2022-835 bijlage 7 Vastgoedorganisatie

Bijlage 7 - Vastgoedorganisatie Als gemeente werken wij binnen veel verschillende beleidsvelden aan het realiseren van maatschappelijke doelen. Gemeentelijk vastgoed kan daar faciliterend aan zijn. Doel is de vastgoedorganisatie zo in te richten dat de gemeentelijke organisatie voor realisering van maatschappelijke doelen zich efficiënt en effectief kan focussen op zijn of haar kerntaak vanuit ieders professionaliteit. Deze kadernota is daarbij structurerend en ondersteunend. De verantwoordelijkheid voor het gemeentelijk vastgoedbeheer ligt bij de vastgoedorganisatie. De kern van de organisatie wordt gevormd door de vakgroep Vastgoed, onderdeel van het team Inrichting en Beheer Leefomgeving (IBL). Vanuit die vakgroep vindt sturing op strategisch, tactisch en operationeel niveau plaats. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van (vastgoed)expertise op andere plekken in de organisatie, zoals vanuit de vakgroep Juristen en Makelaardij binnen team Projecten Realisatie en Ontwikkeling (PRO). Het operationele vastgoedbeheer is belegd bij een externe managingpartner. Gezamenlijk is binnen de vastgoedorganisatie alle professionele kennis rondom vastgoed aanwezig. Doordat de vastgoedorganisatie de ontwikkelingen in de stad en de markt kent, kunnen wij het vastgoedmanagement efficiënt en effectief uitvoeren en programma’s adviseren.

Rollen vastgoedorganisatie De vastgoedorganisatie heeft verschillende rollen: Eigenaar Als vastgoedorganisatie zijn wij de eigenaar van het vastgoed. Dit eigenaarschap geven wij op verschillende manieren vorm, op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau:  Wij zorgen ervoor dat het vastgoed veilig en bruikbaar is.  Wij kennen de ontwikkelingen in de vastgoedmarkt en vertalen dit in strategische afwegingen voor koop, huur of nieuwbouw.  Wij matchen de vraag naar en het aanbod van vastgoed.  Wij optimaliseren de benutting van het vastgoed.  Wij sturen op het behoud van de waarde van het vastgoed.  Wij zoeken naar een optimale balans in kwaliteit en kosten.  Wij zorgen voor contractbeheer.  Wij willen graag zoveel mogelijk tevreden huurders.  Wij zorgen voor verduurzaming van de vastgoedportefeuille. Ontwikkelaar/bouwmanager Bij nieuwe huisvestingsvraagstukken is het beleidsprogramma de opdrachtgever. Bij grotere projecten ligt het projectmanagement primair bij team Projecten Realisatie en Ontwikkeling (PRO). Afhankelijk van de aard en omvang van het project kunnen we ervoor kiezen het project- en/of bouwmanagement bij de vastgoedorganisatie neer te leggen. Dit is met name denkbaar bij kleinschalige verbouwingen of renovaties met een beperkte complexiteit (politiek-bestuurlijk, technisch, participatie, effect op de omgeving, etc.).

Recente voorbeelden hiervan zijn de verbouwing van de Bierstraat 52 of de uitbreiding van de Bodenloods. De vastgoedorganisatie maakt hierover afspraken met het programma. Vanaf de initiatieffase van een gemeentelijk project voor huisvesting van een maatschappelijke voorziening adviseert en ondersteunt de vastgoedorganisatie bij ontwikkelvragen. Het beleidsprogramma is primair verantwoordelijk voor het formuleren van een huisvestingsvraag. Basis hiervoor ligt vaak in een businessplan, waarmee een huurder invulling geeft aan de beleidsdoelstellingen vanuit het betreffende programma. De vastgoedorganisatie adviseert het programma bij het opstellen van een ruimtelijk functioneel programma van eisen en stelt een vastgoed exploitatie op , zodat die voldragen en uitvoerbaar is. Als dit leidt tot een aanvullend krediet en aanvullend benodigde dekking voor de structurele lasten, is het programma daar verantwoordelijk voor. Vervolgens adviseert de vastgoedorganisatie bij de vertaling van het ruimtelijk functioneel programma in een technisch programma van eisen, een ontwerp en een investeringsraming. De vastgoedorganisatie berekent op basis van de investeringskosten en de exploitatiekosten de

kostprijsdekkende huur. Het is aan het programma in hoeverre het de kostprijsdekkende huur (gedeeltelijk) wil compenseren via een subsidie. Gedurende de uitvoering legt de vastgoedorganisatie verantwoording af aan het programma over de besteding van het krediet. Adviseur De vastgoedorganisatie adviseert gevraagd en ongevraagd de verschillende programma’s. Dit advies kan onder andere betrekking hebben op:  een optimale bijdrage van vastgoed aan maatschappelijke doelstellingen;  meer maatschappelijke impact realiseren met het bestaande vastgoed;  betere benutting van het vastgoed;  afwegingen rond huren of (ver)kopen van vastgoed;  het sluiten van huurovereenkomsten met andere partijen;  huisvestingsvraagstukken. Makelaar De vastgoedorganisatie treedt op als makelaar bij vastgoedtransacties. De gemeentemakelaars werken vanuit de vakgroep Makelaardij. Vanuit die vakgroep zijn zij bevoegd voor het aangaan van grondtransacties en vastgoedtransacties. Aan- en verkoop van grond en panden ten behoeve van gebiedsontwikkeling wordt aangestuurd vanuit het programma waar het grondbeleid is ondergebracht. In opdracht van de vakgroep Vastgoed gaat Makelaardij vastgoedtransacties aan op het gebied van:  aan- en verkoop van vastgoed;  erfpachtovereenkomsten;  opstalrechten.

Vanuit de vakgroep Vastgoed wordt de managing partner aangestuurd op het gebied van de volgende vastgoedtransacties:  verhuren van ruimte binnen de eigen vastgoedportefeuille;  ruimte huren van andere partijen. Beheerder Soms ligt het eigenaarschap en exploitatierisico van vastgoed niet bij de vastgoedorganisatie. In opdracht van beleidsprogramma’s beheert de vastgoedorganisatie dat vastgoed, binnen de kaders van deze nota. Dit zijn:  tijdelijk bezit in gebiedsontwikkelingsprojecten;  huurovereenkomsten van aangehuurde panden;  voormalige schoolgebouwen die niet meer voor onderwijsdoeleinden worden gebruikt;  VVE beheer bij multifunctionele accommodaties;