2024-723 Raadsvoorstel Businesscase en voorkeurslocatie Collectie Overijssel
Tekst van het document
RAADSVOORSTEL Onderwerp
:
Portefeuillehouder Voorstelnummer Datum B en W besluit Team
: : : :
Businesscase Collectie Overijssel, scenario-onderzoek Athenaeumbibliotheek en voorkeurslocatie collectiecentrum Collectie Overijssel Wethouder Duursma, 2024-723 10-09-2024 DEV-BLD-R
Inleiding Collectie Overijssel is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Deventer en Zwolle en het Rijk en heeft de wettelijke taak wat betreft beheer, behoud en beschikbaarstelling van de archieven van deze overheden. Collectie Overijssel heeft twee locaties en op beide locaties ontstaat ruimtegebrek door volle depots en zijn de voorzieningen verouderd. Voor Collectie Overijssel reden om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn van een duurzame en toekomstbestendige locatie met genoeg ruimte waar alle archieven op één plek komen. Met dit voorstel worden de businesscase van Collectie Overijssel en het scenario-onderzoek van de Athenaeumbibliotheek ter informatie aan de raad aangeboden evenals de brief die het dagelijks bestuur van Collectie Overijssel heeft gestuurd aan het college.
Raadsvoorstel 1. In te stemmen met het verzoek van het dagelijks bestuur van Collectie Overijssel om te kiezen voor de Hanzeweg 19 in Deventer als locatie voor het collectiecentrum en het vervolgproces met Collectie Overijssel te starten om te komen tot verdere uitwerking van de plannen 2. Geen zienswijze in te dienen op het verzoek van het dagelijks bestuur van Collectie Overijssel om te kiezen voor de locatie Hanzeweg 19 als locatie voor het collectiecentrum en het vervolgproces met Collectie Overijssel te starten om te komen tot verdere uitwerking van de plannen
Kern raadsvoorstel Collectie Overijssel is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Deventer en Zwolle en het Rijk, waaronder de wettelijke archieftaken zijn gebracht. Daarnaast voert Collectie Overijssel op basis van dienstverleningsovereenkomsten archief-wettelijke taken uit voor onder meer provincie Overijssel en een aantal kleinere gemeenten. Collectie Overijssel heeft op dit moment twee locaties; één in Zwolle en één in Deventer, aan het Klooster 3 en 12. In de loop van de tijd is er door Collectie Overijssel 25 kilometer planklengte aan archieven bewaard. De huidige depotlocaties zijn vol geraakt en er is ruimtegebrek voor opname van nieuwe archieven. Hoewel tegenwoordig veel gedigitaliseerd is, is de verwachting dat er nog 13 kilometer aan archief bijkomt de komende jaren. Beide locaties lopen ook in kwalitatief opzicht tegen de grenzen; de klimaatsystemen zijn aan vervanging toe. Volgens regelgeving moeten de installatiesystemen in 2028 vervangen worden. Dit brengt kosten met zich mee, evenals de kosten voor renovatie en verduurzaming van de gebouwen die binnen enkele jaren voorzien zijn. De huidige ecologische footprint is groot vanwege het hoge energieverbruik. De beide huidige locaties zijn kortom verouderd, raken vol en huisvesting op twee verschillende locaties is niet de meest efficiënte manier van werken.
Alles bij elkaar reden voor Collectie Overijssel om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn van een duurzame en toekomstbestendige locatie waar alle archieven op één plek komen. Uitgangspunt voor dit onderzoek is het scenario voor een nieuw te bouwen duurzaam en centraal collectiecentrum. Andere (decentrale) huisvestingsopties zijn na een korte verkenning in een vroegtijdig stadium afgevallen op organisatorische, inhoudelijke en financiële gronden: - onvoldoende synergievoordelen voor de compacte organisatie Collectie Overijssel; - geen inhoudelijke voordelen voor onderzoekers/gebruikers vanwege het feit dat kennis en expertise niet gebundeld aangeboden wordt en archieven en collecties verspreid blijven liggen; - geen optie voor andere partijen om aan te sluiten waarmee het concept van een
provinciaal Collectiecentrum bij voorbaat wordt uitgesloten; - significant hogere investerings- en exploitatiekosten als er twee nieuwe depotlocaties gebouwd worden. De businesscase genaamd ‘Duurzame huisvesting archieven Deventer, Zwolle en Overijssel’ die hierbij ter informatie aangeboden wordt is de uitkomst van dit onderzoek. Op verzoek van Zwolle heeft er een second opinion plaatsgevonden die het onderzoek en de businesscase onderschrijft. Naast het archief maakt ook de Athenaeumbibliotheek deel uit van de ruimtes in Klooster 3 en 12. De Athenaeumbibliotheek valt als instelling onder de bedrijfsvoering van de Bibliotheek Deventer, maar deelt naast huisvesting ook expertise en faciliteiten van Collectie Overijssel. Een mogelijk vertrek van Collectie Overijssel heeft dan ook gevolgen voor de Athenaeumbibliotheek. De gevolgen van dit mogelijke vertrek zijn ook onderzocht en dit wordt in het scenario-onderzoek ‘Huisvesting Athenaeumbibliotheek’ ter informatie aangeboden. Wanneer Collectie Overijssel vertrekt uit de panden aan het Klooster, is het beste scenario voor de Athenaeumbibliotheek om mee te gaan naar een nieuw collectiecentrum. Wanneer de Athenaeumbibliotheek zelfstandig wordt gehuisvest heeft dit invloed op de formatie (collectiebehoud en gebouwbeheer) en op de ruimtebehoefte en dat heeft financiële consequenties.
Daarnaast geldt ook dat wanneer de Athenaeumbibliotheek in Klooster 3 of Klooster 12 blijft (zoals beide geschetst worden in het scenario-onderzoek) de huisvestingslasten omhoog gaan vanwege het invoeren van de kostprijsdekkende huur op basis van de Kadernota Vastgoed en de panden verduurzaamd moeten worden. Het heeft de voorkeur van de Athenaeumbibliotheek om de samenwerking met Collectie Overijssel voort te zetten. Op deze manier kunnen faciliteiten worden gedeeld en de aanwezige expertise van medewerkers beter worden benut. En specialistische werkruimten als restauratieruimte en scanruimte kunnen worden gedeeld. In dit scenario zijn de toekomstige huisvestingslasten het laagst. Naast het huisvestingsonderzoek heeft Collectie Overijssel een ander extern bureau opdracht gegeven om locatieonderzoek te doen, om zo tot een goede locatie te komen. Dat onderzoek is gedaan naar verschillende locaties in Deventer, Zwolle en omliggende gemeenten in Overijssel. Op basis van dit onderzoek is, op basis van een reeks factoren waarbij gekeken is naar o.a. kavelgrootte, eigendomssituatie, bereikbaarheid, toegankelijkheid en levendig milieu, een longlist van 45 locaties teruggebracht tot een zogenaamde ‘midlist’ van 14 locaties en van daaruit heeft één locatie de voorkeur gekregen.
De conclusie van het dagelijks bestuur is dat de Hanzeweg in Deventer de beste locatie is voor het toekomstige Collectiecentrum, waarin de archieven van Zwolle, Deventer en het Rijk duurzaam, efficiënt en toekomstbestendig worden bewaard en beheerd. Bovendien biedt deze locatie volop ruimte voor het aansluiten van toekomstige partners. Met dit voorstel worden de businesscase van Collectie Overijssel en het scenario-onderzoek van de Athenaeumbibliotheek ter informatie aan de raad aangeboden evenals de brief die het dagelijks bestuur van Collectie Overijssel heeft gestuurd aan het college. Middels deze brief is het college gevraagd om in te stemmen met de locatie ‘Hanzestrook’ (Hanzeweg 19) als locatie voor het collectiecentrum. In de brief staat dat gemeente Zwolle heeft aangegeven dat zij vanwege het afvallen van enkele Zwolse locaties opnieuw onderzoek wilde doen. Dit gaf geen aanleiding om het locatieonderzoek aan te houden. Het voorbehoud is opgenomen in de brief, maar is na beraad van het dagelijks bestuur niet meer aan de orde. Besluitvorming over een nieuwe locatie en een nieuwe archiefhuisvesting behoort tot de bevoegdheden van het algemeen bestuur van Collectie Overijssel, zolang er geen begrotingswijziging noodzakelijk is. Een begrotingswijziging is niet aan de
orde is, maar het algemeen bestuur hecht aan een transparante besluitvorming door vroegtijdig zowel de colleges als de gemeenteraden te informeren, dus worden de gemeenteraden aan de voorkant meegenomen middels de zienswijzeprocedure. Gezien de waarde van het behoud van het historisch archief en die van de Athenaeumbibliotheek voor Deventer en de kosten die een standalone van de Athenaeumbibliotheek met zich mee zouden brengen, is het college verheugd dat een locatie in Deventer als beste locatie uit het onafhankelijke onderzoek is gekomen. Het college stelt de gemeenteraad dan ook voor om geen zienswijze in te dienen.
Beoogd resultaat Beoogd wordt de realisatie in 2028 van een centraal gelokaliseerd duurzaam collectiecentrum, dat voldoende ruimte biedt voor huidige en toekomstige instroom van wettelijk te bewaren archieven en collecties. De archieven zullen goed bewaard worden onder wettelijke condities voor toekomstige generaties. Doordat het collectiecentrum in Deventer komt, zullen de documenten uit het archief en uit de Athenaeumbibliotheek in Deventer bewaard blijven, conform het raadsbesluit uit 2015. In het nieuwe collectiecentrum zal de collectie van de Athenaeumbibliotheek ook een plek krijgen. Het collectiecentrum moet bovendien voorzien in goede ontsluiting voor het publiek, dus inwoners en belanghebbenden kunnen gemakkelijk gebruik blijven maken van het archief.
Kader - Wet gemeenschappelijke regelingen - Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Overijssel - Kadernota verbonden partijen 2017 - Archiefwet 1995 - Cultuurnota 2019 – 2024 Boeien en Bloeien - Raadsvoorstel 2015-002054 ‘Ontvlechting en herpositionering Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek (SAB)’
Argumenten ten behoeve van de raad Voor: 1. Een nieuw te bouwen collectiecentrum biedt structureel lagere exploitatielasten; Collectie Overijssel zit op dit moment verspreid over meerdere huurpanden in Deventer en Zwolle. In Zwolle moet er per 2028 geïnvesteerd worden in het vervangen van de klimaatinstallaties en het compleet renoveren van het pand (hiervoor is een tijdelijke verhuizing van medewerkers en archieven noodzakelijk). In Deventer wordt de huurprijs opnieuw vastgesteld op basis van de Kadernota Vastgoed en Portefeuillestrategie Verduurzaming (kostprijsdekkende huur). Dit zal op termijn leiden tot een forse toename van de huisvestingslasten. 2. Een nieuw te bouwen collectiecentrum zorgt voor voldoende depotruimte voor toekomstige instroom van wettelijk te bewaren archieven en collecties. Deze archieven en collecties zullen duurzaam bewaard worden onder wettelijk vastgestelde condities voor toekomstige generaties. 3. Door uit te spreken dat het collectiecentrum in Deventer komt, zullen de documenten uit het archief en uit de Athenaeumbibliotheek in Deventer bewaard blijven, conform het raadsbesluit uit 2015. 4. Een nieuw te bouwen collectiecentrum zal een duurzaam gebouw (moeten) zijn met een kleine ecologische voetafdruk. 5.
Een nieuw te bouwen collectiecentrum biedt een kans voor doorgroei naar een breder collectiecentrum met landelijke uitstraling door het mogelijk aanhaken van nieuwe partners en Deventer instellingen. 6. De voorkeurslocatie aan de Hanzestrook voldoet het meest aan de wensen die
het dagelijks bestuur van Collectie Overijssel gesteld heeft ten aanzien van de locatie. De grond is eigendom van de gemeente Deventer en ontwikkeling is op korte termijn mogelijk. Tegen: 1. Het verhuizen van de archieven naar een nieuw te bouwen collectiecentrum haalt de documenten weg uit de historische binnenstad van Deventer. Dat kan als een gemis gezien worden. 2. De voorkeurslocatie Deventer is onder voorbehoud van de nieuwe archiefwet die in moet gaan per 1 januari 2026. In de huidige Archiefwet 1995 staat dat de rijksarchiefbewaarplaats bij de Regionaal Historische Centra in de provinciehoofdstad is. Bij de Regionaal Historische Centra zijn de rijksarchieven ondergebracht die naar hun aard verbonden zijn met de uitvoering van taken de rijksoverheid in de provincie zoals waterstaat en rechterlijke macht. Collectie Overijssel is het Regionaal Historische Centrum van de provincie Overijssel en dat moet volgens de huidige Archiefwet 1995 dus in Zwolle staan. In de nieuwe Archiefwet is dit voorbehoud niet opgenomen. 3. Een kanttekening die geplaatst dient te worden is de voorgenomen uittreding van het Rijk uit deze gemeenschappelijke regeling. Het Rijk is voornemens om per 1 januari 2026 uit alle gemeenschappelijke regelingen van RHC’s te treden.
De centra blijft wel zorg dragen voor de archieven en er zal middels een SPUK-regeling een jaarlijkse bijdrage vanuit het Rijk komen. Deze bijdrage zal niet lager zijn dan de huidige Rijksbijdrage, maar het is op dit moment nog niet duidelijk of deze bijdrage geïndexeerd zal worden. De uittreding van het Rijk is een financiële onzekerheid voor Collectie Overijssel, maar heeft geen concrete gevolgen voor dit project.
Betrokken partijen en participatie Collectie Overijssel Gemeente Zwolle Het Rijk Historische verenigingen en geïnteresseerden Collectie Overijssel heeft op 20 september 2023 een bijeenkomst georganiseerd voor raadsleden van Deventer en Zwolle om de huisvestingskwestie toe te lichten en de raadsleden de gelegenheid gegeven om vragen te stellen. Een zelfde soort bijeenkomst heeft op 12 oktober 2023 plaatsgevonden voor de historische verenigingen en geïnteresseerden van zowel Deventer als Zwolle
Financiële consequenties De investering voor de realisatie van een duurzaam centraal collectiecentrum is € 22.660.000, inclusief BTW. De inhoudelijke en financiële uitgangspunten hiervoor, zijn opgesteld in afstemming met de afdelingen Vastgoed en Financiën van de gemeenten Deventer en Zwolle. De annuïtaire afschrijving op de investeringskosten + onderhoudskosten + energiekosten vormen samen de jaarlijkse huisvestingslasten voor het nieuwe collectiecentrum. Dit komt zou voor de GR uitkomen op een jaarlijks bedrag van € 1.185.000. Ten opzichte van de huidige jaarlijkse huisvestingslasten van € 990.000 is dat een stijging van € 195.000. Echter gaan de huidige jaarlijkse huisvestingslasten omhoog vanwege het invoeren van de kostprijsdekkende huur op basis van de Kadernota Vastgoed. Ten opzichte van deze aangekondigde actualisatie zouden de jaarlijkse huisvestingslasten in een centraal collectiecentrum een afname van € 95.000 betekenen. Als Collectie Overijssel niet naar een nieuwe locatie zou gaan, gaan de huisvestingskosten nog verder stijgen, vanwege de verduurzamingskosten van locatie Klooster Deventer (inschatting: €10 miljoen,
middelen door gemeente Deventer beschikbaar te stellen) en grootschalige renovatiekosten locatie Eikenstraat Zwolle (€10 miljoen op basis van lopend meerjarenonderhoudplan, door GR Collectie Overijssel te betalen als verantwoordelijke voor het onderhoud). Collectie Overijssel kan de toekomstige huisvestingslasten van een nieuw centraal collectiecentrum in de huidige exploitatie opvangen; dit leidt niet tot een structureel hogere bijdrage van de partners in de GR. Collectie Overijssel kan financiering van de realisatie van een collectiecentrum zelf dragen door het aangaan van een langlopende lening bij de BNG (40 jaar). Garanties van de GR-partners richting BNG zijn niet nodig omdat de GR zelf voldoende zekerheid kan bieden. BNG hanteert momenteel wel een hogere rente ten opzichte van het met de gemeenten afgestemde rekenpercentage in bijgevoegde businesscase (3,7% versus 2,5%). Indien de financiering via een van de aangesloten gemeenten zou kunnen lopen, kan dit eventueel een kostenbesparing opleveren.
Betrokkenheid raad Collectie Overijssel heeft op 20 september 2023 een bijeenkomst georganiseerd voor raadsleden van Deventer en Zwolle om de huisvestingskwestie toe te lichten en de raadsleden de gelegenheid gegeven om vragen te stellen. Op 15 november 2023 zijn er schriftelijke vragen gesteld met als onderwerp ‘Huisvesting erfgoedcollecties’. Op 14 december zijn deze vragen door het college beantwoord. De raad heeft in de periode oktober – december 2023 een aantal brieven/reacties ontvangen van inwoners/belanghebbenden over de ontwikkelingen rond Collectie Overijssel. Naar aanleiding van de beantwoording van de vragen en de verschillende maatschappelijke reacties, heeft er een raadstafel plaatsgevonden op 10 januari 2024. Nu de businesscase van Collectie Overijssel en het scenario-onderzoek van de Athenaeumbibliotheek gereed zijn en er vanuit het bestuur van Collectie Overijssel een locatie de voorkeur heeft, worden de stukken aan uw raad aangeboden. Gezien het maatschappelijk en politieke belang voor het onderwerp is er voor gekozen de gemeenteraden van Deventer en Zwolle op voorhand te informeren en de mogelijkheid te bieden een zienswijze in te dienen. Het daadwerkelijk besluit om te kiezen voor een nieuw collectiecentrum en op welke locatie is aan het algemeen bestuur van Collectie Overijssel.
Er zal een ambtelijk projectteam worden gestart om input te leveren voor de eisen vanuit Deventer. De belangen van de Athenaeumbibliotheek worden hierin ook meegenomen. Ook zal gekeken worden welke kansen zich nog voordoen voor uitbreiding met meerdere functies door nieuwe partners en of de museale gemeentelijke collectie in het nieuwe collectiecentrum ondergebracht kan worden. Daarnaast zal worden gekeken naar de toekomstige invulling van Klooster 3 en 12. Zodra hier meer over bekend is, zal de raad middels een raadsmededeling op de hoogte worden gebracht. Ook zal de raad met enige regelmaat een raadsmededeling ontvangen over de voortgang van het project.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer, de secretaris, de burgemeester,
J.P. Wassens
R.C. König