2024-587 Reactie college aanbevelingen auditcommissie jaarstukken 2023

Grote Kerkhof 1 Postbus 5000 7400 GC Deventer 14 0570 telefoon

Aan: De leden van de gemeenteraad van de gemeente Deventer

direct telefoonnummer

gemeente@deventer.nl e-mail

DEV-RM/ 2024-587 kenmerk

24 juni 2024 uw referentie

datum

Aanbevelingen Auditcommissie jaarstukken 2023 contactpersoon

onderwerp

Geachte leden van de gemeenteraad, Allereerst dank aan de Auditcommissie voor de tijd en aandacht die besteed is aan het doornemen van de jaarstukken en het opstellen van aanbevelingen. Het college deelt uw mening dat de kwaliteit van de jaarstukken van ruim voldoende kwaliteit, goed leesbaar en helder van structuur zijn. Wij zijn verheugd wederom een goedkeurende verklaring van uw accountant te ontvangen. Ook stemt de constatering dat de kwaliteit van de jaarrekening voldoet aan de door u gestelde normen en eisen tot tevredenheid. Dit wordt versterkt door het oordeel ‘getrouw’ dat uw accountant over de eerste rechtmatigheidsverklaring van het college het afgegeven. Wij danken u voor uw gemaakte compliment en gaan hieronder kort in op uw specifieke aanbevelingen. Aanbeveling 1 - Het toevoegen van gerelateerde informatie is iets waar de raad en de auditcommissie om hebben gevaagd. Er is veel informatie toegevoegd, maar dat maakt het beheer een uitdaging. Zo verdient bijvoorbeeld de toegevoegde gerelateerde informatie bij programma 7, Inkomensvoorziening en Arbeidsmarkt, een actualisatie. Het beheer van de gerelateerde informatie is een intensief proces. Dit vraagt scherpte op de actualiteit van de opgenomen informatie. Wij zien dit als een continu proces van kwaliteitsverbetering en het door u genoemde voorbeeld helpt hierbij.

Aanbeveling 2 - De raad wordt gevraagd het raadsvoorstel Jaarverantwoording 2023 vast te stellen. Juist het raadsvoorstel zelf blinkt niet uit in heldere taal. Besluitpunt 3: “Het gerealiseerde resultaat te bepalen op €13,1 miljoen voordelig (hiervan is €14 miljoen betrokken bij de 1e kwartaalrapportage 2024)” en besluit punt 5: “De correctie als gevolg van de accountantscontrole sociaal domein € 0,9 miljoen (nadelig) te betrekken bij de voorjaarsnota 2024” zijn voor de leek cryptisch geformuleerd. De verdere toelichting onder ‘Financiële consequenties’ helpt niet. Het budgetrecht is een belangrijke bevoegdheid voor de raad, maar daarbij tegelijkertijd inhoudelijk complex. De accountant ondersteunt en begeleidt de raad. Maar juist daarnaast heeft ook de organisatie, en het college in het bijzonder, in de ogen van de commissie een verantwoordelijkheid om de raad helpen door deze nog meer bij de hand te nemen met toegankelijk taalgebruik en praktische toelichtingen.

www.deventer.nl

Besluitpunten moeten begrijpelijk zijn geformuleerd en de toelichtingen dienen deze beslispunten te ondersteunen. Het college onderkent dat hier ruimte voor verbetering is. De door u genoemde voorbeelden helpen hierbij. Aanbeveling 3 - Maak in de opzet van de jaarverantwoording - in zowel het pdf-bestand als ‘hetgeldvan.Deventer’- inzichtelijk waar de beslispunten uit het raadsbesluit terugkeren. Bijvoorbeeld door te verwijzen naar de pagina's waar bovengenoemde positieve resultaat en nadeel staat genoemd in het document. Het college begrijpt uw wens. De pdf en ‘hetgeldvan.deventer.nl’ bevatten weliswaar dezelfde informatie en kennen beide een nummering, echter de paginanummering van de pdf is niet hetzelfde als de schermnummering van ‘hetgeldvan.deventer.nl’. Verwijzingen moeten consistent zijn. Om invulling aan uw wens te geven is derhalve nader onderzoek noodzakelijk om hiervoor een goede (technische) oplossing te kunnen bieden. Aanbeveling 4 - Tot slot gaat de auditcommissie er van uit dat de nog openstaande door de accountant gedane aanbevelingen, als ook de meer doorlopende aanbevelingen van de auditcommissie, op de actielijst van het college staan. Het college neemt de aanbevelingen van de auditcommissie en van uw accountant ter harte. Er wordt derhalve altijd, binnen de bestaande mogelijkheden, zo goed mogelijk en passend invulling gegeven aan deze aanbevelingen.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer, de secretaris, de burgemeester,

J.P. Wassens

R.C. König