2024-06-13 Advies Auditcommissie betreffende jaarstukken 2023

Grote Kerkhof 1 Postbus 5000 7400 GC Deventer

Aan: De leden van de gemeenteraad van Deventer en het college van Burgemeester en Wethouders

06-46737447 direct telefoonnummer

a.kerver@deventer.nl e-mail

Auditcommissie

13 juni 2024

kenmerk

uw referentie

datum

A. Kerver

Advies Auditcommissie jaarstukken 2023

contactpersoon

onderwerp

Geachte raadsleden en collegeleden, In de verordening Auditcommissie is opgenomen dat de auditcommissie is belast met de voorbereiding van de besluitvorming door de raad van de jaarrekening en het jaarverslag, samen de jaarstukken. Daarvoor bespreekt de auditcommissie de jaarstukken met de accountant en de ambtelijke en bestuurlijke adviseurs van de auditcommissie. Daarnaast bestudeert de commissie de stukken met de bril van een raadslid. De auditcommissie adviseert over de kwaliteit van de stukken, maar zeer uitdrukkelijk niet over de inhoud. Het (politieke) oordeel over de jaarstukken is aan de raad. Bij advies over de kwaliteit betreft het de leesbaarheid, het navolgen van gemaakte afspraken tussen raad en college en de volledigheid van het proces rond jaarstukken (afstemming met de accountant, reactie op bevindingen, tijdigheid van de stukken en dergelijke). De raad heeft de jaarstukken 2023 op 30 mei van het college ontvangen. De auditcommissie heeft de jaarstukken met de accountant en ambtelijk en bestuurlijke adviseurs besproken in haar vergadering van 12 juni. De auditcommissie is positief over vorm en inhoud van de aan de raad aangeboden jaarrapportage 2023. De informatie is uitvoerig, maar, na het opdoen van enige routine en handigheid in het portal ‘hetgeldvan.deventer’ overzichtelijk en vindbaar.

Het is prettig om te constateren dat bijna alle doelstellingen zijn gehaald en daarbij bovendien een positief financieel resultaat valt te melden. Daarbij is het prettig dat de accountant een positief oordeel over de getrouwheid van de jaarstukken afgeeft. Belangrijk om te vermelden is dat de accountant ook een getrouwheid van de rechtmatigheidsverklaring afgeeft. De rechtmatigheidsverklaring wordt vanaf dit jaar door het college zelf verzorgd. Dit proces is goed doorlopen. Na bestudering van de jaarstukken is de auditcommissie van mening dat: - De jaarstukken van ruim voldoende kwaliteit zijn voor de raad om zijn controlerende taak uit te voeren. - De jaarstukken over het algemeen goed leesbaar en helder van structuur en opzet zijn. - Het goed is om te constateren dat de accountant een goedkeurende accountantsverklaring voor de jaarrekening afgeeft en een verklaring van getrouwheid op de rechtmatigheidsverklaring van het college. Daarmee voldoet de jaarrekening aan de normen en eisen die daarvoor door de raad zijn gesteld.

---------------------------------------------------Advies Auditcommissie jaarstukken 2023

De auditcommissie heeft met bovenstaande conclusie dan ook betrekkelijk bescheiden opmerkingen of aanbevelingen bij de jaarrekening en het jaarverslag 2023: 1. Het toevoegen van gerelateerde informatie is iets waar de raad en de auditcommissie om hebben gevaagd. Er is veel informatie toegevoegd, maar dat maakt het beheer een uitdaging. Zo verdient bijvoorbeeld de toegevoegde gerelateerde informatie bij programma 7, Inkomensvoorziening en Arbeidsmarkt, een actualisatie. 2. De raad wordt gevraagd het raadsvoorstel Jaarverantwoording 2023 vast te stellen. Juist het raadsvoorstel zelf blinkt niet uit in heldere taal. Besluitpunt 3: “Het gerealiseerde resultaat te bepalen op €13,1 miljoen voordelig (hiervan is €14 miljoen betrokken bij de 1e kwartaalrapportage 2024)” en besluit punt 5: “De correctie als gevolg van de accountantscontrole sociaal domein € 0,9 miljoen (nadelig) te betrekken bij de voorjaarsnota 2024” zijn voor de leek cryptisch geformuleerd. De verdere toelichting onder ‘Financiële consequenties’ helpt niet. Het budgetrecht is een belangrijke bevoegdheid voor de raad, maar daarbij tegelijkertijd inhoudelijk complex. De accountant ondersteunt en begeleidt de raad.

Maar juist daarnaast heeft ook de organisatie, en het college in het bijzonder, in de ogen van de commissie een verantwoordelijkheid om de raad helpen door deze nog meer bij de hand te nemen met toegankelijk taalgebruik en praktische toelichtingen. 3. Maak in de opzet van de jaarverantwoording - in zowel het pdf-bestand als ‘hetgeldvan.Deventer’- inzichtelijk waar de beslispunten uit het raadsbesluit terugkeren. Bijvoorbeeld door te verwijzen naar de pagina's waar bovengenoemde positieve resultaat en nadeel staat genoemd in het document. 4. Tot slot gaat de auditcommissie er van uit dat de nog openstaande door de accountant gedane aanbevelingen, als ook de meer doorlopende aanbevelingen van de auditcommissie, op de actielijst van het college staan. Deze opmerkingen gemaakt hebbend, complimenteert de auditcommissie het college met de verslaglegging en de resultaten van boekjaar 2023.

Namens de Auditcommissie,

Mevr. A. van der Meer voorzitter

---------------------------------------------------Advies Auditcommissie jaarstukken 2023