2022-633-Reactie college aanbevelingen auditcommissie jaarstukken 2021 12-7-2022

Grote Kerkhof 1 Postbus 5000 7400 GC Deventer 14 0570 telefoon

De leden van de gemeenteraad van de gemeente Deventer

0570 - 693225 direct telefoonnummer

gemeente@deventer.nl e-mail

DEV-RM/ 2022-633

12 juli 2022

kenmerk

uw referentie

datum

M. Hobbij

Aanbevelingen Auditcommissie jaarstukken 2021

contactpersoon

onderwerp

Geachte leden van de gemeenteraad, Allereerst dank aan de Auditcommissie voor de tijd en aandacht die besteed is aan het doornemen van de jaarstukken en het opstellen van aanbevelingen. Het college deelt uw mening dat de jaarstukken van voldoende kwaliteit, goed leesbaar en helder van structuur zijn. Wij zijn verheugd om wederom een goedkeurende verklaring van uw accountant te ontvangen. Ook stemt de constatering dat de kwaliteit van de jaarrekening voldoet aan de gestelde normen en eisen tot tevredenheid. Sommige aanbevelingen heeft u eerder gedaan. Wij delen uw mening niet dat deze niet zijn doorgevoerd. Het college heeft wel degelijk invulling gegeven aan deze aanbevelingen en ziet tegelijkertijd dat er op onderdelen nog ruimte voor verdere verbetering is. Hieronder gaan wij kort in op uw specifieke aanbevelingen. Aanbeveling 1 - Het jaarverslag is niet alleen een financiële verantwoording in termen van begrotingsrealisatie, maar ook een verantwoording voor het rendement van beleid. De kracht van het document neemt toe als ook inzichtelijk is of het gewenste maatschappelijk effect behaald is.

Het jaarverslag is niet alleen een financiële verantwoording, maar gaat ook in op de geleverde bijdrage aan maatschappelijke effecten. In de jaarverslaglegging komen wij terug op het behalen van doelstellingen en prestaties. Het meten en waarderen van maatschappelijk effecten is enorm complex en vraagt veel inzet, waarbij het de vraag is of het effect dat je meet of waarneemt geheel of gedeeltelijke is toe te rekenen aan het beleid. We beperken ons tot de trendrapportages waarin maatschappelijke effecten zichtbaar worden. De verantwoording treft u op meerdere plaatsen in de jaarstukken aan, zoals bij de verantwoording van de doelen en prestaties en bij het onderdeel ‘2021 in volgelvlucht’ dat u bij elk programma aantreft. Hierin wordt van een breed scala aan onderwerpen over 2021 de bijdrage aan maatschappelijke effecten uiteengezet. Aanbeveling 2 - Zorg op de verschillende programma’s voor meetbare indicatoren zodat het effect van beleid en geldbesteding zichtbaarder wordt. Het verbeteren van de kwaliteit van doelstellingen en prestaties (zoveel mogelijk Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden maken) zal leiden tot een meer coherente en consistente relatie met beleidsindicatoren. Daarbij helpen een 0-meting en het formuleren van streefwaarden.

www.deventer.nl

Het zo goed mogelijk formuleren van doelstellingen prestaties is altijd een punt van aandacht voor het college. Doelstellingen en prestaties moeten begrijpelijk zijn geformuleerd. Een zo SMART mogelijke formulering kent ook een politieke context en dat is de reden dat wij met de raad werken aan de dag van de begroting. De eerste stappen zijn gezet en krijgt zijn vervolg bij de begroting 2024. Wij werken aan een meer consistent gebruik van streefwaarden. Aanbeveling 3 - Richt de onderdelen van de jaarstukken meer op de lezer en benoem dat. De jaarrekening voor de financiële fijnproevers en controleurs, het jaarverslag voor een breder publiek. Let daarbij ook op het gebruik van gemeentelijk jargon en/of afkortingen. Daarmee kunnen lezers de stukken begrijpelijker en gerichter lezen.

U ontvangt een complete jaarverslaglegging. Sommige onderdelen zijn wellicht voor enkele doelgroepen meer interessant dan voor het brede publiek. Het college is van mening dat dit onderscheid voldoende herkenbaar in de jaarstukken is opgenomen. Een meer concrete duiding hiervan kan onder de toelichting van de opbouw van de jaarstukken worden opgenomen. Het college onderkent dat er in een aantal gevallen ruimte voor tekstuele verbetering is en ziet dit als een continu proces van kwaliteitsverbetering. Aanbeveling 4 - De accountant doet een aantal aanbevelingen. Eén daarvan ziet op het realiteitsgehalte van de begroting. De accountant formuleert: “Hierbij is van belang zorg te dragen voor aansluiting van de ambitie van de raad (vertaald naar de begroting) en de uitvoeringskracht van de organisatie (personeel en middelen)”. Gelet op de ruime onderbesteding van middelen adviseert de auditcommissie aan college en raad hier bij het opstellen en besluiten bij de volgende begroting aandacht voor te hebben.

Uw laatste aanbeveling is een aanbeveling die de accountant heeft opgenomen in haar accountantsverslag. In de afgelopen twee coronajaren zien we bij alle gemeenten, ook daar waar forse financiële knelpunten waren, niet-begrote overschotten. Deze overschotten worden deels verklaard door een afwijkend uitgavenpatroon als gevolg van corona en deels verklaard door onverwacht ruimere en laat aangekondigde extra middelen vanuit het Rijk. Hoe goed we ook proberen te begroten, dit is een buitencategorie die niet te plannen valt. In zijn algemeenheid geldt uiteraard dat het college zo begroot dat afgesproken doelstellingen en prestaties ook zoveel mogelijk conform worden gerealiseerd. Het college is van mening dat de verbetering van de kwaliteit van de jaarrekening zijn aanvang heeft bij de begroting. Het college betrekt waar mogelijk uw aanbevelingen in het lopende begrotingsproces, waardoor deze in de begroting 2023 zo veel mogelijk herkenbaar zal zijn.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer, de secretaris, de burgemeester,

M.A. Kossen

R.C. König