2024-277 Raadsvoorstel Optimalisatie planning en controlcyclus

RAADSVOORSTEL Onderwerp Portefeuillehouder Voorstelnummer Datum B en W besluit Team

: : : : :

Optimalisatie planning en controlcyclus Wethouder Elferink, 2024-277 16-04-2024 DEV-FC

Inleiding

De planning & controlcyclus (P&C) geeft inzicht in het beleid dat de gemeente in een periode wil voeren, de beoogde middelen hiervoor en de resultaten hiervan. De gemeenteraad neemt hiervoor kennis van verschillende documenten en stelt de voorgestelde wijziging vast. Het doel van de optimalisatie van de planning en controlcyclus is om een kwaliteitsslag te maken naar sturen op hoofdlijnen binnen een acceptabele tijdsplanning voor de ambtelijke organisatie en raad. Het voorstel is om met minder inspanning en tijd de raad beter in positie te brengen door een verbeterde set P&C producten op leveren.

Raadsvoorstel

1. Het ‘planning en control instrumentarium’ te wijzigen van vier kwartaalrapportages naar twee tussentijdse rapportages en een eindprognose 2. In te stemmen met het voornemen om te komen tot een Strategische Investerings Agenda en het College te verzoeken hier voor de Voorjaarsnota (VJN) een concreet voorstel voor invulling te doen. 3. De gewijzigde financiële verordening vast te stellen. 4. De gewijzigde programmanummering en omschrijving vast te stellen

Kern raadsvoorstel De inzet is om in de cyclusdocumenten meer de bestuurlijke hoofdlijnen zichtbaar te maken met minder kwartaalrapportages. Dit vraagt om een stevig kompas, dit wordt gegeven door te gaan werken met een perspectiefnota (i.p.v. voorjaarsnota) en door dit verder te verstevigen door een strategische investeringsagenda "groei van Deventer" als financieel instrument te implementeren en als laatste door verbinding te maken met de global goals. Tot slot willen wij de huidige programmanummering logischer maken en laten aansluiten op hoe wij nu al werken. In de bijgevoegde nota worden de volgende voorstellen gedaan. 1. Wijziging opzet planning en control en wijziging programmanummering 2. Versterken sturend vermogen door te groeien naar een perspectiefnota en een strategische investeringsagenda "groei van Deventer" en in de nota wordt een verkenning voorgesteld hoe Deventer kan worden aangesloten op de duurzame ontwikkelingen (global goals).

Beoogd resultaat Een planning en control die: * ondersteunend is aan de realisatie van de doelstellingen en prestatie; * de raad in staat stelt kaders te stellen, te sturen op doelstellingen en prestaties, keuzes te maken en uitvoering te geven aan haar controlerende rol; * met minder inspanning naar meer resultaat; * betekenisvollere, begrijpelijkere en leesbare producten.

Kader In artikel 108 van de gemeentewet is de bevoegdheidsverdeling tussen gemeenteraad en college vastgelegd. Meer concreet geeft het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) de kaders aan waaraan de gemeente moet voldoen binnen het domein van de planning en control. De gemeenteraad heeft

daarnaast randvoorwaarden voor de inrichting en uitvoering van het P&C instrumentarium vastgelegd in de financiële verordening.

Argumenten ten behoeve van de raad Argumenten voor 1. Optimalisatie P en C planning leidt tot een versterking van het sturend vermogen door de inzet van een stevig kompas en leidt tot minder rapportages. 2. Een perspectiefnota geeft inhoudelijk en financieel inzicht in wat er op termijn nodig is om ambities te realiseren. De verwachting is dat de raad met een perspectiefnota een betere mogelijkheid om invloed uit te oefenen op de kaders voor de begroting. 3. De veelheid en omvang van de projecten in combinatie met de financiële onzekerheid en de uitvoeringskracht van de organisatie vragen om een langjarige en brede afweging. Daarom is het niet alleen nodig om de opgaven te vertalen in de benodigde financiële middelen, maar ook om te weten waar in de toekomst belangrijke bestuurlijke keuzemogelijkheden liggen en waar investeringsbeslissingen genomen moeten worden. De strategische investeringsagenda heeft daarmee een lange termijn focus en dient als input voor investeringsplanningen en meerjarenramingen. 4. De Strategische Investeringsagenda is een nieuw financieel instrument en heeft naast het zijn van een sturingsinstrument ook als doel te sparen voor toekomstige investeringen, hierdoor ontstaat er meer financiële continuïteit en stabiliteit om uitvoering te geven aan de langjarige investeringsopgaven. 5.

Het hebben van een investeringsbudget biedt kansen om een rijksbijdrage te verkrijgen in ontwikkelingen die wij zelf ook willen. Argumenten tegen 1. Het bijsturen van de begroting via de tussentijdse rapportages gaat van 3 naar 2 momenten per jaar. Hierdoor kan het gevoel ontstaan om minder in control te zijn. 2. Voor de uitvoering van een strategische investeringsagenda is het van belang dat wij middelen apart zetten zodat ze niet afhankelijk worden van het rijksbeleid (zoals schommelingen in het gemeentefonds). De financiële ruimte voor de Strategische Investeringsagenda willen we creëren door te gaan ‘sparen/reserveren'. Hiervoor zijn er financiële middelen nodig, eenmalig en structureel, die dan niet anders kunnen worden ingezet. 3. Ook in tijden van krapte wordt een deel van de middelen geoormerkt voor deze agenda, dit beperkt de keuzevrijheid om middelen anders in te zetten. 4. De sociale en maatschappelijke opgaven vallen niet onder de strategische investeringsagenda. Voor het treffen van adequate voorzieningen voor de sociale en maatschappelijke opgaven is de inbreng van veel partijen nodig. Een en ander begint bij een adequate financiering van het sociaal domein over de volle breedte. Deze financiering komt uit het gemeentefonds.

Door middel van de stelpost autonome ontwikkelingen en de ingestelde reserves hervormingsagenda Jeugd anticiperen wij op deze ontwikkelingen en besteden daar in de voorjaarsnota en de jaarlijkse gemeentebegroting in meerjarig perspectief aandacht aan.

Betrokken partijen en participatie - intern ambtelijke organisatie - audit commissie - raad

Financiële consequenties Het besluit heeft als gevolg dat de financiële verordening moet worden aangepast. Het besluit heeft geen (directe) financiële consequenties.

Betrokkenheid raad Het vaststellen van de financiële verordening en het wijzigen van de P&C cyclus en instrumentarium is een bevoegdheid van de gemeenteraad. De voorstellen worden eerst besproken in de auditcommissie zodat de commissie kan adviseren over besluitvorming van de raad op het gebied van kaderstelling en controle inzake de gemeentefinanciën.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer, de secretaris, de burgemeester,

J.P. Wassens

R.C. König