2025-06-09 Reactie en aanbevelingen van de Auditcommissie betreffende jaarstukken 2024

Grote Kerkhof 1 Postbus 5000 7400 GC Deventer

Aan: De leden van de gemeenteraad van Deventer en het college van Burgemeester en Wethouders

0570-589578 direct telefoonnummer

griffie@deventer.nl e-mail

Auditcommissie

9 juni 2025

kenmerk

uw referentie

datum

A. Kerver

Reactie en aanbevelingen Auditcommissie jaarstukken 2024

contactpersoon

onderwerp

Geachte raadsleden en collegeleden, Net zoals de afgelopen jaren heeft de Auditcommissie onderzoek gedaan naar de jaarrekening. Dit conform de verordening Auditcommissie waarin is opgenomen dat de commissie is belast met de voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande het vaststellen van de jaarrekening en het -verslag. Daarvoor bespreekt de auditcommissie de jaarstukken met de accountant en de ambtelijke en bestuurlijke adviseurs van de auditcommissie. Daarnaast bestudeert de commissie de stukken met de bril van een raadslid. De auditcommissie adviseert over de kwaliteit van de stukken, maar uitdrukkelijk niet over de inhoud. Het (politieke) oordeel over de jaarstukken is aan de raad. Bij advies over de kwaliteit betreft het de leesbaarheid, het navolgen van gemaakte afspraken tussen raad en college en de volledigheid van het proces rond jaarstukken. De raad heeft de jaarstukken 2024 op 22 mei jl. van het college ontvangen. De Auditcommissie heeft woensdag 4 juni 2025 een toelichting van de accountant gekregen op het concept Accountantsverslag 2024 over de concept Jaarrekening 2024 in aanwezigheid van de portefeuillehouder Financiën en de controller. Het goed is om te constateren dat de accountant opnieuw een goedkeurende accountantsverklaring voor de jaarrekening kan afgeven en een verklaring van getrouwheid op de rechtmatigheidsverklaring van het college.

Daarmee voldoet de jaarrekening aan de normen en eisen die daarvoor door de raad zijn gesteld. De Auditcommissie kan zich vinden in de bevindingen en de gedane aanbevelingen, die door de accountant zijn gedaan en wil de raad de volgende aandachtspunten meegeven. Leesbaarheid stukken Een zoektocht van de auditcommissie is de vraag of de jaarstukken over het algemeen goed leesbaar en helder van structuur en opzet zijn, een conclusie die zij vorig jaar trok. Daarbij hanteerde de commissie de volgende argumentatie: “De informatie is uitvoerig, maar, na het opdoen van enige routine en handigheid in het portal ‘hetgeldvan.deventer’ overzichtelijk en vindbaar.” De vraag aan het college voor het toevoegen van gerelateerde informatie kwam aanvankelijk van de commissie (en de raad) zelf.

---------------------------------------------------Reactie en aanbevelingen Auditcommissie jaarstukken 2024

De auditcommissie constateert een aantal dingen. Zij leest een opmerking van de accountant in haar accountantsverslag: “Wij adviseren u (= het college-red) de hoeveelheid gedetailleerde informatie te beperken tot wat echt relevant is voor de lezers. Overweeg om minder belangrijke details in bijlagen of aanvullende documenten te plaatsen. [...] Tot slot is het meer toepassen van visualisaties een mogelijkheid. In sommige gevallen zegt een visualisatie meer dan 1.000 woorden.”(pag.34). Daarbij trekt de commissie aanvullend de conclusie dat de presentatie van de jaarstukken in pdfformat aanzienlijk minder leesbaar is dan het portal ‘hetgeldvan.deventer’. Tot slot twijfelt de commissie over haar eerdere aanname dat een groot aantal raadsleden en opvolgers de informatie tot zich neemt via het portal. Mogelijk gebruikt een meerderheid van raadsleden en -opvolgers de minder toegankelijke pdf en doet zij dus ook geen routine en handigheid op in het portal doet. Dit bij elkaar leidt tot een aanbeveling aan de raad, een verzoek aan het college en een vraag aan de griffie. Advies 1a: De raad te vragen gebruik te maken van het portal hetgeldvan.deventer voor het bestuderen van financiële rapportages en documenten, dus ook voor de jaarstukken, gebruik . Omdat daar de informatie het meest leesvriendelijk en overzichtelijk wordt aangeboden.

Advies 1b: Het college te verzoeken zorg te dragen voor het realiseren van de portal als ‘brondocument1’ waarbij enige vorm van versie beheer op het portal maakt dat een ‘bevroren’ brondocument in pdf overbodig wordt. En daarbij dat het portal eerder beschikbaar is dan nu (een weekend na ontvangst van het pdf-document). Advies 1c: De griffie te vragen sessies te organiseren waarbij raadsleden en -opvolgers wordt geleerd te werken met het portal. Zorg dat gebruik kan worden gemaakt van de mogelijkheden van aantekeningen en het delen daarvan (achter de inlog) die het systeem biedt.

Opvolging aanbevelingen De Auditcommissie constateert dat haar aanbeveling 3 van vorig jaar niet is opgevolgd en kan dat niet rijmen met de conclusie uit de jaarstukken (pag. 7 portal) onder ‘Opvolging aanbevelingen’; “Aan de aanbevelingen wordt zo goed mogelijk invulling gegeven”. Vandaar dat de Auditcommissie opnieuw hier een punt van maakt. Advies 2: Het college opdracht te geven in de opzet van de jaarverantwoording, bij voorkeur in de samenvatting, inzichtelijk te maken waar de beslispunten uit het raadsbesluit hun grondslag vinden. Concreet is bijvoorbeeld beslispunt 3 uit het conceptbesluit niet uit de jaarstukken te herleiden. Advies 3: Van het college te verlangen uit te leggen wanneer een aanbeveling op onderdelen nog niet uitgevoerd kan worden en toe te lichten wat ervoor nodig is om dit wel op te pakken.

Prestatielevering sociaal domein Verder heeft de auditcommissie al eerder gesproken over de afhankelijkheid van verantwoordingsinformatie van derden in het sociaal domein. Op het gebied van sociaal domein heeft de gemeente van een aantal zorgaanbieders geen controleverklaringen ontvangen. Deze (goedkeurende) controleverklaringen heeft de gemeente nodig om zekerheid te krijgen dat alle gefactureerde zorg conform indicatie is geleverd en gefactureerd, voor de juiste prijs is gefactureerd en aan een inwoner van de gemeente is verstrekt. Dit leidt tot een onzekerheid van €4.888.000 bij 1 Idealiter wordt het financiële product dat door het college is aangeboden aan de raad niet gewijzigd totdat de raad het heeft

vastgesteld waarna het, met verwerking van eventuele aangenomen amendementen samen met het raadsbesluit, wordt gearchiveerd. Het portal kent geen versiebeheer en dwingt niet af dat geen wijzigingen worden gedaan gedurende behandeling door de raad. Dit ‘probleem’ doet zich al enige jaren voor. De huidige oplossing is suboptimaal: een pdf, een print van het portal op moment van aanbieding aan de raad.

---------------------------------------------------Reactie en aanbevelingen Auditcommissie jaarstukken 2024

de kosten Jeugdwet, Wmo en beschermd wonen en een onzekerheid voor het PGB-budget van €2.139.000. De genoemde onzekerheden blijven binnen de goedkeuringstolerantie van 3% van de totale lasten. Vanaf 1 januari 2025 gaat er echter een nieuwe (lagere) goedkeuringstolerantie gelden van 2%, als gevolg van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Deze wijziging en het belang van een maatschappelijk beeld van correcte inzet van middelen in het sociaal domein vragen daarom extra aandacht voor de onzekerheden in het sociaal domein. Advies 4: Het college te vragen inzicht te geven - met bijvoorbeeld met hulp van inzichten van andere gemeenten -van wat de voordelen en nadelen zijn van een meer uitgebreide controle op de uitgaven van middelen door derden partijen. Elementen daarbij zijn bijvoorbeeld extra kosten aan mensuren, verwacht direct en/of indirect rendement, mogelijke inbreuk op privacy van ontvangers. Met deze aanbevelingen hoopt de auditcommissie positief bij te dragen aan het verder optimaliseren van controle en verslaglegging over bestede collectieve middelen. Het is prettig en belangrijk om te constateren dat de verschillende onderdelen van audit, control en verantwoording goed in zicht en op orde zijn bij college en organisatie.

Met inachtneming van bovengenoemde opmerkingen adviseert de Auditcommissie positief ten aanzien van de jaarstukken 2024 en de bijbehorende accountantscontrole.

Namens de Auditcommissie,

Mevr. A. van der Meer voorzitter

---------------------------------------------------Reactie en aanbevelingen Auditcommissie jaarstukken 2024