2021-1268 Begroting 2022 Historisch Centrum Overijssel

Begroting 2022 Voor u ligt de begroting van het HCO voor 2022, bestaande uit een overzicht baten en lasten per programma, alsmede een recapitulatiestaat. De begroting 2022 wordt in de cijfermatige overzichten vergeleken met de aangepaste begroting 2021, welke is vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 17 december 2020.

Baten en lasten Programma Bedrijfsvoering Realisatie 2020 Voorlopig

Begroting 2021 Begroting 2022 Vastgesteld 16 dec 2020

Baten Rijk 1.929.157

1.908.171

1.967.933

588.951

594.400

606.300

Lumpsum

1.552.409

1.583.457

1.615.156

Lumpsum

1.159.781

1.183.000

1.206.700

5.230.298

5.269.027

5.396.088

Personeelskosten

994.217

1.228.978

1.155.567

Afschrijvingskosten

169.813

145.000

170.000

Huisvestingskosten Organisatiekosten

848.674

846.250

864.650

384.168

355.400

391.851

Totaal lasten

2.396.872

2.575.628

2.582.069

Resultaat voor bestemming

2.833.426

2.693.399

2.814.020

Lumpsum Provincie Overijssel (dvo) Gemeente Zwolle Gemeente Deventer Totaal baten Lasten

Programma Producten & Diensten Realisatie 2020 Voorlopig

Begroting 2021 Begroting 2022 Vastgesteld 16 dec 2020

Baten Advies en toezicht -

-

-

Projecten

437.966

400.000

400.000

Publiek

282.095

Projecten

758.407

Collectie DVO's

23.158

Cluster Publiek -

Cluster Collectie 480.500

406.800

28.477

26.520

29.627

1.530.102

907.020

836.427

91.199

96.950

95.356

Projecten

705.898

385.000

380.000

Publiek

721.143

779.550

776.327

Projecten Collectie

428.633

383.600

308.000

1.681.016

1.444.239

1.445.264

3.627.889

3.089.339

3.004.947

-2.097.787

-2.182.319

-2.168.520

Totaal baten Lasten Advies en toezicht Cluster Publiek

Cluster Collectie

Totaal lasten Resultaat voor bestemming

Recapitulatiestaat Recapitulatiestaat Realisatie 2020 Voorlopig baten

lasten

saldo

begroting 2021 Vastgesteld 16 dec 2020

begroting 2022

baten

baten

lasten

saldo

lasten

saldo

Programma Bedrijfsvoering Producten & Diensten

5.230 1.530

2.397 2.833 3.628 -2.098

5.269 907

2.576 3.089

2.693 -2.182

5.396 836

2.582 2.814 3.005 -2.169

Resultaat vóór bestemming

6.760

6.025

735

6.176

5.665

511

6.233

5.587

645

Saldo financieringsfunctie

0

6

-6

0

3

-3

0

0

0

Overige alg. dekkingsmiddelen

0 0

0 6

0 -6

0 0

0 3

0 -3

0 0

0 0

0 0

6.760

6.031

729

6.176

5.668

508

6.233

5.587

645

0 0

54 675

-54 -675

167 0

0 675

167 -675

0 0

0 645

0 -645

0

729

-729

167

675

-508

0

645

-645

6.760

6.760

0

6.343

6.343

0

6.233

6.232

0

Algemene dekkingsmiddelen

Totaal algemene dekkingsmiddelen Resultaat voor bestemming Toevoegingen/onttrekkingen reserves Toevoegingen Onttrekkingen Totaal reservemutaties Resultaat na bestemming

Geprognotiseerde balans 2021 - 2022 Geprognotiseerde balans (op ronde bedragen) ACTIVA

(bedragen x € 1)

2020

2021

2022

Realisatie

Begroting

Begroting

535.000

550.000

575.000

0

0

0

535.000

550.000

575.000

3.511.200

4.140.000

4.382.588

13.500

16.500

16.500

476.000

294.200

250.000

Totaal vlottende activa

4.000.700

4.450.700

4.649.088

Totaal generaal

4.535.700

5.000.700

5.224.088

2020

2021

2022

1.930.400

2.605.400

3.164.988

113.000

0

0

2.043.400

2.605.400

3.164.988

Vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa Totaal vaste activa

Vlottende activa Kortlopende vorderingen Liquide middelen Overlopende activa

PASSIVA

(bedragen x € 1)

Vaste passiva Eigen vermogen Vaste schulden met een rentetypische looptijd ≥ 1 jr Totaal vaste passiva

Vlottende passiva 252.000

155.000

160.000

2.240.300

2.240.300

2.240.300

Totaal vlottende passiva

2.492.300

2.395.300

2.400.300

Totaal generaal

4.535.700

5.000.700

5.565.288

Kortlopende schulden Overlopende passiva

Toelichting begroting 2022 Hieronder volgt een beknopte toelichting op de begroting 2022. Algemeen: •

Op de vaste baten, de zogenaamde lumpsum, is een index toepast van 2% op de bijdrage van beide gemeenten. Zoals voorgaande jaren wordt bij het Rijk een voorzichtiger begroot (1%) omdat in de loop van het boekjaar bekend wordt of er ook een indexatie is.

•

De ontwikkeling van de lasten is gebaseerd op bestandgroei, 2 % stijging en aanpassingen in het organiseren van zaken.

•

Van de gemeente Zwolle en de gemeente Deventer worden er wel gelden ontvangen voor edepot. De gelden vanuit het DTR-programma van het Rijk zijn met ingang van 2022 niet meer beschikbaar voor de RHC’s. Een deel is ten behoeve van het dekken van de kosten voor het digitaal opslaan van digitale particuliere archieven. Over de besteding van het andere deel is lopend overleg met de beide gemeenten.

•

De bijdrage vanuit het provinciaal programma 2021 – 2022 tbv nieuwe ontwikkelingen op het platform MijnStadMijndorp is flink gedaald voor HCO in plaats van € 117.500 per jaar naar € 40.000.

•

Medewerkers die met pensioen gaan, zijn doorgerekend na hun pensioendatum. We gaan er vanuit dat hun werkplek weer wordt opgevuld.

•

In december 2020 is ons meerjarenbeleidsplan 2021 - 2024 vastgesteld door het bestuur. Gezien de geformuleerde ambities betekent dit ook wijzigingen in de competenties. Gezien het vorige punt en dat ca 20% van de medewerkers komende 5 jaar met pensioen gaan is bij het vertrek van een medewerker elke keer een afweging om ongewijzigd opvullen of een functieaanpassing.

•

Kort geleden is het “pre”-haalbaarheidsonderzoek gestart naar een erfgoeddepot Overijssel. Eind dit jaar hopen wij te weten welke partijen daadwerkelijk een echt haalbaarheidsonderzoek willen starten. Bij een positief resultaat zal dit opgepakt moeten worden met een werkgroep en een stuurgroep. Ook zal e.a. financieel in 2022 en verder meegenomen moeten worden. Hier komt dan in december een aangepaste begroting 2022.

Risico’s •

Onzekere factoren: onze verdere economische ontwikkelingen van BV Nederland (Met ten gevolge van de effecten van de Covid-19 pandemie op de economie).

•

De effecten van de nieuwe studiezaal in het erfgoedcentrum aan de Melkmarkt te Zwolle. Tegen het eind van het jaar zal duidelijk worden wat de financiele effecten zijn voor 2022 van het verplaatsten van de studiezaal.

Programma Bedrijfsvoering In programma Bedrijfsvoering zijn de vaste baten en de vaste lasten opgenomen die het mogelijk maken om de opgelegde taak te kunnen uitvoeren. De bijdragen van deelnemers in de gemeenschappelijke regeling worden geboekt bij de baten. De kosten voor het personeel, huisvesting, organisatie en afschrijvingen worden geboekt bij de lasten. De directe personeelskosten die zich bezig houden met de archief wettelijke taak worden doorbelast naar programma Producten en Diensten. Baten Zoals gezegd de vastgelegde lumpsum bijdragen door de drie deelnemende organisatie in de gemeenschappelijke regeling. Met daarbij een Dienstverleningsovereenkomst (zogenaamde DVO) met de provincie Overijssel, die niet is toegetreden tot de regeling maar HCO heeft verzocht om voor haar de archief wettelijke te willen uitvoeren (dit zonder het vervullen van de taak provinciearchivaris). Op de DVO met de provincie wordt ook een index van 2% toegepast. Lasten • Personeelskosten is een daling ten opzichte van de begroting 2021. Er worden namelijk meer uren doorbelast naar het programma producten diensten. •

De afschrijvingskosten zijn dalend. Na een afschrijvingstermijn van 15 jaar na de verbouwing in 20o6 vallen er middelen vrij. Ook zijn er weer nieuwe investering nodig. In het begin werd ICT-componenten afgeschreven in 4 tot 5 jaar. Nu is de technologische ontwikkeling zo snel dat 2 tot 3 jaar normaal gaat worden. Ook hebben we ten gevolge van de Covid-19 pandemie extra investeringen moeten doen om thuiswerken mogelijk te maken. Ook verwachten we straks extra kosten om thuiswerken ook volledig ARBO-proof te maken.

•

Huisvestingskosten zijn licht dalend. De vergoeding die betaald moet worden aan RijksVastgoedbedrijf is gedaald, terwijl andere kosten zoals energie flink zullen gaan stijgen ten gevolge van toenemend energieheffingen. Het gebouw aan de Eikenstraat is van 1976, de klimaatmachine van de jaren 90. Al met al een energie-intensief gebouw. Bij het Mondriaan Fonds is een aanvraag ingediend voor een startsubsidie om te komen tot een haalbaarheidsonderzoek voor een erfgoedcollectiedepot met duurzame opslag voor archieven, museale collectie en archeologische collecties.

•

De organisatiekosten zijn t.o.v. van 2020 gedaald. In 2020 was het budget mbt de ICT infrastructuur eenmalig opgehoogd om de overgang naar een andere netwerkbeheerder te kunnen realiseren. De verwachting is dat we nu het oude niveau verdergaan. Komende jaren zullen deze kosten verder gaan stijgen. Het beheren en de beveiliging van ons netwerk zal steeds meer inspanningen vergen.

Programma Producten en Diensten Onder programma Producten en diensten zijn de baten en lasten opgenomen die HCO verricht in het kader van de archieftaak. Binnen het programma zijn 3 aandachtgebieden, zogenaamde clusters. Te weten: Advies en toezicht, Collecties en Publiek. Advies en toezicht Baten Bij dit onderdeel zijn geen directe baten te verwachten. Lasten De loonkosten van de archivaris worden hier als last geboekt.

Publiek Baten De reguliere baten voor Publiek zijn op nul gesteld. Veel archiefmateriaal is digitaal beschikbaar en op de studiezaal staat apparatuur waar onderzoekers zelf een digitaal kopie kunnen maken. Er zullen alleen incidentele baten zijn wanneer een onderzoekers een kwaliteitskopie willen hebben. Het provinciaal programma 2021 – 2024 wordt voor een periode van 2 jaar toegekend met een optie op de volgende 2 jaar. Hiervan wordt in opdracht € 360.000 weggezet bij de stichting Overijsselacademie. Het restant is ten behoeve van de doorontwikkeling van het platform MijnStadMijnDorp en de projectbegeleiding/administratie. Lasten Naast de lasten voor het provinciaal programma zijn de lasten om de studiezalen in Zwolle en Deventer te exploiteren. Hiervan bestaat ca. 60 % uit loonkosten, de overige kosten zijn tbv Pr en communicatie en het hosten/ontwikkelen van de websites. Ten opzichte van 2020 is een daling te zien. Dit wordt veroorzaakt door de eenmalige subsidies die onze baten en lasten flink hebben doen toenemen. Voor 2022 is op dit moment onduidelijk was de mogelijkheden zijn voor extra subsidies.

Collecties Baten De baten bij cluster Collectie betreft “tijdelijke gelden” in de vorm van dvo’s en subsidies. De dvo’s betreffen overeenkomsten met een aantal Overijssels gemeenten om voor een deel van hun archief de collectie te beheren en een stukje dienstverlening te verrichten naar het publiek. De andere baten gesubsidieerde taken die door een deelnemer zijn belegd bij de GR, waarvoor dus aparte financiering is. Lasten De projectlasten dalen eveneens met dezelfde tred als de projectbaten. De loonkosten tbv het reguliere werk bedragen ca 80 %. De overige kosten hebben voornamelijk betrekking op het bekostigen van de collectiebeheerssystemen. De verwachting is dat deze kosten de komende jaren geleidelijk zullen gaan stijgen.

Recapitulatiestaat De recapitulatie staat geeft een overzicht van de totalen van de programmagelden, de algemene dekkingsmiddelen. Het resultaat voor bestemming is positief. Er wordt een groot bedrag ten gunste van de reserves geboekt. Omdat HCO sinds 1 januari 2019 zelf verantwoordelijk is voor het totale onderhoud van het pand aan de Eikenstraat te Zwolle worden er een reserve gevormd voor het onderhoud. In overleg met het bestuur is in december 2019 besloten om verantwoord terughoudend vervangingsinvesteringen in het pand te doen. Dit in afwachting van het haalbaarheidsonderzoek om een duurzaam erfgoeddepot te realiseren.