2024-436 Ontwerpbegrotingswijziging 2024 OD IJsselland

Waarborgt de leefomgeving, versterkt bedrijven

Begrotingswijziging 2024

Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1.

Samenvatting 3

2.

Toelichting 4

3.

IJVI-beheer 10 3.1

Incidentele wijzigingen 10

3.1.1

Salarissen en inhuur

3.1.2

Kosten ICT 10

3.2

Structurele wijzigingen 10

5

3.2.1

Salarissen en inhuur 10

2.2.2

Interim secretaris-directeur 5

3.2.2

Kosten ICT 10

2.2.3

MT-manager (in verband met IBP VTH)

5

3.2.3

Afschrijvingen 10

2.2.4

Juridische kosten (advieskosten)

6

3.2.4

Doorbelastingen 10

2.2.5

Organisatieontwikkeling 8

2.2.6

Programma Samen Toekomstbestendig

2.1

Omgevingsdienst IJsselland

2.2

Incidentele begrotingswijzigingen 5

2.2.1

4

Kwartiermakers P&C & Instroom, doorstroom en uitstroom personeel

4.

8

10

IJVI-ontwikkeling 11 4.1 Incidentele wijzigingen

11

4.1.1

Salarissen en inhuur 11

4.1.2

Kosten ICT 11

4.1.3

Doorbelastingen 11

5.

SPUK IBP 12

6.

SPUK THE 13 Bijlagen 14

2

Samenvatting

Toelichting

IJVI-beheer

IJVI-ontwikkeling

SPUK IBP

SPUK THE

1. Samenvatting Ten aanzien van IJVI-beheer stellen wij eveneens een begrotingswijziging voor. Dit heeft te maken met een toename van het aantal gebruikers wat impact heeft op zowel de salaris- als de ICT-kosten. De financiële impact voor IJVI-beheer in 2024 is samengevat:

In het vroege voorjaar van 2023 stelden we de begroting 2024 op. De basis hiervoor vormden de uitgangspunten die zijn bepaald in spoor 1 van het programma Samen Toekomstbestendig (STB). Daarbij is destijds aangegeven dat een aantal posten geraamd is op basis van beperkt inzicht en ervaring. Die ervaring is er inmiddels wel. Voor een aantal posten stellen we nu op basis van die ervaring een aanpassing voor. Eind 2023 heeft de secretaris-directeur in opdracht van het dagelijks bestuur een analyse van de organisatie gepresenteerd aan het algemeen bestuur. Met de kennis van nu, stellen we voor de begroting 2024 te wijzigen, zodat de organisatie in staat is om de interne organisatie op orde te brengen. Het totaal aan wijzigingen lichten we hierna en in de bijlage toe.

Tabel 2 - Overzicht incidentele wijzigingen IJVI-beheer

De financiële impact voor Omgevingsdienst IJsselland in 2024 is samengevat:

Tabel 3 - Overzicht structurele wijzigingen IJVI-beheer

Voor 2024 heeft het PMT voor IJVI-ontwikkeling ook een begrotingswijzigingvoorstel ten behoeve van verdere ontwikkeling van IJVI-systemen. De financiële impact voor IJVI-ontwikkeling in 2024 is samengevat:

Tabel 1 - Overzicht totaal incidentele wijzigingen

Tabel 4 - Overzicht incidentele wijzigingen IJV-ontwikkeling *Voor nadere detaillering, wordt verwezen naar de bijlage in dit document.

3

Samenvatting

Toelichting

IJVI-beheer

IJVI-ontwikkeling

SPUK IBP

SPUK THE

2. Toelichting 2.1 Omgevingsdienst IJsselland Eind 2023 heeft de secretaris-directeur in opdracht van het dagelijks bestuur een analyse van de organisatie gepresenteerd aan het algemeen bestuur. Deze analyse heeft plaatsgevonden aan de hand van het zogenaamde 7S-model. Een scan van de interne organisatie: alles wat zich binnen de muren van een organisatie afspeelt en bij het nadenken over de impact van een verandering. Op basis van de uitgevoerde analyse zijn de volgende bevindingen geconstateerd: • Strategie: Strategische focus ontbreekt, er is geen duidelijke visie en richting met bijbehorende organisatiedoelen. • Structuur: Opgaven, programma’s, projecten en strategische ontwikkelingen zijn versnipperd georganiseerd. Er is geen duidelijke ‘knip’ tussen primaire, ondersteunende en besturende (strategische) processen waardoor onduidelijkheid met betrekking tot taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en rollen. • Systemen: De aanwezige systemen en tools (IJVI, AFAS, Timetell en Power BI) bieden voldoende mogelijkheden. Deze systemen zijn echter nog onvoldoende goed ingeregeld waardoor er geen actueel en samenhangend beeld is en structurele monitoring, evaluatie en bijsturing niet mogelijk is. Hierdoor zijn er veel handmatige bewerkingen met ondersteuning van Excel spreadsheets.

• Stijl: De cultuur binnen de organisatie heeft kenmerken van een interne oriëntatie, bureaucratisch maar ook met zorg voor elkaar. Een gedeelde opvatting over leiderschap is er onvoldoende en er is geen gemeenschappelijke stijl van handelen, denken en omgang. Het gestructureerd aanpassen (en borging in de personele cyclus) van onderwerpen zoals integriteit en ongewenst gedrag verdient aandacht. • Staf: Tot 2027 zijn naar verwachting tussen de 41 en 57 nieuwe medewerkers nodig. Momenteel is ruim 30% van de medewerkers binnen Omgevingsdienst IJsselland externe. De uitvoering van het in 2022 opgestelde Strategisch Personeelsplan is nog ad hoc en gefragmenteerd. • Skills: De basisvaardigheden om de VTH-taken goed uit te kunnen voeren zijn aanwezig. Aandachtspunt is enerzijds het vertrek van ervaren medewerkers en anderzijds het integraal werken & adviseren en het casemanagement van complexe opgaven. Vorenstaande geldt ook voor data-analyse en informatiegestuurd werken. Mede naar aanleiding van vorenstaande analyse heeft het Algemeen Bestuur tevens op 14 december 2023 kennisgenomen van de opdracht aan de secretaris-directeur. De eerste uitdaging van de secretaris-directeur is het afronden en daar waar nodig de verbeteringen doorvoeren op basis van het programma Samen Toekomstbestendig.

Hierbij zal de implementatie van de Omgevingswet veel vergen van de organisatie en managementteam. Focus is te komen tot een stabiele en goed functionerende organisatie. Een mile-stone is een organisatie in control, die rust uitstraalt, voorspelbaar en stabiel is. Waarbij het bestuur tijdig wordt geïnformeerd over ontwikkelingen en daarbij voldoende tijd en ruimte heeft om hierop te anticiperen. Als uitgangspunt/vertrekpunt geldt daarbij het programma Samen Toekomstbestendig en deze vertalen naar een bestendige en stabiele organisatie in control. De concernsturing verstevigen met als doel tijdig, volledig en betrouwbaar, de onderlinge samenwerking binnen het primaire proces en binnen de bedrijfsvoering verbeteren, met daarbij specifieke aandacht voor: • de P&C-cyclus; • het bestuurlijk (voorbereidings)traject; • de verschillende opgaven, programma’s en projecten. De tweede mile-stone betreft een richtinggevend advies o.b.v. voorgaande, voor bestuur en de toekomstige directeur. Daarbij worden in ieder geval betrokken: IBP/versterking VTH stelsel, invoering Omgevingswet, de verlangens/visievanuit gemeenten en de provincie en de ontwikkelingen in de samenleving in relatie tot overlast gevende milieubelastende activiteiten.

4

Samenvatting

Toelichting

IJVI-beheer

IJVI-ontwikkeling

SPUK IBP

SPUK THE

2.2 Incidentele begrotingswijzigingen 2.2.1 Kwartiermakers P&C & Instroom, door stroom en uitstroom personeel € 60.000 Voorwaarde voor een goede taakuitvoering is dat de organisatie in control is. Het bestuur moet tijdig worden geïnformeerd over ontwikkelingen en daarbij voldoende tijd en ruimte krijgen hierop te sturen. Met een verbeterde P&C-cyclus kan de concernsturing worden verstevigd, met als doel tijdig, volledig en betrouwbaar te rapporteren. Doel is om de hele P&C-cyclus in kaart te brengen en de onderliggende processen en systemen daarvan op elkaar aan te laten sluiten om te komen tot een efficiënte en effectieve P&C-cyclus. Daarnaast is het van belang om te kunnen sturen op de personeelskosten. Het proces van instroom, doorstroom en uitstroom wordt hiertoe helder in kaart gebracht inclusief de benodigde sturingsinformatie daarop.

2.2.2 Interim secretaris-directeur € 91.000 De kosten van de interim secretaris-directeur met betrekking tot de periode 1 januari t/m 31 mei 2024 zijn niet opgenomen in de begroting 2024. Het voornemen is om het contract te verlengen met 6 maanden. Het verschil tussen de bestaande begrote loonsom directeur en kosten van de interim-directeur betreft inclusief verlenging naar verwachting €91.000. De opdracht van de interim secretaris-directeur richt zich op het in control zijn en ontwikkelen van een strategische toekomstvisie. Focus is te komen tot een stabiele en goed functionerende organisatie. De tweede mile-stone betreft een richtinggevend advies o.b.v. voorgaande, voor bestuur en de toekomstige directeur. Daarbij worden in ieder geval betrokken: IBP/ versterking VTH stelsel, invoering Omgevingswet, de verlangens/visie vanuit gemeenten en de provincie en de ontwikkelingen in de samenleving in relatie tot overlast gevende milieubelastende activiteiten.

2.2.3 MT-manager (in verband met IBP VTH) € 80.000 De aandacht voor de versterking van het VTH-stelsel en de hieraan gekoppelde eisen aan robuustheid van omgevingsdiensten sluit aan bij de beweging die Omgevingsdienst IJsselland al ingezet heeft. We zetten in op het bereiken van meer strategische ontwikkelkracht en het versterken van aansturing en uitvoering van maatschappelijke opgaven. Deze ontwikkeling vraagt meer van onze analyseen rapportage-expertise, om onze sturing en beheersing verder te ontwikkelen en de ontwikkeling naar outcomegericht werken te versnellen. Om maatschappelijke (regionale) doelen te bereiken, moeten we onze externe oriëntatie vergroten en in onze uitvoering nadrukkelijker verbinding zoeken met onze omgeving. Om te zorgen dat wij verbinding blijven houden met de ontwikkelingen rondom IBP VTH in relatie tot de organisatieontwikkeling met betrekking tot de huidige opgave van Omgevingsdienst IJsselland hebben wij een extra post benodigd voor deze functie. Totaalbedrag van bovengenoemde drie posten bedragen: €231.000 en zijn in de tabel gepresenteerd onder salarissen en inhuurkosten.

5

Samenvatting

Toelichting

IJVI-beheer

IJVI-ontwikkeling

SPUK IBP

SPUK THE

2.2.4

Juridische kosten (advieskosten) € 100.000

Ten aanzien van de juridische kosten verwachten wij ook voor 2024 extra kosten te moeten maken in het kader van de juridische ondersteuning in het arbeidsproces met een oud-werknemer van Omgevingsdienst IJsselland.

Tabel 5 - Overzicht kosten Omgevingsdienst IJsselland

6

Samenvatting

Toelichting

IJVI-beheer

IJVI-ontwikkeling

SPUK IBP

SPUK THE

2.2.5 Organisatieontwikkeling € 100.000 De ontwikkeling van Omgevingsdienst IJsselland vraagt om strategische keuzes om - aan de hand van een visie op de toekomst - deze door te kunnen vertalen in plannen en activiteiten. Hiervoor startte eind 2023 een traject waarin missie, visie, kernwaarden en doelen worden herijkt.

Ook de ambtelijke opdrachtgevers hechten veel waarde aan betrouwbaarheid, transparantie en flexibiliteit. Om te zorgen dat zowel onze medewerkers als onze stakeholders en belanghebbenden verbinding blijven houden met de ontwikkelingen, verwachten wij circa €100.000 aan begeleidingskosten te maken in dit traject.

Om maatschappelijke (regionale) doelen te bereiken, moeten we onze externe oriëntatie vergroten en in onze uitvoering nadrukkelijker verbinding zoeken met onze omgeving. Daarvoor is vanuit alle delen van de organisatie begrip en herkenning van de beweging die we als organisatie maken voorwaardelijk. De toepassing daarvan en de verandering die dit vraagt in de manier van werken van onze medewerkers, geven we aandacht in de vorm van een ontwikkeltraject voor leidinggevenden en medewerkers. Intern geven de medewerkers aan dat zij actief betrokken willen worden bij de doorontwikkeling van de organisatie. Onze medewerkers hechten veel waarde aan leidinggevenden die richting geven, voorspelbaar, transparant en voorspelbaar zijn. Het dagelijks bestuur heeft de wens dat de bedrijfsvoering op orde wordt gebracht. Hiermee wordt gewerkt aan een voorspelbare, transparante, wendbare en toekomstbestendige organisatie.

Tabel 6 - Overzicht organisatieontwikkeling

7

Samenvatting

Toelichting

IJVI-beheer

IJVI-ontwikkeling

SPUK IBP

SPUK THE

2.2.6 Programma Samen Toekomstbestendig € 274.000 De landelijke aandacht voor de versterking van het VTH-stelsel en de hieraan gekoppelde eisen aan robuustheid van omgevingsdiensten sluit aan bij de beweging die Omgevingsdienst IJsselland in 2021 met het programma Samen Toekomstbestendig al inzette. Het programma Samen Toekomstbestendig richt zich op de doorontwikkeling van onze organisatie. Het programma Samen Toekomstbestendig is nog onvoldoende geïmplementeerd en geborgd in de (lijn) organisatie. In de huidige implementatiefase werken we aan drie programmalijnen: 1. het fundament versterken; 2. meer waarde leveren door regionaal programmeren en risicogericht werken; 3. informatiegestuurd werken door efficiënt informatie inwinnen, verstrekken en ontsluiten.

Daarom wordt voorgesteld om aanvullend een bedrag van €274.000 voor dit programma te vragen om de programmamanagementkosten te bekostigen.

Tabel 7 - Overzicht Samen Toekomstbestendig

Acties staan nog open en zijn ten dele voorzien van een verantwoordelijke. Daarnaast waren bij de start van dit programma geen middelen begroot voor programmamanagement. Het is gebleken dat dit wel noodzakelijk is om het programma adequaat uit te voeren en aan te sturen, gelet op de impact en omvang van het programma Samen Toekomstbestendig.

8

Samenvatting

Toelichting

IJVI-beheer

IJVI-ontwikkeling

SPUK IBP

SPUK THE

2.2.7 IBP VTH € 150.000

2.2.8 Omgevingswet € 56.000

Dit betreft een schattingspost waarvan circa €100.000 aan externe kosten en €50.000 aan algemene kosten wordt besteed. De externe kosten hebben betrekking op begeleiding van een externe adviseur en de interne kosten op bijvoorbeeld zaalhuur en interne uren ter ondersteuning van dit proces. Mogelijk dat vanuit het Rijk deze kosten gefinancierd gaan worden. Wanneer wij financiering ontvangen van het Rijk, wordt dit bedrag weer teruggegeven aan de deelnemers.

Dit betreffen kosten ter afwikkeling van de implementatie die begin 2024 gemaakt gaan worden.

Tabel 9 - Overzicht Omgevingswet

Tabel 8 - Overzicht IBP VTH

9

Samenvatting

Toelichting

IJVI-beheer

IJVI-ontwikkeling

SPUK IBP

SPUK THE

3. IJVI-beheer 3.1

Incidentele wijzigingen

3.1.1

Salarissen en inhuur € 42.858

Hierop volgt een aanbestedingstraject. De licenties worden opgehoogd met €93.000 door aanschaf van nieuwe functionaliteiten.

Vanuit IJVI-beheer worden loonkosten doorbelast naar IJVI-ontwikkeling. De medewerkers gaan een deel van de werkzaamheden rondom ontwikkeling zelf uitvoeren.

3.1.2

Kosten ICT € 22.263

Dit betreffen kosten die in 2024 gemaakt worden voor OLO-koppelingen.

3.2

Structurele wijzigingen

3.2.1

Salarissen en inhuur € 83.001

3.2.3 Afschrijvingen € 21.000 In de begrotingswijziging van 2023 is geen rekening gehouden met nog door te belasten afschrijvingskosten. De werkelijke afschrijvingen bedragen circa €31.000 ten opzichte van begroot €10.000.

3.2.4 Doorbelastingen € 10.165 Dit betreft een aanpassing in het aandeel van Omgevingsdienst IJsselland in IJVI-beheer.

De personeelsformatie wordt voor 2024 teruggebracht met 1 FTE wat leidt tot lagere personeelskosten.

3.2.2 Kosten ICT € 221.798 De licentiekosten van Genetics zijn structureel verhoogd met circa €46.000 door een toename van gebruikers (15%) en de juiste doorvoer prijsindexatie 2023. Door een tariefwijziging van Logius gaan de licentiekosten van de digikoppeling omhoog van €23.000 in 2023 naar €110.000 in 2024.

Tabel 10 - Overzicht IJVI-beheer

10

Samenvatting

Toelichting

IJVI-beheer

IJVI-ontwikkeling

SPUK IBP

SPUK THE

4. IJVI-ontwikkeling 4.1 Incidentele wijzigingen 4.1.1

Salarissen en inhuur € 49.060

De salariskosten bestaan voor een deel uit de doorbelaste kosten van de medewerkers vanuit IJVI-beheer voor circa €20.000. Daarnaast worden externe inhuurmedewerkers ingezet voor de werkzaamheden voor circa €30.000.

4.1.2

Kosten ICT € 60.000

Voor de aanschaf en implementatie van Single Sign On en Anonimiseringssoftware zijn kostenposten opgenomen van €50.000.

4.1.3

Tabel 11 - Overzicht IJVI-ontwikkeling

Doorbelastingen € 14.168

Dit betreft het aandeel van Omgevingsdienst IJsselland in IJVI-ontwikkeling.

11

Samenvatting

Toelichting

IJVI-beheer

IJVI-ontwikkeling

SPUK IBP

SPUK THE

5. SPUK IBP Voor het project SPUK IBP is in de begrotingswijziging 2024 het resterende deel uit 2023 opgenomen waarbij de kosten in 2024 gemaakt zullen worden. De looptijd van dit project eindigt in 2024.

Tabel 12 - Overzicht SPUK IBP

12

Samenvatting

Toelichting

IJVI-beheer

IJVI-ontwikkeling

SPUK IBP

SPUK THE

6. SPUK THE Voor het project SPUK THE is in de begrotingswijziging 2024 het ontvangen voorschot ad. €349.541 vanuit de subsidieverstrekker verantwoord. Ten aanzien van de reeds ontvangen voorschotbedragen van 2022 en 2023 is nog een resterend deel overgebleven ad. €341.372. Dit bedrag is als incidentele begrotingswijziging 2024 verantwoord.

Tabel 13 - Overzicht SPUK THE

13

Samenvatting

Toelichting

IJVI-beheer

IJVI-ontwikkeling

SPUK IBP

SPUK THE

Bijlagen Bijlage 1 - Activiteiten GR en bijdrage per deelnemer

Tabel 14 - Overzicht activiteiten GR

Tabel 15 - Overzicht bijdrage per deelnemer

14

Samenvatting

Toelichting

IJVI-beheer

IJVI-ontwikkeling

SPUK IBP

SPUK THE

Colofon Samenstelling: Ontwerp:

Omgevingsdienst IJsselland Chantal Mulder Concepten + Vormgeving

Omgevingsdienst IJsselland Lübeckplein 2 8017 JZ Zwolle Postbus 40252 8004 DG Zwolle 088 5251050 info@odijsselland.nl www.odijsselland.nl