2024-529 Participatieverslag nieuwbouw sporthal Bathmen

Participatieverslagnieuwbouw sporthal Bathmen Gedurende het traject vanaf de initiatieffase tot en met de huidige bouwteamfase (Definitief Ontwerp) zijn verschillende participatiemomenten georganiseerd. Deze participatiemomenten zijn samengevat in onderstaande tabel. Los van deze momenten vindt er continue afstemming plaats met de initiatiefgroep sportvoorzieningen Bathmen waarbij de voorzitter het primaire aanspreekpunt is. Deze afstemming verloopt goed en vindt regelmatig plaats over verschillende onderwerpen die langskomen in het ontwerpproces. Het gaat dan bijvoorbeeld over de inrichting van de kantine, opbergmogelijkheden, tassenrekken, wensen aan verlichting, posities van kleedkamers of de aansluiting van de multifunctionele zaal op de kantine, het buitenterras, etc. Op incidentele basis is er ook afstemming met het bestuur van ABS en de onderverenigingen van ABS zoals ABS voetbal. De samenstelling van de initiatiefgroep is wisselend op basis van het thema dat behandeld wordt. De groep organiseert zelf wie er vanuit hen aansluit bij de verschillende participatiemomenten. De voorzitter van de initiatiefgroep neemt deel aan het 2-wekelijkse projectoverleg dat vanaf de definitiefase (programma van eisen) is ingesteld. De initiatiefgroep neemt deel aan het project en onderhoudt ook het contact met (direct) omwonenden.

Bij elke (deel)fase vindt een bewonersbijeenkomst, waarbij via huis-aan-huis brieven, de Bathmense krant en via sociale media bewoners worden uitgenodigd en geïnformeerd over elke (deel)fase van het project. In het tweede kwartaal 2025 zal de gemeenteraad het ontwerp en de aanneemsom vaststellen en gaat het project over naar de realisatiefase. Dan neemt de aannemer de uitvoering van de sporthal voor zijn verantwoordelijkheid. Tijdens de bouw zal de aannemer het contact met bewoners onderhouden. De gemeente en het extern projectmanagementbureau (Draaijer) blijven contact houden met de initiatiefgroep en zorgt voor de algemene communicatie over de voortgang. De Algemene Bathmense Sportverenigingen (ABS) is vertegenwoordigt in de initiatiefgroep en speelt zelf ook een belangrijke rol als belanghebbende. ABS heeft hun eigen gebouwen (voetbalkantine en buitenkleedkamers) ingebracht vanuit de wens om deze te integreren in de nieuwe sporthal. Daarmee wordt de sporthal groter en komt binnen- en buitensport bij elkaar. Met ABS zijn afspraken gemaakt over de overdracht van de gebouwen en over compensatie van de extra investering. De gemeente en ABS hebben dit vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst (oktober 2023). Over de compensatie maakt de gemeente met ABS afspraken. Daarover vinden nog gesprekken plaats.

Uiteindelijk worden deze afspraken ook vastgelegd, aanvullend op de samenwerkingsovereenkomst. Participatieladder De gemeente hanteert de participatieladder om het participatietraject te bepalen. De rol van de gemeente valt onder de 'consultatieve stijl' en de rol van de participant adviseur eindspraak (raadplegen). Dit betekent dat de gemeente wensen belangen heeft opgehaald en dat het bestuur de belangen afweegt. Samenvatting Alle participatiemomenten vanaf start van het project zijn weergegeven in onderstaand overzicht. De initiatiefgroep heeft het initiatief genomen voor het adviesrapport waarmee dit project is gestart. Zij zijn en blijven vanaf het begin tot eind betrokken bij het project tot aan de oplevering van de sporthal. Het participatietraject heeft geleid tot bijstelling van de projectresultaten in alle fasen, waarbij de gemeente de afweging heeft gemaakt om wensen en belangen wel of niet mee te nemen. Daarbij is het gemeentelijk kader, vastgesteld door de raad, leidend geweest, waarbij participatie ook vanuit de raad een belangrijke wens was. Participatie heeft geleid tot optimalisaties van de functies en inrichting van de sporthal binnen de vastgestelde kaders. De sporthal is er voor gebruikers van Bathmen en omgeving. Naast de vastgestelde kaders van de raad (financiën) voldoet het aan de uitgangspunten voor het sportbeleid.

Dit beleidskader ‘Samen sporten maakt sterk 2021-2030’ is tegelijk met het haalbaarheidsonderzoek op 16 februari 2022 vastgesteld door de raad.

Overzicht participatiemomenten 2020-2024 participatiemoment

Fase

Omschrijving

Resultaat

De initiatiefgroep

Initiatieffase

In maart 2020 heeft de

Dit initiatief liep parallel aan

sportvoorziening

2020

initiatiefgroep het rapport met hun

advies gemeentelijk

Bathmen overhandigt het

wensen voor de

vastgoed over de

‘Adviesrapport t.b.v.

sportvoorzieningen overhandigd

vervanging/ nieuwbouw en

Sportvoorzieningen

aan de wethouder.

leidde tot een reservering in

Bathmen 2020 - 2040’

de gemeentebegroting.

Presentatie van het

Initiatieffase

In januari 2022 zijn de resultaten

De raad heeft het

Haalbaarheidsonderzoek

2021 - 2022

van het haalbaarheidsonderzoek

haalbaarheidsonderzoek

gepresenteerd aan bewoners van

vastgesteld en het budget

Bathmen

omhoog bijgesteld. Het

aan bewoners

project is overgegaan naar de definitiefase (PvE) Workshop ‘dromen en

Definitiefase

In deze 1e workshop hebben we

De projectambities zijn

ambities’

PvE - 2022

omwonenden en gebruikers

overgenomen in het PvE en

uitgenodigd om in interactieve

de in kaart gebrachte

werkvormen tot de dromen en

activiteiten zijn opgenomen

ambities te komen voor de

in het programma van

sportvoorziening en hebben we

bewegen en integraal

bepaald welke activiteiten er

onderdeel van het PvE.

moeten kunnen plaatsvinden in de

Wensen, eisen en zorgen

sportvoorziening. Deze workshop

vanuit gebruikers en

heeft fysiek plaatsgevonden in de

omwonenden zijn opgehaald

huidige sporthal De Uutvlog.

en verwerkt in het PvE.

In deze 2e interactieve workshop

De opgehaalde input is

relaties &

zijn we met gebruikers en

integraal verwerkt in de

beeldverwachting

omwonenden ingegaan op de

opgenomen ruimtes,

wensen en eisen voor de

ruimtebeschrijvingen en

verschillende ruimtes en zijn er

ruimteboek die allen

moodboards gemaakt voor de

onderdeel zijn van het PvE.

beeldverwachting.

De beeldverwachtingen zijn

Workshop ruimten &

PvE - 2022

verwerkt in het PvE. Workshop

De voorzitter van de initiatiefgroep

De opgehaalde input en het

bouworganisatievormen +

PvE - 2022

heeft meegedaan in deze

meestemmen in de

selectiecriteria architect

workshop waarin we gezamenlijk

besluitvorming heeft geleid

tot een keuze zijn gekomen voor

tot een gedragen keuze voor

de meest passende

de bouworganisatievorm en

aanbestedingsvorm en we tot

de selectiecriteria voor de

relevante projectthema’s en

selectieleidraad voor de

selectiecriteria zijn gekomen voor

architectenselectie.

de architectenselectie. Bewonersavond PvE

PvE - 2022

In een fysieke sessie in het ABS

Geïnteresseerden,

huus (kantine) zijn alle gebruikers,

omwonenden en gebruikers

omwonenden en geïnteresseerden

zijn geïnformeerd over het

uitgenodigd voor een toelichting

PvE en het verloop van het

op het PvE en het proces. Tijdens

totale proces. De

de avond heeft er een vraag- en

opmerkingen zijn verzameld

Architectenselectie

PvE - 2023

antwoordensessie plaatsgevonden

en zijn als input gedeeld in

en was er de mogelijkheid om

het ontwerpproces. De

opmerkingen achter te laten. De

gemeente heeft een verslag

initiatiefgroep heeft ook kort

van de avond gedeeld. De

toegelicht wat hun rol is geweest

raad heeft het PvE

in het proces.

vastgesteld.

De voorzitter van de initiatiefgroep

Een gedragen

is onderdeel geweest van de

gunningsbeslissing voor een

beoordelingscommissie en heeft

architect die passend is voor

als zodanig ook meebesloten over

de opgave.

de gunningscriteria in de gunningsleidraad. Onderdeel van de gunningscriteria was ook de wijze van het vormgeven van het participatietraject en de wijze waarop de architect de gebruikers en omwonenden betrekt in het ontwerpproces. Kennismaking architect -

Ontwerpfase

Er is een aparte kennismaking

De start van het

initiatiefgroep

SO – 2023

georganiseerd tussen de architect

participatietraject met de

(Schets-

en de initiatiefgroep waarbij de

initiatiefgroep en de

ontwerp)

initiatiefgroep vragen, wensen en

architect.

opmerkingen kon stellen aan de architect. Aannemerselectie

Workshop sportinrichting

Verdiepende sessies

SO – VO

De voorzitter van de initiatiefgroep

De input van de

2023 - 2024

is onderdeel geweest van de

initiatiefgroep is verwerkt in

groep die de selectie- en

de leidraden en de selectie-

gunningscriteria heeft opgesteld

en gunningscriteria voor de

voor de aannemerselectie.

aannemerselectie.

Op locatie hebben we met Pim

De opgehaalde input is

Scherpenzeel (sportinrichter), voor

verwerkt in een 1e concept

gebruikers en initiatiefgroep een

inrichtings- en belijningsplan

workshop georganiseerd om input

voor de sportvoorziening.

op te halen voor het inrichtings- en

Naast de workshop is ook

belijningsplan voor de

de mogelijkheid geboden om

sportvoorziening. Deze workshop

na afloop opmerkingen te

heeft fysiek plaatsgevonden.

geven op de stukken.

Naar aanleiding van de workshop

De input is verwerkt in het

sportinrichting zijn er met diverse

concept inrichtings- en

gebruikers (o.a. jazzdance, turnen,

belijningsplan. Naast de

bewegingsonderwijs, sivo) nog

workshop is ook de

verdiepende interviews

mogelijkheid geboden om na

afgenomen op locatie voor met

afloop opmerkingen te delen

name de inrichting van de

op basis van de gedeelte

multifunctionele zaal.

stukken.

Samen met de architect en de

De direct omwonenden zijn

gemeente is er voor de direct

meegenomen in de

omwonenden een apart overleg op

ontwerpkeuzes en zij

locatie georganiseerd waarbij een

hebben hun zorgen en

SO - 2023

SO - 2023

sportinrichting

Sessie omwonenden SO

SO - 2023

toelichting is gegeven op het SO.

wensen kunnen delen en

In deze sessie is aandacht

waar mogelijk zijn deze

besteed aan de inpassing van de

verwerkt in het ontwerp.

sportvoorziening en de impact voor de direct omwonenden. Afstemmingsoverleg

Als onderdeel van het

Ontwerpbeslissingen zijn

ontwerp MF-zaal,

SO - 2024

ontwerptraject is er een online

afgestemd met de

kleedkamers, afmetingen

avondsessie geweest om

initiatiefgroep om zo tot een

sporthal - online

bespreekpunten vanuit het

gedragen ontwerp te komen.

ontwerp en de sportinrichting af te stemmen met de initiatiefgroep. Bewonersavond SO

SO - 2024

In een fysieke sessie in het ABS

Geïnteresseerden,

huus (kantine) zijn alle gebruikers,

omwonenden en gebruikers

omwonenden en geïnteresseerden

zijn geïnformeerd over het

uitgenodigd voor een toelichting

SO en het verloop van het

op het SO en het proces. De

totale proces. De

initiatiefgroep heeft kort toegelicht

opmerkingen zijn verzameld

wat hun rol is geweest in het

en zijn als input gedeeld in

proces. Tijdens de avond werden

het ontwerpproces. De

vragen beantwoord en

gemeente heeft een verslag

opmerkingen gedeeld.

van de avond gedeeld.

Toelichting definitief

VO – 2024

Op locatie is er een afsluitende

Een gedragen inrichtings- en

inrichtings- en

(Voorlopig

workshop georganiseerd met

belijningsplan inclusief

belijningsplan

Ontwerp)

gebruikers van de

inventarislijst. Naast de

sportvoorziening waar we op

workshop is ook de

interactieve wijze door het

mogelijkheid geboden om na

inrichtings- en belijningsplan zijn

afloop opmerkingen te delen

gegaan omdat definitief te kunnen

op basis van de gedeelte

stellen. Er was ruimte voor vragen

stukken. Deze zijn verwerkt

en opmerkingen.

in de definitieve rapportage.

In het ABS huus zijn alle

Geïnteresseerden,

gebruikers, omwonenden en

omwonenden en gebruikers

geïnteresseerden uitgenodigd voor

zijn geïnformeerd over het

een toelichting op het VO en het

PvE en het verloop van het

proces. De initiatiefgroep heeft

totale proces. De

kort toegelicht wat hun rol is

opmerkingen zijn in het

geweest in het proces. Tijdens de

project meegenomen en de

avond was er ruimt voor vragen en

gemeente heeft een verslag

antwoorden.

van de avond gedeeld.

Bewonersavond VO

VO - 2024