2022-815-bijlage 7-BWH risicoweergave MH

26 april 2022 | www.deventer.nl

RISICOVERKENNING OP HOOFDLIJNEN | 26 APRIL 2022 | V20220509

Huisvesting Burgerweeshuis

Huisvesting Burgerweeshuis - Risicoverkenning op hoofdlijnen 26 april 2022

Route Scenario’s

Verhuizen haveneiland

Huidige locatie

STIHO locatie

Gefaseerd op locatie

Exploitatieopzet

Niets doen



Sluitende businesscase

✓ Besluitvorming college

Faillissement Burgerweeshuis

Besluitvorming raad

Huisvesting Burgerweeshuis - Risicoverkenning op hoofdlijnen 26 april 2022

Planvorming

Onrendabel door stagnatie

Overlast door stagnatie

Door uitstel van de herhuisvesting of stagnatie door stroeve besluitvorming is de exploitatie op de huidige locatie is financieel niet meer rendabel. Uitstel leidt ertoe dat het Burgerweeshuis binnen enkele jaren ofwel een beroep moet doen op extra gemeentelijke subsidie ofwel de activiteiten en/of organisatie moet afschalen.

Door uitstel van de herhuisvesting of stagnatie door stroeve besluitvorming is de houdt overlast voor omwonenden aan. Op dit moment is de versterkte caféprogrammering verplaatst naar een alternatieve locatie, maar dat is geen duurzame oplossing. De nachtprogrammering staat ook onder druk.

Uit de analyse van de gemeente

Uit de analyse van Berenschot

Uitholling organisatie door stagnatie Door uitstel van de herhuisvesting of stagnatie door stroeve besluitvorming is de ontstaat uitholling van de organisatie door gebrek aan perspectief. Medewerkers kunnen vertrekken als gevolg van onzekerheid over de toekomst dan wel demotivatie. Dat betekent het verlies van menselijk kapitaal, dat juist onontbeerlijk is om de overgang naar een nieuwe locatie te maken. (Herhaaldelijke) onzekerheden kunnen ook zorgen voor weerstand onder medewerkers en vrijwilligers.

Stagnatie besluitvorming Uitstel van de herhuisvesting of stagnatie door stroeve besluitvorming.

Tijdspad niet realistisch Het voorliggende tijdspad is niet realistisch waardoor het project ogenschijnlijk ‘vertraagt’. Dit kan tot ongewenste politieke discussies leiden die een vertragend effect op het project kunnen hebben of dat er meer bestuurlijk toezicht wordt afgedwongen. Maatregel Toetsing van Berenschot op het stappenplan en volledigheid. Toets op product en proces.

Huisvesting Burgerweeshuis - Risicoverkenning op hoofdlijnen 26 april 2022

Planvorming

Verantwoordelijkheden

Sugarcoaten project

Ontwikkelbeeld

Beperking bedrijvigheid

Invloed S/Park

Door de hoeveelheid acteren bestaat het risico dat het niet meer duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is of er een onverenigbaarheid van belangen voordoet, waardoor het projectresultaat in gevaar komt of niet overeenkomt met de ambities.

Er bestaat een risico op sugercoaten omdat in het project lijnen door elkaar lopen en niet alles op tafel komt een en afgewogen keuze te maken en de risico's door te nemen.

Het Ontwikkelbeeld Havenkwartier moet nog worden vastgesteld. In een motie is opdracht gegeven om de mogelijkheden voor wonen te onderzoeken, dat moet leiden tot een herziening van het ontwikkelbeeld. Dit kan conflicteren met Burgerweeshuis of het gebied krijgt een ander karakter (meer woonmilieu), waardoor Burgerweeshuis opnieuw te maken krijgt met beperkingen of weerstand bij ondernemers of bewoners.

Vestiging van het Burgerweeshuis en de daaropvolgende ontwikkeling van het Haveneiland vraagt om aanpassingsvermogen van 2 kanten; er ligt een beroepshaven achter. Mogelijk leidt dit tot beperkingen voor de bedrijven in de omgeving. Ondanks de inschatting dat het goed te verenigen is blijft aandacht geboden voor de inpassing van het BWH in het gebied.

Een risico vormt in die zin nog altijd de ontwikkelingen op het S/Park. De daar aanwezige opslag van PCL3 is nog steeds reden van een omvangrijke veiligheidscontour. Naar verwachting wordt deze in zuidwaartse richting verplaatst, maar het is allerminst duidelijk of dat de invloed op het Havenkwartier zal verminderen.

Maatregel Planvorming voorziet in scheiding en vastlegging van verantwoordelijkheden. Continue monitoring van issues en problemen hierover.

Maatregel Onafhankelijke kwaliteitsborging intern en extern. Inbrengen in projectaanpak.

Maatregel Locatiekeuze wordt onderdeel van ontwikkelbeeld.

Maatregel Accepteren

Maatregel Accepteren

Huisvesting Burgerweeshuis - Risicoverkenning op hoofdlijnen 26 april 2022

Planvorming

Gebouw volgt functie

Cultureel profiel

Aanloopverliezen

Inzicht van de raad

Parkeerbeleid

Confrontatie gebouw volgt functie; gewenste gebouw versus mogelijk gebouw leidt niet tot het gewenste. Hier kan onzuiverheid van het gewenste concept en uitgangspunten komen, waardoor verderop het in het project blijkt dat eea niet past of niet de bedoeling is. Wanneer de confrontatie tot exploitatie problemen kan leiden moet het nu duidelijk zijn wie die rekening oppakt.

Onduidelijkheid over het culturele profiel, leidt tot onduidelijkheid in uitgangspunten voor het ontwerp en de latere exploitatie, waardoor de businesscase ongunstig kan uitvallen.

Sterke focus op de aanloopverliezen vertroebelen de discussie en slagkracht van het project omdat er ingezet wordt op het oplossen van huidige financiële problemen waar pas een antwoord op is als er een goed definitief ontwerp voor ligt.

De raad baseert haar besluitvorming op onvoldoende inzicht in het project.

Onduidelijkheid over parkeren bij nieuwe locatie door ontbreken parkeerbeleid.

Maatregel Raad uitvoerig meenemen op gezette moment in de voortgang en de naderende besluitvorming en het gewenste inzicht bieden in de belangrijkste variabelen in het project. Ontwerpen van een ‘vastklikproces’ om de noodzakelijke variabelen waarop wordt doorgebouwd worden vastgezet / gestabiliseerd. Opstellen visuals op Investering, Exploitaties vastgoed en Exploitatie BWH

Maatregel Opstellen parkeerbeleid.

Maatregel Toetsing door Berenschot op de gewenste functie en doorwerking in exploitatie om exploitatieprobleem te voorkomen.

Maatregel Gedragen en ondubbelzinnig cultureel profiel opstellen.

Maatregel De verwachte aanloopverliezen worden meegenomen in het exploitatiemodel / businesscase en daarin afgewogen. Toetsing door Berenschot op realiteitsgehalte hiervan.

Huisvesting Burgerweeshuis - Risicoverkenning op hoofdlijnen 26 april 2022

Bouw

Bouwkosten

Prijsstijgingen

Bouw-construct

Vergunning bouwen

Vergunning parkeren

Verbouw van de STIHO locatie vraagt bijzondere aandacht voor de bouwconstructie. De bouwkosten kunnen in het verfijningsonderzoek hoger uitkomen; bouwkosten stijgen als gevolg van de inpassing van functies, de bouwconstructie, installaties en bouwfysische aspecten. Dit kan ook nadelige gevolgen hebben voor de exploitatie van Burgerweeshuis.

De grondstoffen- en aannemersmarkt is op dit moment instabiel. Het afgelopen jaar was sprake van stevige prijsstijgingen. De stijgende energieprijzen kunnen mogelijk effect hebben op de grondstoffenprijzen. Anderzijds zal de aanbesteding en realisatie op zijn vroegst over anderhalf jaar plaatsvinden. De marktsituatie op dat moment is nog niet goed te voorspellen.

Onzekerheid over het te volgen bouw-construct. Onzekerheid of in deze markt een geschikte aannemer voorhanden is.

De aanvullende bouwkundige ingrepen aan het gebouw (als extra voorziening boven op de eisen van het Bouwbesluit) kunnen niet/ onvoldoende worden gerealiseerd of zijn veel te duur. Mogelijk leidt dit tot een negatief advies van de Omgevingsdienst en het niet verlenen van de omgevingsvergunning.

Het niet kunnen aanleggen van de benodigde parkeerplaatsen door het ontbreken van een parkeervergunning. Deze vergunning (publiekrechtelijk) wordt getoetst aan landelijke parkeernormen. Alternatief is parkeren geheel of gedeeltelijk afkopen, hetgeen druk op de bezoekersaantallen kan zetten en zo de exploitatie negatief kan beïnvloeden.

Maatregel Transparant melden en inrekenen in de businesscase. Meer duidelijkheid over effect na eerste schetsontwerp architect. Bandbreedte VO en DO meegeven.

Maatregel Uitvoeren marktconsultatie

Huisvesting Burgerweeshuis - Risicoverkenning op hoofdlijnen 26 april 2022

Bouw

Eigendom

Afstemming architect

Omgevingskosten

Bodemvervuiling

Constructie dak

De gemeente is geen eigenaar van de kavel/het pand. De locatie is getaxeerd, maar over de resultaten is nog geen overeenstemming. De kans bestaat dat met de eigenaar geen onderhandelingsresultaat wordt bereikt. De eigenaar stelt zich op als monopolist wat de aankoopprijs aanzienlijk kan doen verhogen. De eigenaar wil niet verkopen. De eigenaar wil alteratief pand aageboden krijgen of een ‘afkoop’. Ook bestaat de kans dat de eigenaar zich later terugtrekt of aanvullende eisen stelt in het vervolgtraject.

De afstemming tussen architect en Burgerweeshuis verloopt niet soepel. De architect heeft mogelijk te weinig oog voor of onvoldoende begrip van de inhoudelijke en praktische belangen van Burgerweeshuis en kan afwegingen maken die de toekomstige bedrijfsvoering niet ten goede komen.

Er moet worden geïnvesteerd in de (her)inrichting van de openbare ruimte. Er wordt niet voorzien in auto parkeren of een parkeerbijdrage. De verwachte kosten hiervoor bedragen € x mln. (hoeveel?), waarvoor momenteel geen budget is voorzien.

Bodemverontreiniging waarschijnlijk als gevolg van de oude bestemming van het pand en terrein. Bodemverontreiniging heeft gevolgen voor waterafvoer en warmtevoorziening.

Twijfel over de sterkte van de dakconstructie.

Maatregel In gesprek blijven met de eigenaar en meebewegen.

Maatregel Borgen in selectie architect en verdere proces. Sterke projectmanager aantrekken om het goede evenwicht te krijgen.

Maatregel Inrekenen in de investering van de nieuwe locatie.

Maatregel Bodemonderzoek. Inrekenen onderzoek en saneringskosten in investering. Sanering.

Maatregel Verfijningsonderzoek moet hier uitsluitsel over geven.

Huisvesting Burgerweeshuis - Risicoverkenning op hoofdlijnen 26 april 2022

Bouw

a Asbest

Monumentenstatus

Onzekerheid over de aanwezigheid van asbest in het pand.

De kans bestaat dat het pand de status van monument krijgt. Hierdoor wordt de realisatie van een poppodium op deze locatie zeer moeilijk dan wel onmogelijk.

Maatregel Asbestonderzoek. Inrekenen onderzoek en saneringskosten in investering. Sanering.

Maatregel Voorkomen afgifte monumentenstatus door college

Huisvesting Burgerweeshuis - Risicoverkenning op hoofdlijnen 26 april 2022

Exploitatie

Kostprijsdekkende huur

Subsidie blijft gelijk

Vermogenspositie

Resultaten

De huidige huur voor Burgerweeshuis is substantieel lager dan de kostprijsdekkende huur. Het gemeentelijk vastgoedbeleid gaat uit van een kostprijsdekkende huur die na de vernieuwbouw zal worden gehanteerd. Hoewel de exploitatie op basis van het scenario ‘In één keer over’ een gunstig exploitatieresultaat laat zien, zal de huurverhoging niet volledig kunnen worden gedekt uit de verwachte exploitatie van Burgerweeshuis, met als gevolg dat dit vanuit het programma (via incidentele middelen of via de subsidie) moet worden gecompenseerd. Bij het vaststellen van de Cultuurvisie (2019) is echter vastgesteld dat de subsidie aan culturele instellingen in principe niet verhoogd mag worden.

Het subsidiebedrag blijft in de nieuwe situatie gelijk, waardoor de exploitatietekorten optreden en de bedrijfscontinuïteit in gevaar komt.

De zwakke vermogenspositie van Burgerweeshuis. De organisatie is erg kwetsbaar voor tegenvallers. Deze kunnen op een nieuwe locatie makkelijk(er) optreden omdat het “gedrag” van het gebouw nog niet bekend is.

De verwachte positieve effecten qua output (activiteiten) en exploitatie (inverdieneffecten) vallen tegen.

Maatregel Reële businesscase Berenschot plus eventueel externe toetsing. Op basis van de businesscase zal de stijging van de kostprijs dekkende huur gecompenseerd moeten worden in de te verstrekken subsidie.

Maatregel Reële businesscase. Op basis van de businesscase zal de lastenstijging gecompenseerd moeten worden in de te verstrekken subsidie.

Huisvesting Burgerweeshuis - Risicoverkenning op hoofdlijnen 26 april 2022

Exploitatie TE HUUR

TE HUUR

Hogere huur door overmaat

Geen huurder voor overmaat

Kinderziektes

Afspraken partijen

Geschil servicelasten

In de Quick scan uit 2020 is geconstateerd dat in het pand Stiho een overmaat aan vierkante meters is. In de uitwerking die nu is gemaakt kan deze overmaat in de variant zaal ‘Basis’ ingevuld worden door de Maakhaven. Er is een risico dat bij de uitwerking blijkt dat de Maakhaven niet als kostendrager voor dit deel van het pand kan fungeren. Bijvoorbeeld als gevolg van een hoge kostprijsdekkende huur en/of onzekere financiering.

Indien uit de vervolgfase blijkt dat de grote zaal niet inpandig gerealiseerd kan worden (variant zaal ‘Basis’) is er sprake van een overmaat aan ruimte binnen het bestaande pand. Omdat het gehele pand integraal moet worden gerenoveerd voor de overige ruimtes van het Burgerweeshuis, is er een risico dat er voor de overmaat aan ruimte geen kostendrager (andere huurder) gevonden wordt.

Kinderziektes bij het nieuw in gebruik genomen gebouw (klassiekers zijn de horeca en de klimaatbehandeling). Hierdoor treden vaak financiële en daardoor bestuurlijke knelpunten op.

Er komen geen duidelijke afspraken tussen Burgerweeshuis, De Nieuwe Oost en de gemeente (als nieuwe eigenaar van de grond) over de (ver)huur aan De Nieuwe Oost.

Verschil van mening tussen de gemeente als gebouweigenaar en Burgerweeshuis over servicelasten en serviceniveaus.

Maatregel De ongebruikte ruimte (25% van het totale oppervlakte) naar rato over de blokken verdelen.

Maatregel Geen

Maatregel Vastlegging in overeenkomst.

Maatregel Vastlegging in SLA.

Huisvesting Burgerweeshuis - Risicoverkenning op hoofdlijnen 26 april 2022

Exploitatie

Ligging en afstand

Verkeersontsluiting

Staatssteun

De afstand tot de bestaande culturele en horecavoorzieningen in het centrum vormt een risico. De afstand tot het station is relatief groot en de bereikbaarheid op dit moment nog niet optimaal. Er is op het terrein zelf weinig ruimte voor parkeren. Een ander risico is dat de plek zelf zich niet echt gaat ontwikkelen en ook minder zichtbaar wordt op stedelijk niveau.

Er moet flink worden geïnvesteerd in de openbare ruimte en mogelijk is een tweede verkeersontsluiting nodig, terwijl de rest van het gebied nog ontwikkeld moet worden. Dit zit niet in de (onrendabele) investering in het Burgerweeshuis.

Risico op staatssteun als gevolg van de commerciële functie in de huurcomponent.

Maatregel Accepteren

Maatregel Inpassen in omgevingsplan

Maatregel Subsidievoorwaarden aanscherpen. Boekhouding BWH adequaat inrichten. Toets op staatssteun.

Te veel voorzieningen in Deventer

Geluidsoverlast

Door het voorzien in drie voorzieningen in de stad met een forse overlap komt er druk te staan op aanbod, programmering en resultaat. Bijvoorbeeld kleine zaal DS/DNK is ook te gebruiken als kleine concertzaal. Dit dient in de cultuurvisie worden geborgd om te voorkomen dat er nu overdimensionering plaatsvindt.

Het ontstaan van geluidsoverlast in de omgeving van de nieuwe locatie als gevolg van luidruchtige bezoekers. Woningbouw aan de noordzijde heeft hier waarschijnlijk geen of nauwelijks hinder van. Bij woningen aan de zuidzijde waarschijnlijk wel.

Maatregel Overleg en afstemming op alle niveaus DS/Mimik en BWH hierover. Tijdens de verkenningsfase dient hier goed inzicht over te ontstaan. Aanscherping subsidievoorwaarden hierop.

Maatregel Inpassen in plan.

Huisvesting Burgerweeshuis - Risicoverkenning op hoofdlijnen 26 april 2022

Exploitatie

Impact Corona-crisis

Impact Corona-crisis en ontwikkelingen post-corona tijdperk. Het is onduidelijk hoe het aanbod en publiek zich komende tijd gaat ontwikkelen; of en hoe snel het terug gaat naar “normaal”. Dit speelt in de gehele cultuursector, maar in de podiumkunsten en evenementenindustrie zijn de onzekerheden het grootst. Maatregel Geen

Huisvesting Burgerweeshuis - Risicoverkenning op hoofdlijnen 26 april 2022

Issues en problemen

Te laag ingeschatte voorbereidingskosten De voorbereidingskosten zijn te laag ingeschat, maar wel politiek vastgelegd. Deze kosten dienen afgeleid te worden uit het schetsontwerp. De voorbereidingskosten bedragen doorgaans 20-25% van de projectkosten. Prijsstijgingen zullen leiden tot hogere voorbereidingskosten. Maatregel Nu melden en oplossen (aanvullend krediet noodzakelijk).

Draagvlak medewerkers

Expertise

Grens aan onderzoeken

Timing aankoop pand

Verlies van draagvlak bij medewerkers en vrijwilligers doordat in het traject veel aandacht uitgaat naar de herhuisvestingskwesties.

Het in goede banen leiden van een bouwproject, de daaropvolgende verhuizing en de daarmee gepaard gaande verandering voor de (interne) organisatie, vraagt om specifieke competenties en expertises. Mogelijk zijn deze niet (voldoende) “in huis” bij het Burgerweeshuis.

Tot hoever gaat de gemeente investeren in onderzoeken in relatie tot de onzekerheid over de aankoop van de locatie.

Timing van de aankoop va het pand in relatie tot de besluitvorming in het college.

Maatregel Grens trekken.

Maatregel Plannen!

Huisvesting Burgerweeshuis - Risicoverkenning op hoofdlijnen 26 april 2022

Risicokaart

Impact → LAAG

MIDDEL

HOOG

Issues en problemen

TE HUUR

Kans →

LAAG

MIDDEL

TE HUUR

a HOOG

Huisvesting Burgerweeshuis - Risicoverkenning op hoofdlijnen 26 april 2022

Risicokaart Bouwkosten

Planvorming

a

Constructie dak

Resultaten

Impact corona-crisis

Asbest

Kinderziektes

Issues en problemen

Aanloop verliezen

Prijsstijgingen

Invloed S/Park

Bouw-construct

Monumentenstatus

Afspraken partijen

Te laag ingeschatte voorbereidingskosten

Overlast door stagnatie

Beperking bedrijvigheid

Vergunning bouwen

Exploitatie

Geschil servicelasten

Draagvlak medewerkers

Uitholling organisatie door stagnatie

Gebouw volgt functie

Vergunning parkeren

Kostprijs dekkende huur

Ligging en afstand

Expertise

Tijdspad niet realistisch

Cultureel profiel

Eigendom

Vermogens positie

Verkeersontsluiting

Grens aan onderzoeken

Verantwoordelijkheden

Inzicht van de raad

Afstemming architect

Subsidie blijft gelijk

Staatssteun

Timing aankoop pand

Sugarcoaten project

Parkeerbeleid

Omgevingskosten

Te hoge huur door overmaat

Te veel voorzieningen

Ontwikkelbeeld

Bouw

Geen huurder voor overmaat

Geluidsoverlast

Bodemvervuiling

TE HUUR

TE HUUR

Uit de analyse van de gemeente Uit de analyse van Berenschot