20240515 Informatieve sessie Leidraad Grote Projecten (1)

Leidraad Grote Projecten WAT IS HET WEL, WAT IS HET NIET EN HOE KOMT DEVENTER TOT ZINVOL GEBRUIK

Programma van vanmiddag • Aftrap/inleiding • Verleden en heden: toelichting op de Leidraad • Hoe werkt Deventer in projecten Dit is een interactief college: vraag, vul aan, denk mee….

Aanleiding voor de Leidraad • Raadsonderzoek naar de plannen en realisatie van de Viking Film & Theater (Mimik) • Onderzoek gestart in november 2017, afgerond april 2018 • Resultaat het rapport “Van een wankele basis naar een stevig fundament” • Met daarin 16 (!) aanbevelingen

Aanbevelingen: 1.

Investeer als college meer tijd en geld aan de voorkant van een complex project

2.

Maak gebruik van de aanwezige projectervaring binnen de gemeentelijke organisatie, ongeacht of een project op afstand wordt geplaatst

3.

Hanteer een gevalideerde projectmanagement standaard voor alle complexe projecten.

4.

Zorg bij complexe projecten voor voldoende projectbeheersing en richt onafhankelijke projectcontrol in op het niveau van de gemeentelijke organisatie

5.

Stel algemene en specifieke kaders voor de risicobeheersing en toets deze als raad binnen het project

6.

Zorg voor constructieve tegenspraak bij complexe projecten

7.

Stel als raad een verordening of leidraad complexe projecten vast (zie ook aanbeveling 14)

8.

Maak als college de toegevoegde waarde van ontwikkeling door de NVMVD (of een andere partij op afstand) duidelijk voor de start van een complex project

9.

Zorg als college voor voldoende bestuursrechtelijke kennis binnen de projectorganisatie

10.

Wees er als raad en college van bewust dat alle risico’s bij een verbonden partij uiteindelijk toch terugkomen bij de gemeente

11.

Benut als college het beschikbare instrumentarium om controle uit te oefenen op een op afstand gezet project

12.

Borg het structureel uitwisselen van informatie en perspectieven aan de collegetafel wanneer de gemeente meerdere belangen in een project heeft.

13.

Voer het gesprek over de positie van de raad bij complexe projecten

14.

Maak als raad formele afspraken over de momenten waarop de raad in complexe projecten wordt geïnformeerd of ter besluitvorming wordt ingeschakeld ( zie ook aanbeveling 7)

15.

Houd als raad en college rekening met onzekere en ‘zachte factoren’ in een project.

16.

Bij grote projecten per kwartaal over de kaders (en het daarnaar handelen) en voortgang van de projecten van gedachten te wisselen dit zowel in het college als met de raad.

Aanleiding voor de Leidraad 7. Stel als raad een verordening of leidraad complexe projecten vast (zie ook aanbeveling 14) 14. Maak als raad formele afspraken over de momenten waarop de raad in complexe projecten wordt geïnformeerd of ter besluitvorming wordt ingeschakeld ( zie ook aanbeveling 7)

Plan van aanpak voor de Leidraad Doelstelling is te komen tot een leidraad grote projecten. Doel is ook om tussen en college en raad met elkaar in gesprek te komen over de positionering van de raad bij grote projecten. Dit moet leiden tot hele heldere, elkaar bindende, afspraken tussen college, raad en ambtelijke organisatie over de positie van de raad bij complexe projecten waaronder formele afspraken over de momenten waarop de raad in complexe projecten wordt geïnformeerd of ter besluitvorming wordt ingeschakeld.

De fases in de Leidraad 1. Initiatieffase 2. Verkenningsfase 3. Realisatiefase 4. Nazorgfase

Stappen in de tijd 27 maart 2019: Leidraad vastgesteld door de raad (hamerstuk) 24 maart 2022: Raadsmededeling Resultaten Evaluatie Viking project 25 januari 2023: Raadsbesluit Evaluatie Leidraad Grote Projecten

1. De Leidraad Grote Projecten vooralsnog niet aan te passen met uitzondering van hieronder beschreven punt 2 en 3. 2. Bij het besluit om een project toe te voegen aan de lijst Grote Projecten daarbij ook expliciet de vraag toe te voegen of extra (tussen)stappen/besluitmomenten aanvullend aan de Leidraad fasering gewenst of nodig zijn. 3. Deze vraag ook expliciet mee te nemen bij een besluit voor een faseovergang. 4. Te bouwen aan meer kennis en inzicht van de Leidraad bij raadsleden en opvolgers en daarvoor de griffie opdracht te geven hiervoor momenten en methoden te organiseren.

Op te leveren producten: Initiatieffase - Uitgewerkte probleemanalyse - Heldere omschrijving van de te bereiken doelen - Overzicht van mogelijke alternatieven/scenario’s - Wijze van betrokkenheid van (bestuurlijke) partners, verbonden partijen en de samenleving - Benodigde middelen voor de verkenningsfase, onverwachte investeringen en de risico’s voor de realisatie en exploitatie - Betrokkenheid van de raad tijdens de verkenningsfase

Op te leveren producten: Verkenningsfase - Uitgewerkt plan voor het grote project dat realiseerbaar is - Mogelijk; bekeken alternatieven/scenario’s en de wijze van afweging - De relevante onderzoeken en adviezen een rol hebben gespeeld - De doelstellingen, de scope, de kostenraming en dekking. - De wijze waarop het project organisatorisch wordt vormgegeven en uitgevoerd, de planning en de voorziene risico’s met betrekking tot de gekozen uitwerking van het project (in het plan) - De wijze van betrokkenheid van de (bestuurlijke) partners en de samenleving en hun eventuele commitment

Op te leveren producten: HET PLAN De scope van het project De raakvlakken met andere projecten De planning De financiën (kosten, dekking en exploitatie) De risico’s, de risicobeheersing en de mogelijke (financiële) gevolgen De betrokkenheid van de samenleving en relevante partners Genomen en te nemen bestuurlijke besluiten Overige informatie (VOOR DE RAAD) MIST: Inrichting van het project en de governance van het project

Op te leveren producten: Realisatiefase - GEEN GO-NO besluiten (standaard). Wèl melding en besluit over ‘scopewijzigingen’ die vallen buiten de eerder gestelde kaders - Voorgangsrapportages Scope Raakvlakken met andere projecten De planning Financiën (kosten, dekking en exploitatie) Risico(beheersing) en mogelijke (financiële) gevolgen Betrokkenheid samenleving Dat wat de raad verder zou moeten weten

Op te leveren producten: Nazorgfase Eindevaluatie en afsluiting

De grote projecten van vandaag Bedrijventerrein A1 De Marke Zuid Omgevingswet Slim Warmtenet Sportvoorziening Bathmen Podiumkunsten onder één dak

Want, in woorden van de Leidraad…. • Er zijn substantiële financiële gevolgen OF • Er zijn aanmerkelijke risico’s aan het project verbonden. OF • Er zijn belangrijke gevolgen voor de samenleving aan verbonden. OF • Er is sprake van een lange doorlooptijd die meerdere raadsperiodes kan betreffen. OF • Er is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en uitvoeringsproces. OF • Er is sprake van politieke gevoeligheid.

De Leidraad versus ‘gewone’ projecten - De Leidraad is van de raad - Faseovergang in de Leidraad vraagt een raadsbesluit - Faseovergang in de Leidraad is formeel en strikt In alle gevallen, bij alle projecten heeft het college een passieve en actieve informatieplicht