2024-973 Raadsvoorstel Wijziging GR Historisch Centrum Overijssel

RAADSVOORSTEL Onderwerp

:

Portefeuillehouder Voorstelnummer Datum B en W besluit Team

: : : :

Wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Overijssel Wethouder Duursma, 2024-973 3-12-2024 DEV-BLD-R

Inleiding Op 1 juli 2022 is de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in werking getreden. De huidige Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Overijssel (GR HCO) moet hierop worden aangepast. De landelijke wijziging van de Wgr is vooral bedoeld om democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken. Dit gebeurt door het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. De noodzaak om de GR HCO te actualiseren conform de jongste wetgeving is door Collectie Overijssel aangegrepen om daarnaast ook enkele specifieke wijzigingen ten behoeve van de gemeenschappelijke regeling HCO door te voeren. Deze hebben met name betrekking op de naamswijziging in “Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel” en het verzoek van de gemeente Ommen tot toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel.

Raadsvoorstel 1. Geen zienswijze in te dienen op de gewijzigde gemeenschappelijke regeling (conform art. 1, tweede en derde lid, van de Wgr)

Kern raadsvoorstel De gemeenten Deventer en Zwolle hebben de wettelijke verplichte taak van archiefbeheer opgedragen aan Collectie Overijssel en zich daartoe verenigd in de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel. Daar waar het archieven van rijksinstellingen in de provincie Overijssel betreft neemt ook het Rijk deel aan deze gemeenschappelijke regeling. Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel heeft besloten om de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel met ingang van 1 januari 2025 te wijzigen in de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel. Voor deze wijziging wordt een aantal redenen genoemd: 1. De wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) is per 1 juli 2022 gewijzigd. 2. Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel heeft op 29 september 2022 besloten om de statutaire naam van de gemeenschappelijke regeling te wijzigen in Collectie Overijssel. 3. De gemeente Ommen heeft verzocht om per 1 januari 2025 te kunnen toetreden tot de gemeenschappelijke regeling van het Historisch Centrum Overijssel. Op basis van de Wgr (art. 1, tweede en derde lid) moet de gemeenteraad in de gelegenheid worden gesteld om binnen acht weken zienswijzen in te dienen op het voorstel om de gemeenschappelijke regeling te wijzigen en de toetreding van de gemeente Ommen.

Nadat ook de andere deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling in de gelegenheid zijn gesteld om hun zienswijze naar voren te brengen en de eventuele zienswijzen zijn verwerkt in een definitief wijzigingsvoorstel, zal de gemeenteraad op basis van dat definitieve wijzigingsvoorstel afzonderlijk worden gevraagd om toestemming te verlenen voor het instemmen met de wijziging van de GR HCO. Hiervoor volgt een afzonderlijk raadsvoorstel.

Beoogd resultaat Beoogd wordt met de wijziging van de gemeenschappelijke regeling HCO om deze in lijn te brengen met de nieuwe wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr). Ook wordt de naam van de gemeenschappelijke regeling aangepast in Collectie Overijssel. Tenslotte, de wijziging maakt de toetreding van gemeente Ommen tot de gemeenschappelijke regeling mogelijk.

Kader * Wet Gemeenschappelijke Regelingen 2022 * Gemeenschappelijke Regeling HCO (2016) * Kadernota verbonden partijen 2017

Argumenten ten behoeve van de raad Voor 1. Met de wijzigingen voldoet de GR Collectie Overijssel aan de eisen van de Wgr 2022 De GR HCO is een zogenaamde “gemengde” regeling, ingesteld door de colleges van Zwolle en Deventer en het Rijk. Om deze reden heeft een aantal wetswijzigingen van de Wgr 2022 voor de GR Collectie Overijssel geen betekenis. Daarnaast zijn er eisen van de Wgr 2022 die wel in de GR Collectie Overijssel moeten worden opgenomen, zoals de in werking getreden Wet Elektronische Publicaties die ertoe leidt dat de bekendmakingsregeling moet worden gewijzigd in de GR. Daarnaast leidt de Wgr 2022 ertoe dat de regelingen van de Regionaal Historische Centra op een groot aantal punten moeten worden aangepast met als doel om de vertegenwoordigende organen beter in positie te brengen. Ook zijn er enige technische aanpassingen nodig. Bijlage 2 biedt een overzicht van de wijzigingen van de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel, ten opzichte van de gemeenschappelijke regeling HCO (2016). De wijzigingen zijn met de juristen van Deventer en Zwolle besproken. 2. De naam van de gemeenschappelijke regeling is gewijzigd in “Collectie Overijssel”. Als archief- en collectie beherende instelling heeft het Historisch Centrum Overijssel een naamwijziging doorgevoerd in “Collectie Overijssel”.

Hiermee geeft de archiefinstelling aan voortaan de focus te leggen op collectiebeheer en collectievorming (van archieven, documenten, foto’s en dergelijke). Door nu ook de naam van de gemeenschappelijke regeling te veranderen in Collectie Overijssel worden de naam van de instelling en de onderliggende gemeenschappelijke regeling eensluidend en eenduidig. De herkenbaarheid en zichtbaarheid van Collectie Overijssel als archief beherende instelling in Overijssel wordt daarmee vergroot. 3. Gemeente Ommen treedt per 1 januari 2025 toe tot de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel. De gemeente Ommen wil per 1 januari 2025 toetreden tot de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel. Het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling heeft ingestemd met de voorgenomen uitbreiding van de GR met de gemeente Ommen. De colleges van Zwolle en Deventer en het Rijk moeten instemmen met de toetreding van gemeente Ommen. Daartoe moeten de colleges van Zwolle en Deventer toestemming krijgen van hun gemeenteraden. Wanneer deze toestemming er is, zal Ommen met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2025 toetreden. Voor Collectie Overijssel is de beoogde toetreding van Ommen een positieve ontwikkeling. De Gemeenschappelijke Regeling wordt hierdoor versterkt en krijgt een bredere Overijsselse uitstraling. Door het voorgenomen vertrek van het Rijk

uit de GR, blijven alleen Deventer en Zwolle achter en een GR met slechts twee deelnemers is een bestuurlijk smalle basis. Het is dus wenselijk dat een gemeente als Ommen toetreed. In de gemeenschappelijk regeling Collectie Overijssel is voor de stemverhoudingen geregeld dat in het Algemeen Bestuur de gemeente Zwolle en Deventer en het Rijk elk twee stemmende leden hebben. Ommen wordt door één stemmend lid vertegenwoordigd. Tegen 1. Uittreding Rijk zorgt voor mogelijk een nieuwe wijziging in 2025 Vanwege de voortdurende onzekerheid over de besluitvorming rondom de nieuwe Archiefwet zijn in de voorliggende wijzigingsregeling niet meegenomen de gevolgen van: - De voorgenomen uittreding van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap uit de RHC's; - De wetswijziging van de Archiefwet. De inschatting is dat beide zaken per 1 januari 2026 van kracht worden. Dit betekent dat er in 2025 mogelijk opnieuw een wijzigingsregeling voor de gemeenschappelijke regeling zal moeten worden opgesteld en vastgesteld.

Betrokken partijen en participatie N.v.t.

Financiële consequenties Om Ommen de ruimte te geven de structurele exploitatiekosten in de meerjarenbegroting op te nemen is vanuit Collectie Overijssel een driejarig financieel ingroeimodel voorgesteld, waarbij de IMOC indexatie wordt gehanteerd. In het derde jaar zijn de tarieven voor deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling van de Gemeente Ommen naar verhouding gelijk aan de tarieven voor Gemeente Zwolle en de Gemeente Deventer. Voor Deventer zitten hier geen financiële consequenties aan.

Betrokkenheid raad Nadat ook de andere deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling in de gelegenheid zijn gesteld om hun zienswijze naar voren te brengen en de eventuele zienswijzen zijn verwerkt in een definitief wijzigingsvoorstel, zal de gemeenteraad op basis van dat definitieve wijzigingsvoorstel afzonderlijk worden gevraagd om toestemming te verlenen voor het instemmen met de wijziging van de GR HCO. Hiervoor volgt een afzonderlijk raadsvoorstel. Voor de volledigheid is de integrale GR tekst wel alvast als bijlage toegevoegd.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer, de secretaris, de burgemeester,

J.P. Wassens

R.C. König