2023 Raadsvoorstel Evaluatie leidraad grote projecten

RAADSVOORSTEL Onderwerp Nummer Auditcommissie

: Evaluatie Leidraad Grote Projecten : : 14 december 2022

Voorstel 1. De Leidraad Grote Projecten vooralsnog niet aan te passen met uitzondering van hieronder beschreven punt 2 en 3. 2. Bij het besluit om een project toe te voegen aan de lijst Grote Projecten daarbij ook expliciet de vraag toe te voegen of extra (tussen)stappen/besluitmomenten aanvullend aan de Leidraad fasering gewenst of nodig zijn. 3. Deze vraag ook expliciet mee te nemen bij een besluit voor een faseovergang 4. Te bouwen aan meer kennis en inzicht van de Leidraad bij raadsleden en -opvolgers en daarvoor de griffie opdracht te geven hiervoor momenten en methoden te organiseren.

Inleiding Op 24 maart 2022 heeft de raad de Raadsmededeling Resultaten evaluatie Viking project (22- 03-242459) van het college ontvangen. De raadsmededeling kent twee bijlagen; een definitieve rapportage van het onderzoeksbureau TwijnstraGudde en een collegestandpunt aanbevelingen van de evaluatie. In de rapportage, de raadsmededeling en het collegestandpunt worden aanbevelingen gedaan en opmerkingen gemaakt over de Leidraad Grote Projecten. De auditcommissie heeft het als haar taak gezien voor de raad een eerste verkenning te doen van de evaluatie en de aanbevelingen, en de raad een voorstel te doen om zo nodig te komen aanscherpingen of wijzigingen in (de werkwijze van) de Leidraad Grote Projecten. Daarvoor heeft zij een werkgroep ingesteld. Bijgevoegd treft u de bevindingen en conclusies van de werkgroep. In haar vergadering van 14 december 2022 heeft de auditcommissie de conclusies van de werkgroep overgenomen. Daarbij is de volgende toevoeging gedaan: Voor een goede inzet van de Leidraad is kennis van en inzicht in de Leidraad voor diegene die deze gebruiken nodig. Concreet: de ambtelijke organisatie, het college en de raad. Vooral wat betreft deze laatste, de raad, is een breder en dieper inzicht in de Leidraad zinvol. De Leidraad is tenslotte in eerste aanleg een instrument van en voor de raad.

Kennis van en inzicht in de Leidraad helpt bij het vinden van antwoorden op vragen als: Bij welke projecten kiest de raad voor het gebruik van de Leidraad en waarom en wanneer dus niet. Of, zijn er redenen om bij een speciaal project in de Leidraad fasen of producten toe te voegen. Daar waar het college in haar standpunt kiest voor een uitbreiding van het aantal fasen in de Leidraad, door de Verkenningsfase in drie delen op te knippen, zoals bij het project Burgerweeshuis is gedaan, kiest de auditcommissie voor een situationele uitbreiding. De auditcommissie houdt vast aan een fasering zoals de Leidraad die nu kent. Tegelijkertijd stelt de commissie voor om bij het aanwijzen door de raad van een project als ‘groot project’ vallend onder de systematiek van de Leidraad Grote Projecten, de vraag mee te nemen of, in dit specifieke geval, extra fase stappen (no/go besluitmomenten) moeten worden toegevoegd. Extra stappen kunnen in de Verkenningsfase worden toegevoegd (Definitie, Ontwerp en/of Voorbereiding), maar bijvoorbeeld ook in de Realisatiefase (bijvoorbeeld als op voorhand kan worden verwacht dat de resultaten van een aanbesteding een beoordeling van de raad gaan vragen). Overigens ontslaat geen enkele afgesproken fasering, of gebrek daaraan, het college van de plicht om de raad bijtijds te informeren als een project buiten afgesproken kaders treedt of dreigt te treden.

En dat geldt ook voor projecten die helemaal niet onder de Leidraad vallen

2 De auditcommissie stelt daarmee voor om: 1. De Leidraad Grote Projecten vooralsnog niet aan te passen met uitzondering van hieronder beschreven punt 2 en 3. 2. Bij het besluit om een project toe te voegen aan de lijst Grote Projecten daarbij ook expliciet de vraag toe te voegen of extra (tussen)stappen/besluitmomenten aanvullend aan de Leidraad fasering gewenst of nodig zijn. 3. Deze vraag ook expliciet mee te nemen bij een besluit voor een faseovergang 4. Te bouwen aan meer kennis en inzicht van de Leidraad bij raadsleden en -opvolgers en daarvoor de griffie opdracht te geven hiervoor momenten en methoden te organiseren.

Beoogd resultaat Helderheid in toepassing en methodiek van de Leidraad Grote Projecten. Kader Financiële consequenties Geen. Aanpak/uitvoering De griffie komt met voorstellen voor invulling van besluitpunt 4 De Auditcommissie van de gemeente Deventer, de secretaris, de voorzitter,

A. Kerver

A. van der Meer