2021-03-18 412 Raadsmededeling Evaluatie kwartaalrapportages Programmabegroting

RAADSMEDEDELING Onderwerp

Evaluatie kwartaalrapportages programmabegroting

Mededelingennr Team

2021-000412 DEV-FC

Portef.houder BenW-besluit d.d.:

Weth. Grijsen 16 maart 2021

1. Inleiding: waarom deze mededeling In 2019 zijn de kwartaalrapportages in haar huidige vorm geïntroduceerd. Er is een evaluatie uitgevoerd om te zien of de vorm en inhoud van deze rapportages aansluit bij de informatiebehoefte van de raad. De kwartaalrapportage wordt door de fracties gewaardeerd als instrument. De tevredenheid is over het algemeen goed. Er zijn aanbevelingen gedaan de kwartaalrapportage verder te verbeteren. Dit is ook besproken in de auditcommissie (AC) waarna namens de AC een advies is geformuleerd. Het college geeft via deze raadsmedeling haar reactie met voorstellen voor verdere verbetering. 2. Kader Evaluatie kwartaalrapportages van 1 december 2020. 3. Kern van de boodschap Wij zijn tevreden dat uit de eveluatie blijkt dat vorm, frequentie en inhoud van de kwartaalrapportage aansluit bij de informatiebehoefte van de raad. De belangrijkste aanbevelingen voor verbeteringen waar we mee aan de slag gaan, zijn: 1. de kwaliteit van doelstellingen, prestaties, besluiten en toelichtingen daarop; 2. het toewerken naar een goed gebruik van de web-based versie van de kwartaalrapportage zodat het boekwerk in pdf-vorm kan vervallen. 4. Nadere toelichting Kwartaalrapportages bevatten afwijkingen/mutaties op de programmabegroting en moeten daarmee worden vastgesteld door de Raad.

Dit raakt het budgetrecht van de raad en is daarmee van belang voor het rechtmatigheidsoordeel. Het is aan de agendacommissie te bepalen of de suggestie van de AC om voor elke kwartaalrapportage een raadstafel te organiseren, wordt doorgevoerd. Er wordt altijd gestreefd naar het zo SMART mogelijk formuleren van doelstellingen en prestaties met de juiste inzet van middelen daaraan gekoppeld. Dat moet vooral gebeuren bij het opstellen van voorjaarsnota en begroting. Hier is al een traject met de raad gaande. In het raadsvoorstel dat hoort bij een kwartaalrapportage en in de kwartaalrapportage zélf wordt meer aandacht besteed aan het formuleren van besluiten gericht op de mutaties. Verder zullen we zorgen dat een korte samenvatting, leeswijzer en begrippenlijst aanwezig is zolang er nog een boekwerk is. Maar dit geldt toch vooral voor voorjaarsnota, begroting en jaarverantwoording. De kwartaalrapportage wordt alleen nog web-based aangeboden met een pdfversie als bijlage. Tot slot. Het college stimuleert en promoot graag het gebruik van de web-based versie van de P&Cproducten via het portaal www.hetgeldvan.deventer.nl. Wij werken er aan nieuwe functionaliteiten als opmerkingen, notities en printfunctie indien mogelijk en zo spoedig mogelijk gerealiseerd te krijgen, maar zijn daarbij ook afhankelijk van de leverancier.

Maar als die nieuwe functionaliteiten er zijn, worden raadsleden ingelicht en getraind in het gebruik van de website én de nieuwe mogelijkheden. Daarna kan het boekwerk vervallen.