2024-289 Memo Begrotingsherziening 2024 RSJ IJsselland V0.4

Memo voor RSJ-bestuur BO Datum: 4 februari 2024 Bijlagen: Herziene begroting 2024 _________________________________________________________________________

Samenvatting/inhoudelijke omschrijving Het jeugdzorglandschap is in beweging, zowel landelijk als regionaal. De hervormingsagenda voorziet in een marsroute richting de inhoudelijke verbetering van de jeugdzorg in combinatie met het realiseren van financiële houdbaarheid van de jeugdzorg. Deze beweging heeft onvermijdelijk gevolgen voor de inrichting van de taken van de huidige uitvoeringsorganisatie RSJ IJsselland. Daarnaast vindt regionaal door de elf Overijsselse gemeenten een herbezinning plaats op hetgeen zij vooral lokaal en hetgeen zij (boven)regionaal willen vormgeven. Dit zal leiden tot een (nieuwe) concrete opdracht aan het RSJ IJsselland. Welke gevolgen de landelijke ontwikkelingen hebben voor de opdracht aan het RSJ IJsselland laat zich op dit moment lastig voorspellen. Aansluitend bij de landelijke ontwikkelingen is het aannemelijk dat tenminste de huidige taken worden gecontinueerd: Inkoop, Contractmanagement, Monitoring en de regionale agenda. Dit verzoek tot begrotingsherziening 2024 richt zich slechts op de kerntaken van het RSJ IJsselland. Met ingang van 1 augustus 2023 is de nieuwe regiomanager/directeur bij het RSJ IJsselland gestart. De eerste maanden heeft zij geconstateerd dat het RSJ IJsselland risico’s loopt die hetzij gemitigeerd hetzij geaccepteerd zouden moeten worden. Daarnaast is er sprake van een stijging van een aantal autonome kosten.

Het gaat hierbij om het volgende: - Noodzaak tot doorontwikkeling van het beheersplan om het contractmanagement en -beheer in te kunnen richten in aansluiting op de in het inkoopbeleid geformuleerde eisen; - Risico’s die voortkomen uit het niet compliant zijn met de vigerende wet- en regelgeving en - Een niet anderszins op te vangen stijging van autonome kosten. De begrotingswijziging leidt tot €245.045 meerkosten, waarvan ca. 87% incidentele kosten. Met deze begrotingsherziening 2024 zal het RSJ IJsselland kunnen voldoen aan al diens verplichtingen jegens derden, met inbegrip van eisen die voortvloeien uit de vigerende wet- en regelgeving.

Opvolging De begrotingsherziening wordt in samenhang met het jaarplan 2025 als volgt in route gebracht: - Klankbord werkgroep Financiën d.d. 16-01-2024 - Advisering AO d.d. 25-01-2024 - Besluitvorming RSJ-bestuur d.d. 14-02-2024

1

Memo voor RSJ-bestuur BO In Q1 2024 maakt de kleine commissie als werkgeverscommissie prestatieafspraken met de regiomanager/directeur met medeneming van hetgeen verwoord en beoogd met de begrotingsherziening 2024 als ook de opdracht die voor het RSJ voortvloeit uit het proces ‘Dagen voor de Samenwerking’, dat eind 2021 is gestart.

Financiële impact Zie onder uitwerking.

Betrokkenen N.v.t.

Uitwerking Contractmanagement -& beheer De afgelopen jaren is fors geïnvesteerd in de realisatie van het nieuwe inkoopmodel. De inrichting van de beheersing van dit nieuwe inkoopmodel1 (het ‘in control’ zijn) heeft daardoor te weinig aandacht kunnen krijgen. Ook gerichte keuzes begin 2023 over de inzet van het contractmanagement (bijv. welke aanbieders krijgen meer aandacht) hebben hier geen verandering in gebracht. Dit maakt dat de doorvertaling van het vastgestelde beheersplan naar concrete eisen (KPI’s en normeringen) in het hier en nu aandacht nodig heeft. De noodzaak om hierop in te zetten neemt hand over hand toe. De financiële ruimte voor gemeenten zal de komende jaren eerder kleiner dan groter worden gegeven onder meer de financiële taakstelling die onder de Hervormingsagenda ligt. Daarbij zijn in den lande in toenemende mate geluiden hoorbaar dat de zorgaanbieders het de komende jaren steeds moelijker krijgen om de afgesproken zorg te leveren tegen de afgesproken tarieven. De toenemende noodzaak om strak te sturen op de gemaakte contractafspraken en het inrichten van proactief contractmanagement wordt daarmee steeds urgenter.

Kortom, door nu te investeren op de doorontwikkeling van het afgesproken beheersplan, maakt dat we tijdig de noodzakelijke instrumenten hebben om als RSJ en gemeenten strak te sturen op de gemaakte afspraken en zicht te houden op de kansen & risico’s, nu en in de toekomst. Daarmee hebben we de noodzakelijke ingrediënten om rust te creëren in het zorglandschap om zo samen vol te gaan voor de transformatie van de jeugdzorg.

1

Het kader daarvoor is geformuleerd in het Beheersplan dat het RSJ-bestuur eind 2020 vaststelde.

2

Memo voor RSJ-bestuur BO Ten aanzien van het contractmanagement en -beheer valt nog het volgende op te merken:

✓ Voorgaande staat los van de discussie over de vraag of de huidige formatie

✓

contractmanagement toereikend is voor de dagelijkse werkzaamheden rondom het management van contracten. Het bestuurlijke gesprek hierover vond in de eerste helft van 2023 plaats waarbij de onderbouwing van de formatie-uitbreiding, onzes inziens terecht, als te beperkt werd beoordeeld. Met de verdere uitvoering van het beheersplan zal meer scherpte ontstaan in de formatie contractmanagement die nodig is voor de dagelijkse uitvoering en hoe gemeenten en RSJ hierin optimaal samenwerken; Het contractbeheer is structureel overbelast. Nader onderzoek is noodzakelijk naar de oorzaken daarvan alsook naar de wijze waarop e.e.a. wellicht nog beter ‘lean en mean’ kan worden ingericht binnen de structureel beschikbare formatie.

Resultaat medio 2025 bij extra incidentele investering ✓ De pijlers kosten, zorgcontinuïteit en kwaliteit zijn uitgekristalliseerd (ondersteund door werkprocessen) en vast onderdeel van het contractmanagement in termen van KPI’s, normeringen en geoptimaliseerde taakverdeling met de gemeentelijke toegangen. Dit rekening houdend met de landelijke ontwikkelingen rondom de Hervormingsagenda; ✓ Er is inzicht in de structurele formatie contractmanagement die noodzakelijk is om voorgaande in uitvoering te nemen. Hierover kunnen bestuurlijk dan onderbouwde keuzes gemaakt worden; ✓ We kunnen uitvoering geven aan hetgeen is verwoord in de dienstverleningsovereenkomst: ▪ Het optimaal benutten van de afspraken in de overeenkomsten en het beheersen van risico’s voor de cliënten en de gemeenten, ook van financiële aard (memo financiële richtlijnen aanbieders 2019 en landelijk convenant bevorderen continuïteit jeugdhulp); ▪ Het actief te informeren van gemeenten over kansen en risico’s in relatie tot de uitvoering van de overeenkomsten door Jeugdhulpaanbieders ✓ Werkprocessen zijn zodanig ingericht dat de werkzaamheden contactbeheer passen binnen de beschikbare capaciteit.

Randvoorwaarden ✓ De gezamenlijke inzet vanuit gemeenten en zorgaanbieders samen met het RSJ in het ontwikkeltraject is onontbeerlijk voor het realiseren van de doelstellingen; ✓ RIJM dient betrouwbaar, volledig en up-to-date te zijn, voor zowel alle contracten als de projecten aanpak wachttijden en transformatieconvenant; ✓ Er kan geen substitutie van deze middelen plaatsvinden, tenzij door het RSJ-bestuur anders wordt besloten; ✓ Inhoudelijke en financiële verantwoording vindt via managementrapportages plaats. Urgentie/risico bij niet of minder investeren ✓ In geval ervoor gekozen wordt om geen aanvullende (incidentele) gelden beschikbaar te stellen zal onvoldoende zicht blijven bestaan op de effectiviteit en kwaliteit van het zorglandschap; ✓ Ook zullen er in het contractmanagement nog scherpere keuzes gemaakt moeten worden welke organisaties nauw gevolgd worden en welke in (veel) mindere mate. De inzet zal dan voornamelijk reactief zijn op basis van incidenten. De hiervoor benoemde inhoudelijke resultaten en afgesproken contractdoelstellingen zullen niet- of in mindere mate gerealiseerd kunnen worden;

3

Memo voor RSJ-bestuur BO ✓ ✓

De doorlooptijd van de administratieve afhandeling in het kader van het Contractbeheer zal in toenemende mate vertraging op gaan lopen; Het RSJ beschikt niet over de adequate instrumenten om uitvoering te geven aan de in de dienstverleningsovereenkomst geformuleerde verplichtingen (zie onder resultaat pg. 3). De overeenkomst zal hierop mogelijk aangepast dienen te worden.

Inrichting werkorganisatie RSJ IJsselland ✓ Het RSJ IJsselland is een kleine uitvoeringsdienst die gaat over grote contracten wat zorgt voor een (relatief) hoge werkdruk. De organisatie is bedrijfsmatig redelijk ‘lean en mean’ ingericht. Grosso modo, lijkt er (vooralsnog) voldoende capaciteit beschikbaar om de dagelijkse werkzaamheden te verrichten2. Tegelijkertijd blijft er te weinig ruimte over om de dienstverlening up-to-date te houden; er is weinig tot geen ontwikkeltijd beschikbaar3. ✓ De inrichting van RSJ IJsselland als eigen werkgever/organisatie heeft daardoor de afgelopen twee jaar (nog) te weinig aandacht gehad. Daardoor is het RSJ op een aantal thema’s niet of onvoldoende compliant met de vigerende wetgeving: o Met ingang van 1 januari 2025 dient ook het RSJ te voldoen aan de wetgeving omtrent digitale toegankelijkheid. Dit betreft zowel de interne als externe uitingen, apps, programma’s etc. Gemeenten zullen vanaf dat moment ook inzage moeten geven op welke wijze zij de digitale toegankelijkheid hebben ingericht, ook van de GR-en waaraan zij deelnemen; o De archiefwetgeving en de AVG zijn ook op onze organisatie van toepassing. Gelet op de huidige staat van de digitale administratie vraagt deze doorontwikkeling een aanzienlijke investering. Om compliance met wetgeving te realiseren is een extra incidentele investering onontkoombaar.

✓ Inmiddels is een scherper beeld ontstaan van de verschillende kostensoorten van het RSJ IJsselland. Hierdoor is ook een aantal begrotingsomissies (te laag begroot) naar voren gekomen waaronder de huisvestingskosten en de ICT kosten. Met het oog op een realistische begroting zullen deze aangepast moeten worden. ✓ Tot slot, ook met voorgaande ingrepen blijft het RSJ (ook) op het gebied van de bedrijfsvoering uitermate kwetsbaar. Vermoedelijk omwille de financiële haalbaarheid is door het RSJ in de bedrijfsvoering te vaak gekozen voor suboptimale oplossingen. Hierdoor zijn werkprocessen nog onvoldoende afgestemd op de risico’s. Om die reden zal aanvullend geïnvesteerd moeten worden in de AO/IC specifiek gericht op de mitigatie van de belangrijkste risico’s. De rapportage van de accountant is daarvoor een belangrijke informatiebron. Dit laat onverlet dat hiermee niet kan worden volstaan. Echter, het doorvoeren van alle noodzakelijke aanpassingen is te kostbaar. Veel meer ligt het voor de hand om samenwerkingsmogelijkheden met derden hieromtrent nader te onderzoeken. Dit valt buiten de scope van deze begrotingsherziening en zal worden meegenomen in het traject van de Dagen van de Samenwerking en de (her-)formulering van de opdracht aan het RSJ IJsselland.

2

Dit onder voorbehoud van de doorontwikkeling van het beheersplan en de benodigde formatie contactmanagement en van de uitkomsten van het onderzoek Contractbeheer. 3 Let wel: voor het contractmanagement worden nu al keuzes gemaakt welke zorgaanbieders regelmatig gesproken worden en welke aanbieders ‘op papier’ gevolgd worden.

4

Memo voor RSJ-bestuur BO Resultaat 2024 ✓ Startfoto Digitale Toegankelijkheid incl. marsroute; ✓ Afspraken rondom inzet Functionaris Gegevensbescherming (AVG-compliance); ✓ Startfoto archiefwet incl. marsroute; ✓ Medio 2025 compliance met de vigerende wetgeving. Randvoorwaarden ✓

✓ ✓

De startfoto’s kunnen in theorie tot nieuwe inzichten leiden waarmee kosten zijn gemoeid. Voor zover deze niet binnen de opgenomen posten vallen, zal hiervoor ruimte gezocht worden binnen de begroting 2025. Indien dit niet mogelijk blijkt wordt dit opnieuw ter besluitvorming aan het RSJbestuur voorgelegd; Er vindt geen substitutie van middelen plaats, tenzij het RSJ-bestuur anderszins besluit; Inhoudelijke en financiële verantwoording geschiedt via de managementrapportages.

Urgentie/risico bij niet of minder investeren ✓ De huidige werkorganisatie is kwetsbaar. Samenwerking met derden kan deze kwetsbaarheid mitigeren. Om deze samenwerking effectief te kunnen laten zijn is een beperkte investering in de bedrijfsvoering gericht op compliance met de vigerende wetgeving onontkoombaar; ✓ Geen compliance kan leiden tot imagoschade; ✓ Niet adequaat kunnen handelen in geval van een datalek.

Financiële doorrekening Voorgaande constateringen zijn vertaald naar de onderstaande herziene begroting 2024 nadrukkelijk gekeken naar de aanvullende besparingsmogelijkheden. Totaaloverzicht begroting 2024 herzien Onderdeel / specificatie Formatie Personeel niet in loondienst Personeelgerelateerde kosten Overige vaste kosten / algemene kosten Onvoorzien / dotatie - regio agenda Totale kosten

Prognose 2023

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2024 herzien

Verschil (positief = toename)

€ € € € €

886.878 480.000 94.850 299.700 -

€ € € € €

1.249.416 92.500 262.991 120.000

€ € € € €

1.291.037 115.950 378.970 35.000

€ € € € €

1.218.478 131.824 107.500 573.200 35.000

€ € € € €

-72.559 131.824 -8.450 194.230 -

€

1.761.428

€

1.724.907

€

1.820.957

€

2.066.002

€

245.045

Tabel 1

Zoals uit de bovenstaande opgave opgemaakt kan worden is er sprake van een kostenstijging van €245.045 waarvan een het belangrijkste deel incidentele kosten (zie ook bijlage 4.4, Financiële doorrekening 2024 en 2025). Hierin zijn de volgende zaken nadrukkelijk van belang: Verdere reductie structurele kosten niet haalbaar ✓ De oorspronkelijke begroting 2024 van het RSJ IJsselland biedt weinig ruimte structurele kosten verder te reduceren. Het betreft veelal autonome kosten die naar aard en omvang niet of slechts beperkt beïnvloedbaar en zeer beperkt af te schalen zijn; ✓ Het resterende deel van de kosten zijn of personeel gerelateerde kosten of noodzakelijke incidentele (ontwikkel-)kosten. Hierbij is rekening gehouden met de noodzaak tot externe inhuur van een inkoper vanwege het niet kunnen vervullen van de uitstaande vacature;

5

Memo voor RSJ-bestuur BO ✓

Een verdere reductie van de personeelsgerelateerde kosten dan in de herziene begroting (zie tabel 1) verwoord, is niet wenselijk met het oog op de doelstellingen van het eigen werkgeverschap, het behoud van medewerkers en de kosten die gemoeid zijn met een hoog verloop van medewerkers.

Aanvullende noodzakelijke kosten binnen bestaande opdracht De aanvullende kosten worden gemaakt ten behoeve van werkzaamheden van het RSJ IJsselland die vallen binnen de bestaande opdracht en betreffen kosten die in het licht van die opdracht dan wel vigerende wetgeving noodzakelijkerwijs gemaakt moeten worden. De gelden worden toegewezen aan specifieke werkzaamheden. Vinden deze om welke reden dan ook niet plaats of zijn de uiteindelijke kosten lager dan op voorhand gedacht, dan vallen deze gelden vrij en zullen door het RSJ niet op een nadere wijze worden bestemd, tenzij het RSJ-bestuur daartoe besluit. Of anders gezegd, bij onderbesteding vindt geen substitutie plaats naar andere kostenposten. Gelet op voorgaande in combinatie met de noodzaak om op contactmanagement & - beheer en compliance wetgeving een aantal resultaten te behalen, is het niet mogelijk om de recent overeengekomen CAO-salarisverhoging binnen de oorspronkelijke begroting 2024 op te vangen. Voor een meer uitputtend, getalsmatig overzicht wordt verwezen naar bijlage 4.4 (Financiële doorrekening 2024 en 2025) bij de agenda.

6