie richting raad. Is ook wisselwerking waar wel/geen behoefte aan is. Eindconclusie is dat we tevreden zijn ‘zoals nu gaat’.

Accountant denkt pro-actief met ons mee, maar is ook gehouden aan ‘alle wettelijke regeltjes’. Samen en in goed overleg proberen we ‘de paarse Pagina 11 van 18

krijgen. Zie ook verbeterplan control.

Kwaliteit controlerapportag es

Prima. De Boardletter kan nog wel worden verbeterd en specifiek voor raadsleden worden gemaakt.

Conclusie

Optiejaren kunnen wel worden ingezet

oplossingen. Ook een pragmatische insteek waar het mogelijk is geweest: dus ook balans gehouden in wat is theoretisch wenselijk en in de praktijk haalbaar. We zien in de praktijk dat de administratieve belasting / de wet- en regeldruk steeds groter wordt (zie ook de ontwikkelingen rondom de SiSa-regelingen en de aanscherping van de Controle en overige standaarden (COS). We moeten – zowel de gemeente Deventer als de accountant – hierop inspelen: de contingentiebenadering. Dit levert in de praktijk wel eens vragen op: wanneer is het voldoende, wanneer zetten we een punt….iedere accountant werkt vanuit de houding: niet gedocumenteerd is niet uitgevoerd: don’t tell us show us. Het digitale dossier moet op orde zijn: vanuit de eigen vaktechnische verantwoordelijkheid maar ook vanuit de wetenschap: intern wordt er ook nog weer gereviewd en de AFM kan ook nog om de hoek komen. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen. Kwaliteit controlerapportages: Inhoudelijke reikwijdte / diepgang; toegankelijk en concreet schriftelijk gerapporteerd. In het algemeen kunnen we stellen dat de rapportages gedegen en toegankelijk zijn. Ook nagenoeg altijd oplevering binnen de afgesproken tijd. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen. Optiejaren kunnen wel worden ingezet.

krokodillen’ zoveel mogelijk buiten de deur te houden. Ook hier zijn we tevreden ‘zoals het nu gaat’

Tevreden met hetgeen nu geleverd wordt.

Optiejaren kunnen wel worden ingezet. We zijn gewoon tevreden met deze accountant.

Pagina 12 van 18

5. Verbijzonderde interne controles Naast de accountantstaken hebben de drie gemeenten ook de verbijzonderde interne controles bij Baker Tilly belegd. Dit is in het contract opgenomen als “Ondersteunende functie”. In de bijlage bij het contract is hier ook een aparte prijsopgaaf voor gedaan. In de offerte van 3 september 2021 is het volgende opgenomen over de VIC: Aansluiting bij uitbestede standaard controles De verbijzonderde interne controlefunctie vervult een belangrijke rol bij de betrouwbaarheid van de interne en externe informatievoorziening, de toets op de realisatie van de gestelde doelen op het juiste kwaliteitsniveau en het adequaat managen van risico’s. Daarnaast zal deze functie een belangrijke rol hebben bij het implementeren van de rechtmatigheidsverantwoording. Het uitbesteden van de standaard controles aan Baker Tilly stelt u in staat om een kwalitatief hoogwaardige VICfunctie te handhaven zonder de tijd en moeite die het kost om een dergelijke functie in zelf stand te houden. Bijkomend voordeel is dat de uitgevoerde VIC-werkzaamheden door het team naadloos in de controle-aanpak voor de jaarrekening wordt verwerkt, waardoor een efficiencyslag ontstaat. Het controleteam voor de jaarrekening stemt concreet de inhoud van het interne controleplan met uw gemeenten en het team dat de uitbestede standaard controles uitvoert af.

Vanuit het team van de jaarrekeningcontrole wordt op deze geborgd dat: de risicoanalyse en de daarin opgenomen beheersmaatregelen in overeenstemming zijn met de wensen en verwachtingen. Doordat de uitvoering van de verbijzonderde interne controle gebaseerd is op de uitgangspunten en standaarden die binnen Baker Tilly gehanteerd worden is geborgd dat de uitbestede standaard controles op een adequate en toereikende wijze plaatsvinden, waardoor het team van de jaarrekeningcontrole maximaal gebruik kan maken van de werkzaamheden en bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde verbijzonderde interne controlewerkzaamheden. In de kostenstructuur staan de te controleren processen opgesomd: Inkopen en diensten, Rechtmatigheid Europese aanbestedingen, Betalingen, Investeringen MVA, WMO, PGB, Jeugdzorg, Participatiewet/IOAW/Bbz, Subsidieverstrekkingen/bijdragen derden, Subsidievaststellingen, Memoriaalboekingen, Belastingopbrengsten, Verhuuropbrengsten, Algemene uitkering, Treasury, SiSa, IMG, Mutaties grondexploitatie, Subsidieverkrijging, Overige opbrengsten. Daarnaast staan uren/euro’s genoemd voor Gesprekken en Rapportage. Ter aanvulling heeft gemeente Olst-Wijhe voor boekjaar 2024 ook de spendanalyse bij baker Tilly belegd en gevraagd om controles op personeelskosten. Tevens is ter ondervanging van het 4 ogen principe de steekproef uitgebreid.

Deze kosten zijn in 2024 onder meerwerk opgenomen. De gemeenten beoordelen de VIC als volgt: Criteria\gemee nte Kwaliteit en efficiency van de controles

OW

Deventer

Raalte

Onvoldoende. -Wij zetten zelf alle mappen op dossierniveau klaar op sharepoint -Bij uitvraag moeten wij zelf de budgetbeheerders koppelen -Eerste ronde vragen erg zwart wit, soms overbodige vragen, niet altijd inzicht in werkprocessen praktijk, dus onlogische vragen. -Baker Tilly houdt zelf nog een review, waardoor 2e ronde vragen. Soms

De opzet : auditplan Bakertilly Accountants en Auditplan gemeente Deventer (inclusief intern controleplan tbv van de verbijzonderde interne controle) werkt in de praktijk goed. Vanuit de VIC wordt een VIC rapportage geleverd met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid die input is voor de rechtmatigheidsverantwoor ding en de jaarrekening controle. Dit werkt goed in de praktijk. Wel is het zaak dat wij op korte termijn met het nieuwe financiële systeem

Tevreden met de kwaliteit en efficiency van de controles. In samenspraak opzetten van auditplan Baker Tilly en intern controleplan gemeente Raalte werkt prima. Op onderdelen kan nog verbeterslag worden gevonden waardoor nog efficiënter gewerkt kan worden.

Pagina 13 van 18

dubbel, soms nieuwe vragen. Kost ons extra tijd en leidt tot frustraties in organisatie. -Goed is veelal niet goed genoeg, bv bij prestatieonderbouwin g. -Werk wordt 4 x gedaan (Team CC, Trainee BT, Senior BT, accountant) -Controles niet op basis van risico’s maar over volle breedte. - Opmerkingen en vragen sluiten niet altijd aan bij presentatie van Baker Tilly aan de ambtelijke organisatie op 6/2/2025. - Onderscheid tussen getrouwheid (accountant) en rechtmatigheid (gemeente) niet altijd duidelijk.

Onafhankelijkh eid

Communicatie

VIC is een gemeentelijke taak, die wij hebben uitbesteed aan Baker Tilly. Baker Tilly stelt zich soms te onafhankelijk op t.o.v. team concerncontrol OW. Gaat beter. Communicatie

een aantal processen verder optimaliseren (o.a. inkopen: factuur afhandeling: prestatieakkoord verklaarder en budgethouder) zodat kan worden overgegaan op een systeem gerichte controle: het is dan geheel geautomatiseerd verankerd. Dit zal dan ook betekenen dat de VIC aantallen omlaag kunnen. Actuele ontwikkelingen of waarbij er bijzonderheden zijn rondom opzet, bestaan en werking van de administratieve ontwikkelingen worden meegenomen in het auditplan door Baker Tilly Accountants Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen. Flexibiliteit: Adequaat kunnen inspelen op ad hoc vragen Op ad hoc vragen van de gemeente Deventer rondom de VIC is flexibel ingespeeld. Sprake van korte lijnen. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen. Samenwerking: Interactie/ stijl van samenwerken Tijdens de uitvoering van de VIC-opdrachten is er sprake geweest van een proactieve samenwerking; constructieve en toegankelijke interactie. Medewerkers zijn serviceen klantgericht. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen. Het VIC-team is onafhankelijk en objectief. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen.

Bereikbaarheid en communicatie:

Goed: cf de overeenkomst

Met Baker Tilly Advisory (VIC) is het soms lastig Pagina 14 van 18

tussen VIC Baker Tilly en Accountant Baker Tilly nog steeds voor verbetering vatbaar. Inmiddels periodiek start- en evaluatiegesprekken ingepland. Met VIC nu wekelijks apart voortgangsgesprek. Uitvraag is soms wel erg onduidelijk, ook bij vragen niet altijd duidelijk wat men wil.

Planning en tijdigheid

Vanuit gemeente sturing op deadlines, vanuit Baker Tilly vertraagd. Bal wordt teruggekaatst dat onze kwaliteit van aanlevering onvoldoende is en dat zij daardoor meer tijd nodig hebben. Zie opmerkingen bij kwaliteit en efficiency.

Alle medewerkers van Bakertilly Business Advisory (VIC-team) zijn tijdens de uitvoering van de diverse opdrachten (VICopdrachten en specifieke controle sociaal domein / jeugd) heel goed bereikbaar en benaderbaar geweest. Communicatief gezien: prima verlopen. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen.

om gemaakte oplever afspraken volledig na te komen. Dit werkt dan ook door richting Baker Tilly accountants bij hun controle. Is ook aandachtspunt bij afgelopen en komende evaluatie.

NB: de gemeente Deventer stuurt strak op de verwachtingen. Proactief, “luister naar Deventer”, Klantgerichtheid Prima klant- en servicegerichtheid, proactieve houding en ook goed luisteren naar de klant Deventer: waar is behoefte aan/ wat is gewenst en noodzakelijk. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen. Nakomen afspraken: Hoe loopt dit in de praktijk qua planning en tijdigheid. Nagenoeg alle gemaakte toezeggingen en afspraken zijn tijdig nagekomen; dit heeft een koppeling met de service- en klantgerichtheid van het VIC-team. In de praktijk lukt het soms niet geheel direct alle noodzakelijke documenten voor de VIC-tijdig aan te leveren (circa 5%); hier wordt soepel op ingespeeld. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen.

Met Baker Tilly Advisory (VIC) is het soms lastig om gemaakte oplever afspraken volledig na te komen. Is ook aandachtspunt bij afgelopen en komende evaluatie.

Duidelijke procedures: Aantal werkoverleggen, vaste agendapunten etc. De procesafspraken zijn nagenoeg geheel nagekomen. Ook hebben we regelmatig een follow-up afstemming gehad rondom planning versus realisatie en bespreken we bijzonderheden.

Pagina 15 van 18

Toegevoegde waarde en natuurlijke adviesfunctie

Aanbevelingen zijn nuttig en kunnen we wat mee. Het helpt ons om beter in control te komen. Natuurlijke adviesfunctie is zowel proactief, als reactief goed. Ook wij hebben nog veel te doen met name op gebied van contracteren en processen. Nieuwe financieel systeem gaat wel helpen.

Kwaliteit rapportages

Over BJ 2023 halffabricaat gekregen. BJ 2024 verbetering zichtbaar, maar nog niet op gewenst niveau.

Het opleveren van het definitieve VIC-rapport boekjaren 2022 t/m 2024 heeft wat meer tijd gekost dan ingepland: dit ligt geheel aan de gemeente Deventer omdat we wat meer tijd nodig hadden om alle vragen te kunnen beantwoorden en de juiste onderbouwing te kunnen aanleveren. Kortom kort op het proces en een constructieve interactie. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen. Advisering/ kennisuitwisseling <> kennisdeling: Toegevoegde waarde natuurlijke adviesfunctie / invulling sparringpartner c.q. business partner.: Kwaliteit maar ook het aspect gevraagd en ongevraagde advisering. De advisering – zowel gevraagd als ongevraagd – is kwalitatief gezien op prima niveau geweest. Het management van het VICteam beschikt over heel veel kennis en ervaring. Bij moeilijke casuïstiek denkt men in termen van vaktechnische oplossingen: zit men er pragmatisch in. Wij stellen intern het verbijzonderd intern controleplan op: dit is een bijlage van het gemeentelijk auditplan. Sparring met het management VIC-team is professioneel en slagvaardig toegepast. Conclusie: voldoet aan de gestelde eisen Kwaliteit VIC-rapportage: De VIC-rapportages over de boekjaren 2022 t/m 2024 zijn qua toegankelijkheid /reikwijdte en diepgang zeer goed. Sec wordt ingegaan op de VIC-resultaten getrouwheid (hier maakt Baker Tilly Accountants gebruik van) en rechtmatigheid.

Hierover zijn we tevreden. Gesignaleerde aandachtspunten helpen ons verder in de kwaliteitsverbetering van onze eigen processen.

Prima, rapportages voldoen aan de gestelde eisen en zijn goed bruikbaar voor de rechtmatigheidsverantwoo rding

Pagina 16 van 18

Conclusie

Optie voor dit onderdeel niet lichten, maar afspraken maken met accountant hoe dit in eigen huis efficiënter kan worden gedaan. Accountant daarbij verantwoordelijk voor steekproef en extrapolatie. Daarnaast goede afspraken over rechtmatigheid en getrouwheidscontrole s. Indien gezamenlijkheid in DOWR verband de voorkeur heeft is het alternatief om onderdelen van de VIC bij Baker Tilly te beleggen, zoals de begrotingsrechtmatig heid en ze in te zeggen als adviesfunctie.

Deze vormen het fundament voor de af te geven Rechtmatigheidsverantwoor ding. De constructie die hebben: uitbesteding VIC op de primaire processen (inkopen, investeringen, grondexploitatie (vermeerderingen / verminderingen), opbrengsten, sociaal domein (WMO, Jeugdzorg, Beschermd Wonen), sociale zaken (Participatie Wet etc), Subsidieverstrekkingen en subsidie vaststellingen werkt goed in de praktijk. De eindresultaten worden vertaald in een VICrapportage die input geeft voor de controle van de jaarrekening (getrouwheid) en voor onze samenstelling van de rechtmatigheidsverantwoor ding.

Inhoudelijk, procesmatig en qua samenwerking voldoet het aan de gestelde eisen. Optiejaren kunnen wel worden ingezet.

Maar bovenal krijgen wij ook gedurende het jaar inzicht of we in control zijn. Immers de VIC-perioden zijn als volgt ingedeeld: VIC 1: jan t/m mei; VIC 2: juni t/m okt VIC 3: nov en dec. Inhoudelijk, procesmatig en qua samenwerking voldoet het aan de gestelde eisen. Optiejaren kunnen wel worden ingezet.

6. Overige Op basis van het contract zijn er ook specifieke accountantsverklaringen mogelijk. OW: Deventer: Hiervan heeft de gemeente Deventer gebruik gemaakt; over de boekjaren 2022 t/m 2024 is door Baker Tilly Accountants in het kader van de uitvoering door team BAD van het “Programma betalen private schulden (KOT: Kinder Opvang Toeslag) specifieke controles uitgevoerd conform het specifiek vastgestelde Controleprotocol. Over de genoemde jaren zijn door Baker Tilly Accountants verstrekt: ➢ Accountantsverslag Project Programma betalen private schulden; Pagina 17 van 18

➢

Controleverklaring en verantwoording Programma betalen private schulden.

Raalte: hier heeft Raalte geen gebruik gemaakt.

7. Conclusie OW: Accountant kan worden ingestemd met verlenging, maar is geen must. Voor de VIC zien wij af van verlenging. Het is nu te veel dossiers schuiven, 3dubbel op controles, veel misverstanden, draagt te weinig bij aan de doelen van een VIC. M.a.w. wij worden niet ontzorgd. Een alternatief is om onderdelen van de VIC bij bakert Tilly te beleggen, zoals de begrotingsrechtmatigheid en ze in te zetten als adviesfunctie voor onze eigen auditor. Deventer: Wij adviseren absoluut te verlengen; de gemeente Deventer is content met de huidige overeenkomst. Het huidige contract waarbij dus diensten worden afgenomen van Baker Tilly Accountants, Baker Tilly IT-Advisory (bijdrag in de audit Generel IT Controls en Cyber Security) en Baker Tilly Business Advisory (VIC team) wordt doelmatig en doeltreffend uitgevoerd en levert gedegen rapportages en adviezen op. Daarnaast geldt nog het volgende; bij de marktverkenning in maart/april 2021 hebben alle accountantskantoren aangegeven (behoudens de toenmalige huisaccountant Deloitte) dat rekening is te houden een “investering van 2 jaar” (zie onderstaande passage): door dus het huidige contract te verlengen maken we een beter “rendement van het contract”. Ten aanzien van de contractduur is flexibiliteit van belang, zowel voor de opdrachtgever als opdrachtnemer.

Dat voorkomt dat als de samenwerking niet goed je (in alle redelijkheid) in overleg kunt besluiten om te stoppen. Mocht de samenwerking daarentegen heel goed gaan, dan is er geen formele procedure nodig om die voort te zetten. Daarbij heeft voor ons een periode van ongeveer 4-7 jaren de voorkeur. De ervaring leert dat er minimaal 2 jaar nodig zijn om de klant echt goed te leren kennen en toegevoegde waarde te kunnen leveren en verbeteringen in gang te kunnen zetten. Daarnaast weten wij uit ervaring dat een wisseling van accountant van beide kanten een forse investering vragen. Een ander element van flexibiliteit betreft de optiejaren. Wij geven de voorkeur aan 2 ‐zijdige opties, zodat van beide kanten de opdracht geëvalueerd kan worden. Een totale contractperiode van 7 ‐8 jaren (incl. opties) heeft wat ons betreft de voorkeur, ook vanwege de verplichte roulatie volgens onze beroepsregels van partners / managers na 7 jaren van betrokkenheid. Raalte: wij adviseren zeker te verlengen en sluiten geheel aan bij de eindconclusie van Deventer, zowel wat betreft Baker Tilly accountants als Baker Tilly Advisory. We zijn tevreden over de geleverde dienstverlening en zien ook echt de meerwaarde tussen Baker Tilly accountants en Baker Tilly Advisory.

De onderlinge afstemming hierover aan het begin van de controles, tussentijds en de jaarlijkse gezamenlijke evaluatie dragen hier zeken aan bij.

Pagina 18 van 18