2022-513-bijlage-Bijlage 6 Bosscher en Klein Quick scan 2 Deventer Schouwburg

Bijlage 6 Quick scan zakelijke markt

BOSSCHER & KLEIN. BUREAU VOOR DESTINATIEMARKETING

Quick scan mogelijkheden zakelijke evenementen voor de Deventer Schouwburg versie 1

Covid 19 en de zakelijke evenementenmarkt Door Covid 19 ligt anno juni 2020 praktisch de hele evenementenmarkt stil. Ook die van congressen en vergaderingen. Het is lastig om in deze omstandigheden uitspraken te doen over rendementen in de toekomst. Toch doen we het wel, omdat we verwachten dat de markt voor zakelijke bijeenkomsten opnieuw zal gaan groeien en per 2024 meer omzet zal genereren dan in het succesjaar 2019. Voor de Schouwburg geldt dat de omzetten versneld herstellen bij de voorgestelde aanpassingen. Voorzichtig zien we branchebreed al enig herstel ontstaan, de snelheid van dit herstel is echter zeer onzeker. Belangrijk hierbij is de impact van een eventuele tweede Covid-golf. Onvermijdelijk volgt – helaas- een shake out in deze beroepsgroepen. In de tussentijd (en mogelijk ook nog daarna) zal de nationale markt nog meer van belang worden. Voorlopig zien we een langzamer herstel op de internationale markt, mede veroorzaakt door de verschillende regelgeving per land. Zaken als veiligheid, de mogelijkheid voor hybride evenementen (evenementen die zowel offline als online plaatsvinden) en distance seating spelen een grotere rol in het definitief boeken van zakelijke evenementen. Anders dan voorheen zal voorlopig het individuele vervoer verkozen worden boven het groepsvervoer, met consequenties voor parkeergelegenheid.

Tegelijkertijd is een groot voordeel aan het ontvangen van juist zakelijke gasten dat zij een georganiseerd programma volgen en daarmee geregisseerde bezoeken brengen aan de congreslocaties en de informele activiteiten hierom heen. Het helpt om ongewenste drukte te voorkomen en kan een belangrijk middel zijn om in deze tijd de lokale economie de broodnodige steun in de rug te geven. Bij de quick scan voor zakelijke evenementen voor de Deventer Schouwburg gebruiken we de marktgegevens uit het recente verleden en vertalen deze naar de nieuwe situatie waar mogelijk. Aan de orde komen: ü Beschrijving van de markt (vraag en aanbod), ü Wat zijn de kansrijke marktsegmenten voor de Deventer Schouwburg? ü Wat zijn de minimale randvoorwaarden waaraan voldaan moet worden om deze markten te kunnen bewerken? ü Hoe dienen deze bewerkt te worden met welke middelen (fte, marketingmiddelen) en tegen welke kosten?) ü Welke toekomstige opbrengsten kunnen gegenereerd worden met de bewerking van de zakelijke markt?

Terug naar de basis: Waarom is een goed functionerende schouwburg van belang voor Deventer

Gabriel Oostvogel omschreef het belang van een goed functionerende schouwburg in zijn verkenning van de toekomst voor de Deventer Schouwburg (20 maart 2020):

‘We zijn ervan overtuigd dat een goed functionerende en financieel gezonde schouwburg met een sterke zakelijke functie die ingebed is in het culturele en maatschappelijke leven van de stad een belangrijke meerwaarde oplevert voor de leefbaarheid, de levendigheid, de aantrekkingskracht, het vestigingsklimaat en de economie van Deventer’.

En zo is het. De lokale partners die we spraken in het kader van deze quickscan gaven juist bovenstaand aspect aan. De schouwburg is van groot belang voor Deventer. Het succesvol opereren in de de zakelijke evenementenmarkt gaat helpen om de schouwburg een speler van formaat te maken, die past bij de recente ontwikkelingen van het Culturele Centrum met hierbij de integratie van Kunstcircuit. De economische impact van de zakelijke evenementenmarkt in Deventer is veel groter dan die van de directe omzet in de Schouwburg alleen. Het gaat ook om de omzet bij de bedrijven die toeleverancier zijn -van hotels tot techniekleveranciers-, of onderdeel uitmaken van de informele programma’s. Om de Deventer MKB bedrijven waar geluncht of een souvenirtje gekocht wordt. Congressen kunnen net als sport- of culturele evenementen beeldbepalend zijn. Goed gekozen zakelijke evenementen versterken de reputatie van een stad, brengen kenniswerkers bij elkaar en levendigheid in de stad.

Beschrijving van de markt, vraag en aanbod Algemeen Zakelijke evenementen zijn er in alle soorten en maten. Er zijn drie hoofdsegmenten: A. B. C.

Evenementen voor leden (bijv wetenschappelijke congressen). De wervingstijd van zogenaamde (inter)nationale associatiecongressen is lang; van 1 tot 10 jaar. De lokale vakvereniging neemt vaak het initiatief voor het congres. Corporate (bedrijfs)bijeenkomsten. Dit omvat allerlei soorten evenementen, van salesmeetings tot informele feestavonden voor goed presenterende medewerkers (incentives). Voor kleinere corporate bijeenkomsten geldt een korte gemiddelde wervingstijd van 2 tot 6 maanden. Gouvernementele bijeenkomsten. Hierbij gaat het vaak om vergaderingen, congressen en seminars. Het zijn bijeenkomsten die georganiseerd worden door de overheid of een belangeninstantie van de overheid.

Bron: CZO NIPO/NBTC 2020

In 2019 ging het bij de top 3 van alle binnenlandse zakenreizen in 22% om opleidingen/trainingen, in 20% om een vergadering en in 11% ging het om een congres, beurs of seminar. Bij elkaar genomen ging het in 31% van de binnenlandse zakenreizen om de zogenaamde MICE-sector. MICE staat voor Meetings, Incentives, Conventions en Exhibitions. Het is de vakterm voor de markt van georganiseerde zakelijke groepsevenementen. Bron: CZO NIPO/NBTC 2020

De M in de afkorting MICE staat voor een corporate meeting georganiseerd of geïnitieerd door een bedrijf. Hieronder vallen onder andere trainingen, sales meetings, workshops en vergaderingen. De I in de afkorting MICE staat voor een beloningsbijeenkomst cq reis. Tijdens een incentive ligt de focus op plezier, eten en drinken en andere vrijetijdsactiviteiten. De C in de afkorting MICE staat voor congres. De frequentie is vaak vooraf vastgesteld en kan zowel jaarlijks als meerjaarlijks van opzet zijn. De E in de afkorting van MICE staat voor een beurs. Een beurs kan ook onderdeel uitmaken van een congres. Bij beurzen maken we onderscheid tussen vakbeurzen en publieksbeurzen. Publieksbeurzen zijn voornamelijk gericht op recreatieve bezoekers ( business to consumer), vakbeurzen richten zich op de business to businessmarkt.

Uitgaven

Gemiddeld geven de planners van de evenementen € 56 uit per persoon voor een vergadering op een locatie a 8 uur, inclusief catering. Dit is €107 incl catering voor een bijeenkomst op een locatie als het niet om een vergadering gaat. In 2019 is de gemiddelde uitgave van een deelnemer voor een binnenlandse zakenreis incl overnachting €405, voor een MICE deelnemer is dit €530.

Momenten De maanden maart t/m juni en september t/m november zijn de meest populaire maanden om zakelijke evenementen te organiseren, met september en oktober als absolute hoogtepunten. De dinsdagen en de donderdagen zijn de meest favoriete dagen van de week om evenement te laten plaatsvinden.

Interesse

In de top 5 van de locatiesoorten waar de corporate eventplanners in geïnteresseerd zijn, staan: Industriële locaties (48%), congrescentra (41%), hotels (38%), buitenlocaties (35%), kastelen en koetshuizen (26%). De interesse voor schouwburgen is 18%, net boven strandpaviljoens (16%).

Regio

De provincies Utrecht (24%), Gelderland (16%) en Noord-Holland (15%) vormen de top 3 van de bestemmingen voor nationale MICE-activiteiten. 77% van de deelnemers reist met de auto, 15% met het openbaar vervoer. 56 minuten reistijd om op de bestemming aan te komen is maximaal gewenst door eventplanners.

Vinden

Zoekmachines zijn de belangrijkste bron om gevonden te worden als evenementenlocatie (75%). Daarna geldt de eerdere ervaring met de locatie (69%), gevolgd door locatiewebsites (64%). Gevolgd door mond-tot-mondreclame (63%), jaaruitgaven/boeken (28%), vakbladen/magazines (23%), social media (15%) en nieuwsbrieven (13%).

Boeken

Gemiddeld worden er bij 3 locaties offertes aangevraagd voor een meeting/evenement. Uitstraling en sfeer zijn het belangrijkste bij de locatiekeuze (62%, daarna de ligging/omgeving (52%), gevolgd door de prijs/kwaliteitverhouding (51%).

Boekers

Boekers van zakelijke evenementen zijn vooral professionele congresbureaus (pco’s), evenementenbureaus en functionarissen (secretaresses/management assistenten) bij individuele bedrijven. Het merendeel van de boekers is vrouw.

Trends

Duurzaamheid en gezondheid zijn belangrijke thema’s bij locaties. Er zal meer gezocht worden naar bijzondere locaties (exclusief, creatief) waarbij beleving met stip op 1 staat, het thuisgevoel/informele karakter wordt steeds belangrijker net als de volledige verzorging; de alles in 1 locatie.

Bron: Locatieonderzoek nov 2018. CZO NBTC/NIPO 2020

Marktinformatie (0nderzoek 600 + evenementenplanners, 2018 )

Gemiddelde groepsgrootte evenementen

Vergaderingen/trainingen: Congressen/seminars: Beurzen/evenementen: Feesten:

36 personen 204 personen 1009 personen 338 personen

Budgetten voor meetings /events per jaar

Uitgaven door eventplanners (gemiddeld)

1% 13% 13% 19% 12% 14% 13% 9%

54% van het eventbudget is bestemd voor locaties, incl catering

€0 €1 – €4.999 €5.000 - € 9.999 €15.000 - €24.999 €25.000 - €49.999 € 50.000 - € 99.999 €100.000 - €249.999 € 250.000 - € 499.999

58% van de eventplanners heeft een jaarbudget tot €0 - €50.000 27% heeft een jaarbudget van €25.000 - €250.000 16% heeft een jaarbudget dat hoger is dan €250.000

€107 is uitgave per persoon incl catering voor events (excl vergaderingen) €56 is uitgave per deelnemers aan vergadering a 8 uur incl catering

Lokaal

Deventer heeft 8 hotels (356 kamers, incl Van der Valk), 50 B&B verblijven en 8 evenementenlocaties. Gemiddeld rijden er 6 treinen per uur naar de Randstad

Subsidie

De provincie Overijssel geeft subsidie aan beeldbepalende evenementen, maar niet aan beeldbepalende congressen. De gemeente Deventer doet dit ook niet. In Utrecht, Amersfoort, Den Haag en Rotterdam gebeurt dit wel.

Schouwburg De belangrijkste klanten van de schouwburg komen uit de regio, zoals de provincie, hogescholen, ingenieursbedrijven, politieke partijen, adviesbureaus. De

meetings en congressen worden vooral door bedrijven, onderwijs en overheid geboekt. PCO’s en wetenschappelijke verenigingen (associaties) boeken nog nauwelijks. De boekingen van de topaccounts laten een dalende lijn zien, uitzonderingen daargelaten. De prijs wordt regelmatig als te hoog ervaren, het aantal breakout rooms is klein, de culturele programmering heeft voorrang en de financiële positie van de Schouwburg maakt dat er (te) weinig budget vrijgemaakt kan worden voor actieve acquisitie en marketing voor het binnenhalen van zakelijke evenementen. Yield- en revenuemanagement is nog geen bekend middel om beschikbare zalen optimaal in de markt te zetten en bieden kansen voor de toekomst. Zaalverhuur voor niet-culturele programma’s zullen blijvend bedoeld zijn als financiële ondersteuning van het bedrijf, zodat de culturele programmering doorgang kan blijven vinden. Het is een belangrijke tweede kernactiviteit, ondersteunend aan haar culturele hoofdactiviteit.

Concurrentie Regionale schouwburgen en theaters in de omgeving (Zwolle, Zutphen, Lochem, Apeldoorn, Raalte), hotels, voetbalstadion Go Ahead en Mimik zijn de

directe concurrenten van de Deventer Schouwburg. 48 locaties met ruimte voor bijeenkomsten in de gemeente Deventer bieden in totaal 140 zalen aan, met capaciteit van bijna 8.800 zitplaatsen -in theateropstelling- (ZKA, 2020).

Draagvlak

De lokale kennispartners (waaronder Touw, Topicus, Witteveen +Bos, Saxxion, Aventus, GD Diergezondheid) willen graag aan de slag met een state of the art omgeving voor de verbinding bedrijfsleven - onderwijs, het organiseren van kennissessies, een laagdrempelige horecavoorziening en een passend cultureel programma meer gericht op (internationale) jongeren. Inzet van de Schouwburg als toegewijde samenwerkingspartner wordt van harte toegejuicht. Van belang is hierbij dat de ruimtes van de Schouwburg op een erg laagdrempelige (eigentijdse) manier beschikbaar en te boeken zijn. Dit lukt door bijvoorbeeld een widget beschikbaar te stellen die op locatie van de kennispartners ingezet kan worden. Het reserveren (voor ieder moment van de dag/avond), boeken en afrekenen gebeurt vervolgens via deze online button.

Minimale randvoorwaarden voor succesvolle marktbewerking en het bedienen van de markt

Locaties vallen af als bestemming voor een evenement als de offerte niet aansluit bij de aanvraag, de locatie niet meedenkt – er alleen standaardpakketten worden aangebodenen de prijs/kwaliteitverhouding niet goed is. Naast plenaire ruimtes zijn verschillende vergaderruimtes waar 50 personen in wisselende opstelling kunnen plaatsnemen noodzakelijk, deze kunnen functioneren als break out rooms bij congressen. Alles-in-1 locaties staan met stip op 1 op de verlanglijst van de evenementenplanner; restaurant, hotel, congres- en vergadermogelijkheden plus parkeervoorzieningen op 1 locatie zijn steeds gewilder. Hoe minder verkeersbewegingen gemaakt hoeven te worden door de deelnemers, hoe beter dit is. Evenementen zijn niet over 1 kam te scheren, de behoefte aan een specifiek soort locatie zal daarom ook verschillen. Tegelijkertijd zijn er randvoorwaarden die belangrijk zijn voor iedere evenementenlocatie. Het uitreiken van zgn Vergaderhamers is een systeem waarmee de kwaliteit van de locaties wordt aangegeven.

140 punten als goede rolstoeltoegankelijkheid, hoogwaardige inrichting en uitstraling, goede parkeermogelijkheden en bewegwijzering, zaalhoogte in combinatie met audiovisuele middelen, optimale geluidsomstandigheden, snel en beveiligd internet, restaurantvoorzieningen met voldoende zitplaatsen, lokale/regionale productvoering (streekproducten), worden getoetst, waarna er 3, 4 of 5 vergaderhamers worden uitgereikt (vergaderhamers.nl). De markt van de zakelijke evenementen is een vechtmarkt. Er wordt veel geld in verdiend en er zijn veel kapers op de kust. Om zichtbaar te worden bij evenementenplanners zal minimaal 2 fte inzetbaar moeten zijn voor het werven en begeleiden van zakelijke evenementen en het onderhouden van de zakelijke relaties, zowel in de bedrijvenmarkt als voor culturele klanten. Deze personen doen aan datamining, weten de externe evenementenorganisator te vinden en regisseren het daarop volgende verkoopproces. De marketingafdeling ondersteunt de medewerkers met een goede online aanwezigheid. Samen tellen deze uren op naar 80 per week toegewijd aan de zakelijke evenementenmarkt.

Hiernaast is financiële inzet nodig op advertenties/banners, site inspecties, presentaties tijdens beurzen, optimalisatie zoekresultaten, inzet social media, participatie boekingssites, relatie-evenementen voor topaccounts, wervende offline informatie voor potentiele boekers, outdoor exposure mogelijkheden om mooie evenementen zichtbaar te maken en meer. Het merk Deventer Schouwburg moet geladen worden; waar staat deze voor en wat mag de gast verwachten. Uit de marktanalyse blijkt dat schouwburgen als zodanig niet de meest voor de hand liggende locaties zijn voor zakelijke evenementen. Bij het positioneren van de schouwburg kan daarom overwogen worden om de term congreslocatie toe te voegen; ‘ Schouwburg en congreslocatie Deventer’, kan hiervan een uitwerking zijn.

Wat zijn de kansrijke markten binnen de zakelijke markt Stand van zaken

Nu de menskracht en marketingmiddelen beperkt zijn, zijn de opdrachtgevers vooral afkomstig uit Deventer en de regio. Een grotere actieradius is niet haalbaar. De ruimte die de Schouwburg biedt is niet up to date (zie Oostvogel, verkenning van de toekomst van de Schouwburg). Het accountbeleid is recent heringevoerd, om bestaande klanten te binden aan de Schouwburg. Het is knap wat er momenteel gebeurt met de beschikbare mensen en middelen, maar er moet naast een professionaliseringsslag ook handen en geld bij!

Mogelijkheden

1. 2.

3.

4.

Het accountbeleid van bestaande klanten verder optimaliseren. De Club van 100 activeren als mogelijke zakelijke boekers. Actieradius: Lokaal Werven van kennisevenementen die aansluiten bij het economische profiel van Deventer (authentieke, eigenwijze, vernieuwende Hanzestad). In overleg met de gemeente wordt gedefinieerd welke speerpunten dit zijn (ICT, chemie en circulaire economie). Daarna worden de bedrijven die hierop aansluiten benaderd om de passende evenementen te organiseren in Deventer (corporate en gouvernementele marktbewerking). Gemiddeld verwacht een organisator binnen een bedrijf 15-19 evenementen extern te organiseren (Bron: High Profile, Locatie-onderzoek) . Actieradius: Regionaal en nationaal Bewerking van de intermediaire markt: dit zijn de professionele congresorganisatiebureaus (PCO’s), evenementenbureaus, tussenhandel. Zij hebben evenementen in portefeuille die een passende plek zoeken. Evenementen die een link hebben met het profiel van Deventer krijgen voorrang en mogelijk ook extra ondersteuning (zie opmerking subsidies door provincie en concurrerende steden). Evenementenbureaus verwachten gemiddeld 38 evenementen per jaar extern te organiseren (bron: High Profile, Locatie-onderzoek) Actieradius: Nationaal Aansluiting zoeken op de kennisevenementen die een meer wetenschappelijk karakter hebben. Deze zijn minder conjunctuur gevoelig dan corporate events.

Vaker dan de corporate events zijn deze evenementen meerdaags en hebben voor de stad dan ook een grotere impact. Actieradius: Regionaal, nationaal en beperkt internationaal

Type evenementen die het meest extern geboekt worden: 1. Relatie-evenement, 2. Congressen/seminars, 3. vergaderingen/brainstormsessies. 4. Trainingen/workshops, 5. Personeelsfeesten.

Welke toekomstige opbrengsten kunnen gegenereerd worden met de bewerking van de zakelijke markt Er zijn verschillende berekeningen gemaakt over verwacht rendement van de vernieuwde Schouwburg. Deze rekenmethodes gebruiken we ook nu om 1 lijn te houden. Wel stellen we de cijfers naar beneden bij, voornamelijk vanwege de Corona-effecten en het nog niet op korte termijn op orde hebben van de versterkte marketing- en salesinspanningen. Bestaand 1: Rapport Moerkerk (30 mrt 2020)

Bestaand 2: Verkenning naar een nieuwe toekomst Deventer Schouwburg, Gabriel Oostvogel

2019

2020

2021

2022

2023

2024

Welke toekomstige opbrengsten kunnen gegenereerd worden met de bewerking van de zakelijke markt Aanvulling Bosscher & Klein Kansen Ø Een professionaliseringslag maken op het gebied van marketing & sales. Naar een actieve bewerking van de zakelijke markt toe. Uit de bezetting- en omzetcijfers 2019 van de Schouwburg blijkt onderbezetting c.q. onderbesteding. In de huidige situatie is er nog ruimte om te groeien qua ontvangsten van zakelijke en culturele evenementen. Ø Er is nog geen sprake van yield- of revenuemanagement om optimaal resultaat te genereren. Dit wel gaan toepassen betekent dat vanuit de historie en actuele stand van zaken de beste prijs voor zalen gevraagd kan worden en zichtbaar wordt welke klant het beste bediend kan worden. Hierdoor ontstaat een tool voor het gericht aanbieden van zalen/ruimtes tegen variërende prijzen. op gefocust kan gaan worden Ø De Deventer Schouwburg bewerkt de zakelijke markt nog niet actief, waardoor ze nog weinig actief investeert in persoonlijke netwerken. Onderdeel hiervan kan een verlengd saleskanaal zijn, op locatie van de (lokale) topaccounts. Versterkte inzet zal snel resultaat kunnen hebben. Ø Er is een dalende trend te zien in het aantal verhuringen van 2018 naar 2019.

Investeren in de ‘harde’ waarden (locatie- en inrichtingscriteria van de Schouwburg) maar zeker ook in de ‘zachte’ waarden (persoonlijke benadering van potentiele klanten/gerichte sales en relatiebeheer) zal bijdragen aan het keren van dit tij. Verwachting Ø In de exploitatieprognose van Moerkerk wordt gerekend met 44 (kelder), 48 (en 50 grote zaal) weken. De verhuuroverzichten van de Schouwburg laten zien dat dit aantal verhuurbare weken lager is. Voor de zakelijke verhuur gelden de zomervakantieperiode, de kerstvakantie en de weekenden over het algemeen als laagseizoen met weinig tot geen boekingen, waardoor 42, 44 en 46 weken als rekenperiode beter lijkt te zijn. Ø In de verkenning van Gabriel Oostvogel wordt uitgegaan van een verdubbeld resultaat op opbrengsten verhuur in 2022 tov 2019. De onzekerheid die Covid 19 met zich meebrengt over het herstel van de markt, het op dit moment nog ontbreken van marketingslagkracht en in ogenschouw nemende de benodigde tijd voor het opbouwen en uitbouwen van het netwerk met daarnaast de wervingstijd van zakelijke evenementen (voor grotere corporate evenementen variërend 0,5-2 jaar, afnemend naar 6 maanden- 2 weken voor kleine vergaderingen) maakt dat overwogen moet worden om de prognose naar beneden bij te stellen.

Ø Een meer voorzichtige prognose voor de nieuwe ruimtes van het cultuurgebouw (tabel rapport Moerkerk, gecorrigeerd met aantal boekbare weken), leidt tot een mogelijke jaaropbrengst van € 104.748 (t.o.v. €113.116, verhuur ruimtes zakelijke evenementen). Ø Algemeen verwacht wordt dat de omzet voor zakelijke verhuur in ieder geval in 2024 in Nederland op het oude niveau is van 2019. Voor de Schouwburg zal een plus gelden, vanwege haar vernieuwde aanbod. Een verdubbeling van de opbrengsten van de zakelijke verhuur in 2022 was voor de Coronaperiode een realistische verwachting. Inmiddels zal dit op zijn vroegst een jaar later aan de orde zijn. Voor 2022 prognotiseren we een resultaat van €121.000 (jaar 2020 verkenning G. Oostvogel, vernieuwde Schouwburg). Voor 2023 kan het resultaat € 250.000 zijn (jaar 2022 verkenning G. Oostvogel). Mits de sales- en marketinginzet op volle sterkte is.

Optimale inzet middelen en mensen De potentie als ontvangstlocatie voor zakelijke evenementen van de vernieuwde Schouwburg voor de stad, regio en provincie is groot. Naast de vierkante meters en de inrichting ervan is het verder professionaliseren van het sales- en marketingbeleid gericht op zakelijke evenementen een absolute randvoorwaarde voor succes. Dit betekent inzet op extra menskracht, out of pocketbudget om zichtbaarheid in te kopen, bestaande middelen omvormen om aan te sluiten bij de nieuwe type klant en het verkrijgen van toegang tot relevante netwerken. In aanvang zullen de kosten voor marketing- en sales hoger zijn dan de jaren erna, vanwege de extra investeringen in bijvoorbeeld de online-omgeving. Post Extra inzet FTE

Budget 1

€ 70.000 € 70.000

Regulier

Online presence derden (o.a. locatieplatforms, google ads etc) Lidmaatschappen (MPI, Deventer Marketing, lokale netwerken) plus participatiebudget activiteiten Pers/Pr (incl advertenties en ontvangsten) Ambassadeursevents (Club van 100, Vrienden, stakeholders, inkopers) Beurzen (bijv EventSummit, Managementsupport), incl materiaal Give aways/inentives Onvoorzien (10% regulier)

€ 15.000 € 10.000 € 7.500 € 2.500 € 7.500 € 1.500 € 3.650 € 40.150

Regulier Regulier Regulier Regulier Regulier Regulier Regulier Regulier

Totaal regulier incl extra inzet FTE (plus bestaande menskracht commerciële verhuur)

€ 110.150

Regulier

Optimaliseren website (inrichting, boekbaarheid ook via derden)

€ 25.000

Investering

Marketing en salesactiviteiten

In een oogopslag wordt duidelijk dat de extra opbrengsten van de verhuur ook veel gaat kosten. Het een kan niet zonder het ander. In 2020, 2021 en 2022 zullen de kosten voor inzet op middelen en mensen hoger of gelijk zijn aan de te verwachten opbrengsten. Daarna zullen de opbrengsten hoger zijn dan de kosten voor inzet middelen en mensen, bij succesvolle uitvoering van de activiteiten.

Wat is de toegevoegde waarde van het stadsbreed optrekken richting de zakelijke markt

Verschillende steden in Nederland en in het buitenland hebben een niet-commercieel conventionbureau ingericht. Dit bureau maakt het collectieve aanbod aan vergader- en congreslocaties zichtbaar en laadt het merk van de stad, of soms regio. Het conventionbureau is zelden ook de congresorganisator, dit wordt overgelaten aan de markt. Niet-commerciële activiteiten zoals bemiddeling van vraag naar locaties en aanbod hiervan worden wel door het conventionbureau gedaan. Voor Deventer is het wenselijk een dergelijk loket op te richten. Het “Deventer Convention Bureau” (DCB) biedt toegevoegde waarde door Deventer als bestemming op de kaart te zetten als evenementenlocatie. Het DCB neemt dus niet het werk uit handen handen van de salesafdelingen van de lokale evenementenlocaties, maar voegt hier de kracht van de bestemming aan toe en promoot het collectieve aanbod waardoor de vraag naar de bestemming Deventer op het gebied van congressen en evenementen zal toenemen. Door congreskalenders op te stellen wordt zichtbaar wat er al wordt georganiseerd in een stad, wordt duidelijk wat het economische belang is en kunnen boekers van evenementen rekening houden met drukke data. De stedelijke conventionbureaus worden gecofinancierd door de gemeente en lokale partners en sluiten aan op het economische beleid van de gemeente.

Een van de voordelen van het DCB is dat het een niet-commerciële partner is voor de potentiele boeker. Deze boeker wordt op neutrale wijze geïnformeerd over de organisatiemogelijkheden die de stad biedt, waardoor diens belang centraal staat in plaats van het commerciële belang van bijvoorbeeld een congres- en vergaderlocatie in Deventer. Het DCB functioneert zo als eerste loket voor evenementenplanners die nog niet precies weten waar ze terecht willen met hun evenement. Door deze taak verbindt het DCB de locaties, hotels, aanbieders van sociale programma’s en de gemeente met elkaar. Ze neemt werk uit handen en kan door haar slagkracht vaart maken richting potentiele boekers. Door deze verbindende activiteiten kan het DCB de gemeente voorzien van relevante (management) informatie. De salesactiviteiten van de Schouwburg worden niet uit handen genomen door het DCB. Nog steeds zal de Schouwburg zelf een sterk team moeten hebben dat inkopers verleidt om de ruimtes bij haar af te nemen. Echter het DCB kan er wel mede aan bijdragen dat de overall vraag naar congressen en evenementen toe gaat nemen voor Deventer en dat er op reguliere basis samengewerkt gaat worden onderling waardoor de positie van Deventer op de zakelijke markt versterkt gaat worden. Vanuit deze basis kan er samengewerkt worden met het DCB.

Volgt: In samenwerking met Deventer Marketing volgt de uitwerking van de gezamenlijke activiteiten.