2022-05-16 Toezeggingen Raad - Aanbestedingsresultaat Polstraat

Toezeggingen aan de raad tijdens raadstafel renovatie Polstraat d.d. 11 mei 2022 1. De portefeuillehouder geeft een reflectie op het proces en stelt een tijdslijn op van het gelopen proces omtrent de aanbesteding Polstraat. Reflectie In deze periode is een zorgvuldige voorbereiding gedaan om de inschrijvingen goed te kunnen beoordelen inclusief de financiële consequenties voor de verschillende onderdelen. We hebben ervoor gekozen de raad te informeren op het moment dat alle informatie beschikbaar was, en een oplossing voor te dragen die door de regio werd gedragen en was voorzien van een dekkingsvoorstel. Normaliter is dat ook de gang van zaken. In deze situatie was het achteraf gezien goed geweest om de raad eerder te informeren over het aanbestedingsresultaat en later met het dekkingsvoorstel te komen. Het dekkingsvoorstel vraagt ook om zorgvuldige betrokkenheid van de samenwerkende gemeenten maatschappelijke opvang. Om de overschrijding te kunnen dekken was immers voor een deel een besluit nodig in het regionaal bestuurlijk overleg beschermd wonen en maatschappelijke opvang. De raad had ook eerder geïnformeerd kunnen worden over de verbreding van de scope met de bedrijfsinstallaties (beveiliging). De noodzaak van de renovatie speelt al vanaf 2018.

Achteraf gezien was het beter geweest om eerst een voorbereidingskrediet te vragen en na de uitwerking met een raadsvoorstel te komen om het totale investeringskrediet aan te vragen. De tijdlijn vanaf de aanbestedingsprocedure (03-12-2021): Met het verzenden van de uitnodiging tot inschrijving op 3 december 2021 is de aanbestedingsprocedure formeel gestart. Voor de renovatiewerkzaamheden is een meervoudig onderhandse procedure gestart in 2-percelen. Het intensieve vergunningstraject met erfgoed en de Plan Advies Raad heeft ertoe geleid dat er door middel van twee nota’s van inlichtingen wijzigingen zijn doorgevoerd in de contractstukken. De voorwaarden vanuit de Plan Advies Raad hebben er toe geleid dat de doorlooptijd van de aanvraag omgevingsvergunning én het aanbestedingstraject langer is geworden. Op 8 oktober 2021 is de omgevingsvergunning aangevraagd en na een langdurige adviesprocedure is deze op 24 maart verleend. Op 6 mei is de omgevingsvergunning onherroepelijk geworden. Op 7 februari zijn de inschrijvingen ontvangen. Hiermee is echter de aanbestedingsprocedure formeel nog niet afgerond. Inhoudelijke toetsing op juistheid en volledigheid vindt vervolgens plaats. Naast het gunningscriterium “Prijs”’ is aan de inschrijvers gevraagd om een plan van aanpak en planpresentatie.

Deze overige gunningscriteria zijn beoordeeld op 18 februari waarna het gunningsadvies is opgesteld. Aanbestedingsprocedure (chronologische stappen): 03-12-21: uitnodiging tot Inschrijving, inclusief Gunningleidraad 19-01-22: verzending 1e Nota van inlichtingen Inschrijvingsfase 28-01-22: verzending 2e Nota van inlichtingen Inschrijvingsfase 07-02-22: uiterste datum en tijdstip voor de ontvangst van de Inschrijving 07-02-22 tot 21-02-22: toetsen en beoordelen Inschrijvingen 18-02-22: presentaties Plan van Aanpak (per inschrijver afzonderlijk) 25-02-22: gunningadvies van beoordelingscommissie gereed. Vanaf het moment van Inschrijving begint de gestanddoeningstermijn van de offertes te lopen. De maximale ruimte van 90 dagen is gezocht. Gestanddoeningstermijnen langer dan 90 dagen worden als disproportioneel gezien en zijn zeker in de huidige marktomstandigheden niet houdbaar.

07-03-22: in het eerstvolgende PHO na gunningsadvies wordt de wethouder geïnformeerd over het aanbestedingsresultaat, de financiële consequenties en het dekkingsvoorstel. Besluit: consequenties voor de kostprijsdekkende huur inclusief dekkingsvoorstel compensatie via hogere subsidie inbrengen bij regionaal bestuurlijk overleg beschermd wonen en maatschappelijke opvang, d.d. 24-03-22 t.b.v. besluitvorming in college / raad. Als het om een regionale voorziening gaat waarbij het aanbestedingsresultaat ook consequenties heeft voor de regionale subsidies dient het regionaal bestuurlijk overleg hierover een besluit te nemen, zoals vastgelegd in de samenwerkingsafspraken. 11-03-2022: Verzending definitieve agenda en bijlagen regionaal bestuurlijk overleg Hiermee wordt het regionaal bestuurlijk overleg geïnformeerd over het aanbestedingsresultaat en de regionale consequenties hiervan en wordt voorgesteld de hogere kostprijsdekkende huur te compenseren via regionale subsidie én geen bezwaar te hebben tegen het voornemen van de gemeente Deventer om voor een deel van de overschrijding (ca. € 500.000) van de investeringskosten aan het pand te putten uit het Deventer-deel van de vrijval a.g.v. het financieel regionaal jaarresultaat 2020 beschermd wonen en maatschappelijke opvang.

Hierbij is vermeld dat nadat het regionaal bestuurlijk overleg een besluit genomen heeft over de middelen zal het voorstel voor wat betreft de investeringskosten ook aan college en raad van de gemeente Deventer moeten worden voorgelegd. 24-03-22: Regionaal bestuurlijk overleg beschermd wonen en maatschappelijke opvang neemt een besluit over de regionale dekking van de compensatie van de zorgaanbieders van de hogere kostprijsdekkende huur (als gevolg van aanbestedingsresultaat) en besluit geen bezwaar te hebben tegen het voornemen van de gemeente Deventer om voor een deel van de overschrijding te putten uit het Deventer-deel van de regionale vrijval van het surplus van het regionaal weerstandsvermogen. 04-04-22: in PHO wordt o.b.v. het regionale besluit de besluitvorming voor het college en de raad besproken. Aanvankelijk werd gedacht om de besluitvorming via Q1 te laten verlopen en de raad hierop voor te bereiden met een raadsmededeling. Door uitstel van Q1 is dit een raadsvoorstel geworden. Zie B&W besluit van 12-04-22. 12-04-22: nota op B&W agenda over aanbestedingsresultaat, financiële consequenties en voorstel voor dekking. Inclusief verschillende opties hoe om te gaan met het dilemma opdrachtverstrekking aannemer en gestanddoeningstermijn in relatie tot besluitvorming. B&W besluit: nota en raadsmededeling omzetten in een raadsvoorstel met verzoek om z.s.m.

in de raad te agenderen i.v.m. de gestanddoeningstermijn van de aanbestedende partijen. En besluit om opdracht te verstrekken na raadbesluit, waarmee gestanddoeningstermijn verloopt. 19-04-22: B&W stelt raadsvoorstel over het aanbestedingsresultaat en het dekkingsvoorstel vast en biedt de stukken aan aan de raad. 22-04-22: de raadsstukken zijn openbaar.

2. De portefeuillehouder geeft antwoord op de vraag wanneer in beeld kwam dat Iriszorg en Tactus ondersteuning nodig hadden bij de bekostiging van de beveiliging (bedrijfsinstallaties). Op 8 oktober 2021 is de omgevingsvergunning aangevraagd. Na het raadsbesluit kon worden gestart met de verdere uitwerking van de realisatie, waaronder het opstellen van het Technisch Ontwerp (contractstukken). In december was het Technisch Ontwerp gereed. In deze periode heeft de gemeente intensief samengewerkt met Tactus en IrisZorg om de technische functionaliteit te borgen. Om een aantal redenen is het voorstel om de gemeente als pandeigenaar te laten investeren in de bedrijfsinstallaties: • Tijdens de technische uitwerking in het 4e kwartaal van 2021 werd duidelijk dat de bedrijfsinstallaties zijn gebaseerd op gezamenlijk gebruik. Na de renovatie (in tegenstelling tot de huidige situatie) wordt door gezamenlijk gebruik het pand beter benut. Dit geldt ook voor de systemen zoals (camera-) beveiliging, toegangscontrole. Daarmee zijn deze kosten niet toe te rekenen aan een van de zorgaanbieders. • Tactus en IrisZorg ontvangen jaarlijks een regionale subsidie vanuit de centrumgemeente Deventer, namens de regio. Reserveringen voor (vervangings-) investeringen in de bedrijfsinstallaties maken niet automatisch deel uit van de bestaande subsidiebedragen.

De bedrijfsinstallaties worden in 10 jaar afgeschreven, terwijl de looptijd van de subsidie korter is en periodiek wordt verlengd. Deze (theoretische) onzekerheid voor de huurder, maakt het lastig om de verantwoordelijkheid voor de investering in bedrijfsinstallaties bij hen neer te leggen. Omdat de gemeente Deventer pandeigenaar is, is op dat moment als uitgangspunt genomen dat het logisch is dat de gemeente Deventer deze investering zou doen en dit separaat, via een opslag in de huurovereenkomst op te nemen.