2021-149 Bijlage - Risico-analyse Burgerweeshuis naar veilige haven 2-11-2021

Burgerweeshuis naar een veilige haven? Risico-analyse

2 november 2021

1

In aanvulling op ons adviesrapport met de gelijknamige naam hebben wij de navolgende risico-inventarisatie opgesteld.

2

Risico’s Zowel in het proces van verhuizing van het Burgerweeshuis als in de bedrijfsvoering na de formele start (wellicht partieel) op de nieuwe locatie kunnen zich risico’s voor doen. De grootste risico’s c.q. succesfactoren in het proces en na de herstart zijn hieronder beschreven. Wij hebben de navolgende risico’s en mogelijke beheersmaatregelen geïdentificeerd: Risico’s in de voorbereidende fase Risico

Weging Beheersmaatregel

1

De grond / locatie wordt niet tijdig aangekocht door de gemeente en blijft in particulier eigendom, mogelijk in handen van een projectontwikkelaar.

***

2.

Uitstel van de herhuisvesting of stagnatie door stroeve besluitvorming. E.e.a. heeft tenminste drie problemen als gevolg:

**

•

De exploitatie op de huidige locatie is financieel niet meer rendabel. Uitstel leidt ertoe dat het Burgerweeshuis binnen enkele jaren ofwel een beroep moet doen op extra gemeentelijke subsidie ofwel de activiteiten en/of organisatie moet afschalen.

•

De overlast voor omwonenden houdt aan. Op dit moment is de versterkte caféprogrammering verplaatst naar een alternatieve locatie, maar dat is geen duurzame oplossing. De nachtprogrammering staat ook onder druk.

•

Uitholling van de organisatie door gebrek aan perspectief. Medewerkers kunnen vertrekken als gevolg van onzekerheid over de toekomst dan wel demotivatie. Dat betekent het verlies van menselijk kapitaal, dat juist onontbeerlijk is om de overgang naar een nieuwe locatie te maken. (Herhaaldelijke) onzekerheden kunnen ook zorgen voor weerstand onder medewerkers en vrijwilligers.

Bewustzijn bij de gemeente van dit risico: snel schakelen is geboden. Een gedegen procesplan, strakke regie en stuurmanskunst bij zowel het Burgerweeshuis als gemeente kunnen bijdragen aan het succes.

3

Risico’s Risico’s tijdens het proces, na besluitvorming Risico

Weging Beheersmaatregel

1. De afstemming tussen architect en Burgerweeshuis verloopt niet soepel. De architect heeft mogelijk te weinig oog voor of onvoldoende begrip van de inhoudelijke en praktische belangen van Burgerweeshuis en kan afwegingen maken die de toekomstige bedrijfsvoering niet ten goede komen.

**

Dit zien als een belangrijke randvoorwaarde voor het creëren van een toekomstbestendig poppodium en het Burgerweeshuis zeggenschap geven in de architectenkeuze en (mede) de architect laten aansturen.

2. Er komen geen duidelijke afspraken tussen Burgerweeshuis, De Nieuwe Oost en de gemeente (als nieuwe eigenaar van de grond) over de (ver)huur aan De Nieuwe Oost.

*

Tijdig duidelijke afspraken tussen gemeente en De Nieuwe Oost over de toekomstige huursituatie. Het moet duidelijk zijn dat De Nieuwe Oost huurt van de gemeente.

3. Verlies van draagvlak bij medewerkers en vrijwilligers doordat in het traject veel aandacht uitgaat naar de herhuisvestingskwesties.

*

Organisatorisch goed onderscheid maken tussen het proces van herhuisvesting enerzijds en het ‘open houden’ van de winkel anderzijds. Zo nodig werken met gescheiden verantwoordelijkheden.

4. Het projectbudget is onvoldoende om onvoorziene incidentele kosten te dekken.

*

Voldoende frictiebudget reserveren.

5. Het in goede banen leiden van een bouwproject, de daaropvolgende verhuizing en de daarmee gepaard gaande verandering voor de (interne) organisatie, vraagt om specifieke competenties en expertises. Mogelijk zijn deze niet (voldoende) “in huis” bij het Burgerweeshuis.

*

Budget reserveren om tijdelijke, externe expertise in te huren indien nodig.

4

Risico’s Het nieuwe Burgerweeshuis ‘in actie’ Risico

Weging Beheersmaatregel

1.

De verwachte positieve effecten qua output (activiteiten) en exploitatie (inverdieneffecten) vallen tegen.

*

Geen overdreven verwachtingen koesteren. De businesscase laat zien dat de effecten van schaalvergroting bescheiden zijn.

2.

Kinderziektes bij het nieuw in gebruik genomen gebouw (klassiekers zijn de horeca en de klimaatbehandeling). Hierdoor treden vaak financiële en daardoor bestuurlijke knelpunten op.

**

Frictiebudget reserveren om ook ná oplevering nog te kunnen werken aan het wegwerken van knelpunten in het functioneren van de panden.

3.

De zwakke vermogenspositie van BWH. De organisatie is erg kwetsbaar voor tegenvallers. En deze kunnen op een nieuwe locatie makkelijk(er) optreden omdat het “gedrag” van het gebouw nog niet bekend is.

***

Reserves (mogen) hebben is een voorwaarde voor het gewenste ondernemerschap. Een algemene risicoreserve zou minimaal 10% van de totale baten in een jaar moeten bedragen. De standaard kwantitatieve indicatoren voor een gezonde financiële balanspositie (solvabiliteit, quick ratio, current ratio) moeten op groen komen.

4.

Kortingen op de subsidie of het achterwege blijven van indexeringen.

**

Voor het Burgerweeshuis zal dit funest zijn. Het is belangrijk om hierover meerjarenafspraken vast te leggen.

5.

Verschil van mening tussen de gemeente als gebouweigenaar en Burgerweeshuis over servicelasten en serviceniveaus.

**

Tijdig opstellen van een adequate beheerovereenkomst

5

Risico’s Het nieuwe Burgerweeshuis ‘in actie’ (vervolg) Risico

6.

Gemeentelijk beleid ten aanzien van wonen en recreëren. Op het Haveneiland worden in de toekomst net als in de binnenstad woningen gecombineerd met recreatie/ maatschappelijke functies, zoals een poppodium. Dat brengt een actief ruimtelijk beleid met zich mee dat beoogt de aantrekkelijkheid van het gebied te vergroten. Dat kan opnieuw tot het bereiken van kritische grenzen leiden op het vlak van milieu e.d.

Weging

*

Beheersmaatregel

Meteen bij de start van de gebiedsontwikkeling duidelijk communiceren dat op het eiland een poppodium zal zijn. De gemeente en het Burgerweeshuis moeten duidelijke afspraken maken over zaken als geluidsbelasting, verkeersbewegingen e.d. Verder kan bij de bouw van woningen rekening worden gehouden met de popfunctie (o.a. door in PvE’s driedubbele beglazing en goed isolatie op te nemen). Ook kan worden overwogen om nieuwe bewoners een instemmingsverklaring o.i.d. te laten tekenen. NB: door de gemeente is in 2011 een specifiek geluidbeleid vastgesteld voor het Havenkwartier. Dit beleid voorziet in verruimde normen voor horecabedrijven in het gebied. Burgerweeshuis moet hieronder geschaard worden en de gemeente moet vasthouden aan dit beleid.

7.

Impact Corona-crisis en ontwikkelingen post-corona tijdperk. Het is onduidelijk hoe het aanbod en publiek zich komende tijd gaat ontwikkelen; of en hoe snel het terug gaat naar “normaal”. Dit speelt in de gehele cultuursector, maar in de podiumkunsten en evenementenindustrie zijn de onzekerheden het grootst.

*

(Publieks)inkomsten en uitgaven intensief monitoren.

6

Risico’s Samenvattend • Het grootste risico in de eerstkomende fase is dat de grond / locatie niet tijdig wordt aangekocht door de gemeente. Uitstel van herhuisvesting leidt tot serieuze problemen voor Burgerweeshuis zowel op het gebied van de exploitatie als wat betreft de mogelijk uitholling van de organisatie. • In de daaropvolgende fase is het een groot risico voor de organisatie om in de nabije toekomst te worden geconfronteerd met bezuinigingen of achterblijvende indexeringen van de subsidie. Het Burgerweeshuis is namelijk erg kwetsbaar voor tegenvallers door de zwakke vermogenspositie.

Een risico dat in alle fasen speelt is dat de gemeente onvoldoende onderkent dat het Burgerweeshuis nu reeds bovengemiddeld presteert (zie hoofdstuk 7). Herhuisvesting op het Haveneiland betekent dat het podium zich verder kan ontwikkelen en meer voor Deventer kan betekenen. Het betekent NIET dat het podium minder subsidie nodig heeft. De investering die zal worden gedaan kan door de eigenaar van de grond (mogelijk de gemeente) worden vertaald in een hogere (kostprijsdekkende) huur. De hogere huisvestingskosten moeten dan deels via extra subsidie worden gecompenseerd, wat de indruk kan wekken dat de podiumvoorziening “duurder” wordt. Als de gemeente de verhuurder is dan vloeit deze subsidie echter weer terug naar de gemeente. Het iglo-model laat zien dat de activiteiten een plus geven, maar dat puur voor het in stand houden van de voorziening steun van de gemeente nodig is. Dat is overigens niet alleen in Deventer zo, maar geldt voor (bijna) alle poppodia in Nederland. 7