Bijlage 5 - Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2024

JAARVERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE DEURNE 2024

Deurne, mei 2025

Zaaknummer Djuma: 3218770

INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding ...............................................................................................................................................3 2. Managementsamenvatting ..................................................................................................................3 2.1. Resultaten KPI’s ..........................................................................................................................4 2.2. Toelichting op KPI’s ......................................................................................................................5 2.3. Resultaten verbeterpunten voor 2024...........................................................................................6 2.3. Wat hebben we in 2024 verder gerealiseerd? ..............................................................................6 2.5. Aanbevelingen RHCe voor 2025 ..................................................................................................7 3. Inspectierapport 16 januari 2025 .........................................................................................................8 4.Toezichtoordeel Provincie Noord-Brabant informatie - en archiefbeheer 2024..................................16 5.

Verbeterplan ......................................................................................................................................19 Bijlage 1 .....................................................................................................................................................

2

1. INLEIDING Met dit jaarverslag informeert het college van burgemeester en wethouders de gemeenteraad, de provincie Noord Brabant/IBT (verticaal toezicht) en het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (horizontaal toezicht) over het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Deurne in 2024. Adequaat toepassen van wet- en regelgeving op het archief- en informatiebeheer: • Stelt de gemeente in staat verantwoording af te leggen over haar handelen; • Maakt controleerbaar wat de gemeente heeft gedaan; • Draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering en • Draagt bij aan het collectieve geheugen van de samenleving, doordat informatie met (cultuur)historische waarde blijvend bewaard wordt en raadpleegbaar is. De provincies oefenen bij gemeenten generiek toezicht uit op basis van de Gemeentewet. De provincie Noord-Brabant (Bureau Interbestuurlijk Toezicht (IBT) sluit aan bij de aanbeveling van de VNG om de gemeenteraad periodiek te informeren aan de hand van een Jaarverslag archief- en informatiebeheer. Aan PNB/ IBT wordt dit verslag met bijbehorende besluitvormingsstukken uiterlijk op 15 juli elk jaar toegezonden.

2. MANAGEMENTSAMENVATTING

Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk (zorgdrager) voor het archiefen informatiebeheer in de gemeente. Men doet periodiek aan de gemeenteraad verslag over de uitvoering van artikel 30 Archiefwet 1995, conform artikel 8 van de Archiefverordening gemeente Deurne 2019. Het jaarverslag archief- en informatiebeheer is een verantwoordingsinstrument en dit is gebaseerd op de inspectie 14 januari 2025 uitgevoerd door het RHCe. Er is sprake van een tweejaarlijkse cyclus, in jaar 1 vindt de inspectie plaats, in jaar 2 het voortgangsgesprek. De inspectie toetst de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgesteld door de VNG. Naast borging van de rechtmatigheid van de informatiehuishouding wil de gemeente de archiefzorg en het -beheer continu verbeteren. Op basis van de resultaten van de KPI’s is een verbeterplan opgesteld.

3

2.1. RESULTATEN KPI’S

De resultaten van de KPI’s en de verdiepende vragen maken zichtbaar of het informatiebeheer voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving en aan normen en kaders op strategisch, tactisch en operationeel niveau. T.b.v. de inspectie is de stoplicht-methodiek toegepast. De weergave vormt het beeld van de situatie op de inspectiedata: Rood

=

Voldoet niet

Oranje

=

Voldoet gedeeltelijk

Groen

=

Voldoet

Tabel 1: Samenvatting resultaten KPI’s 2024 gemeente Deurne.

4

2.2. TOELICHTING OP KPI’S

Nr.

Kritische Prestatie Indicator

Omschrijving van de hoofdvraag

1

Lokale regelingen

Voldoen gemeentelijke regelingen aan wettelijke eisen?

2

Middelen en mensen

Kan de gemeente aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en archiefbeheer, dat een voldoende kwaliteitsniveau daarvan wordt behaald, gegeven omvang van middelen en mensen?

3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats, E-depot

Voldoen fysieke en digitale bewaaromstandigheden aan wettelijke en overige normen?

4

Interne kwaliteitszorg en toezicht Wordt afdoende kwaliteitszorg en toezicht toegepast ten behoeve van structurele kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding?

5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden

Is ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden aldus dat dit voldoet aan toepasselijke wet- en regelgeving waar het betreft planmatigheid, systeemborging, toegankelijkheid, en duurzaamheid van de archiefbescheiden?

6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

Voldoet de gemeente aan eisen voor vorm, inhoud en/of context van bescheiden opdat deze van belang zijn voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

7

Overbrenging van archiefbescheiden

Brengt de gemeente tijdig over, dan wel wordt tijdig ontheffing daarvan gevraagd, dan wel wordt binnen de termijn van ontheffing tijdig overgebracht?

8

Terbeschikkingstelling van Voldoet de gemeente aan de openbaarheidseisen van de overgebrachte archiefbescheiden toepasselijke wet- en regelgeving (Archiefwet, AVG, WOO, etc.)?

5

2.3. RESULTATEN VERBETERPUNTEN VOOR 2024

1. Vaststellen Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Deurne 2024 Deze beheerregeling is aangeboden aan het College van B&W van de gemeente Deurne en per collegebesluit van 3 december 2024 ‘conform advies’ vastgesteld. 2. Vaststellen SIO (als onderdeel van de Beheerregeling) Het SIO, oftewel het Strategisch Informatie Overleg, is als onderdeel van de Beheerregeling ook vastgesteld op 3 december 2024. De taken en bevoegdheden van het SIO zijn hierin duidelijk beschreven. Het SIO bestaat uit: de gemeentesecretaris, de teamleider Informatiemanagement, een Iadviseur en (een) medewerker(s) Informatiebeheer. 3. Afronden migratie naar nieuw zaaksysteem In januari 2024 is de gemeente Deurne definitief overgegaan naar een nieuw zaaksysteem genaamd Djuma. De migratie van alle zaken en documenten uit het vorige zaaksysteem One Gov heeft plaatsgevonden in het eerste kwartaal van 2024. De migratienazorg is rond juli 2024 afgerond. 4. Vernietiging van informatie binnen wettelijke termijnen De achterstanden m.b.t. tot analoge dossiers zijn in 2024 volledig ingelopen.

2.4. WAT HEBBEN WE IN 2024 VERDER GEREALISEERD?

1. Doorontwikkeling zaaksysteem Djuma beschikt over een toereikende vernietigingsfunctionaliteit. Na veel testen en het maken van afspraken met het RHCe is er nu de mogelijkheid tot digitale vernietiging van zaken. 2. Overbrenging digitale bouwvergunningen 1981-2010 De bouwvergunningen t/m 1998 zijn officieel overgebracht naar het RHCe. Alle verdere vergunningen van 1999-2010 zijn inmiddels aangeleverd. De aantallen hiervan zijn al akkoord bevonden. Het RHCe voert momenteel nog de laatste controles uit.

6

3. Overbrenging regulier analoog archiefblok 1996-2009 In samenspraak met het RHCe is gekozen voor een vervroegde overbrenging van dit analoge archiefblok. De voorbereiding hiervan is in 2024 afgerond, de bewerking ervan voor een deel. 4. Wegwerken archiefachterstand Op 1 januari 2025 is ongeveer 90% van de analoge achterstand weggewerkt en ongeveer 80% van de digitale achterstand.

2.5. AANBEVELINGEN RHCE VOOR 2025

Het RHCe heeft in het inspectierapport (zie punt 3) de volgende aanbevelingen gedaan:

7

3. INSPECTIERAPPORT 16 JANUARI 2025

8

9

10

11

12

13

14

15

4. TOEZICHTOORDEEL PROVINCIE INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER IN 2024 Het jaarverslag archief- en informatiebeheer wordt ter beoordeling toegestuurd aan het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de Provincie Noord-Brabant. Het vorige jaarverslag (jaarverslag archief- en informatiebeheer 2023 Gemeente Deurne) kreeg na beoordeling het predicaat “voldoet”. Zie hieronder de volledige brief van de Provincie Noord-Brabant.

16

17

18

5. VERBETERPLAN Naar aanleiding van de inspectie het RHCe is een verbeterplan opgesteld. Zie hiervoor bijlage 1.

19