2023-04-19 Raadsvoorstel Gunning met betrekking tot het Burgerberaad

a

gemeente

Deventer

RAADSVOORSTEL Onderwerp

Gunning met betrekking tot het Burgerberaad

Voorstelnummer 77459-2023 Raadstafel 5 aprii 2023 Raadsvergadering : 19 aprii 2023

Voorstel Het gunnen van de opdracht aan ANNE en EMMA om samen met de gemeenteraad te kamen tot kaders, vraagstelling en optioneel de uitvoering van het Burgerberaad in opdracht van de gemeente Deventer. lnleiding De gemeenteraad van Deventer heeft op 25 januari 2023 de volgende motie Vreemd aangenomen "Gemeenteraad gaat voor een Deventer Burgerberaad". De gemeenteraad heeft met deze motie onder andere het volgende besloten: Om tot uitvoering vaneen Burgerberaad over te gaan. Te starten in 2023 en daarvoor een onafhankelijke begeleidende partij te contracteren voor de uitvoering. Om samen met deze partij de kaders in te vullen voor het uit te voeren Burgerberaad en deze kaders vast te stellen in een raadsvergadering in het voorjaar van 2023. Hierop volgend samen met deze partij de specifieke vraagstelling voor het Burgerberaad in te vullen en deze vraagstelling vast te stellen in een raadsvergadering in het voorjaar van 2023. Om na het doorlopen van besluitvorming door de Raad over de uitvoering, kaders en vraagstelling voor het Burgerberaad afstand te nemen van de feitelijke uitvoering van het Burgerberaad en deze in handen te stellen van de begeleidende partij (binnen de vastgestelde kaders en het vraagstuk). Met het aannemen van een motie heeft de gemeenteraad van Deventer de rol van opdrachtgever naar zieh toegetrokken.

Vanuit de raad is er een begeleidingsgroep samengesteld (drie raadsleden/griffie/projectleider) die als taak heeft om het preces om te kamen tot goede besluitvorming in de raad te begeleiden. De begeleidingsgroep bereidt de raadsbesluiten voor, maar de uiteindelijke besluitvorming ligt bij de gemeenteraad. De gemeente heeft de opdracht aanbesteed door middel van een meervoudig onderhandse aanbesteding. Deze aanbesteding is inhoudelijk en procedureel begeleid door de begeleidingsgroep. De offerte-aanvraag is 2 maart 2023 verzonden. De deadline voor inschrijving was 23 maart 2023. Er zijn voor de deadline twee offertes binnengekomen. De beoordeling heeft plaatsgevonden door de begeleidingsgroep aan de hand van de criteria uit de offerte-aanvraag. Met het gunnen van de opdracht aan ANNE en EMMA geeft de gemeenteraad invulling aan het eerste deel van de uitvoer van de motie om een onafhankelijke begeleidende partij te selecteren. Beoogd resultaat Het samen met de gemeenteraad kamen tot kaders, vraagstelling en (optioneel) het uitvoeren van het Burgerberaad in Deventer. Kader - Motie "Gemeenteraad gaat voor een Deventer Burgerberaad" 25 januari 2023 - Aanbestedingsregels gemeente Deventer - Offerteaanvraag Kaders, vraagstelling en optioneel uitvoering Burgerberaad - gemeente Deventer

2

Argumenten

De inschrijvingen zijn beoordeeld en gerangschikt op basis van het gunningscriterium "beste prijs kwaliteitsverhouding". Het gunningscriterium "beste prijs kwaliteitsverhouding" inschrijving bestaat uit de volgende subgunningscriteria en het te behalen aantal punten: Subgunningscriterium

Te behalen punten

G1

Prijs

40

G2

Kwaliteit

60

Kaderstelling Specifieke vraagstelling Uitvoeren burgerberaad Totaal

20 20 20 100

Na een grondige beoordeling, conform het objectieve beoordelingskader (zoals is vastgelegd in de offerteaanvraag) is de offerte van ANNE en EMMA aangemerkt als de 'beste prijs kwaliteitsverhouding'. ANNE en EMMA scoorde met name het hoogste op de onderdelen Kaderstelling en Specifieke vraagstelling. Het voornemen tot gunning is op 30 maart 2023 aan ANNE en EMMA verzonden. Uiteraard wordt de gunning pas definitief op het moment dat de gemeenteraad over de gunning heeft besloten. Draagvlak

De begeleidingsgroep is in consensus tot het eindoordeel gekomen. Financiéle consequenties

De kosten van de begeleidende partij komen ten laste van de reeds gereserveerde middelen Burgerberaad voor het jaar 2023 Aan pak/u itvoeri ng

Indien de gemeenteraad van de gemeente Deventer instemt met de gunning van de opdracht aan ANNE en EMMA dan wordt het voornemen tot gunning definitief. Aansluitend zal met ANNE en EMMA naciere (werk)afspraken worden gemaakt aan de hand van de offerte.

Namens de begeleidingsgroep Burgerberaad, Renske Zieverink Tanja Eekhuis Hennie Eltink

Bijlagen:

-

Motie "Gemeenteraad gaat voor een Deventer Burgerberaad" 25 januari 2023 Offerteaanvraag Kaders, vraagstelling en optioneel uitvoering Burgerberaad - gemeente Deventer Brief voornemen tot gunning