2022-01-13 26 Bruikleenovereenkomst stadsetalage duurzaamheidscentrum

-~ ~ gemeente

Deventer

Bruikleenovereenkomst Stadsetalage Datum: 16 december 2019 Partijen: Gemeente Deventer Grote Kerkhof 1 7 411 KT Deventer

En Stichting Duurzaamheidscentrum Deventer Grote Kerkhof 1 (Stadsetalage) 7 411 KT Deventer Art. 1 Bruikleen 1. De gemeente Deventer geeft Stichting Duurzaamheidscentrum Deventer (hierna Duurzaamheidscentrum Deventer) de gelegenheid om een informatiecentrum in te richten in de Stadsetalage. Gemeente Deventer geeft aan Duurzaamheidscentrum Deventer in bruikleen de in Bijlage 1 genoemde en omschreven zaken (incl. betreffende ruimte) in bruikleen. In de Stadsetalage blijft als vast element de "bioscoop opstelling" in het lagere deel, deze wordt niet verwijderd. 2. Duurzaamheidscentrum Deventer verklaart de genoemde zaken in gebruikte doch goede staat van onderhoud van Gemeente Deventer in ontvangst te hebben genomen. 3. De bruikleen periode start 1 januari 2020 en eindigt 31 december 2021. Art. 2 Gebruik 1. Duurzaamheidscentrum Deventer is verplicht als een goed huisvader voor de zaak/zaken te zorgen en deze te onderhouden, deze slechts in overeenstemming met de bestemming te gebruiken, deze voor zover niet gedekt door gemeentelijke verzekeringen- op zijn kosten te verzekeren en verzekerd te houden tegen schade door brand, oneigenlijk gebruik en diefstal en deze bij het einde van de bruikleen overeenkomst aan Gemeente Deventer terug te geven. Gelet op de bijzondere zichtlocatie zal de ruimte te allen tijde een representatief karakter en opgeruimde beeldkwaliteit moeten hebben. 2.

AIie kosten, gemaakt aan de zaak/zaken tijdens de duur van deze overeenkomst, voor zover een gevolg van het gebruik van de zaak en strekkende tot gebruikelijk onderhoud zijn voor de gebruiker. 3. AIie andere kosten alsook alle kosten tot verbetering van de zaak zijn eveneens voor rekening van Duurzaamheidscentrum Deventer indien en voor zover deze kosten door Duurzaamheidscentrum Deventer zonder voorafgaande instemming van gemeente Deventer worden gemaakt, zonder dat zulks aan Duurzaamheidscentrum Deventer bij het einde van de bruikleenovereenkomst recht geeft tot enige verrekening met gemeente Deventer. 4. Schade door verlies of beschadiging van de zaak, voorzover Duurzaamheidscentrum Deventer kan bewijzen, dat hem geen schuld treft en voorzover redelijkerwijze niet te dekken door een verzekering, als bedoeld in art. 2 lid 1, komt voor rekening van gemeente Deventer. 5. Het is niet toegestaan de ruimte te gebruiken voor commerciële activiteiten. Er worden geen producten te koop aangeboden.

Art. 3 Geen gebruik derden 1. Het is aan Duurzaamheidscentrum Deventer toegestaan om de zaak/zaken te gebruiken voor het geven van voorlichting en informatie over duurzaamheid, voor het bieden van een platform voor contacten tussen personen en groepen die zich inzetten voor duurzaamheid, voor het houden van publieke bijeenkomsten over duurzaamheid, en om een flexstudie- en/of flexwerkplek en tevens ontmoetingsplek te bieden voor personen en groepen die zich inzetten voor duurzaamheid. Het is Bruikleenovereenkomst Duurzaamheidscentrum Deventer

7P~

4, ~ gemeente

Deventer

verboden om de zaak/zaken anderszins hetzij om niet hetzij tegen een vergoeding aan een ander in gebruik af te staan of aan een ander te verhuren. 2. Het is aan Duurzaamheidscentrum Deventer verboden om zonder voorafgaande toestemming van Gemeente Deventer de (zaak/zaken) te verplaatsen buiten de Stadsetalage. Art. 4 Teruggave 1. Indien Duurzaamheidscentrum Deventer na het einde van de bruikleenovereenkomst of na opzegging hiervan door gemeente Deventer niet onmiddellijk voldoet aan een verzoek van gemeente Deventer tot teruggave van de zaak/zaken, of indien Duurzaamheidscentrum Deventer na eerste verzoek de in art. 5 bedoelde vruchten niet aan gemeente Deventer overdraagt, verbeurt Duurzaamheidscentrum Deventer onverminderd gemeente Deventer 's recht op volledige schadevergoeding, een boete van€ 500,- voor iedere dag, dat Duurzaamheidscentrum Deventer, na bij aangetekende brief door gemeente Deventer aangemaand te zijn, aan zijn verplichtingen niet voldoet. 2. Indien één van de in lid 1 genoemde gevallen zich voordoet, is gemeente Deventer bevoegd een geschil betreffende de teruggave van de zaak of vruchten aan het oordeel van de voorzieningenrechter te Zwolle rechtsprekende in kort geding, te onderwerpen. Art. 5. Toepasselijk recht 1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 2.

AIie geschillen welke tussen partijen mochten ontstaan, naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst dan wel van nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn of uit enige andere bestaande of toekomstige rechtsbetrekking zoals bijvoorbeeld zij het niet uitsluitend ter zake van onrechtmatige daad, onverschuldigde betaling en ongegronde verrijking, zullen eerst worden beslecht in goed overleg. 3. Indien goed overleg geen resultaat geeft, zal het geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechter, behoudens voor zover dwingende competentieregels aan deze keuze in de weg zouden staan. 4. Een geschil is een geschil indien één van de partijen dit bij aangetekend schrijven stelt.

Art. 6. Onkostenvergoeding 1. Voor het gebruik van de Stadsetalage wordt door gemeente Deventer geen onkostenvergoeding in rekening gebracht. Deze komen ten laste van het programma duurzaamheid en worden intern verrekend. Eventuele additionele kosten worden tegen kostprijs in rekening gebracht.

Art. 7 Overige bepalingen 1. Het is niet toegestaan om zelf de catering te (laten) verzorgen, behoudens het gebruik van de door de gemeente in te ruimte te realiseren pantry met de door de gemeente daar te installeren apparatuur, of het gebruik van door Duurzaamheidscentrum geplaatste apparatuur mits deze vooraf door de gemeente Deventer is goedgekeurd. 2. Mocht in afwijking van het voorgaande Duurzaamheidscentrum Deventer voor bijvoorbeeld lezingen of de opening van exposities gebuik willen maken van catering dan is Albron daarvoor de aangewezen partij. Albron staat garant voor de naleving van de regelgeving t.a.v. keukens/horeca (o.a. HACCP) van de keuken en op basis van horecavergunningen. De kosten daarvoor worden op basis van de voorwaarden die de gemeente Deventer met Albron heeft afgesproken doorbelast. 3. De gemeente Deventer behoudt zich het recht voor om de Stadsetalage voor een tentoonstelling in medegebruik te geven. In dat geval komt het lagere deel (Grote Kerkhofzijde) van de Stadsetalage daarvoor beschikbaar. In het hogere deel blijft dan een informatiepunt van het duurzaamheidscentrum. De gemeente heeft de intentie om ruim van tevoren (termijn van drie maanden) hiervan bericht te sturen aan Duurzaamheidscentrum Deventer zodat met activiteiten en programmering daarmee rekening kan worden gehouden.

De gemeente voorziet niet in opslagruimte 2 Bruikleenovereenkomst Duurzaamheidscentrum Deventer

.~

~; gemeente

Deventer

om de te verplaatsen delen van de tentoonstelling dan tijdelijk op te slaan. De tijdsduur van medegebruik zal niet langer zijn dan strikt noodzakelijk. 4. In bijlage 1 en 2 zijn verder overeengekomen aandachts- en bespreekpunten opgenomen die integraal onderdeel uitmaken van de bruikleenovereenkomst. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Deventer.

Datum:

1- I - 2oW

Gemeente Deventer

Stichting Duurzaamheidscentrum Deventer

Ton Stee~huis ager Facilitaire Zaken

Jurgen Schoorlemme , Voorzi er

Jos Pierey Secretaris

Bijlage 1: Beschrijving van de zaak en gebruik daarvan Bijlage 2: Afspraken ter voorbereiding van de ingebruikname en overeengekomen bespreekpunten

3

Bruikleenovereenkomst Duurzaamheidscentrum Deventer

.~

~~gemeente

Deventer

Bijlage 1 Beschrijving van de zaak en gebruik daarvan Omschrijving Het betreft de Stadsetalage van het Stadhuis zoals onderstaande gemarkeerd met indicatieve maatvoering.

I

I

Doel van het gebruik Duurzaamheidscentrum Deventer gebruikt de ruimte als informatie- en werkruimte. Gebruikstijden Reguliere openingstijden, sluiten zoveel mogelijk aan op die van het stadhuis. De verwachte openingstijden zijn: o o o

woensdag -vrijdag van 12.00- 18.00 donderdag 12.00 - 20.00 zaterdag 11.00-17.00

De beveiliger zal zorgdragen voor het openen en sluiten van de ruimte. Het in- en uithuizen gebeurt in overleg met Gemeente Deventer. Toezicht De beveiliger zal gedurende openingstijden periodiek een controleronde lopen door de Stadsetalage. Daarnaast is er sprake van cameratoezicht. De beelden worden niet direct bekeken maar kunnen achteraf worden uitgekeken. Voor het uitkijken van de camerabeelden kan Duurzaamheidscentrum Deventer een verzoek doen bij de gemeente Deventer. Dit verzoek wordt uitsluitend gehonoreerd wanneer er sprake is van diefstal, vernieling of agressie. De beelden worden drie weken bewaard. Energiegebruik Duurzaamheidscentrum Deventer kan vrij gebruik maken van de energievoorzieningen voor zover redelijk en billijk.

4 Bruikleenovereenkomst Duurzaamheidscentrum Deventer

~ ~ gemeente

Deventer Wijzigingen Het is niet toegestaan wijzigingen aan te brengen in de door gemeente Deventer beschikbaar gestelde ruimte en goederen (o.a. niet boren, schilderen of schroeven met uitzondering van de grote wand waar een permanent fotoframe komt te hangen voor expositie doeleinden). Veiligheidsvoorzieningen Duurzaamheidscentrum Deventer zorgt ervoor dat nooduitgangen en brandhaspels goed zichtbaar blijven en vrij zijn van obstakels. Inrichting Duurzaamheidscentrum Deventer zal de inrichting vooraf bespreken met de gemeente Deventer. Bijvoegen tekening Wijzigingen aan de inrichting worden besproken met gemeente Deventer. Inventaris Duurzaamheidscentrum Deventer maakt gebruik van de volgende inventariselementen: Inventariselement AV-scherm 60 inch. Plasmaschem

Nummer

Gebruik ja/nee Ja

30027

Tablet 1 Verlengsnoeren en verdeeldozen

Oomerkinq Geen stilstaande content tonen i.v.m. inbranden.

Ja Ja

Audiovisuele middelen Duurzaamheidscentrum Deventer kan gebruik maken van de boven omschreven Audiovisuele middelen. Schoonmaak Gemeente Deventer draagt zorg voor het schoonmaken van de vloer en de glasbewassing. Duurzaamheidscentrum Deventer draagt zorg voor overige schoonmaak.

5

Bruikleenovereenkomst Duurzaamheidscentrum Deventer

7P~ ~ ; geme·ente

Deventer

Overige aandachtpunten voor het gebruik Wanden Het is niet toegestaan om te plakken met plakband of een vergelijkbaar product op de houten delen van de ruimte. De wanden in de stadsetalage zitten vol met technische leidingen en het is dan ook niet toegestaan om te boren/schroeven met uitzondering van de grote wand waar een permanent fotoframe komt te hangen voor expositie doeleinden. Eventuele aanpassingen aan de wand zullen altijd besproken moeten worden met de gemeente Deventer. Vloer De houten vloer is krasgevoelig waarmee rekening moet worden gehouden. Om beschadiging van de vloer te voorkomen is het niet toegestaan krachtige tape te gebruiken. Eventuele beschadigingen dienen direct gemeld te worden om de schade te kunnen beperken. Vloerputten in de ruimte moeten vrij worden gehouden om het klimaatsysteem niet te ontregelen en het klimaat aangenaam te kunnen houden. Veiligheid Brandpreventie middelen en nooduitgangen dienen altijd vrij toegankelijk te zijn. Het is niet toegestaan deze middelen te blokkeren en welke vorm dan ook. Stadsetalage wordt standaard meegenomen in het ontruimingsprotocol van de gemeente Deventer. Bestickering De Stadsetalage is standaard voorzien van bestickering. Deze bestickering "huisstijl" zal ten alle tijden intact moeten blijven. De huurder kan gebruik maken van specifieke vrije ramen.

Deze bestickering zal moeten voldoen aan technische eisen gesteld door gemeente Deventer. Zie plattegrond voor beschikbare ramen:

Verlichting De verlichting is centraal geregeld en meegenomen in het duurzaamheids aspect van het gehele stadhuis. Hierdoor is de verlichting beperkt regelbaar en in overleg kan alleen het aantal lux worden aangepast. 6 Bruikleenovereenkomst Duurzaamheidscentrum Deventer

-"'

~ gemeente

Deventer

Plafond Er is geen mogelijkheid om in de ruimte spullen aan het plafond te hangen. Het plafond is voorzien van diverse cassettes welke niet geschikt zijn om iets aan te bevestigen. Elektrische apparaten Het is niet toegestaan eigen huishoudelijke apparaten te gebruiken in de ruimte. Denk bijvoorbeeld aan waterkokers, tostiapparaten en vergelijkbare huishoudelijke producten. Stroomvoorziening als verlengsnoeren kunnen worden aangevraagd bij de gemeente Deventer en het is niet toegestaan eigen middelen hiervoor te gebruiken tenzij na goedkeuring van de teammanager Facilitaire Zaken van de gemeente Deventer.

7 Bruikleenovereenkomst Duurzaamheidscentrum Deventer

~

~

.

gemeente

Deventer Bijlage 2

Afspraken ter voorbereiding van de ingebruikname en overeengekomen bespreekpunten

REGULIERE AFSPRAKEN Medegebruik van de Stadsetalage ruimte door gemeente of derden ✓ De presentatie voor medegebruik mag niet conflicteren met de 'boodschap' van het DC. Waar mogelijk moet samenwerking worden gezocht, waarbij medegebruik wordt 'geïntegreerd' in het DC. Of iets conflicterend kan zijn stellen we vast in de reguliere afstemmingsoverleggen (zie onder). ✓ De intentie is om het DC minimaal drie maanden van tevoren te informeren over medegebruik en de duur van het medegebruik. Dit in verband met planning van de programmering. ✓ Het medegebruik van de ruimte is zo kort als noodzakelijk is. ✓ Het medegebruik beperkt zich tot de voorste ruimte, gezien vanaf het Grote Kerkhof. ✓ Gedurende de periode van medegebruik mogen er extra borden buiten geplaatst worden, zodat voor bezoekers duidelijk is dat het DC open is en waar ze moeten zijn. Deze mogen aan de voorzijde onder de overbouwing, maar niet op straat. Openingstijden ✓ Reguliere openingstijden, sluiten zoveel mogelijk aan op die van het stadhuis. De verwachte openingstijden zijn: o Woensdag - vrijdag van 12.00 - 18.00 o Donderdag 12.00 - 20.00 o Zaterdagll.00-17.00 ✓ Bij activiteiten kan van de reguliere openingstijden worden afgeweken, denk aan lezingen, workshops. Valt dit buiten de reguliere openingstijden van het Stadhuis dan kan dit in overleg geregeld worden.

Hierbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij al geplande activiteiten in het Stadhuis om eeen kmten te maken. ✓ Het DC zal zorgen voor een permanente bezetting tijdens openingstijden, zodat het DC nooit "leeg" is. Het staat het DC vrij om op werkdagen werkplekken te bieden aan mensen die op een of andere wijze met duurzaamheid bezig zijn, zoals professionals, geïnteresseerden, scholieren en studenten. Het elkaar kunnen ontmoeten en het uitwisselen van kennis staat daarbij voorop. ✓ Wij nodigen de gemeente uit, om haar eigen duurzaamheid gerelateerde bijeenkomsten, lezingen, events etc. in het DC te programmeren in overleg. Gebruik van faciliteiten ICT-faciliteiten ✓ Gemeente stelt een 3-tal digitale displays (3 stuks) beschikbaar die nu al in de Stadsetalage gebruikt worden. DC kan hier gebruik van maken. ✓ Centraal in de voorste ruimte staat een opstelling voor presentatie via film. DC kan hier gebruik van maken. ✓ DC en bezoekers kunnen gebruik maken van de bestaande internet en wifi-aansluiting (check of snelheid). ✓ Het is mogelijk een aparte VLAN tem aken voor het duurzaamheidscentrum. ICT en Mark Kornet van DC zullen dit samen gaan bespreken. Dennie Kip regelt het contact. Overige faciliteiten Er worden geen sleutels beschikbaar gesteld. Voor het openen en sluiten zal een beroep gedaan moeten worden op de beveiliging.

Daar is het gebruik van de ruimte ook gelimiteerd tot momenten dat beveiliging aanwezig is (of wordt ingehuurd). ✓ Gemeente legt een pantry voorziening aan t.b.v. koffie/thee voorziening (water, afvoer, elektra) en een toilet. Nog niet helemaal duidelijk is wanneer de aanleg klaar is; de gemeente informeert het DC daarover. Nog nader overleg over acceptabele brandveilige apparatuur om bv koffie te zetten. Voorkomen moet worden dat het alarm wordt geactiveerd.

✓

8

Bruikleenovereenkomst Duurzaamheidscentrum Deventer

""

?f gemeente

Deventer Gemeente voorziet in het regulier schoonmaken van de Stadsetalage (vloeren en glasbewassing). Als er lezingen etc. plaatsvinden kan indien beschikbaar de gemeente max. 50 stoelen uitlenen aan het DC zodat het publiek een zitplaats heeft. ✓ Het DC zal de bestaande belettering met de tekst "Stadsetalage" handhaven. De openingstijden mogen worden verwijderd en aangepast aan de tijden van het DC. Het staat het DC vrij verder om belettering, logo's op de ruit toe te voegen om het bestaan van en de exposities in het DC kenbaar te maken, mits niet strijdig met de doelstellingen van de gemeente. Vanaf nu kan al een tekst aangebracht worden om te attenderen op het komende Duurzaamheidscentrum. De ruit is warmtegevoelig, er moeten de juiste soort materialen gebruikt worden. Dennie Kip geeft de naam van de huidige leverancier aan het DC door. ✓ Het DC kan bij de ingang een tweetal borden op straat plaatsen om attentie te vragen voor het Duurzaamheidscentrum. Deze mogen aan de voorzijde onder de overbouwing, maar niet op straat. ✓ De gemeente zal zorgen dat het DC "fietshangers" krijgt die aan foutief geparkeerde fietsen voor de Stadsetalage gehangen kunnen worden. Het is verder aan het DC om fietsers te bewegen hun fiets elders te stallen.

✓ De balie in het achterste deel van het centrum wordt door de gemeente verwijderd ✓ De touwtjes van het 'ei' in het voorste deel van het centrum mogen worden verwijderd. Aan de rand mogen banners of panelen worden gehangen. ✓ Aan de wand is ruimte om een grote print te plakken, daar waar eerder ook grote prints opgehangen zijn geweest. Dennie Kip zoekt na wie de eerdere prints heeft gemaakt en wat deze hebben gekost. ✓

✓

Regulier afstemmingsoverleg ✓

Operationeel overleg (maandelijks): Het DC en gemeente wijzen een vast contactpersoon (en vervanger) aan die onderling een afstemming hebben over operationele zaken. Partner overleg (maandelijks): Het DC en gemeente wijzen een vast contactpersoon (en vervanger) aan. Aangewezen zijn Dennie Kip voor facilitaire zaken, Peter Sips voor activiteiten, website en content tentoonstelling. De gemeente Deventer zal een aanspreekpunt aanwijzen voor beleidsinhoudelijke zaken die te maken hebben met de inhoud van de tentoonstelling. Het DC wijst ook (een) vaste gesprekspartner(s) aan. Zij zullen onderling afstemming hebben over: Het aanleveren van content door de gemeente voor het DC ('wat doet de gemeente'). Activiteiten die er vanuit de gemeente in het DC worden georganiseerd. Participatie van de gemeente bij activiteiten die het DC organiseert. Gemeentelijke inzet bij publiciteit over het DC o Website via gemeente en/of onafhankelijk o Lokale media, zoals DRTV, gemeentepagina in Deventer Post, Huis-aan-huis bladen o Brochures, folders, ... Openingsactiviteiten DC op 8 februari. Bestuurlijk overleg (kwartaal). Wethouder duurzaamheid, verantwoordelijke ambtenaren en het bestuur van het DC bespreken indien wenselijk 3-maandelijks de voortgang en eventuele knelpunten. Dit overleg wordt ook gebruikt voor het bespreken van de voortgang op de vastgestelde tussentijdse evaluatie criteria.

Jaarlijks zal het DC in het DC een presentatie houden voor de gemeenteraad. De bereikte tussenresultaten zullen daarbij aan de orde komen Dit wordt door het Duurzaamheidscentrum rechtstreeks afgestemd met de griffier. Als er behoefte is aan frequenter overleg dan zullen deze situationeel worden geregeld.

□ □ □ □

□

✓

✓

✓

9 Bruikleenovereenkomst Duurzaamheidscentrum Deventer

-~

~ gemeente

Deventer

Financiële afspraken ✓ Deventer Energie en Ulebelt hebben inmiddels een stichting op voor het Duurzaamheidscentrum

✓

opgericht. De gemeente heeft conform collegebesluit een bedrag van€ 100.000 beschikbaar gesteld voor de periode 2020 - 2021. Dit bedrag wordt volgens onderstaand betaalschema uitbetaald aan Stichting Duurzaamheidscentrum, IBAN (IBAN volgt z.s.m.). De eerste factuur van€ 20.000 is gestuurd aan Nicoliene de Vries, facturen@deventer.nl, daarbij zal nog gebruikt worden gemaakt van een rekening van Deventer Energie. Eerst in de loop van november beschikt het Duurzaamheidscentrum naar verwachting over een eigen bankrekening ..

Betaling op rekening gestort DC op of voor: 15-oct-2019 01-jan-2020 0l-jan-2021 ✓

Betaling (Incl. BTW} € 20.000 € 40.000 € 40.000

o.a. de aanschaf van materialen expositie

De genoemde faciliteiten stelt de gemeente verwarmd/gekoeld en geventileerd kosteloos ter beschikking.

EENMALIGE AFSPRAKEN Aanloopperiode

✓

Op de ramen in de Stadsetalage kunnen raamstickers worden opgehangen met het duurzaamheidslogo met daarbij 'opening januari 2020', logo's blijven daarna aanwezig (we begrepen dat er eisen aan het materiaal t.a.v. raamstickers wordt gesteld}.

Openingsdag ✓ In de loop van januari kunnen we beginnen met het inrichten van de ruimte. 1 of 2 weken voor de formele

✓

✓

opening gaan we 'low profile' open, mits de pantry/WC dan gereed zijn. We kiezen voor een zaterdag i.v.m. het bereiken van een breed publiek Tijdens de openingsdag, zullen er diverse activiteiten in en rondom het Duurzaamheidscentrum worden georganiseerd. T.b.v. de opening kunnen we gebruik maken van andere publieke ruimten voor deze activiteiten (lezingen, workshop). Ruimtes: Auditorium, Oude raadszaal, Burgerzaal, Trouwzaal (voor Lagerhuisdebat) buitenpleintje. Deze ruimten worden om niet ter beschikking gesteld, aanvullende kosten zoals catering, beveiliging of bode inzet zullen aan het DC in rekening worden gebracht. Burgemeester en wethouder zullen beide worden uitgenodigd een rol te spelen bij de opening van het duurzaamheidscentrum op 8 februari 2020

Jurgen Schoorlemmer, Jos Pierey, Estella Janssen Bestuur Duurzaamheidscentrum Deventer

10

Bruikleenovereenkomst Duurzaamheidscentrum Deventer