2024-723 Huisvesting Athenaeumbibliotheek - scenariostudie d.d. 25.03.2024

Huisvesting Athenaeumbibliotheek Scenario onderzoek

25.03.2024 | Deventer | Alice van Diepen

Inhoud Aanleiding Opdracht Huidige situatie Ruimtebehoefte Athenaeumbibliotheek

Scenario’s Scenario - Centraal Collectiecentrum Scenario - Klooster 3 Scenario - Klooster 12 Scenario - Elders/Fictief Scenariovergelijk Aandachtspunten

Samenvattend

Foto afkomstig uit Collectie Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Aanleiding De Athenaeumbibliotheek, gesticht in 1560, is sinds de jaren 70 gehuisvest aan het Klooster in Deventer. Vanaf 2016 is de Athenaeumbibliotheek onderdeel van de Bibliotheek Deventer. Collectie Overijssel is huisgenoot en samenwerkingspartner.

Collectie Overijssel heeft onlangs aangegeven dat de huidige locaties in zowel Deventer als Zwolle in de nabije toekomst niet voldoen aan de wettelijk eisen voor een archiefbewaarplaats en onvoldoende ruimte bieden voor de instroom van nieuwe collecties. Collectie Overijssel streeft naar een duurzaam en energieneutraal Centraal Collectiecentrum waarbij zij de huidige panden in Deventer en Zwolle zullen verlaten. Dit beoogde vertrek raakt de bedrijfsvoering van de Athenaeumbibliotheek. Foto afkomstig uit Collectie Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Opdracht Op 15 november 2023 zijn er raadsvragen gesteld over de huisvesting van erfgoedcollecties in Deventer. Het college heeft in haar beantwoording op 12 december 2023 aangeven bereid te zijn scenario’s te onderzoeken met betrekking tot het ontstane huisvestingsvraagstuk voor de Athenaeumbibliotheek. In de raadstafel van 10 januari 2024 heeft de wethouder dit nogmaals bevestigd.

Foto afkomstig uit Collectie Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Huidige situatie Het “Buiskenshuis” van de Zusters van het Gemene Leven staat in Deventer, het noordelijke deel aan Klooster 6-12 en Noordenbergstraat 40-46 en het zuidelijke deel aan Klooster 3-15, de voormalige Atheneumbibliotheek en het huidige stadsarchief. Het noordelijke deel van het complex bestaat uit in totaal één hoofdgebouw die is samengesteld uit tien aaneengeschakelde gebouwen. Het zuidelijke deel van het complex bestaat uit in totaal één hoofdgebouw die is samengesteld uit zes aaneengeschakelde bouwdelen. De panden aan Klooster 6-12 en Klooster 3-15 zijn Rijkmonumenten. Tevens behoort het gehele complex tot het beschermd stads- en dorpsgezicht Deventer. Athenaeumbibliotheek Deventer maakt Overijssel gebruik van deze complexen.

samen

met

Collectie

Voormalig Buiskenshuis

Depotgebouw Voormalig woon-werkpanden

Huidige situatie De huurafspraken voor de panden aan het Klooster 3 en 12 zijn verouderd. Op basis van de Kadernota Vastgoed 2022 dient een kostprijs dekkende huur te worden berekend. Tevens zullen de monumentale panden verduurzaamd moeten worden conform de Portefeuillestrategie Verduurzaming d.d. 19 juli 2023. Onderstaande tabel geeft inzicht in de huurprijsontwikkeling voor beide panden bij voortzetting huidig gebruik door Collectie Overijssel en de Athenaeumbibliotheek samen. Tijdens de ontvlechting en herpositionering in 2016 is hiervoor een verdeelsleutel vastgesteld tussen Collectie Overijssel en de Athenaeumbibliotheek. 62% voor rekening van Collectie Overijssel en 38% voor de Athenaeumbibliotheek. Huidige huur

Kostprijs dekkende huur

Kostprijs dekkende huur na verduurzaming

€ 22.000

€ 101.000

€ 260.000

-

€ 65.000

€ 65.000

€ 35.000

€ 213.000

€ 494.000

-

€ 144.000

€ 144.000

Totaal

€ 57.000

€ 523.000

€ 963.000

62% Collectie Overijssel

€ 35.000

€ 324.000

€ 597.000

38% Athenaeumbibliotheek

€ 22.000

€ 199.000

€ 366.000

Klooster 3 - Huur Klooster 3 - Huurdersonderhoud

Klooster 12 - Huur Klooster 12 - Huurdersonderhoud

Ruimtebehoefte Op dit moment maken de Athenaeumbibliotheek en Collectie Overijssel gebruik van elkaars faciliteiten. Wanneer de Athenaeumbibliotheek zelfstandig wordt gehuisvest heeft dit invloed op de formatie (collectiebehoud en gebouwbeheer) maar ook op de ruimtebehoefte. Bij het vaststellen van de individuele ruimtebehoefte voor de Athenaeumbibliotheek als zelfstandig gehuisveste organisatie is onderscheid gemaakt in depotruimte, werkruimte en publieksruimte. Depot met verrijdbare stellingen •

Depotruimte

ca. 400 m2 (uitgaande van 5 km archief)

•

Werkruimte

ca. 200 m2 (uitgaande van groei naar 8 fte)

•

Publieksruimte

ca. 150 m2 (leeszaal, expositie, auditorium, vrijwilligersruimte) ca. 750 m2 FNO / 900 m2 BVO

Depot met vaste stellingen •

Depotruimte

ca. 650 m2 (uitgaande van 5 km archief)

•

Werkruimte

ca. 200 m2 (uitgaande van groei naar 8 fte)

•

Publieksruimte

ca. 150 m2 (leeszaal, expositie, auditorium, vrijwilligersruimte) ca. 1000 m2 FNO / 1200 m2 BVO

FNO = Functioneel Nuttig Oppervlak BVO = Bruto Vloer Oppervlak

Scenario’s De volgende scenario’s zijn voor de Athenaeumbibliotheek nader onderzocht:

•

als onderdeel van een Centraal Collectiecentrum (in Deventer)

•

zelfstandig, geconcentreerd in Klooster 3

•

zelfstandig, geconcentreerd in een deel van Klooster 12

•

zelfstandig, elders in Deventer

Foto afkomstig uit Collectie Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Scenario - Centraal Collectiecentrum Wanneer de samenwerking tussen de Athenaeumbibliotheek en Collectie Overijssel wordt voortgezet in een nieuw Centraal Collectiecentrum kan, net als op dit moment al gebeurt, gebruik worden gemaakt van elkaars expertise en voorzieningen. Dit betekent dat in dit scenario de individuele ruimtebehoefte van de Athenaeumbibliotheek aanzienlijk lager wordt dan in de overige scenario’s. Publieksruimten worden voor bezoekers van beide organisaties ingezet. Specialistische werkruimten zoals (quarantaineruimte, restauratieruimte, collectiebehoud, scanruimte etc) kunnen worden gedeeld. De resterende ruimtebehoefte betreft overwegend depotruimte (400 m2 FNO) en drie extra werkplekken voor de medewerkers van de Athenaeumbibliotheek.

Scenario - Klooster 3 Het pand aan Klooster 3 is voldoende groot om de gehele collectie van de Athenaeumbibliotheek te huisvesten inclusief publieksruimten en werkruimten. De publieksruimten en het depot zijn goed toegankelijk voor mindervalide medewerkers en bezoekers. Om de toegankelijkheid van de werkruimten te verbeteren zou een extra lift kunnen worden geplaats. Een bouwhistorisch onderzoek zal de basis moeten zijn voor een zorgvuldige afweging van een dergelijke ingreep. De verhouding tussen functioneel nuttig oppervlak (FNO) en bruto vloer oppervlak (BVO) is ongeveer factor 1,5 voor dit gebouwencomplex.

Foto afkomstig uit Collectie Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Scenario - Klooster 3 Onderstaand vlekkenplan is een schematische weergave hoe Klooster 3 ingezet kan worden voor de huisvesting van de Athenaeumbibliotheek.

publieksruimte depotruimte verkeersruimte (trap/lift) werkruimte/kantoor technische ruimte begane grond

verdieping 1

verdieping 2

verdieping 3

verdieping 4

vrije ruimte (nieuwe functie)

De publieksruimten zijn geconcentreerd op de begane grond. De werkruimten op de verdieping. In deze opzet is overmaat aanwezig (depotruimte en werkruimte) en beschikbaar voor een derde partij/nieuwe functie

Scenario - Klooster 3 Het concentreren van alle benodigde faciliteiten voor de Athenaeumbibliotheek in Klooster 3 biedt mogelijkheden. Omdat niet langer gebruik kan worden gemaakt van de expertise en faciliteiten van Collectie Overijssel is dit van invloed op de ruimtebehoefte en formatie van de Athenaeumbibliotheek.

In dit scenario is de ruimtebehoefte voor de Athenaeumbibliotheek vastgesteld op circa 1340 m2 BVO. Daarnaast is circa 700 m2 BVO beschikbaar voor een aanverwante partij. Wanneer een geschikte huisgenoot op het gebied van kunst/cultuur/erfgoed wordt gevonden kan de aanwezige overmaat in het gebouw efficiënt worden benut. Hiermee kan het karakteristieke, monumentale pand haar culturele invulling behouden.

Foto afkomstig uit Collectie Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Scenario - Klooster 12 Het gebouwencomplex Klooster 12 bestaat uit een kapel met links een dwarsvleugel, rechts een uitbouw met links van de kapel, aan de Noordenbergstraat, vijf diepe huizen waarvan de twee noordelijkste huizen zijn voorzien van een achterhuis. Tussen deze diepe huizen en de dwarsvleugel van de kapel bevindt zich een (deels)overdekte binnenplaats. In de huidige situatie is de voormalig kapel in gebruik als depot voor zowel de Athenaeumbibliotheek als Collectie Overijssel. De depots zitten vol en bieden onvoldoende ruimte voor instroom van nieuwe collectie. De publieksruimten zijn gesitueerd in de vijf diepe huizen aan de Noordenbergstraat. Door de enorme toename van het aantal digitale raadplegingen en een sterke afname van het aantal fysieke bezoeken worden de publieksruimten beperkt benut. Foto afkomstig uit Collectie Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Scenario - Klooster 12 Onderstaand vlekkenplan is een schematische weergave hoe de verschillende gebouwen van Klooster 12 ingezet kunnen worden voor de huisvesting van de Athenaeumbibliotheek. publieksruimte depotruimte verkeersruimte (trap/lift) werkruimte/kantoor technische ruimte vrije ruimte (nieuwe functie / afstoten)

begane grond

verdieping 1

verdieping 2

verdieping 3

binnentuin

overzichtstekening

omliggende bebouwing (derden)

De vijf voormalig woon-werkpanden aan de Noordenbergstraat zijn niet nodig om in de ruimtebehoefte van de Athenaeumbibliotheek te voorzien en worden in dit scenario volledig vrijgespeeld.

Scenario - Klooster 12 Wanneer Collectie Overijssel vertrekt uit Klooster 12 ontstaat er voldoende ruimte om de totale huisvestingsbehoefte van de Athenaeumbibliotheek onder te brengen in de bouwdelen aan het Klooster 6-8. De woonwerkpanden aan de Noordenbergstraat kunnen volledig worden vrijgespeeld en ingezet worden voor nieuwe beleidsdoelen (of eventueel verkoop) Een groot nadeel van de bouwdelen aan het Klooster 6-8 is dat de gevels bij de voorgaande ingrijpende verbouwing bijna volledig zijn dichtgemetseld waardoor de aanwezige hoeveelheid daglicht beperkt is. Tevens zorgt de beperkte vrije verdiepingshoogte ervoor dat de uitstraling voor de publiekstoegankelijke functies, zeer matig is. Naast verduurzaming is voor het bouwdeel Klooster 6-8 een grootschalige asbestsanering noodzakelijk. Van deze bouwdelen bestaat de totale dakconstructie uit hechtgebonden asbest. Foto afkomstig uit Collectie Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Scenario - Elders/Fictief Het aanbod bedrijfsruimten in Deventer, passend bij de ruimtebehoefte van de Athenaeumbibliotheek, is zeer beperkt. Wanneer naar een toekomstbestendig (duurzaam) gebouw met minimaal energielabel A wordt gezocht is er op dit moment zelfs helemaal geen bedrijfsruimte beschikbaar.

Uitgangspunten: Bedrijfsruimte in Deventer - standaard ROZ huurcontract Klimaatinstallatie depotruimte v.r.v. huurder Uitgaande van vaste stellingen i.v.m. vloerbelasting Vloeroppervlak tussen 1.000-1.500 m2 i.v.m. indelingsverlies In het scenariovergelijk zal worden gerekend met een fictieve bedrijfsruimte met een omvang van 1400 m2 en bijbehorende huurprijs van € 140,-/m2 Foto afkomstig uit Collectie Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Scenariovergelijk Huisvestingslasten bestaan naast huur en huurdersonderhoud ook uit kosten voor het verbruik van gas/water/licht, schoonmaak, verzekeringen, gemeentelijke heffingen etc. Deze variabele exploitatiekosten zijn in deze initiatieffase buiten beschouwing gelaten om schijnnauwkeurigheid te voorkomen. Scenario’s

Onderdeel van Centraal Collectiecentrum

Klooster 3 Geheel

Klooster 12 Gedeeltelijk

Elders / Fictief (1400 m2)

Duurzaamheid

Energie Neutraal Gebouw

Maatwerk Monument

Maatwerk Monument

Minimaal Energielabel A

Ruimtebehoefte (m2 BVO)

550 m2

eigen gebruik 1340 m2 verhuur derden 700 m2

1300 m2

1400 m2

Huur (incl. stellingkasten)

€ 105.000

€ 260.000

€ 257.000

(exclusief) € 196.000

Huurdersonderhoud

Incl.

€ 65.000

€ 62.000

€ 12.000

Bedrijfsinstallatie (klimaat depot)

Incl.

Incl.

Incl.

€ 52.000

€ 105.000

€ 325.000

€ 319.000

€ 260.000

-

€ 60.000

-

-

Totaal Huurinkomsten derden

Aandachtspunten In deze fase van het scenario onderzoek is de focus gelegd op de toekomstige huur- en onderhoudskosten van de verschillende scenario’s. Overige huisvestingskosten zoals schoonmaak, verbruik gas/water/licht, heffingen, verzekeringen etc. zijn in deze initiatieffase nog buiten beschouwing gelaten.

Naast de structurele kosten voor huur en onderhoud zijn ook incidentele kosten te verwachten voor tijdelijke huisvesting, maar ook voor het verhuizen (en eventueel ontvlechten) van de collecties. De Athenaeumbibliotheek en Collectie Overijssel delen niet alleen huisvesting. Zij maken ook gebruik van elkaars expertise en faciliteiten. Wanneer de Athenaeumbibliotheek zelfstandig gehuisvest wordt, leidt dit tot toename in ruimtebehoefte en formatie (collectiebehoud en gebouwbeheer).

Foto afkomstig uit Collectie Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

De initiële afspraken tussen de Athenaeumbibliotheek en Collectie Overijssel uit 2016 over de inzet van mensen en middelen zullen geactualiseerd moeten worden.

Samenvattend Als onderdeel van Centraal Collectiecentrum

Geconcentreerd in Klooster 3

Voorkeur van de Athenaeumbibliotheek is om de samenwerking met Collectie Overijssel in een nieuw Centraal Collectiecentrum voort te zetten.

Wanneer het nieuwe Centraal Collectiecentrum voor Collectie Overijssel niet in Deventer wordt gerealiseerd, zou het concentreren van de faciliteiten voor de Athenaeumbibliotheek in Klooster 3 een (acceptabel/goed?) alternatief kunnen zijn.

Faciliteiten kunnen worden gedeeld en de aanwezige expertise van medewerkers wordt beter benut. In dit scenario is zowel de ruimtebehoefte als de benodigde formatie voor de Athenaeumbibliotheek het kleinst. Hiermee zijn de toekomstige huisvestingslasten het laagst en kan de Athenaeumbibliotheek haar werkzaamheden continueren op basis van de huidige formatieruimte.

In het vervolgtraject voor dit scenario zal, op basis van een bouwhistorisch onderzoek, het verbeteren van de toegankelijkheid van de werkruimten nader moeten worden onderzocht. Tevens zal een geschikte huisgenoot moeten worden gezocht voor een goede invulling van de beschikbare meters.

Zijn er nog vragen?