2023-710 Raadsvoorstel Rechtmatigheidsverantwoording

RAADSVOORSTEL Onderwerp

:

Portefeuillehouder Voorstelnummer Datum B en W besluit Team

: : : :

Wijziging van verordeningen als gevolg van de invoering van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken door het college. Wethouder Elferink, 2023-710 17-10-2023 DEV-FC

Inleiding De gemeentewet is gewijzigd waardoor het college opdraagt vanaf boekjaar 2023 verplicht is een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Dat is een toelichting waarin het college aangeeft in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en college, over de (financiële) rechtmatigheid, en hiermee de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken. De implementatie vraagt aanpassing van een twee verordeningen: de Financiële verordening en de Controleverordening. Dit voorstel bevat ook een wijziging in een derde verordening, namelijk de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid. In de de Financiële verordening wordt de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens vastgelegd. Deze geven vanaf welk bedrag er verantwoord wordt over onrechtmatigheden en wanneer daar in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op wordt gegeven. In deze verordening worden ook de criteria benoemd die worden gehanteerd. De Controleverordening wordt gewijzigd omdat de accountant niet meer zal controleren op rechtmatigheid, maar wel op de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

Tegelijk met deze wijzigingen worden een aantal andere aspecten in de financiële verordening en in de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid aangepast. Het college kan alleen een rechtmatigheidsverantwoording afgeven als er een adequaat systeem van interne beheersing en controle aanwezig is om te waarborgen dat de gemeente zich bij alle financiële handelingen en transacties aan de wet- en regelgeving houdt. Voor Deventer zal het effect van deze wetswijziging beperkt zijn, aangezien er al veel aandacht besteed wordt aan rechtmatigheid. Het heeft een goed functionerend systeem van interne beheersing en kan steunen op een bewezen effectieve verbijzonderde interne controlefunctie, zoals ook bevestigd is door de externe accountant. Het voorstel bevat ook een wijzigingen in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (ex art. 213a) en voldoet daarmee weer aan de Gemeentewet.

Raadsvoorstel De volgende gewijzigde verordeningen vast te stellen: 1. Financiële verordening (ex art. 212 Gemeentewet) Deventer 2023 2. Controle verordening (ex art. 213 Gemeentewet) Deventer 2023 3. Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (ex art.213a Gemeentewet) Deventer 2023

Kern raadsvoorstel De raad besluit drie (financiële) verordeningen te wijzigingen, waarmee de rechtmatigheidsverantwoording van het college in de jaarrekening wordt ingevoerd. Tevens worden de verordeningen geactualiseerd.

Beoogd resultaat * Implementeren van de wetswijziging met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. * Actualiseren van de verordeningen * Het verbeteren van de interne beheersing en controle.

Kader * De Gemeentewet * Financiële verordening gemeente Deventer * Controle verordening.gemeente Deventer In deze verordeningen wordt verwezen naar het normenkader, het auditplan, de paragraaf bedrijfsvoering, de verantwoording in de jaarrekening en het accountantsverslag. Dit kader wordt toegelicht in bijlage 1.

Argumenten ten behoeve van de raad 1.1 De Financiële verordening (ex art. 212 Gemeentewet) moet worden gewijzigd als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverklaring Aanpassing is nodig door de Wet versterking decentrale rekenkamers en de wijziging van de Gemeentewet met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. Een algemene toelichting op de wijzigingen en de gevolgen is opgenomen in Bijlage 1: algemene toelichting. 1.1.1 Verantwoordingsgrens gelijkstellen aan de goedkeuringstolerantie bij de accountantscontrole. De verantwoordingsgrens is een bedrag waarboven rechtsmatigheidsfouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen en toegelicht. Het college stelt voor 1% te hanteren als verantwoordingsgrens, waarmee zoveel als mogelijk aan de informatiebehoefte van de raad wordt voldaan en waarmee de grens gelijk is aan de goedkeuringstolerantie bij de accountantscontrole. Door bij deze grens aan te sluiten voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt met een eenduidige tolerantie voor alle controles gewerkt. Kanttekeningen De goedkeuringstolerantie van de accountant staat ter discussie. Er is een voorstel door het rijk gedaan om deze te verhogen naar 2%, en de tolerantie voor onzekerheden te verlagen van 3% naar 2%. Hierdoor verdwijnt het onderscheid meer tussen fouten en onzekerheden.

Als dit voorstel wordt doorgevoerd zou de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheidsfouten ook op 2% gesteld kunnen worden. Hierdoor wordt de eenduidigheid van normen hersteld. De wetswijziging is nog niet vastgelegd in het Besluit begroting en verantwoording (BBV), maar wel in de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Het is onwaarschijnlijk dat dit leidt tot andere/nieuwe wijzigingen. 1.1.2 Rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording gelijkstellen aan €200.000. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) nader toegelicht. Het college stelt voor deze rapportagegrens op €200.000 te leggen, waarboven in de paragraaf bedrijfsvoering alle afwijkingen worden toegelicht en de maatregelen vermeld die het college neemt om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Hierbij is afgewogen rapporteren voldoende informatie op te nemen over significante overschrijdingen. De grens waarboven incidentele baten en lasten worden toegelicht is gelijk aan dit bedrag. 1.1.3. Alle gewijzigde artikelen en de nieuwe financiële verordening met toelichting zijn opgenomen in de bijlage 2. De verantwoordings- en rapportagegrens worden opgenomen in artikel 29a van de

gewijzigde verordening. In de artikelen 29b,c en d zijn de drie criteria die worden gehanteerd conform de kadernota rechtmatigheid uitgewerkt. 1.2 De Controle verordening (ex art. 213 Gemeentewet) wordt gewijzigd (bijlage 3) Deze verordening wordt gewijzigd als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Tegelijk is de verordening op punten aangepast zodat voor de algemene bepalingen de modelverordening van de VNG wordt gevolgd. Door deze wijzigingen is de verordening weer actueel zonder de specifieke aanpassingen in Deventer te verliezen. 1.3 Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (ex art 213a Gemeentewet) in lijn brengen met Gemeentewet (bijlage 4). In de 213a verordening legt de raad vast hoeveel onderzoeken per jaar uitgevoerd worden en op welke manier daarover gerapporteerd wordt. De onderzoeksfrequentie was niet in overeenstemming met de formulering in de wet - elk jaar dient zowel onderzoek gedaan te worden naar de doelmatigheid en doeltreffendheid. Ook wordt in een nieuw artikel vastgelegd hoe de raad wordt geïnformeerd over voorgenomen onderzoeken: een onderzoeksplan als onderdeel van het auditplan en in de jaarrekening wordt gerapporteerd over de bevindingen, naast de gebruikelijke rapportage zodra onderzoeken zijn afgerond.

Betrokken partijen en participatie * Interne organisatie * Accountant

Financiële consequenties Geen financiële consequenties

Betrokkenheid raad Het vaststellen van verordeningen is een bevoegdheid van de gemeenteraad. De voorstellen worden eerst besproken in de auditcommissie zodat de commissie kan adviseren over besluitvorming van de raad op het gebied van kaderstelling en controle inzake de gemeentefinanciën.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer, de secretaris, de burgemeester,

J.P. Wassens

R.C. König