2023-12-01 Overwegingen en aanbevelingen Auditcommissie bij raadsvoorstel rechtmatigheid

Datum

:

1 december 2023

Aan

:

Gemeenteraad en college

Van

:

Auditcommissie

Onderwerp

:

Overwegingen en aanbevelingen auditcommissie bij raadsvoorstel rechtmatigheid

Leden van de raad, geacht college, De gemeentewet is gewijzigd waardoor het college vanaf boekjaar 2023 verplicht is een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. In de jaren daarvoor was dit een taak en verantwoordelijkheid van de accountant. Deze wijziging vraagt een aanpassing van een tweetal verordeningen; de Financiële verordening en de Controle verordening. Deze wijziging in nodig om de verordeningen ‘kloppend’ te maken. Daarnaast stelt het college in het raadsvoorstel ‘Wijziging van verordeningen als gevolg van de invoering van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken door het college’ (2023-710) ook voor de verordening ‘Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur’ aan te passen. Dit omdat de wijziging in de gemeentewet ook een andere kijk op en aanpak van interne controle en beheersing van en door de organisatie vraagt. De raad stelt verordeningen vast. De gemeentewet geeft in art 212 en 213 aan dat de raad een financiële en controle verordening dient vast te stellen. Het college heeft de auditcommissie gevraagd het raadsvoorstel als ook de verordeningen en de bijgevoegde algemene toelichting, van advies te voorzien. Dit advies dient ter ondersteuning van de raad bij het bespreken en besluiten op het voorstel.

De auditcommissie heeft de verschillende documenten bestudeerd en besproken en komt na het maken van een algemene opmerking hieronder, met een aantal aanbevelingen. De auditcommissie vindt de terugtredende rol van de externe accountant op de rechtmatigheid van de jaarrekening best spannend. Echter, de commissie concludeert dat de betrokkenheid van de accountant in het totale verantwoordings- en rechtmatigheidsproces voldoende is geborgd. Dan een aantal drietal aanbevelingen. 1. Complexiteit van de materie en toelichten van keuzes De auditcommissie constateert dat de verschillende documenten veel specifieke termen, financieel jargon, bevatten. Dat maakt het lezen en begrijpen van de documenten complex. De auditcommissie heeft de indruk dat, ondanks dat een verordening in terminologie waterdicht moet zijn, nog winst is te halen in toelichtende, verklarende zinnen in ‘Jip en Janneke’ taal. Juist omdat financiële beheersing voor de (leken) raad belangrijk is. Daar zit immers het budgetrecht. Hetzelfde geldt voor gemaakte keuzes. Bijvoorbeeld de keuze om een ‘rapportagegrens’ op €200.000,- te stellen. Na uitleg aan de auditcommissie blijkt dit een verdedigbare keuze, maar zonder uitleg is de keuze moeilijk te doorgronden. Neem de raad bij de hand, licht toe. Benoem expliciet de argumenten die tot een keuze hebben geleid. 2.

Cultuur van openheid en melden Structuur van de interne controle levert een onmisbare bijdrage aan het bewaken van de rechtmatigheid. Controle in de lijn, de staf en door onafhankelijke audits. Maar een eigen 1 Overwegingen en aanbevelingen auditcommissie bij raadsvoorstel rechtmatigheid

interne controle werkt pas dan goed, als de organisatie en haar management, als ook de bestuurders, het college, een cultuur van openheid en meldingsvrijheid weten te creëren. Het is de auditcommissie nog niet helemaal helder welke maatregelen of aanpassingen hiervoor in de ogen van de organisatie/bestuur nog nodig zijn en welke zijn genomen. 3. Het begrip ‘periodiek’ in de financiële verordening In de financiële verordening komt in de artikelen 12, 15, 17, 22, 23, 26, 27, 28 de term ‘periodiek’ voor. Het betreft hier aanpassingen van interne beleidsafspraken (‘activeren en afschrijven’, ‘reserves en voorzieningen’ enz.). De term periodiek is begrijpelijk; de afspraken vragen geen vaste termijn van aanpassing. Toch doet de auditcommissie de suggestie om, om te voorkomen dat intern beleid uit beeld raken of niet meer actueel is, met een vaste regelmaat, bijvoorbeeld 2-jaarlijks, het interne beleid te controleren en de raad over de bevindingen te informeren.

De auditcommissie ziet geen bezwaar in de aanpassingen van de drie verordeningen op de door het college voorgestelde wijze en kan de raad positief adviseren om met het voorstel in te stemmen. De auditcommissie kan zich voorstellen dat de agendacommissie het onderwerp als hamerstuk agendeert. De auditcommissie wenst het college veel succes bij een goede invulling van deze nieuwe verantwoordelijkheden en zal het proces van verantwoording op de rechtmatigheid van de jaarrekening met belangstelling blijven volgen.

Namens de auditcommissie,

Anne van der Meer Voorzitter

Alex Kerver Secretaris

2 Overwegingen en aanbevelingen auditcommissie bij raadsvoorstel rechtmatigheid