Bijlage 7 - Zienswijze gemeenteraad Deurne 2023 op ontwerp wijziging GR MRE 2024

eurne

Metropoolregio Eindhoven Postbus 985 5600AZ Eindhoven

VERZONDEN

'j

NOV. 2023

Deurne, 13 november 2023 Kenmerk: 1337568/1204379 (bij evt. correspondentie s.v.p. dit nummer vermelden) Betreft: Reactie op Ontwerp gewijzigde Gemeenschappelijke regeling MRE 2024 Uw kenmerk: 100195-2970/SVE/HLE Uw brief d.d.: 6 juli 2023 Bijlage(n): -

Geachte heer/mevrouw, Graag maken wij gebruik van de gelegenheid die u ons biedt om te reageren op het ontwerp van de gewijzigde Gemeenschappelijke regeling van de Metropoolregio Eindhoven 2024. Een belangrijk doel van deze wijziging is om de regeling in overeenstemming te brengen met de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen - en in het bijzonder betreft dat de versterking van de democratische legitimiteit van gemeenschappelijke regelingen en de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. Dat zijn doelen die wij ten zeerste onderschrijven. Over het geheel bezien kunnen wij ons vinden in het voorliggende Op een drietal

onderwerpen

hebben wij een specifieke

ontwerp.

reactie.

1. Informatievoorziening

Postbus

3

5750 AA

Deurne

Bezoekadres: Markt

1

T

0493 - 38 77 11

E:

info@deurne.nl

www.deurne.nl

Ontwerp artikel omschreven.

29 is naar onze mening summier

De ontwerptekst

luidt:

en daarmee

te vrijblijvend

1. Het bestuur van de Metropoo/regio verstrekt schrifte/ijk aan de colleges en de raden de door een of meer /eden van die colleges en raden gevraagde in/ichtingen zo spoedig moge/ijk, voor zover dat niet strijdig is met het openbaar be/ang. 2. De in/ichtingen worden in ieder geva/ binnen twee maanden schrifte/ijk verstrekt en we/ door het dage/ijks bestuur, tenzij de in/ichtingen uitdrukke/ijk van het a/gemeen bestuur of de voorzitter worden ver/angd. 3. Het bestuur van de Metropoo/regio verstrekt schrifte/ijk aan de colleges en de raden alle in/ichtingen die de colleges en de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken

Wij stellen u voor dit artikel te vervangen door de volgende mogelijke vrijblijvendheid wordt ondervangen:

tekst waarmee

deze

Tekstvoorstel: Externe informatievoorziening 1. Een lid van het Algemeen bestuur verstrekt aan het college dat hem heeft aangewezen de door een of meer leden van dat college gevraagde inlichtingen, voor zover dat niet strijdig is met het openbaar belang. 2. Het Algemeen bestuur, Oagelijks bestuur en de voorzitter van het openbaar lichaam verstrekken schriftelijk aan de raden de door een of meer leden van die raden gevraagde inlichtingen zo spoedig mogelijk, voor zover dat niet strijdig is met het openbaar belang. 3. Oe inlichtingen worden in ieder geval binnen twee maanden schriftelijk verstrekt en wel door het Oagelijks bestuur, tenzij de inlichtingen uitdrukkelijk van het Algemeen bestuur of de voorzitter worden verlangd. 4. Het Algemeen bestuur, het Oagelijks bestuur en de voorzitter geven de raden van de deelnemende gemeenten uit eigen beweging alle inlichtingen die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. 5. In afwijking van het vierde lid verschaffen het Algemeen bestuur, het Oagelijks bestuur en de voorzitter geen informatie rechtstreeks aan de raden over zaken waaromtrent krachtens artikel13 of artikel18 geheimhouding is opgelegd.

Indien de raden deze informatie wel nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, wordt deze informatie via de colleges met de raden gedeeld onder de voorwaarde dat de colleges krachtens artikel 87 Gemeentewet geheimhouding hebben opgelegd. Aanvullende argumenten zijn dat deze formulering vollediger is ten aanzien van de beschrijving van organen, minder vrijblijvend door het benoemen van termijnen, juridisch correcter door het benoemen strijdigheid openbaar belang en ze bevat een noodzakelijke bepaling over het "doorleggen" van geheimhouding.

2. 8epalingen inzake archivering: algemeen en omschrijving zorgplicht Na een periode van evaluatie en onderzoek heeft het Algemeen bestuur van de MRE op 1 maart 2023 besloten geen wijziging aan te brengen in de relatie MRE-RHCE (Regionaal Historisch Centrum Eindhoven). In het verlengde daarvan wordt voorgesteld artikel 42 dat gaat over archiefbescheiden ongewijzigd te laten. Met de vorming van de regionale uitvoeringsdiensten in 2012 ontstond de roep om handvatten voor het regelen van informatieen archiefbeheer bij het uitbesteden van taken aan samenwerkingsverbanden. In 2017/2021 verscheen op initiatief van een werkgroep van leden van het Landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs (LOPAI) en de sectie archieftoezicht van de Branchevereniging van Archiefinstellingen in Nederland (BRAIN) een (geactualiseerde) handreiking informatie- en archiefbeheer bij de uitbesteding van taken aan samenwerkingsverbanden. Hierin wordt aandacht besteed aan de noodzakelijke acties bij het aangaan van een samenwerkingsverband, zorg voor en beheer van archiefbestanden, en ook aan de gevolgen van uittreding of de opheffing van een samenwerki ngsverba nd. Nu de regionale archieftaak van het RHCE binnen de GR van de MRE bestendigd wordt, is de wijziging van de GR naar onze mening ook een passend moment om de bepaling over archivering te actualiseren.

Het ware gewenst dat dat bij het voorliggende ontwerp voor een gewijzigde GR gebeurd was aan de hand van de genoemde handreiking - dit als waarborg voor een goed geregelde uniformiteit in de opzet en werkwijze van regionale archiefdiensten. Dit is echter niet het geval. Wij vragen u op dit punt om verduidelijking.

2

Verder, meer specifiek, in artikel 41 van de GR wordt gesproken over de zorg van het dagelijks bestuur van de MRE voor en het beheer van de archiefbescheiden. Onduidelijk is hoe zich deze bepaling verhoudt tot de wettelijke zorgplicht op dit vlak van het gemeentelijke archiefbeheer. Wij vragen u ook op dit punt om verduidelijking.

3. Voorbereiding van vergaderingen van het Algemeen en Oagelijks Bestuur In de gemeenschappelijke regeling is in artikel 10 de bepaling opgenomen dat het Algemeen Bestuur voor zijn vergadering een reglement van orde vaststellen. In het Reglement van orde vergaderingen Algemeen Bestuur Metropoolregio Eindhoven 2022 zijn bepalingen opgenomen aangaande de termijnen waarop agenda's en vergaderstukken moeten worden toegezonden. Die termijn is nu bepaald op ten minste 10 dagen voor de vergadering. Naast het feit dat deze periode op zich al krap is, constateren we in de afgelopen periode dat geregeld sprake is van nazendingen van belangrijke voorstellen waardoor een integrale ambtelijke advisering onder druk komt te staan en daarmee de positie van de colleges wordt verzwakt. Ons voorstel is deze termijn te verruimen naar 21 dagen. Eenzelfde knelpunt doet zich voor bij de aanlevering van stukken voor vergaderingen van het Dagelijks Bestuur. Daar ontbreekt op dit moment zelfs een reglement van orde, hoewel de regeling wel die mogelijkheid biedt. Wij verzoeken u daarom om gelijktijdig met de gemeenschappelijke regeling een gewijzigd Reglement van orde voor het Algemeen Bestuur hierop aan te passen. Tevens stellen wij u voor een dergelijke bepaling ook voor de werkwijze van het Dagelijks Bestuur op te nemen.

Met vriendelijke groet, gemee2 eraad van Deurne

3