2022-513-bijlage-Bijlage 1-3 Planning en fasering

Bijlage 1.3 Planning

Inhoud 1.  Aanloop en Context

3

2. Fasering

4

3. Planning

6 De stad en de Schouwburg: een historisch perspectie. AanleDoelstellingen en ambities

1. Aanloop en context ¼ In 2019 werd Gabriël Oostvogel, adviseur van Blueyard en directeur-bestuurder a.i. van de N.V. Deventer Schouwburg, door het college van B&W gevraagd een verkenning te doen naar de toekomst van de Deventer Schouwburg. ¼ Op 20 maart 2020 presenteerde hij de Verkenning naar de toekomst van de Deventer Schouwburg. De daarin beschreven oplossingsrichting werd door het College als kansrijk gezien en Blueyard werd gevraagd het uit te werken in een Haalbaarheidsonderzoek.

Schouwburg de opdracht een toekomstvisie te ontwikkelen en een businessplan op te stellen, inclusief een Programma van Eisen. ¼ In het plan van aanpak voor de Verkenningsfase zijn drie pijlers benoemd: organisatie, inhoud (concept) en gebouw & omgeving. Deze vormen integraal de basis onder de resultaten van deze fase. ¼ Op 1 december 2021 stemde de gemeenteraad in met het ontwikkelingsperspectief voor Stadscampus de Kien. De ontwikkeling van DNK is een essentieel onderdeel van de Kien

¼ Op 22 maart 2021 boden de Deventer Schouwburg en het Kunstcircuit gezamenlijk het plan en het haalbaarheidsonderzoek (Haalbaarheidsonderzoek omvorming cultureel centrum Deventer, Herziene Versie d.d. 23 februari 2021) aan het College aan. Dit werd vervolgens meegenomen in de gemeentelijke Voorjaarsnota 2021. ¼ In juni 2021 stemde de gemeenteraad in met de Voorjaarsnota 2021 en daarmee met: —

Een reservering van €120.000 voor projectorganisatiekosten in 2021.

—

Aanloop en projectkosten voor DNK van €640.000 (waarvan €120.000 in 2022, €120.000 in 2023, €200.000 in 2024, €100.000 in 2025 en €100.000 in 2026)

—

Een reservering van €3.8 miljoen in 2022 voor de realisatie van DNK.

¼ Ten behoeve van de Verkenningsfase werd een (gemeentelijke) projectorganisatie ingericht en kreeg Rob van den Hove als nieuwe directeur-bestuurder van de Deventer

Planning

3

2. Fasering De gemeente Deventer hanteert voor de realisatie van bouw- en verbouwingsprojecten de Leidraad Grote Projecten (LGP), een vorm van projectmatig werken. Deze leidraad maakt onderscheid tussen verschillende fases. Na afronding van iedere fase is de beslissing GO/NO GO aan de opdrachtgever (in dit geval de gemeente Deventer).

¼ Het projectteam is samengesteld door opdrachtgever (Gemeente Deventer) en gebruiker (Deventer Schouwburg) ¼ Businessplan en exploitatiebegroting zijn opgesteld door de gebruiker en gevalideerd door Building Leisure1

In aanvulling op de LGP is met betrekking tot project DNK de Verkenningsfase gesplitst in (en ook in deze volgorde) de Definitiefase en de Ontwerpfase en is de Voorbereidingsfase toegevoegd. Daarmee houden zowel opdrachtgever als gebruiker nog beter grip op het project en mogelijke risico’s. Initiatieffase

¼ PvE en raming bouwsom zijn opgesteld door TheaterAdvies, aangescherpt vanuit de eigenaar van het gebouw (Vastgoed, Gemeente Deventer) en getoetst door Building Leisure (onderdeel van de Draaijergroep). In de definitiefase is ook een beeld gevormd van de toekomstige organisatie. Het HR-advies is opgesteld door SCOOP HRM (Bijlage 3). Verder is gebruik gemaakt van eerdere adviezen met betrekking tot horeca door Moerkerk Advies (Bijlage 4) en de zakelijke markt door Bosscher & Klein (Bijlage 6).

De initiatieffase werd, zoals hierboven vermeld, opgestart door de heer Oostvogel in opdracht van het college.

Witteveen + Bos adviseerde in deze fase met betrekking tot verduurzaming van het gehele pand in de definitiefase (Bijlage 5).

Definitiefase In de definitiefase zijn de voorwaarden en het eindresultaat van het project geschetst. Resultaat van de definitiefase is: samenstelling projectteam; verdeling rollen, taken en verantwoordelijkheden; inhoudelijk concept in samenwerking met Yellow Concepts en diverse stakeholders in- en extern; businesscase; exploitatiebegroting; programma van eisen (PvE); en raming bouwsom:

De gemeente verzorgt als pandeigenaar het aanbestedingstraject in overleg met de Draaijer-groep voor zowel de architect als de aannemer. De keuze voor de definitieve inrichting moet nog worden gemaakt: krijgt de architect uiteindelijk de opdracht tot en met het DO, of alleen tot en met het SO waarna de aannemer verantwoordelijk is voor DO, TO en realisatie. Na afronding van de VO-fase en de DO-fase zijn besluiten vanuit de gemeenteraad noodzakelijk. Op die manier blijven betrokken en verantwoordelijke partijen goed aangehaakt en geïnformeerd en kunnen de risico’s steeds verder worden beperkt.

Voorbereidingsfase

Realisatiefase/verbouwing Het definitieve benodigde budget voor de realisatie is afhankelijk van een aantal factoren zoals het ambitieniveau, de wensen en eisen van zowel pandeigenaar als gebruiker, het uiteindelijke ontwerp, de kosten van bouwmaterialen en mitigerende maatregelen op de risico’s en proceskosten. Om toch een beeld te krijgen van de kosten bij het ambitieniveau is TheaterAdvies gevraagd een raming te maken aan de hand van het visiedocument (inhoudelijke concept), het PvE en het eerste vlekkenplan. De raming wordt samengesteld op basis van actuele kengetallen en waar mogelijk wordt op toekomstige prijsontwikkelingen geanticipeerd.

Belangrijkste activiteiten van de voorbereidingsfase zijn: opstarten en afronden aanbestedingen, uitvoeringsplan opstellen, start verplichtingenadministratie, aanvragen benodigde vergunningen, wijzigingsaanvraag pandeigenaar verkrijgen, verzekeringen afsluiten/controleren.

Ontwerpfase Het resultaat van de ontwerpfase is de oplevering van een schetsontwerp (SO), het voorlopig ontwerp (VO), het definitief ontwerp (DO), het technisch ontwerp (TO) en een verder gedetailleerde begroting.

Opgemerkt kan worden dat Building Leisure ook alle eerdere onderzoeksrapporten, inclusief de stukken

1) 

van Blueyard inhoudelijk beoordeeld heeft.

4

DNK

Planning

5

3. Planning De planning is ook weer afhankelijk van veel factoren en meerdere stakeholders. Belangrijke factor is onder meer de beschikbaarheid van het gewenste architectenbureau en een aannemer.

Idealiter kan de Voorlopig Ontwerpfase eind maart 2024 afgerond worden en kan na besluitvorming van de raad (3 maanden) overgegaan worden tot de selectie van een bouwteampartner, hierna kan gestart worden met het uitvoeren van het definitieve en technisch ontwerp.

De planning per 1 oktober 2022 is als volgt:

Definitiefase: inhoudelijk afgerond medio oktober 2022 ¼ Visiedocument

: 10 mei 2022

¼ Businessplan

: 31 mei 2022; geactualiseerde versie medio oktober 2022

¼ Organisatieadvies

: 31 mei 2022

¼ Besluit college /raad

: 30 juni 2024

¼ Afronding selectie Bouwteampartner

: 31 januari 2025

¼ Afronding ontwerpfase bouwteam

: 31 oktober2025

¼ Start bouw

: 1 november 2025

¼ Oplevering

: 15 december 2026

¼ Advies verduurzaming —

Inspiratiedocument

: 08 juni 2022

—

Haalbaarheidsstudie : 26 september 2022

¼ Basis PvE TheaterAdvies

: 30 juni 2022

¼ Raming bouwkosten

: oktober 2022

Deze planning is inclusief de besluitvormingsmomenten van het college en de gemeenteraad en met een ingeschatte bouwtijd van 12 maanden. In nauwe samenwerking met ter zake deskundigen wordt gekeken waar en op welke wijze de planning geoptimaliseerd kan worden zodat het bereiken van de gestelde doelen in tijd mogelijk dichterbij komt te liggen.

Ontwerpfase: afhankelijk van besluitvorming vierde kwartaal 2022 ¼ PVE volledig

: 30 april 2023

¼ Start selectie architect

: 01 mei 2023 (6 maanden)

—

Definitieve gunning

¼ Voorlopig ontwerp gereed

6

: 31 oktober 2023 : 31 maart 2024

DNK

Planning

7

8

DNK