Raadsvoorstel - Aanbesteding Accountancy 2024 e.v. De Peelgemeenten

VOORSTEL AAN DE GEMEENTERAAD Onderwerp:

Aanbesteding Accountancy 2024 e.v. De Peelgemeenten

Registratienummer:

1337087

Op voorstel B&W d.d.:

1 augustus 2023

Datum vergadering:

26 september 2023

Portefeuillehouder:

Tom Oomen

Rol gemeenteraad:

Kaderstellend

Voorstel in het kort 1. Vaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument in het kader van de aanbesteding Accountancy 2024 e.v. De Peelgemeenten. 2. Raadsleden Coen van Horen en Mark van den Heuvel benoemen tot lid van het beoordelingsteam.

Samenvatting De eerste te zetten stap om te komen tot een nieuwe accountant is het vaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument. Dit besluit ligt nu voor. Voor de betrokkenheid van de gemeenteraden en de GR is het voorstel om 2 raadsleden te benoemen tot lid van het beoordelingsteam. Concreet betekent dit dat zij de presentaties van de kandidaat-accountants bijwonen en mede beoordelen.

Bijlagen 1. Inkoopstrategie Accountancy 2024 e.v. De Peelgemeenten (vertrouwelijk) 2. Aanbestedingsdocument Accountancy 2024 e.v. De Peelgemeenten (vertrouwelijk tot publicatie aanbesteding)

1

Nr. 61 / 1337087

AAN DE RAAD, 1.

Inleiding

De gemeenteraad is belast met het aanwijzen van de accountant ten behoeve van de uitvoering van de controle van de jaarrekening. Het contract met de huidige accountant, Crowe, loopt af met de controle van de jaarrekening 2023. De eerste te nemen stap is het vaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument. Deze liggen nu voor in de 5 Peelgemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten (GR). Dit met als doel dat opnieuw één accountant vanaf boekjaar 2024 voor de 5 Peelgemeenten en de GR de controles doet. Deze stukken liggen ook voor in de overige Peelgemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten. 2.

Voorstel 1. Vaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument in het kader van de aanbesteding Accountancy 2024 e.v. De Peelgemeenten. 2. Raadsleden Coen van Horen en Mark van den Heuvel benoemen tot lid van het beoordelingsteam om te komen tot een nieuwe accountant met ingang van het boekjaar 2024.

3.

Beoogd effect

Het vaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument en het benoemen van 2 raadsleden/leden Stuurgroep per gemeente/GR is de eerste stap om te komen tot het gezamenlijk aanbesteden van de accountant voor de 5 Peelgemeenten en de GR. Dit ten behoeve van de controle op de jaarrekening vanaf boekjaar 2024. Elke gemeente en de GR dienen hiervoor een afzonderlijk besluit te nemen. 4.

Argumenten

1.1 Het vaststellen van de documenten is de eerste stap Een belangrijk onderdeel van de samenwerking van de Peelgemeenten is het contracteren van één accountant die de controletaken voor zowel de gemeenschappelijke regeling als de deelnemende gemeenten uitvoert. Hiervoor wordt een Europese aanbestedingsprocedure gestart om te komen tot één accountant voor 5 jaar met de mogelijkheid tot 1 maal 2 jaar verlenging. Om te kunnen beginnen met de aanbesteding van de accountant moeten de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument te worden vastgesteld. Op grond van artikel 2 van de ‘Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Deurne 2016’ dient de raad dat te doen. Het voordeel van het gezamenlijk aanbesteden is dat de afstemming bij de controles tussen organisaties onderling, waaronder de gemeenschappelijke regeling, efficiënter kunnen worden uitgevoerd.

2

1.2 Belangrijkste wijzigingen Ten opzichte van het aflopende contract zijn er qua uitvoering voor het nieuw aan te besteden contract weinig in het oog springende wijzigingen. De accountant zal minder nauw betrokken zijn bij de rechtmatigheidsonderzoeken maar zal bij de accountantscontrole toezien op de getrouwheid van de jaarrekening en de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Looptijd Wat betreft de looptijd van de overeenkomst is er op advies van Bizob door het inkoopteam gekozen voor een maximale looptijd van zeven jaar (5 + 2 = 7). Deze looptijd doet recht aan het voornemen om met één accountant een goede relatie op te bouwen, die na wederzijdse investeringen zijn vruchten af moet werpen. Het inkorten van de initiële looptijd tot vier jaar of minder wordt niet aanbevolen, omdat dit duidt op een gebrek aan vertrouwen aan zijde van de opdrachtgever en potentiële opdrachtnemers afschrikt. Dit is niet wenselijk omdat het voor de schaalgrootte van deze aanbesteding moeilijk is om potentiële kandidaten te verleiden om in te schrijven. Ook kunnen zij in zo’n korte tijd hun initiële investeringen niet terugverdienen, wat reden kan zijn om af te zien van deelname. Social return Nieuw in deze aanbesteding is dat social return van toepassing is.

De opdrachtnemer krijgt jaarlijks een budget ter waarde van 5% van de jaarvergoeding ter beschikking voor de toepassing van social return. De wijze waarop deze dit budget inzet stemt hij aan het begin van elk contractjaar af met de coördinator social return van de betreffende gemeente en GR Peelgemeenten. Aan het eind van elk contractjaar rapporteert de opdrachtnemer aan de coördinator hoe het budget besteed is. 2.1 De gemeenteraad is vertegenwoordigd Met het benoemen van 2 raadsleden per deelnemende gemeente/leden stuurgroep GR zijn de gemeenteraden/GR maximaal betrokken bij het proces dat leidt tot het aanwijzen van één accountant. Zij zullen zitting hebben in het team dat de presentaties van de accountants mede beoordeelt. Concreet betekent dit dat zij maximaal twee dagen beschikbaar moeten zijn voor het bijwonen/beoordelen van de presentaties. Deze presentaties vinden plaats in de avonduren op maandag 4 december (tussen 19:00 en 22:00). Indien er meer dan 3 inschrijvers zijn, is woensdag 6 december gepland als aanvullende datum. 5.

Kanttekeningen

Het streven is om te komen tot het contracteren van één accountant voor de 5 Peelgemeenten en de GR. Dit betekent dat alle gemeenten en de GR apart hiermee moeten instemmen. Als één gemeente om welke reden dan ook afhaakt, zal het proces worden doorgezet met de resterende partijen in de aanbesteding. De voordelen van gezamenlijk aanbesteden zullen daardoor grotendeels teniet wegvallen. 6.

Financiën

Pas bij het aanwijzen van de accountant wordt duidelijk wat het aanbestedingsresultaat is. Uitgangspunt is echter dat gezamenlijke aanbesteden efficiënter is, dan dat elke

3

gemeente en GR dit voor zichzelf doet. Het afstemmen van processen vergemakkelijkt de controle door de accountant. In de nog aan te bieden begroting 2024 is al rekening gehouden met een stijging van de accountancykosten. Dit enerzijds omdat de huidige accountant destijds zeer scherp had ingeschreven om de gemeentemarkt te betreden. Daarnaast is er in zijn algemeenheid sprake van stijgende tarieven door inflatie en tekorten op de arbeidsmarkt. De aanbesteding zorgt ervoor dat er een marktconforme prijs uitkomt. 7.

Juridische aspecten

Op grond van artikel 2 van de ‘Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Deurne 2016’ dient de raad de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument vast te stellen. 8.

Vervolg en evaluatie

Zodra de deelnemende partijen de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument hebben vastgesteld, kan het aanbestedingsproces starten. Nadat het beoordelingsteam de beoordeling gereed heeft, wordt de gemeenteraad gevraagd om het gunningsadvies te bekrachtigen waarna de verzending van voorlopige gunningsbrief plaatsvindt. Nadat de bezwaarperiode is verstreken, is deze eind maart 2024 definitief en volgt de ondertekening van de overeenkomst welke per 1 juli 2024 ingaat.

Burgemeester en wethouders van Deurne, De secretaris, De burgemeester, R.R.M. Halffman

G.T. Buter

4

Nr. 61a / 1337087

DE RAAD VAN DE GEMEENTE DEURNE gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 1 augustus 2023, nr.61;

gelet op het bepaalde in artikel 213 Gemeentewet;

BESLUIT 1. 2.

Vaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument in het kader van de aanbesteding Accountancy 2024 e.v. De Peelgemeenten. Raadsleden Coen van Horen en Mark van den Heuvel benoemen tot lid van het beoordelingsteam.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 26 september 2023. De griffier,

De voorzitter,

(R.J.C.M. Rutten)

(G.T. Buter)

1