2021-1419 Raadsvoorstel Aanbesteding accountant

RAADSVOORSTEL Onderwerp

Aanbesteding accountant

Agendapunt Voorstelnummer Team

2021-001419 DEV-RM

Portef.houder BenW-besluit d.d.:

Weth. Grijsen 1 juni 2021

Voorstel 1. De offerteaanvraag ten behoeve van de Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte en het daarbij behorende programma van eisen, programma van wensen, gunningscriteria en weging vast te stellen. Kern van het raadsvoorstel De dienstverlening door de accountant is één van de instrumenten, die de raad ten dienste staat bij hetuitoefenen van zijn controlerende rol in het duale bestel. De huidige accountantscontracten van degemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte lopen ultimo boekjaar 2021 af. In verband met de samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering van de drie gemeenten is weer het initiatief genomen toteen gezamenlijke aanbesteding van de nieuwe accountant voor de boekjaren 2022 tot en met 2025. Een projectgroep bestaande uit de (plaatsvervangende) griffiers, concerncontrollers, financieel specialisten en een inkoopadviseur heeft de aanbesteding voorbereid. Met bijgaande offerteaanvraag wordt een uniforme set van eisen neergelegd voor alle gemeenten met daarnaast voldoende ruimte voor de wensen en eisen van de betrokken gemeenten voor eventuele afzonderlijke, aanvullende opdrachten. Het nu voorliggende raadsvoorstel wordt gelijktijdig aan alle drie de gemeenteraden ter vaststelling voorgelegd.

Beoogd resultaat Door middel van een Europese openbare aanbesteding één accountant contracteren voor de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte, die voldoet aan de eisen en wensen van de afzonderlijke gemeenten, zoals omschreven in de offerteaanvraag accountantsdienstverlening DOWR-gemeenten. Kader Artikel 213, lid 2 Gemeentewet Argumenten ten behoeve van de raad Een gezamenlijk gecontracteerde accountant levert efficiencywinst voor zowel de afzonderlijke gemeenten als ook de accountant op De DOWR-gemeenten werken sinds juli 2011 samen op een aantal terreinen van bedrijfsvoering, waarbij per terrein één gemeente als gastheer optreedt. De belastingen, de financiële administratie en de personeels- en salarisadministratie zijn voorbeelden daarvan. Werkprocessen zijn geharmoniseerd en de financiële applicaties zijn teruggebracht tot één DOWR-omgeving. Het hebben van dezelfde accountant levert efficiencyvoordelen op voor zowel de afzonderlijke gemeenten als voor de accountant. De accountant hoeft immers maar één keer de controle uit te voeren binnen de gastheergemeente. Zo is gastheergemeente Deventer verantwoordelijk voor de DOWR-percelen belastingen en de financiële administratie en gastheergemeente Raalte verantwoordelijk voor het DOWR-perceel van de personeels- en salarisadministratie.

Het uitvoeren van één controle door dezelfde accountant in plaats van drie controles door drie verschillende accountants is voor de gemeenten efficiënter. Ten slotte is het ambtelijk en bestuurlijk uitwisselen van kennis en ervaringen slagvaardiger bij één gecontracteerde accountant.

/2 Een Europese aanbesteding is verplicht Op grond van de geldende voorschriften en het aan te besteden bedrag is een Europese openbare aanbesteding verplicht. Met de aanbesteding wordt geselecteerd op de economisch meest voordelige inschrijving en middellange looptijd Het voorstel is als volgt te selecteren: prijs (25%) en kwaliteit (75%). Dit komt tot uitdrukking in de gunningscriteria en bijbehorende weging. De gekozen looptijd van vier jaar met tweemaal een optionele verlenging van één jaar wordt gezien als een looptijd, die maximaal aanbestedingsvoordeel combineert met voldoende zekerheden voor een goede samenwerking en kostenbeheersing in de contractperiode zelf. Specifieke uitvoeringsvoorwaarden opgenomen in de offerteaanvraag De rol en taak van de accountant is wettelijk ingekaderd. De aanbestedingseisen zijn daardoor gelijk, ongeacht welke gemeente het betreft. De opdracht voor de accountant heeft voor elke gemeente betrekking op de controle van de jaarrekening, interim-controle, verantwoording van de Investeren met Gemeenten (IMG) gelden, verantwoording van ‘Single information, Single audit’ (SiSa), verantwoording Wet normering topinkomens en de invulling van de natuurlijke adviesfunctie.

Daarnaast zijn er specifieke uitvoeringsvoorwaarden in de offerteaanvraag opgenomen die betrekking hebben op het zijn van de contactmomenten tussen de accountant en de afzonderlijke gemeenten, het organiseren van workshops en het plannen van evaluatiemomenten. Verder blijft er ruimte voor de afzonderlijke raden om specifieke onderwerpen bij de accountant aan te dragen voor nader onderzoek. Hiermee blijft de controlerende rol van de raad intact. Het afvaardigen van raadsleden in de beoordelingscommissie is wenselijk voor de betrokkenheid De afzonderlijke gemeenteraden zijn opdrachtgever van de accountant. Het ligt dan ook voor de hand, dat de beoordelingscommissie wordt gevormd door een afvaardiging uit de raad. Omdat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden met name contacten heeft met de ambtelijke organisatie, is het daarnaast wenselijk, dat er ook een ambtelijk vertegenwoordiging deelneemt in de beoordelingscommissie. Voorgesteld wordt om per gemeente twee raadsleden en twee ambtelijke vertegenwoordigers te benoemen in de commissie. De leden van de beoordelingscommissie hebben elk evenveel stemgewicht en beoordelen de onderdelen afzonderlijk conform het objectieve beoordelingskader, zoals is vastgelegd in de offerteaanvraag. De beoordeling betreft een plan van aanpak en een presentatie van iedere inschrijvende partij.

Dienstverlening in het kader van de rechtmatigheidsverklaring Het geven van ondersteuning bij de uitvoering van het standaard VerbijzonderdeControleprogramma (VIC) is onderdeel van de opdracht. De huidige accountant geeft tot en met het verantwoordingjaar 2020 een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de lasten en baten van de exploitatierekening en de balansmutaties. Ingaande het boekjaar 2022 dient het college de rechtmatigheidsverantwoording uit te voeren en hiertoe een verklaring op te nemen in de jaarstukken. De nieuwe accountant toetst dan vervolgens de getrouwheid van deze rechtmatigheidsverantwoording, die opgenomen is in de jaarrekening. De ondersteunende VIC's voor rechtmatigheid zijn door de DOWR-gemeenten uitbesteed en maken onderdeel uit van deze opdracht (al dan niet met gebruikmaking van onderaanbesteding). Kanttekeningen Een gezamenlijke aanbesteding kan leiden tot een financieel minder voordelig voorstel voor een individuele gemeente De aanbesteding leidt tot een totale kostprijs, die is opgebouwd uit de jaarlijkse kosten van de afzonderlijke gemeenten. De inschrijvende partijen dienen deze kosten met een open calculatie per gemeente weer te geven afgestemd op het ambitieniveau van de betreffende gemeente, zoals verwoord in het programma van eisen. Als eindresultaat bestaat het risico, dat de opdracht aan een

/3 accountant wordt gegund, die het goedkoopst is op de totale kostprijs, maar die voor een individuele gemeente niet per definitie de goedkoopste bieding hoeft te zijn. De gemeenteraden zullen zich vooraf aan deze werkwijze en mogelijke uitkomst dienen te committeren, omdat een Europese aanbesteding geen ruimte biedt voor het voeren van onderhandelingsgesprekken. Wijzigingen op de nu voorliggende offerteaanvraag door een individuele gemeente leidt tot vertraging in het proces Mochten er tijdens de beraadslagingen door de afzonderlijke gemeenteraden wijzigingen in de offerteaanvraag vastgesteld worden, dan betekent dat er opnieuw met de andere gemeenten overleg gevoerd moet worden. Dit leidt tot vertraging in het proces. Ketenpartners/ participatie Een projectgroep, bestaande uit de griffiers, concerncontrollers, financieel specialisten en een inkoopadviseur heeft de aanbesteding voorbereid. Met bijgaand aanbestedingsdocument wordt een uniforme set van eisen neergelegd voor alle gemeenten. Financiële consequenties De kosten van de accountantsdienstverlening worden na de aanbesteding per individuele gemeente zichtbaar. Hierbij wordt geselecteerd op de economisch meest voordelige inschrijving. Vervolgens wordt een gezamenlijke overeenkomst gesloten.

Voor de kosten van de accountant zijn middelen opgenomen in de reguliere begroting (de programma's Burger en bestuur en Bedrijfsvoering). Na aanbesteding moet blijken of deze middelen al dan niet toereikend zijn, mede gezien de actuele marktontwikkelingen. Betrokkenheid van de raad De raad is opdrachtgever van de accountant. Betrokkenheid van de raad is geborgd door deelname van twee leden van de auditcommissie in de selectiecommissie. Verdere afstemming over proces en voortgang vindt plaats met de auditcommissie. De uiteindelijke besluitvorming met betrekking tot de gunning vindt plaats in de raad, uiterlijk aan het einde van het derde kwartaal 2021.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer, de secretaris, de burgemeester,

M.A. Kossen

R.C. König