2023-06-12 Advies Auditcommissie betreffende jaarstukken 2022

Grote Kerkhof 1 Postbus 5000 7400 GC Deventer

Aan: De leden van de gemeenteraad van Deventer en het college van Burgemeester en Wethouders

06-46737447 direct telefoonnummer

a.kerver@deventer.nl e-mail

Auditcommissie

12 juni 2022

kenmerk

uw referentie

datum

A. Kerver

Advies Auditcommissie jaarstukken 2022

contactpersoon

onderwerp

Geachte raadsleden en collegeleden, In de verordening Auditcommissie is opgenomen dat de auditcommissie is belast met de voorbereiding van de besluitvorming door de raad van de jaarrekening en het jaarverslag, samen de jaarstukken. Daarvoor bespreekt de auditcommissie de jaarstukken met de accountant en de ambtelijke en bestuurlijke adviseurs van de auditcommissie. Daarnaast bestudeert de commissie de stukken met de bril van een raadslid. De auditcommissie adviseert over de kwaliteit van de stukken, maar zeer uitdrukkelijk niet over de inhoud. Het (politieke) oordeel over de jaarstukken is aan de raad. Bij advies over de kwaliteit betreft het de leesbaarheid, het navolgen van gemaakte afspraken tussen raad en college en de volledigheid van het proces rond jaarstukken (afstemming met de accountant, reactie op bevindingen, tijdigheid van de stukken en dergelijke.) De raad heeft de jaarstukken 2022 op 1 juni van het college ontvangen. De auditcommissie heeft de jaarstukken met de accountant en ambtelijk en bestuurlijke adviseurs besproken in haar vergadering van 7 juni. Vervolgens heeft de auditcommissie in dit schrijven een algemene reactie en een aantal aanbevelingen geformuleerd. De auditcommissie constateert met tevredenheid dat college werk maakt en heeft gemaakt om te komen tot een invulling van eerder door de auditcommissie gedane aanbevelingen.

De auditcommissie streeft naar een helder inzicht voor - en duidelijke rapportage aan - de raad over welk doel de gemeente wenste te bereiken (doelen), wat de gemeente hiervoor heeft gedaan (prestaties), welke middelen ze daarbij zijn ingezet en wat het effect van deze inzet is geweest (beleidsindicatoren). Een aanvullende wens van de auditcommissie is daarbij dat de doelen en prestaties zo Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch en Tijdgebonden (SMART) mogelijk geformuleerd zijn èn een trend door de tijd heen is te zien. In de jaarstukken 2022 zijn daar mooie stappen in gezet; bijvoorbeeld door de meerjarige beleidsindicatoren en door het toevoegen van verwijzingen en links naar trends en ontwikkelingen onder het toegevoegde tabblad 'Dashboard’ onder de programma's. De auditcommissie complimenteert college met de aanpassingen en aanvullingen in de jaarrapportage. Een verbetering in de ogen van de commissie. Na bestudering van de jaarstukken is de auditcommissie van mening dat: - De jaarstukken van ruim voldoende kwaliteit zijn voor de raad om zijn controlerende taak uit te voeren. - De jaarstukken over het algemeen goed leesbaar en helder van structuur en opzet zijn.

---------------------------------------------------Advies Auditcommissie jaarstukken 2022

-

-

Het goed is om te constateren dat de accountant een goedkeurende accountantsverklaring voor de jaarrekening af zal geven. Daarmee voldoet de jaarrekening aan de normen en eisen die daarvoor door de raad zijn gesteld. De auditcommissie daarbij positief is over de samenwerking tussen de verschillende actoren die een rol spelen bij het opstellen van de stukken.

De auditcommissie heeft bij de jaarrekening en het jaarverslag ook een aantal aanbevelingen aan het college: 1. In 2022 formuleerde de auditcommissie: “Het verbeteren van de kwaliteit van doelstellingen en prestaties (..) zal leiden tot een meer coherente en consistente relatie met beleidsindicatoren. Daarbij helpen een 0-meting en het formuleren van streefwaarden.” Nog niet alle programma’s zitten op hetzelfde kwaliteitsniveau. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de actuele stukken genoemd worden onder het tabblad ‘gerelateerde informatie’. Daarnaast kunnen strekking, vorm en logica van doelen en prestaties, rekening houdend met de verschillen in aard en geest van beleidsprogramma’s, consistenter. De auditcommissie beveelt het college aan om te blijven investeren in verbeteringen.

2. Voor een helder inzicht in effecten van beleid zijn vooral trends en ontwikkelingen belangrijk. Als door inzet van middelen bepaalde output is verhoogd of verlaagd, is ook inzicht in de vraag hoe zich dit verhoudt tot het verleden of vergelijkbare gemeenten relevant. De auditcommissie beveelt het college aan hieraan te blijven werken. 3. Dankzij de monitor zijn we in staat om in één oogopslag te zien in hoeverre de doelstellingen en prestaties gerealiseerd of gewijzigd zijn. Maar ook hier is ruimte voor verbetering. Het vervallen van een prestatie is bijvoorbeeld geen ‘positieve’ wijziging. In een enkel geval blijkt uit de tekst dat de prestatie niet volledig gerealiseerd is, terwijl dit in de monitor niet is terug te zien. 4. Tot slot concludeert de auditcommissie dat de incidentele opgaven vanuit het Rijk, door hun aard en omvang, een effect hebben op de consistentie en continuïteit van inzet van geld, personeel en andere middelen. De auditcommissie realiseert zich dat het hier hogere machten betreft en de invloed en sturing van het college hier slechts bescheiden kan zijn. De auditcommissie beveelt het college aan om kritische signalen af te blijven geven richting het Rijk, via de daartoe geijkte kanalen als VNG, G40 en provincie, over de impact die adhoc activiteiten van deze grootte en complexiteit hebben op begrotingen en werkwijzen van de gemeente.

De auditcommissie hoopt met deze aanbevelingen positief bij te dragen aan een continue verbetering van zorgvuldig verantwoorden en rapporteren over beleid en middelen van en voor onze mooi stad en dorpen.

Namens de Auditcommissie,

Mevr. A. van der Meer voorzitter

---------------------------------------------------Advies Auditcommissie jaarstukken 2022