2022-06-23 Aanbevelingen auditcommissie jaarstukken 2021

Grote Kerkhof 1 Postbus 5000 7400 GC Deventer

Aan: De leden van de gemeenteraad van Deventer en het college van Burgemeester en Wethouders

06-46737447 direct telefoonnummer

a.kerver@deventer.nl e-mail

Auditcommissie

23 juni 2022

kenmerk

uw referentie

datum

A. Kerver

Aanbevelingen Auditcommissie jaarstukken 2021

contactpersoon

onderwerp

Geachte raadsleden en collegeleden, In de verordening Auditcommissie is opgenomen dat de auditcommissie is belast met de voorbereiding van de besluitvorming door de raad van de jaarrekening en het jaarverslag, samen de jaarstukken. Daarvoor bespreekt de auditcommissie de jaarstukken met de accountant en de ambtelijke en bestuurlijke adviseurs van de auditcommissie. Daarnaast bestudeert de commissie de stukken met de bril van een raadslid. De auditcommissie adviseert over de kwaliteit van de stukken, maar zeer uitdrukkelijk niet over de inhoud. Het (politieke) oordeel over de jaarstukken is aan de raad. Bij advies over de kwaliteit betreft het de leesbaarheid, het navolgen van gemaakte afspraken tussen raad en college en de volledigheid van het proces rond jaarstukken (afstemming met de accountant, reactie op bevindingen, tijdigheid van de stukken en dergelijke.) In de nieuwe raadsperiode is de bezetting van de auditcommissie (bijna) geheel vernieuwd. In het advies is geprobeerd aan te sluiten bij de werkwijze van de auditcommissie van voorafgaande jaren. Na bestudering van de jaarstukken is de auditcommissie van mening dat: - De jaarstukken over het algemeen van voldoende kwaliteit zijn voor de raad om zijn controlerende taak uit te voeren. - De jaarstukken over het algemeen goed leesbaar en helder van structuur en opzet zijn.

- Het goed is om te constateren dat de accountant een goedkeurende accountantsverklaring voor de jaarrekening af zal geven. Daarmee voldoet de jaarrekening aan de normen en eisen die daarvoor door de raad zijn gesteld. De auditcommissie heeft ook een aantal aanbevelingen. Sommigen zullen het college bekend voor komen, zijn ook eerder door het college overgenomen, maar nog niet doorgevoerd. Dat op zich is wel een zorg van de auditcommissie. Het is goed als college en raad gezamenlijk komen tot invulling van de uitvoering van de aanbevelingen en deze concretiseren in aanloop naar de begroting. Het vraagt een inspanning van het college, maar ook van de raad. De ‘middag van de begroting (2 maart jl.) ‘ en de (geplande, maar iets anders ingevulde) ‘dag van de begroting’ zijn hiervoor een goede stap.

www.deventer.nl

Auditcommissie kenmerk

De auditcommissie doet de volgende aanbevelingen aan het college: 1. Het jaarverslag is niet alleen een financiële verantwoording in termen van begrotingsrealisatie, maar ook een verantwoording voor het rendement van beleid. De kracht van het document neemt toe als ook inzichtelijk is of het gewenste maatschappelijk effect behaald is. 2. Zorg op de verschillende programma’s voor meetbare indicatoren zodat het effect van beleid en geldbesteding zichtbaarder wordt. Het verbeteren van de kwaliteit van doelstellingen en prestaties (zoveel mogelijk Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden maken) zal leiden tot een meer coherente en consistente relatie met beleidsindicatoren. Daarbij helpen een 0-meting en het formuleren van streefwaarden. 3. Richt de onderdelen van de jaarstukken meer op de lezer en benoem dat. De jaarrekening voor de financiële fijnproevers en controleurs, het jaarverslag voor een breder publiek. Let daarbij ook op het gebruik van gemeentelijk jargon en/of afkortingen. Daarmee kunnen lezers de stukken begrijpelijker en gerichter lezen. 4. De accountant doet een aantal aanbevelingen. Eén daarvan ziet op het realiteitsgehalte van de begroting. De accountant formuleert: “Hierbij is van belang zorg te dragen voor aansluiting van de ambitie van de raad (vertaald naar de begroting) en de uitvoeringskracht van de organisatie (personeel en middelen)”.

Gelet op de ruime onderbesteding van middelen adviseert de auditcommissie aan college en raad hier bij het opstellen en besluiten bij de volgende begroting aandacht voor te hebben. De auditcommissie verheugt zich op een prettige en constructieve samenwerking met college en raad de komende raadsperiode. Namens de Auditcommissie,

Mevr. A. van der Meer voorzitter

Bijlage:

Onderzoeksvragen

Auditcommissie kenmerk

BIJLAGE Onderzoeksvragen 1. Zijn de jaarstukken goed toegankelijk en leesbaar? 2. Is de kwaliteit van het jaarverslag voldoende voor de raad om zijn controlerende taak op een adequate wijze te kunnen vervullen? 3. Geeft het jaarverslag op transparante wijze inzicht in hoeverre de doelstellingen zijn gerealiseerd en welke middelen daarvoor zijn ingezet? 4. Zijn de doelstellingen en/of prestaties vertaald naar meetbare indicatoren? 5. Wat vindt u van de kwaliteit van de geformuleerde doelstellingen en prestaties in het programma en heeft u verbetersuggesties? 6. Hoe is de volledigheid van de toelichtingen? 7. Is er voortgang gemaakt met de aanbevelingen die de AC en de accountant in voorgaande jaar hebben gedaan n.a.v. de controle van de jaarstukken? (zie bijlagen) 8. Zijn de jaarstukken bestuurlijk herkenbaar en consistent? M.a.w. sluiten de jaarstukken logisch aan op de voorgaande producten van de planning en controlcyclus? Niet alleen qua opzet, maar ook inhoudelijk moet er een zodanige samenhang bestaan tussen de begroting, de kwartaalrapportages en de jaarstukken, dat de raad niet met grote verrassingen wordt geconfronteerd. Hierbij hoort ook dat in de tussentijdse rapportages een reële prognose van het rekeningresultaat wordt gegeven.

9. Kan de AC zich vinden in de aanbevelingen van de accountant die zijn opgenomen in het verslag van bevindingen? 10. Sluit de informatie in de jaarstukken aan op de informatiebehoefte van de raad?