2021-03-17 Raadsvoorstel Aanbesteding accountantsdiensten

-~

~ -: gemeente

Deventer

RAADSVOORSTEL Onderwerp

Aanbesteding accountantsdiensten

87669-2021 Voorstelnummer Raadstafel Raadsvergadering : 17 maart 2021 Voorstel Het starten van de voorbereidingen en het opstellen van een aanbestedingsdocument en offerteaanvraag ten behoeve van de gezamenlijke Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte. Inleiding De dienstverlening door de accountant is één van de instrumenten, die de raad ten dienste staat bij het uitoefenen van zijn controlerende rol in het duale bestel. De huidige accountantscontracten van de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) lopen ultimo boekjaar 2021 af. In verband met de nauwe samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering van de drie gemeenten is weer het initiatief genomen tot een gezamenlijke aanbesteding van de nieuwe accountant voor de periode 'boekjaren 2022 tot en met 2024'. Een projectgroep bestaande uit de (plaatsvervangende) griffiers, financieel specialisten en een Inkoopadviseur bereiden de aanbesteding voor en stellen een aanbestedingsdocument voor de Europese openbare aanbestedingen van accountantsdiensten 2021 e.v. op. Beoogd resultaat Door middel van een Europese openbare aanbesteding één accountant contracteren voor de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte, die voldoet aan de eisen en wensen van de afzonderlijke gemeenten.

Kader Artikel 213, lid 2 Gemeentewet Controleverordening gemeente Deventer Aanbestedingsregels gemeente Deventer Argumenten Een gezamenlijk gecontracteerde accountant levert efficiency winst voor zowel de afzonderlijke gemeenten als ook de accountant op. De DOWR gemeenten werken sinds juli 2011 nauw samen op een fors aantal terreinen van bedrijfsvoering, waarbij het hebben van dezelfde accountant efficiencyvoordelen oplevert voor zowel de afzonderlijke gemeenten als voor de accountant. Het ambtelijk en bestuurlijk uitwisselen van kennis en ervaringen is slagvaardiger bij één gecontracteerde accountant. In de aanbesteding van de accountantsdiensten 20172019 was een gezamenlijke aanbesteding ook het uitgangspunt. Een Europese aanbesteding is verplicht Op grond van de geldende voorschriften en het aan te besteden bedrag is een Europese openbare aanbesteding verplicht. Specifieke uitvoeringsvoorwaarden opgenomen in de offerteaanvraag De rol en taak van de accountant is wettelijk ingekaderd. De aanbestedingseisen zijn daardoor gelijk, ongeacht welke gemeente het betreft. De opdracht voor de accountant heeft voor elke gemeente betrekking op de controle van de jaarrekening, interim-controle, controle verantwoording van 'Single information, Single audit' (SiSa), controle verantwoording WNT (Wet Normering Topinkomens) en de invulling van de natuurlijke adviesfunctie.

Daarnaast worden er specifieke uitvoeringsvoorwaarden in de offerteaanvraag opgenomen die betrekking hebben op het zijn van businesspartner, de contactmomenten tussen de accountant en de afzonderlijke gemeenten, het organiseren van workshops en het plannen van evaluatiemomenten. Verder blijft er ruimte voor de afzonderlijke raden om specifieke onderwerpen bij de accountant aan te dragen voor nader onderzoek. Hiermee blijft de controlerende rol van de raad intact.

2

Optionele dienstverlening In de huidige overeenkomst is als optionele opdracht het uitvoeren van de verbijzonderde interne controles (de standaard gegevensgerichte controles) door de controlerende accountant. Deze optionele dienstverlening wordt opnieuw onderdeel van de aanbesteding, maar zal door de komst van de rechtmatigheidsverantwoording respectievelijk rechtmatigheidsverklaring, die met ingang van het boekjaar 2021 of 2022 door het college wordt afgegeven, mogelijk op onderdelen worden aangepast. Het besluit inzake de wetswijziging "rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W ingaande boekjaar 2021 of 2022" wordt naar verwachting in februari 2021 genomen. Door deze wijziging zal het college van Ben W vanaf het boekjaar 2021 of 2022 zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven in de jaarstukken. Op dit moment verstrekken externe accountants een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekeningen van gemeenten. De externe accountants geven in de toekomst dan nog een controleverklaring af met alleen een oordeel inzake de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het college van Ben W die in de jaarrekening wordt opgenomen. De accountant moet dus aangeven of de rechtmatigheidsverklaring van het college getrouw is.

In die zin blijft de accountant over de schouder van het college meekijken. Een expliciete rechtmatigheidsverantwoording onderstreept de politieke 'aanspreekbaarheid' van het college van B&W. Kanttekening De aanbesteding kan leiden tot een financieel minder voordelig voorstel voor ten opzichte van de huidige overeenkomst accountantsdiensten. De gemeenteraden zullen zich vooraf aan de werkwijze en mogelijke uitkomst dienen te committeren, omdat een Europese aanbesteding geen ruimte biedt voor het voeren van onderhandelingsgesprekken. Draagvlak Dit voorstel is besproken met de griffiers van de drie gemeenten en met de betreffende raadscommissies (In Deventer de auditcommissie). Zij zijn allen akkoord met de voorgestelde werkwijze. Financiële consequenties De kosten van de accountantsdienstverlening worden na de aanbesteding per individuele gemeente zichtbaar. Hierbij wordt geselecteerd op de economisch meest voordelige inschrijving. Vervolgens wordt een gezamenlijke overeenkomst gesloten. Voor de kosten van de accountant zijn middelen opgenomen in de reguliere begroting. Na aanbesteding moet blijken of deze middelen al dan niet toereikend zijn, mede gezien de actuele marktontwikkelingen en de te verwachten wetswijziging "Rechtmatigheidsverantwoording".

Aanpak/uitvoering Een projectgroep bestaande uit de (plaatsvervangende) griffiers, financieel specialisten en een inkoopadviseur zal de aanbesteding voorbereiden en begeleiden. Een beoordelingscommissie bestaande uit twee raadsleden en twee ambtelijke vertegenwoordigers beoordeelt de inschrijvende partijen en geeft een advies aan de gemeenteraden welke accountant aan te wijzen. De raad is opdrachtgever van de accountant. De raad stelt naast dit voorstel ook het programma van eisen vast. Verdere afstemming over het proces en voortgang vindt plaats met de auditcommissie. Uiteindelijke besluitvorming met betrekking tot de gunning vindt plaats in en door de raad uiterlijk in het vierde kwartaal van 2021. I

De gé• de gri ner, I i\

! \ \, \I

AK,

de voorzitter,

·~~=, R.C. König