2023-01-23 Beantwoording technische vragen Onderzoek Beschermingsbewind Deventer

Technische vragen Onderzoek Beschermingsbewind Deventer

Checks and Balances (Pagina 6) 1. Welke ingebouwde checks and balances waren er? Zie bijlage 1 2. Door wie werden deze uitgevoerd en met welke frequentie? Zie bijlage 1 3. Zijn de checks en balances aangescherpt nadat er vanuit de rechtbank een oplopende stroom van op- en aanmerkingen kwamen? a. Zo ja, wat waren de aanscherpingen, hoe werden deze uitgevoerd en met welke resultaten? b. Zo nee, waarom niet? a+b) Deze vraag veronderstelt dat de opmerkingen van de rechtbank zo waren geformuleerd dat duidelijk was voor ons dat deze direct tot aanpassingen van processen moesten leiden. Dit is niet het geval en dit is 1 van de conclusies van het rapport. Deze signalen zijn niet goed op waarde geschat.

In gevallen waarin het voor het BAD duidelijk was dat de rechtbank niet akkoord was met de werkwijze, zijn wel aanpassingen of extra checks ingebouwd: De belangrijkste aanpassingen die we tijdens het traject (dus naar aanleiding van opmerkingen van de rechtbank) hebben gedaan, staan vermeld in het herstelplan zoals dat steeds met de rechtbank is gedeeld en ook met uw raad (Raadstafel 02-03-2022): • Signaallijsten op foutieve betalingen van bijzondere bijstand • Signaallijsten op de saldi op beheer- en reserveringsrekeningen, waardoor een te hoog vermogen direct in beeld is • Signaallijsten op uitbetaalde saneringskredieten gekoppeld aan de lijst met rechthebbenden die een schuldentarief betalen, waarmee we voorkomen dat dit tarief te lang wordt doorbetaald • Maandelijks matchen van het totale maandinkomen van alle rechthebbenden met het inkomen over de voorgaande maand, waardoor het mogelijk is om stijgingen en dalingen van inkomen te signaleren, ook al hebben deze geen invloed op het uitvoeren van betalingen en leveren ze dus geen reguliere signalen op • De eigen controle bij de R&V en steekproefsgewijze controle door procesbegeleider is aangevuld met een collegiale toetsing waardoor ieder dossier tenminste 1x per jaar door een collega wordt gecontroleerd. • Extra controle op IIT • 1 op 1 controle op de R&V 2020.

4. Welke stuur- en managementinformatie werd er gegenereerd, met wie werd dit gedeeld en wat werd ermee gedaan (zijn op basis daarvan bijvoorbeeld concrete acties/bijsturingen uitgevoerd)?

Stuur- en managementinformatie over beschermingsbewind had met name betrekking op een aantal onderwerpen: ● De inhoudelijke voortgang van dossiers (op basis van dagelijkse/wekelijkse signaallijsten): deze werden door medewerkers zelf gebruikt en gemonitord door de procesbegeleider en teammanager ● De doorloop binnen caseloads (aantallen aanvragen, uitstroom, doorlooptijden): gemonitord door teammanager en procesbegeleider, maandelijks op hoofdlijnen gedeeld met directeur/programmamanager/beleidsmedewerker ● Tbv de kwartaalrapportages in het kader van de p&C cyclus werden de voortgang en knelpunten/risico’s besproken inzake het benoembaar zijn besproken, termijnen R&V, steekproeven extra kwaliteitscontroles, juridische adviezen inzake de aansprakelijkheids claims en verzoeken kantonrechter, personele bezetting, voortgang verbeterplannen, voortgang afhandeling bijzondere bijstand. • Het jaarverslag van de verschillende onderdelen van het BAD, waaronder ook de toegezegde indicatoren aan de gemeenteraad. Deze zijn opgenomen in het plan van aanpak insourcing beschermingsbewind:Prestatieafspraken Om de kwaliteit van de afdeling beschermingsbewind verder te waarborgen, zijn prestatieafspraken gemaakt.

Deze afspraken hebben betrekking op zowel de inhoudelijke taken als beschermingsbewindvoerder, als op het functioneren van de afdeling beschermingsbewind binnen de gemeentelijke organisatie: • Het BAD is op werkdagen van 9.00 tot 12.00 uur telefonisch bereikbaar voor cliënten en van 8.00 tot 18.00 uur voor instanties (hulpverleners, schuldeisers, etc.). • Op telefonische verzoeken wordt binnen 24 uur gereageerd en op mail wordt binnen 48 uur gereageerd. • De dossiers voldoen aan de inhoudelijke eisen vanuit wetgeving en BPBI. Om dit te kunnen bepalen wordt het BAD jaarlijks getoetst op deze kwaliteitseisen. • Het BAD meet de klanttevredenheid (is ook een verplichting het kader van de ISOcertificering) en scoort daarop voldoende. • Conform de wettelijke normen worden alle lopende beschermingsbewindzaken iedere 5 jaar geëvalueerd. Hierover wordt gerapporteerd aan rechtbank. • Er wordt waar mogelijk ingezet op het vergroten van de zelfredzaamheid van de cliënten die bij het BAD onder beschermingsbewind staan. • Bij een aanmelding of verzoek tot overname, wordt er binnen 2 weken een gesprek gepland met de cliënt. • Wanneer een nieuw beschermingsbewind wordt uitgesproken en het BAD de beschikking heeft ontvangen, wordt er binnen 2 weken een intakegesprek met de cliënt gepland. • De cliënt ontvangt maandelijks een overzicht van diens inkomsten en uitgaven.

• Meer algemene prestatieafspraken (aantal cliënten, tijdig leveren van managementinformatie) zijn opgenomen als prestatie-indicatoren in de opdracht die het BAD jaarlijks krijgt vanuit het begrotingsprogramma Meedoen. De hier genoemde stuur- en managementinformatie had in eerste instantie geen betrekking op de punten waarop de rechtbank de kwaliteit heeft beoordeeld. Deze beoordeling is vaak zo gedetailleerd op casusniveau en zo dossierinhoudelijk, dat daar geen managementinformatie op te maken valt. Dat vraagt om een andere vorm van monitoring. Op punten waar dat mogelijk

was (omdat er een lijn zat in de vragen van de rechtbank, bijvoorbeeld bij een onderwerp als het herstel van dubbele betalingen, zie ook de beantwoording van vraag 3) is dat in de loop van het proces opgenomen in de signaallijsten, is daarover ook aan de rechtbank gerapporteerd in de updates van het herstelplan en is daar op gestuurd.

Businesscase (pagina 6) “De businesscase bleek niet meer haalbaar, maar ook toen was stoppen duurder dan doorgaan.” 5. Kunnen we de berekeningen ontvangen waaruit bleek dat de businesscase niet meer haalbaar was en dat stoppen toen duurder was dan doorgaan? Dit betreft een conclusie uit het rapport/onderzoek van Radaradvies over de haalbaarheid van de businesscase. Het rapport is als bijlage bijgevoegd. “Is voor klanten met een laag inkomen individuele inkomenstoeslag aangevraagd?”(Pagina 18) 6. Na opmerkingen van de rechter is er extra alertheid gekomen in het controleren van het recht en het aanvragen van individuele inkomenstoeslag. Waaruit bestond die alertheid in de praktijk? Een werkprocedure, checklijst(en)… enz. om dit te controleren? De bewindvoerder stelde niet het recht op IIT vast, maar maakte een inschatting of er sprake was van mogelijk recht.

De alertheid bestond uit: -eenmalig doorlopen van alle dossiers per medewerker op mogelijk recht (dit was de actie die we hebben uitgevoerd naar aanleiding van vragen van de rechtbank) - verzoek indienen als er recht leek te zijn -aanmaken taak in actie-agenda, waardoor aanvraag IIT jaarlijks terug kwam (of later, als inkomensdaling aan de orde was en recht pas later zou ontstaan) -was onderdeel van checklist op nieuwe instroom (maar die hadden we uiteraard vanaf 8-2020 niet meer) De controle hierop werd gedaan door de procesbegeleider. (zie ook antwoord op vraag 4)

Observaties en vragen (pagina 27) 7. Hoe kan het dat in businesscase van 2018 nog steeds van dezelfde aannames wordt uitgegaan? De veronderstelling was indertijd, dat door de uitspraak van de ACM in de praktijk niet veel zou veranderen. Weliswaar kon het idee om geen kosten door te berekenen aan cliënten niet meer worden voortgezet, maar het alternatief (slechts betalen tot de kostprijs van het BAD) was al als optie genoemd in de oorspronkelijke businesscase en bij het uitwerken daarvan was er al vanuit gegaan dat dit tot hetzelfde financieel resultaat zou leiden. De weerstand van externe bewindvoerders was niet nieuw en was in 2018

geen groter risico dan in 2017. Voor wat betreft de proefprocessen: dat risico is in de businesscase benoemd, omdat de beoogde besparing pas later tot stand zou komen als de doorlooptijd van de processen langer zou zijn dan verwacht. Er is wel uitgegaan van een positieve uitkomst, omdat er ook op dat onderwerp geen nieuwe inzichten waren in vergelijking met 2017. Pas de wetenschap dat een maatwerktoets gedaan moest worden heeft geleid tot andere inzichten in 2019 met betrekking tot de haalbaarheid van de businesscase. Destijds is ook de voorbereiding begonnen de inhoudelijke koers van het beleid te wijzigen. R&V’s over 2018 in zijn geheel afgekeurd (pagina 39) Ten aanzien van de vragen 8-11 geldt dat dit signaal met de kennis van nu is onderschat . Dit is ook een conclusie uit het rapport. De aanname dat het probleem zat in alle onduidelijkheden rondom de bijzondere bijstand was onjuist. Met de kennis van nu hadden beleid, directie en college andere keuzes gemaakt en onder andere alle acties rondom de R&V 2020 onder andere ook op de R&V 2019 toegepast en ook uw raad geïnformeerd.

8. De afdeling beleid heeft aangegeven destijds niet van dit ernstige signaal op de te zijn gesteld. a. Is de afdeling beleid hier op een later tijdstip wel van op de hoogte gesteld? b. Zo ja, wanneer, welke acties hebben zij toen ondernomen met welke resultaten? a+b) Door BAD bewindvoering is beleid niet actief op de hoogte gesteld. In de uitnodiging van de rechtbank voor de zitting van december 2020 is er een duidelijke koppeling gelegd over de R&V 2019 en het afkeuren van de R&V van 2018. Er is toen intensief gesproken over de vragen van de rechtbank. Op basis van deze informatie was het beeld voor beleid, directie en college dat het grootste probleem de onduidelijkheden voor de bijzondere bijstand was. Dit heeft het college uw raad ook uitgelegd in de raadsmededeling van 18 februari 2021 naar aanleiding van het besluit dat het Bad beschermingsbewind naast langer niet benoembaar was ook geschorst werd in een 20-tal dossiers.

9. Directie a. Wanneer is de directie van de gemeente geïnformeerd over het feit dat de R&V’s over 2018 in zijn geheel afgekeurd zijn? b. Welke acties zijn toen ondernomen en met welk resultaat? Zie 8 10. Portefeuillehouder a. Wanneer is de portefeuillehouder geïnformeerd over het feit dat de R&V’s over 2018 in zijn geheel afgekeurd zijn?

b. Welke acties heeft de portefeuillehouder toen ondernomen en met welk resultaat? Zie 8 11. Wanneer is de raad geïnformeerd over het feit dat de R&V’s over 2018 in zijn geheel afgekeurd zijn? Wij kunnen dit nergens in raadsmededelingen terug vinden. De raad is hier niet expliciet over geïnformeerd, wel is de problematische situatie vanuit het destijds leidende perspectief toegelicht in de raadsmededeling van februari 2021: de problemen met de bijzondere bijstand verantwoording vanaf 2018. Zie ook de toelichting bij vraag 8. Interne organisatie en samenspel BAD-bewindvoeringsteam – Inkomensondersteuning – Beleid en publiekszaken (pagina 41). 12. “Dit leidde in 2019 tot spanning tussen de afdelingen, omdat er én geen overeenstemming was over de precieze taakverdelingen én onenigheid over wie verantwoordelijk gehouden moest worden voor fouten of omissies die bij de rechtbank naar boven kwamen.”

-

-

-

Welke acties zijn er indertijd genomen om wel overeenstemming te krijgen over de precieze taakverdelingen en is deze overeenstemming er gekomen? Het wettelijk kader van de bijzondere bijstand biedt geen ruimte om de bijzondere bijstand met terugwerkende kracht toe te kennen. Dit speelde met name in 2019. Maar de cliënten moesten natuurlijk wel worden gecompenseerd. Dit heeft team Bewind dus zelf gedaan. De totale compensatie is vervolgens verwerkt in de kwartaalrapportage. Er was onderscheid in de afhandeling van de bijzondere bijstand voor zowel uitkeringsgerechtigden als niet uitkeringsgerechtigden ondanks het feit dat er sprake was van 1 beleidsregel. Om de eenduidigheid van afhandeling beter te faciliteren werd dit ondergebracht in het team inkomensondersteuning Voor de afhandeling heronderzoeken bijzondere bijstand zijn werkafspraken gemaakt met de uitvoering IO, BAD en beleid. De voortgang is meerdere malen besproken gezamenlijk met directeur, teammanagers IO en BAD, programmamanager.