2022-513-bijlage-Bijlage 0- oplegnotitie toetsing 251022 DNK - Building Leisure

Opdrachtgever: Betreft: Datum:

Gemeente Deventer Project De Nieuwe Keizer 25-10-2022

Oplegnotitie: Toetsing verkenningsfase project ‘De Nieuwe Keizer’. Aanleiding. Voor de Deventer Schouwburg, Kunstcircuit, Irispand en voormalig Filmhuis allen gelegen onder één dak is het project De Nieuwe Keizer gestart. Hierbij wordt gekeken of met het juiste concept en de daarbij behorende business case een toekomstbestendige organisatie en een upgrade van het gebouw kan worden gerealiseerd. Opdracht. Na het afronden van de initiatieffase, behorende bij de leidraad grote projecten, voor De Nieuwe Keizer is Building Leisure gevraagd de stukken opgeleverd uit de initiatieffase te toetsten. Daarnaast dienen ook het proces en de resultaten uit de verkenningsfase getoetst te worden. Deze oplegnotitie ziet toe op de resultaten van toetsing en begeleiding tot en met de definitiefase. Werkwijze. Building Leisure heeft een Plan van Aanpak geschreven voor het te doorlopen traject van de verkenningsfase met de daarbij behorende toets momenten. Dit Plan van Aanpak is geaccordeerd in het Kernteam van De Nieuwe Keizer en de detailwerkwijze/samenwerking is afgestemd met de directie van De Nieuwe Keizer. Building Leisure heeft als filosofie dat toetsen en bijsturen gedurende het proces het beste eindresultaat met zich meebrengt. De doelstelling van deze werkwijze is om eindproducten op te leveren waar zowel het projectteam van de gemeente als de directie van De Nieuwe Keizer achter staan.

Eventuele discussiepunten worden meegenomen in de rapportage. Building Leisure toetst/begeleid en heeft een coachende rol gedurende dit proces. Om de toetsende rol zuiver te houden levert de gemeente en De Nieuwe Keizer de input aan om te komen tot het eindproduct. Building Leisure heeft als rol te toetsen en zal dan ook geen inhoudelijke stukken produceren.

Toetsing Toetsing van de stukken is een doorlopend onderdeel van het proces. Aangeleverde stukken worden beoordeeld en voorzien van vragen en opmerkingen. Aan de hand van een dialoog worden stukken elke keer geoptimaliseerd. Daarnaast wordt de gemaakte risicokaart van het project bewaakt door veranderingen bij te houden in een werklijst. De toetsing vindt plaats op 3 hoofdpijlers; • Concept • Gebouw & omgeving • Organisatie Deze 3 pijlers dienen op een juiste manier op elkaar afgestemd te zijn voor een maximale garantie voor een toekomstbestendige bedrijfsvoering.

De 3 pijlers De exploitant is uiteindelijk de organisatie die de ambitie, het concept, de programmering, klantbeleving en exploitatie moet waarmaken. De kwaliteit en slagkracht van deze organisatie is dan ook een kritische succesfactor. Het is essentieel dat de exploitant vanaf het begin een trekkende rol heeft en zich (mee)ontwikkelt naar een soepele ingebruikname en succesvolle exploitatie.

GEBOUW & OMGEVING

TEAM (ORGANISATIE)

INHOUD (CONCEPT)

Het gebouw moet de ambitie, het concept en gewenste beleving optimaal faciliteren. De omgeving moet daarnaast kunnen meegroeien met innovaties en veranderingen in gebruik. Het pand is goed geïntegreerd en communiceert 6 ook met de omgeving voor een 24/7 levendig gebied. De architectuur en vormgeving dragen bij aan het realiseren van de ambities.

Het succes en een duurzame exploitatie van cultureel-maatschappelijke gebouwen hangt in grote mate af van het bezoekersconcept, de kwaliteit van de programmering en het vermogen dit langjarig onderscheidend, relevant en vernieuwend vol te houden. Dit vraagt om continu inzicht in de (snel veranderende) behoeftes van de diverse doelgroepen, weten wat er speelt in de markt en het bovenop kansen, trends en ontwikkelingen zitten.

Uitkomsten toetsing Initiatieffase Algemeen De belangrijkste eerste constatering is dat de voormalige directie van De Nieuwe Keizer tijdens de initiatieffase van het project met een ander ambitie niveau en uitgangspunten heeft gewerkt dan is gehanteerd tijdens de verdere uitwerking in de verkenningsfase. Tevens is er vooral gekeken naar de losse onderdelen. Gesteld kan worden dat het eerste gedachtegoed voor De Nieuwe Keizer een goede stap is om te komen tot een totaalconcept met een daarbij behorend uitgewerkt business plan. Organisatie Het plan voor De Nieuwe Keizer gaat ervan uit dat de organisaties in het gebouw samengevoegd worden, hier is in de initiatieffase nog weinig aandacht aan besteed. Om het gehele project in de toekomst te laten slagen is een moderne kwalitatieve flexibele organisatie een must, dit vergt veel tijd en energie om dat te realiseren. De organisatie moet passen bij de business case die ten uitvoer moet worden gebracht. Een sterk managementteam om de bedrijfsvoering te laten slagen is een must. Concept idee, combinatie cultureel/zakelijk De gedachtegang om cultuur te combineren met passende zakelijke activiteiten is de juiste. De door de voormalig directie ingehuurde adviseurs ten behoeve van deze activiteiten geven een goede eerste indicatie en richting, de nieuwe directie van De Nieuwe Keizer heeft deze visie in haar plannen verwerkt.

Building Leisure staat achter de beschreven visie en adviezen en achter de keuze van de nieuwe directie De Nieuwe Keizer om dit over te nemen in haar plannen. Exploitatie De uiteindelijke exploitatie met de vastgestelde subsidie komt in de initiatieffase uit op het gewenste/opgedragen resultaat van € 0,- (onder aan de streep). Echter hebben we moeten constateren dat de destijds gepresenteerde exploitatiebegroting enkele onjuistheden bevat die het resultaat met 650.000 euro negatief beïnvloeden. Men kan stellen dat deze begroting hierdoor geen realistisch beeld geeft. Belangrijkste gevonden punten: • Opbrengsten 4-Oost is dubbel meegenomen. • Slechts € 850.000,- meegenomen aan huur. • Lonen kunstcircuit niet meegenomen. **De huidige directie van De Nieuwe Keizer heeft afzonderlijk van de toetsing van Building Leisure dezelfde onjuistheden gesignaleerd.

Gebouw In de initiatieffase is al heel snel de focus gelegd op het gebouw, het idee/concept en de toekomstige bedrijfsvoering zijn hier onvoldoende in meegenomen. Mede hierdoor zijn de, in de initiatieffase, uitgewerkte tekeningen zonder de benodigde juiste operationele input uit de business case, inmiddels achterhaald en niet bruikbaar voor de verkenningsfase. Kosten gebouw De kosten van de realisatie van het gebouw De Nieuwe Keizer zijn geraamd op 10,6 miljoen euro; in de initiatieffase is gewerkt met een ander ambitie niveau dan het ambitieniveau gebruikt in de verkenningsfase. Niet alle kosten zijn meegenomen in het tot stand gekomen bedrag. Onder andere zijn de prijsstijging tot einde bouw, financieringslasten en een deel van de bijkomende kosten niet meegenomen. Dit bedrag is tot stand gekomen door deels gebruik te maken van kengetallen en deels door middel van schatting. Er kan worden gesteld dat het geraamde bedrag van 10,6 miljoen euro als onrealistisch kan worden gezien voor de vervolgfase. Als advies voor deze fase willen we meegeven dat als er een raming wordt gemaakt alle kosten dienen te worden meegenomen. Een vast format zou hierbij uitkomst kunnen bieden.

De ramingsbedragen zijn ervarings-/benchmark getallen per oppervlakte eenheid gebouw, de raming is nog geen elementenraming gekoppeld aan het programma van eisen, derhalve deze raming beschouwen in een ‘ruime’ bandbreedte.

Verkenningsfase Algemeen We kunnen constateren dat er een nieuwe directeur aan het roer staat die weet hoe ondernemerschap werkt. De operationele kennis en daadkracht helpen het proces de juiste richting in. De aanvulling van het managementteam met een ervaren secretaris komen de werkzaamheden ten goede, echter moet ook geconstateerd worden dat de organisatie nog een kwaliteitsimpuls nodig heeft. De directie heeft met de operationele taken voor MIMIK en De Nieuwe Keizer en de ontwikkelingsopdracht voor De Nieuwe Keizer een groot takenpakket dat zorgt voor een aanzienlijke werkdruk. Concept Er is veel energie gestoken om te komen tot een concept dat als basis dient voor de business case en bedrijfsvoering van de toekomst. Als uitgangspunt is nadrukkelijk vastgehouden aan het gewenste ambitie niveau van de gemeenteraad en past hierdoor ook beter bij het ambitieniveau van de Kien. Vele partijen/personen zijn in dit proces betrokken om te komen tot een breed gedragen concept. (zie visiedocument Yellow concepts). Aanvullend is Witteveen en Bos gevraagd voor een haalbaarheidsstudie voor de duurzaamheidsambitie, deze sluit aan bij de totale ambitie van De Nieuwe Keizer. Business Case De Business Case is op een juiste manier opgebouwd.

Met het visie document als oplegger is vanuit de doelgroepen van nu en de verwachte doelgroepen in de toekomst bekeken wat er nodig is om tot een langdurig succes te komen. De directie van De Nieuwe Keizer omschrijft het als ‘ Theater van de toekomst’. Een groot risico in dit project schuilt hem in het samenvoegen van verschillende organisaties, er is veel diversiteit van werkzaamheden en de balans tussen cultuur en zakelijk dient geborgd te zijn. Tevens is er het risico of de huidige organisatie de ambities kan waarmaken, een ambitieus plan verdient een kwalitatief ambitieus team. Het marketing deel in de business case is onvoldoende vernieuwend en laat zien dat het marketingteam een kwaliteitsimpuls nodig heeft. Het op dit moment tegenvallend bezoek in theaters (landelijk) is een aandachtspunt om te monitoren gedurende het proces en dient meegenomen te worden als mogelijk risico. Verjonging van de doelgroep is essentieel, het is dan ook een must om met de programmering veel aandacht te besteden aan de jongere doelgroep. Dit mag nadrukkelijker naar voren komen in het Business plan. De directie van De Nieuwe Keizer werkt vanuit de filosofie; gebouw volgt functie, dit sluit goed aan bij het vastgoedbeleid van de gemeente. Ons inziens is dit de juiste

werkwijze om te komen tot een gebouw dat optimaal past bij de werkzaamheden die door de organisatie uitgevoerd dienen te worden. Organisatie Een nieuwe ambitieuze bedrijfsvoering vergt een sterke organisatie. Het door de directie ingehuurde organisatie adviesbureau Scoop-HRM geeft een duidelijk beeld van de organisatie en de te kiezen richting. 3 organisatie onderdelen verdienen extra aandacht en zijn in de huidige organisatie onvoldoende ingericht en nog niet klaar voor de toekomst, dit geldt voor de afdelingen; • Marketing • Programmering • Horeca/Sales Exploitatie Alle cijfers behorende bij de exploitatie zijn tot in detail besproken en beoordeeld. De onjuistheden uit de initiatieffase zijn in deze begroting gecorrigeerd. Building Leisure kan zich vinden in de cijfers en schat de cijfers als ambitieus realistisch in. Echter de lasten ten gevolge van de grote investering drukken zwaar op de exploitatie en een top programmering gericht om de juiste doelgroepen is een must. Met een geraamde stichtingskosten van 31 miljoen euro bedraagt de daarbij horende nieuwe kostprijs dekkende huur (vastgesteld door vastgoed gemeente) 2,16 miljoen euro per jaar. Het verschil tussen de nieuwe en oude kostprijs dekkende huur zal opgevangen moeten worden door het verschil op te plussen bij de subsidie.

Voor de verbouwing is ook een investering van 1,5 miljoen euro opgenomen voor losse inrichting, de afschrijvingstermijn hiervan is 10 jaar. Beide zijn verwerkt in de exploitatie. Het zal niet mogelijk zijn om het negatieve resultaat te compenseren met omzet uit de horeca/zakelijke markt, deze onderdelen zijn reeds realistisch verwerkt in de begroting. De benodigde jaarlijkse subsidie komt uit op 3,7 miljoen euro. Door de hoge lasten van De Nieuwe Keizer stijgt in verhouding de subsidie mogelijk in de jaren daarna niet genoeg mee en het is de vraag of dit gecompenseerd kan worden door groeiende omzetten, het risico hiervan is dat het resultaat in de toekomst negatief kan zijn. Dit is een bekend probleem en zien we bij meer gesubsidieerde instellingen. De samenwerking met MIMIK wordt nadrukkelijk gezocht en krijgt vorm, dit geeft organisatorisch veel synergie voordelen. Hierdoor heeft de organisatie nu ook de beschikking over 3 zalen, dit zorgt ons inziens voor een te grote overcapaciteit die lastig te vullen zal zijn met de programmering.

Doelstelling vanuit het vastgoedbeleid is een optimale benutting van het vastgoed en tegengaan van verborgen leegstand. Programma van eisen & Stichtingskosten Aan de hand van het missie- visiedocument, de business case en inhoudelijke gesprekken met de directie van De Nieuwe Keizer heeft Theateradvies bv. het programma van eisen opgesteld. Het programma van eisen laat een vertaling zien hoe het multifunctionele gebouw van de toekomst eruit moet gaan zien. Het programma van eisen is met name een vertaling van ambities naar het gebouw. Het bevat echter onvoldoende duidelijke uitgangspunten zoals bezetting en benodigd oppervlak om een Architect/Ontwerp op te selecteren en te toetsen. Dit programma van eisen heeft een stevige verdiepingsslag nodig om te gebruiken voor het vervolgtraject. Bij deze verdiepingsslag is het noodzakelijk de gebouweigenaar vanwege de kennis (en als eigenaar) van het gebouw vanaf het begin nadrukkelijker te betrekken, hierbij is in het huidige proces te kort geschoten. De belangrijkste elementen die terugkomen in het programma van eisen: • • •

•

• • •

Uitgangspunt is een multifunctioneel gebouw. Er is uitgegaan van het gewenste kwaliteit- en ambitie niveau. Het gebouw en de installaties worden zo ingericht dat hierdoor het pand duurzaam wordt en de nieuwe organisatie haar bedrijfsvoering goed kan ontwikkelen. Om hiermee uit te groeien tot een toonaangevend huis voor de kunsten dat voor een lange termijn goed kan functioneren. Het wordt een gebouw met een open uitstraling waar iedere bezoeker zich welkom voelt, met de kanttekening dat de gastvrijheid van de medewerkers het echte verschil moeten maken. Het gebouw wordt maximaal benut met daarbij de uitstraling van één organisatie. Alle knelpunten in het gebouw worden opgelost. Er wordt zorggedragen voor een duidelijke samenhang en eenheid in het gebouw voor de volgende functies: 1. Presentaties, voorstellingen en concerten Kunsteducatie (breed) 2. Horeca 3. Expositie 4. Zakelijke verhuringen 5. Kantoren

• •

Alle technische installaties zijn gereed voor de toekomst. De theatertechniek voldoet aan de hedendaagse eisen en wensen.

Ontbreekt aan dit programma van eisen: • • • •

Ruimtebehoefte (oppervlak per functie) Bezetting per functie/ruimte Relatie tussen verschillende functies Benodigde voorzieningen per functie/ruimte

De betaalbaarheid (raming) van het gebouw is opgesteld onder leiding van Theateradvies bv. aan de hand van het programma van eisen. Ondanks het feit dat het programma van eisen een verdiepingsslag te gaan heeft is het goed mogelijk een raming te maken. De raming opgesteld door Theateradvies bv. is gedaan via kengetallen, voor alle installaties is gebruik gemaakt van de kennis van het onafhankelijk ingenieursbureau DGMR. De raming van Theateradvies bv. gaat uit van een netto oppervlak per ruimte waar ingrepen plaats gaan vinden. Dit is een vrij ongebruikelijke systematiek waardoor er geen goed referentiekader voorhanden is. De raming is getoetst door in samenwerking met team vastgoed op een gebruikelijke systematiek de case te benaderen. Daarnaast is de aangeleverde raming in detail doorgenomen en beoordeeld. Tevens is er gekeken naar referentiekaders van gelijksoortige projecten. In het toetsingsproces heeft er uitgebreid overleg plaatsgevonden met Theateradvies bv.. De directie van De Nieuwe Keizer, de gebouweigenaar en Building Leisure hebben alle ruimtes in het gebouw nogmaals besproken. Dit om er zeker van te zijn dat Theateradvies bv. de juiste uitgangspunten heeft gebruikt betreffende de wensen, eisen, kwaliteit- en ambitie niveau die de directie van De Nieuwe Keizer voor ogen heeft.

Dit alles passende bij de missie/visie en business case van De Nieuwe Keizer om zo tot een betrouwbare toetsing te komen. De uitkomsten van de opgestelde raming door Theateradvies bv. kunnen zowel voor de bouwkosten als voor de losse inrichtingskosten als realistisch worden beoordeeld. De opgeleverde raming van Theateradvies bv. is exclusief, bouwrente en reguliere prijsstijging tot einde bouw. Deze zijn toegevoegd om te komen tot de uiteindelijke stichtingskosten. Voor duurzaamheid is uitgegaan van het opgestelde plan geleverd door Witteveen en Bos. De uiteindelijke kosten komen hiermee uit op 32,5 miljoen euro, dit is onderverdeeld in 31 miljoen euro voor de stichtingskosten en 1,5 miljoen euro voor losse inrichting (zie schema).

Raming Theateradvies bv. aangevuld tot stichtingskostenraming Project: De Nieuwe Keizer 13-okt-22 Bouwkosten

€

15.052.840

Inrichtingskosten Vast

€

4.415.353

Bijkomende kosten

€

7.610.811

Totaal

€

27.079.004

Duurzaamheidsambitie

€

4.000.000

Stichtingskosten excl. BTW

€

31.079.004

€

1.545.753

Losse inrichtingskosten Losse inrichtingskosten totaal excl.BTW

€

1.545.753

Dit wijkt af van het genoemde bedrag in de initiatieffase. De belangrijkste verschillen die zorgen voor een hoger investeringsbedrag ten opzichte van de raming uit de initiatieffase zijn; • Hoger ambitie niveau • Uitgebreidere raming • Inclusief alle bijkomende kosten • Inclusief prijsstijging einde bouw • Inclusief financieringslasten Bij elke vervolgstap die gezet wordt zal de raming een kleinere bandbreedte hebben. Een definitieve raming kan echter pas met zekerheid vastgesteld worden na het tot stand komen van het uitvoeringsontwerp. Ons advies is om voor het starten van de vervolgfase het programma van eisen architectenselectie gereed te maken. In de planning en raming voor de vervolgfase is dit reeds meegenomen.

Eindconclusie • Duidelijke sturing en kaders vanuit de gemeente. • Nieuwe directie De Nieuwe Keizer heeft ondernemingservaring. • Marketing/programmering/horeca & sales verdienen noodzakelijke kwaliteitsimpuls. • Focus op jongeren verdient de aandacht en is nog te weinig aanwezig in de Business Case. • Huidige teruglopende bezoekersaantallen zijn zorgwekkend en dienen nauwlettend gemonitord te worden. • Het ambitieniveau is bijgesteld en voldoet aan het ambitie niveau zoals gewenst door de gemeenteraad. • Onderzoeken ten aanzien van horeca en de zakelijke markt zijn ambitieus realistisch en haalbaar, mits de organisatie hierop is ingericht. Deze uitgangspunten zijn meegenomen in de verkenningsfase. • De gepresenteerde exploitatiebegroting tot stand gekomen in de initiatieffase bevat enkele onjuistheden die het resultaat met 650.000 euro negatief beïnvloeden. • Aanvulling management is wenselijk. • Alle tot stand gekomen stukken hebben connectie met elkaar en zorgen voor een duidelijk gedragen geheel. • Het programma van eisen is met name een vertaling van ambities naar het gebouw. Het bevat echter onvoldoende duidelijke uitgangspunten zoals bezetting en benodigd oppervlak om een Architect/Ontwerp op te selecteren en te toetsen.

• De geraamde stichtingskosten van 31 miljoen euro en de geraamde losse inrichtingskosten van 1,5 miljoen euro zijn realistisch en passend bij het gestelde ambitieniveau. • De business case met alle bijlagen laten een goed uitgewerkt plan zien waar duidelijk richting is gekozen. • De cijfers in het exploitatiemodel zijn zorgvuldig geraamd door de directie van De Nieuwe Keizer. Building Leisure schat de cijfers als realistisch in. • Investeringsramingen hebben in de fase waarin het project zich bevindt een zekere bandbreedte. • Er is een uitgebreide risico analyse uitgevoerd en deze is in het kernteam gedurende het proces bewaakt. Veranderingen en aanvullingen zijn bijgehouden in een werkdocument.

Belangrijkste risico’s • Teruglopende bezoekersaantallen voor het theater, dit is een landelijke tendens. • Wegvallen directeur, er ligt heel veel kennis bij de nieuwe directeur. • Programmering niet optimaal, een niet optimale keuze van doelgroep zorgt ervoor dat de benodigde bezoekersaantallen niet gehaald worden. • Druk op de organisatie om zowel operationeel als de ontwikkeling De Nieuwe Keizer in goede banen te leiden. • Overcapaciteit gebouw. • Onzekerheid huidige en toekomstige bouwkosten. • Onzekerheid toekomstige exploitatie lasten.