Document · PDF

Bijlage 4 - Informatiebeleidsplan 2020-2022 + Organisatie van de Realisatie

Raadscommissie Samenleving en Bestuur 14 oktober 2021, gemeente DeurneBij agendapunt: Informatiebeleidsplan17.014 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Informatiebeleidsplan 2020-2022 Versie 1.0, 02 maart 2020

Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Voorwoord Wat voor een gemeente willen we zijn? Kaders Knelpunten Thema’s en ambities Ontwikkelsporen 1. 2. 3. 4. 5.

Versterken digitale dienstverlening Digitaal samenwerken Datagedreven werken Basis op orde Randvoorwaarden

1. Informatieveiligheid 2. Informatiebeheer 3. Ketenpartners en verbonden partijen 4. Digitalisering van de dienstverlening 5. Participatie (burger aan het stuur) 6. Open data en open overheid 7. Bedrijfsvoering 8. Samenwerken op verschillende niveaus 9. Organisatie informatievoorziening 10. Competenties 11. Innovatie / inspelen op ontwikkelingen

Uitvoeringsplan en ‘Organisatie v.d. realisatie’ 2

Voorwoord Een steeds groter deel van ons leven en werk verloopt via digitale kanalen. Het digitale kanaal heeft ook steeds vaker de voorkeur bij inwoners, ondernemers en overheden. De mogelijkheden van digitalisering blijven explosief groeien. De mogelijkheden en kwetsbaarheden van digitalisering brengen vele opgaven (en dilemma’s) met zich mee (veiligheid<>gemak, datagebruik<>privacy). We zullen moeten zoeken naar nieuwe mogelijkheden om mens en techniek samen beter te laten functioneren. Bij het opstellen van dit informatiebeleidsplan (IBP) hebben we tijdens workshops vastgesteld dat een goede informatievoorziening en automatisering (I en A) doorslaggevend zijn voor de uitvoering van de maatschappelijke opgaven, de effectiviteit en efficiëntie van de primaire processen en de dienstverlening van onze gemeente. Dit vereist meer dan tot op heden vraagsturing vanuit de domeinen en goede afstemmingsmechanismen met I en A. Zij zullen elkaar moeten voeden met de juiste vragen en nieuwe mogelijkheden of ontwikkelingen. Separaat is hiervoor een advies opgesteld; ‘De organisatie van de realisatie’. Dat document gaat in op de wijze waarop we met elkaar borgen dat deze vraagsturing ook daadwerkelijk leidt tot het actueel houden van het informatiebeleid en het ijken van de ambities.

Dit IBP fungeert als richtinggevend kader (toetsingskader) voor het uitvoeringsplan dat aansluitend is opgesteld. Dit uitvoeringsplan geeft een globale uitwerking van projecten per thema van het IBP in termen van doelen, planning, begroting en dekking. Het advies ‘De organisatie van de realisatie’ moet er ook voor zorgen dat deze projecten en interventies ook daadwerkelijk gerealiseerd gaan worden. Veel leesplezier (ook al beseffen we dat een IBP niet voor iedereen leest als een spannend jongensboek)!

Ontwikkelagenda, Visie/Missie, Dienstverleningsconcept, etc.

Informatiebeleid Kaders

Thema’s

Organisatie van de realisatie

Speerpunten

Uitvoeringsplan

Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Voorwoord Wat voor een gemeente willen we zijn? Kaders Knelpunten Thema’s en ambities Ontwikkelsporen 1. 2. 3. 4. 5.

Versterken digitale dienstverlening Digitaal samenwerken Datagedreven werken Basis op orde Randvoorwaarden

Uitvoeringsplan en ‘Organisatie v.d. realisatie’ 4

Wat voor een gemeente willen we zijn? In een workshop met de directie en afdelingshoofden hebben we het antwoord op deze vraag in kaart gebracht. Samengevat komt dit neer op het volgende:

Deurne wil zich ontwikkelen richting een flexibele en wendbare organisatie, die in de toekomst beter kan inspelen op vragen uit de samenleving. Om dit te realiseren hechten we veel waarde aan de ontwikkeling van medewerkers als basis voor een goede dienstverlening. Streven naar lage lastendruk en/of stevig sturen op financiële doelstellingen zijn daarbij van secundair belang. De onderliggende randvoorwaarde voor de gehele dienstverlening blijft altijd de betrouwbaarheid van de gemeente. Vanuit een betrouwbare basis kan verder gebouwd worden. Informatievoorziening zien we als ondersteunend om onze doelen op dienstverlening en bedrijfsvoering te behalen: Digitaal waar het kan, maar persoonlijk waar het moet. Kanaalsturing op basis van kosten past daar niet bij. Informatievoorziening zien we ook als ondersteunend om invulling te geven aan de term ‘betrouwbaar’. Feitelijk is onze strategie beperkt gedreven door informatievoorziening. We stellen de ontwikkeling van medewerkers centraal vanuit de Gewenst Huidig overtuiging dat een hoge kwaliteit van de medewerkers ook voor een hoge kwaliteit dienstverlening kan zorgen. De belangrijkste uitdagingen van de organisatie ligt de komende jaren bij thema’s als de ontwikkeling van medewerkers, doelgerichter en klantgerichter werken en sturen op prestaties.

Bij een dergelijke positionering van informatievoorziening past geen rol als innovator of early adopter. Deurne wil behoren tot de ‘vroege meerderheid’ bij het toepassen van ontwikkelingen binnen de informatisering. Dit betekent het volgende: • We volgen pro actief relevante ontwikkelen; • We kiezen de meest succesvolle ontwikkeling en voeren die op het juiste moment in; • We hebben geen invloed op de vormgeving van de oplossingen van de markt, die hebben de pioniers genomen; • We houden hierdoor het risico op falen relatief laag; • We zijn in staat om als relatief snelle volger met beperkte vertraging toch gebruik te maken van nieuwe ontwikkelingen. Met deze positionering moet onze organisatie de komende jaren in de ‘innovatie-afbeelding’ een stap naar links zetten.

Waar moeten we rekening mee houden? Maatschappelijke opgaven en relatie Net als alle andere gemeenten heeft ook Deurne te maken met flinke maatschappelijke opgaven zoals een duurzame en veilige leefomgeving, klimaat- en waterbeheersing, energietransitie, deugdelijk onderwijs, adequate en betaalbare zorg, veiligheid op straat, betaalbaar en duurzaam wonen, transitie buitengebied, armoedebeleid en werkgelegenheid en inkomensvoorziening. Daarbij verandert de relatie tussen de overheid en burger. Hierdoor ontstaat in de organisatie de vraag naar meer projectmatig en integraal samenwerken met een groeiende behoefte aan digitale ondersteuning hiervan. Verwachtingen door informatiesamenleving Door de snel ontwikkelende informatiesamenleving maken veel burgers en bedrijven privé en zakelijk steeds meer gebruik van digitale middelen en verwachten ook van onze organisatie dat we digitale mogelijkheden snel en slim inzetten voor een passende dienstverlening. Anderzijds zijn niet alle burgers in staat om daadwerkelijk handig gebruik te maken van de digitale mogelijkheden.

Welke keuzes maken we voor de komende drie jaar om op passende wijze aan deze verwachtingen tegemoet te komen? Digitale ontwikkelingen Ondertussen ontstaan er ook tal van nieuwe digitale ontwikkelingen en mogelijkheden zoals smart city, big data, appifisering, internet of things, sociale media, zelfrijdende auto’s, drones en robotisering. Maar welke van deze ontwikkelingen kunnen we nu goed gebruiken bij onze dienstverlening en werkprocessen? En wat is de komende tijd nodig om dit mogelijk te maken? Wet- en regelgeving Ook nieuwe wet- en regelgeving rond privacy en informatiebeveiliging, de wet Digitale Overheid en de nieuwe Omgevingswet vragen van de gemeente om mee te veranderen. Door aan te sluiten bij deze verwachtingen, ontwikkelingen en wet- en regelgeving staan we als organisatie op het gebied van digitalisering op de drempel van een aantal veranderingen die grote impact zullen hebben op onze organisatie. De vraag is hoe we als organisatie de veranderingen daadwerkelijk kunnen realiseren en benutten. Waar moeten we de komende drie jaar op inzetten om deze digitale transformatie goed vorm te geven? Het IBP en het uitvoeringsplan geven richting en invulling aan antwoorden op deze vragen.

Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Voorwoord Wat voor een gemeente willen we zijn? Kaders Knelpunten Thema’s en ambities Ontwikkelsporen 1. 2. 3. 4. 5.

Versterken digitale dienstverlening Digitaal samenwerken Datagedreven werken Basis op orde Randvoorwaarden

Uitvoeringsplan en ‘Organisatie v.d. realisatie’ 7

Landelijk Bij het realiseren van onze ambities dienen we vanzelfsprekend rekening te houden met diverse wettelijke kaders en landelijke initiatieven. Er zijn veel wettelijke kaders en er is veel regelgeving rond gegevensmanagement. Hieronder noemen we die kaders en regelgeving waar we de komende drie jaar nadrukkelijker mee te maken hebben of krijgen: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

In de AVG wordt bepaald op welke wijze we met persoonsgegevens moeten omgaan. Een thema dat ons de komende jaren regelmatig zal bezighouden bij de uitvoering van bijna alle speerpunten. Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

Ditzelfde geldt ook voor de BIO. Bij de uitvoering van het cloudbeleid speelt de BIO een grote rol om de veiligheid van gegevens en processen te kunnen garanderen. Archiefwet 2021 Onder andere bij het doorontwikkelen en verder inrichten van zaakgericht werken gaan we te maken krijgen met de Archiefwet, omdat verschillende gegevens die in een zaaksysteem worden opgeslagen, gearchiveerd of vernietigd moeten worden. Wet digitale overheid Heeft als doel het regelen van het veilig en betrouwbaar kunnen inloggen voor Nederlandse burgers en bedrijven bij de (semi-)overheid (vervanging DigiD door eID). De wet stelt daarnaast open standaarden verplicht. Hiermee implementeert Nederland de EU richtlijn over toegankelijkheid van overheidswebsites en apps. Wet Generieke Digitale Infrastructuur

In deze wet wordt het uitgangspunt ‘meer gemak voor burgers en bedrijven in hun contact met de digitale overheid’ vertaald naar generieke voorzieningen. Een belangrijke wet bij de uitvoering van de digitale uitvoering van ons dienstverleningsconcept. Digitaal Stelsel Omgevingswet Deze wet ondersteunt de uitvoering van de Omgevingswet. Wet Open Overheid (Woo, m.i.v. mei 2020) Deze wet geeft regels over het actief openbaar en toegankelijkheid maken van overheidsinformatie en moet ervoor zorgen dat deze beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Deze wet vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en verplicht ons om documenten in elf categorieën actief openbaar te maken. Daarnaast verplicht het ons de informatiehuishouding op orde te brengen (en benadrukt nog eens de bepalingen van de Archiefwet).

Landelijk Dit beleidsplan staat ook in lijn met de volgende landelijke kaders. Verschillende speerpunten of acties in dit beleidsplan vloeien voort uit deze kaders. Het kunnen ook landelijke initiatieven zijn waar we de komende drie jaar bij aansluiten en van op de hoogte willen blijven. Agenda Digitale Overheid

De Agenda Digitale Overheid is een agenda over digitalisering van alle overheden gezamenlijk en legt de verbinding met belangrijke publieke en private partners. Deze agenda is zeer recentelijk geactualiseerd onder de naam ‘NL DIGIbeter 2019’. Door conform deze agenda te werken blijf je als gemeente aangehaakt op de meest relevante thema’s en geeft dit richting aan gemeentebreed digitaliseren. VNG Realisatie Voor gemeenten is het de uitdaging om optimaal mee te bewegen met ontwikkelingen en trends in de samenleving en te anticiperen op verwachtingen en aan te sluiten op kansen die ontstaan. VNG Realisatie speelt in op deze veranderingen door uiteenlopende producten aan te bieden. Deze producten helpen gemeenten met de realisatie van de meest relevante trends, ontwikkelingen en implementaties van nieuwe wetgeving. Taskforce Samen organiseren Samen organiseren is vanuit gemeenten opgezet om een efficiënte en kwalitatieve dienstverlening te realiseren door beleid en uitvoering dichter bij elkaar te brengen. Dit heeft een vaste vorm gekregen via de beweging Samen organiseren van de VNG en de Taskforce Samen organiseren. Onderwerpen die belangrijk zijn binnen de context van dit beleidsplan zijn: • Common ground (modernisering opzet informatiehuishouding en applicatie architectuur) • Digitale identiteit

Lokaal (1) Naast de wettelijke en landelijke kaders dient het IBP zich ook te conformeren aan onze lokale kaders: Opgaven vanuit het raadsprogramma (met vermelding van raakvlakken met informatisering) • Gezond wonen en leven -> implementatie Omgevingswet • Goede bereikbaarheid -> innovatie binnen het fysieke domein (bijvoorbeeld Open data, IoT, GIS) • • • • •

Goede voorzieningen -> burgerparticipatie, digitaal samenwerken Een gezonde lokale economie -> Open data, innovatie, digitaal samenwerken Energieneutraal in 2050 -> Open data, innovatie Toekomstbesteding, toegankelijk, bereikbaar -> BIO compliant, opstellen IBP Verbinding leggen tussen inwoners en gemeente -> anders/digitaal werken

Samen naar een eenvoudige en wendbare organisatie (tevens kaders voor ‘de organisatie van de realisatie’) • Eenvoudige structuur gebaseerd op drie oriëntaties: fysiek-economisch, sociaal-maatschappelijk en bedrijfsvoering. • Beleid en uitvoering bij elkaar. Samenhangende processen bij elkaar. Hierdoor minder overdracht, scherpere taak- en rolverdeling, totaalverantwoordelijkheid bij één persoon, team of afdeling • De organisatie-inrichting is ondersteunend. Iedere medewerker is integraal verantwoordelijk voor zijn taakuitvoering. • Vergaand ontzorgen door Bedrijfsvoering, professionaliseren bedrijfsvoering. • Zoveel mogelijk wordt in de lijn georganiseerd. Dat geldt ook voor projecten en de controltaak. Dit betekent geen extra harkjes of stafafdelingen.

Lokaal (2) Dienstverleningsconcept/HOI pijlers • Huisvesting • Minder baliewerkplekken, hiervoor komen klanttafels in de plaats • Kantoorconcept dat past bij de Deurnese manier van werken • De gemeente is gastheer voor alle partijen in huis en biedt huisvesting aan samenwerkingspartners • Flexwerkplekken, óók voor externen • Overlegplekken, ontmoetingsplekken, werkplekken met bijbehorende faciliteiten worden zoveel mogelijk gedeeld • Nieuwe werkvormen faciliteren

• Organisatie en Personeel • Digitale vaardigheden ontwikkelen • Uitbreiding dienstverleningskanalen met Unified Communication • Bewustwording informatiebeveiliging en privacy bescherming verhogen • Doorontwikkelen BROS-kernwaarden • Informatievoorziening • Uitbreiding aantal digitaal aan te vragen producten • Doorontwikkeling van eID middelen (authenticatie) • Aansluiten op MijnOverheid en Persoonlijke Internet Pagina, inzage en regie op eigen persoonlijke gegevens en zaken • Tijd en locatie onafhankelijk kunnen werken

Lokaal (3) Dit proces is gericht op continue verbetering. We gebruiken de landelijke standaarden die er reeds op het gebied van cloud zijn. De Informatie Beveiligings Dienst (IBD) en Nationaal Cyber Security Centrum hebben voor de Nederlandse overheid een eerste uitwerking voor cloud gemaakt. We gebruiken waar mogelijk interne kaders. Sluiten waar mogelijk aan op reeds bestaande processen / overleggremia / etc. Het cloudbeleid is landelijk en dus ook lokaal nog volop in ontwikkeling

Cloudbeleid Applicatieleveranciers bewegen allen richting Software As A Service (SaaS), ofwel wordt aangeboden vanuit de Cloud. Kantoorautomatisering beweegt zich ook richting SaaS. Maar de gemeente blijft verantwoordelijk voor privacy en informatiebeveiliging. Onze data staan hierdoor op steeds meer externe locaties/datacenters. Onze lokale ICT-infrastructuur bouwen we daarom geleidelijk af. Regievoering op ICT, connectiviteit en beveiliging worden belangrijke kennisgebieden. We moeten criteria hanteren voor het selecteren en contracteren van cloudproviders. We moeten periodiek het functioneren van cloudproviders auditen. We moeten voor iedere clouddienst een exit-strategie formuleren. We onderscheiden de volgende risicocategorieën: 0 – publiek niveau 1 – basisniveau (BBN2)

2 – verhoogd niveau (BBN2) 3 – hoog risico (BBN2)

In overleg met de FG/CISO wordt vastgesteld of de gemeentelijke praktijk rond inzet van clouddiensten gevolgd wordt of dat een Data Protection Impact Assessment (DPIA) moet worden uitgevoerd.

Cloudbeleid Per risico-categorie zijn clouddiensten in beginsel geaccepteerd als de GIBIT voorwaarden geaccepteerd zijn en de provider aantoonbaar AVG-compliant is.

Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Voorwoord Wat voor een gemeente willen we zijn? Kaders Knelpunten Thema’s en ambities Ontwikkelsporen 1. 2. 3. 4. 5.

Versterken digitale dienstverlening Digitaal samenwerken Datagedreven werken Basis op orde Randvoorwaarden

Uitvoeringsplan en ‘Organisatie v.d. realisatie’ 13

Knelpunten informatievoorziening Tijdens een workshop ‘trends en prioritering’ zijn knelpunten geïnventariseerd rond de informatievoorziening. Deze vormen input voor zowel het IBP, het uitvoeringsplan als de uitwerking van ‘de organisatie van de realisatie’. Rollen We missen data-rollen binnen de organisatie om intern en extern voorspellingen te doen op basis waarvan we kunnen anticiperen Kwalitatief en formatief missen we kennis binnen de afdelingen (I-rollen, applicatiebeheer) Behoefte aan centrale sparringpartner die informatie kan vertalen naar een integrale manier waarop we dit kunnen realiseren

Functioneel beheer Hoe professioneel is de rol van applicatiebeheerder (nu bijbaantje). Men kijkt alleen naar eigen applicatie en kijkt niet breder. (Wat houdt de rol in wat moet hij kunnen?) Applicatiebeheer: Versnipperd. Kwetsbaar. Rolonduidelijkheid (welke kunde/vaardigheden nodig). Er is geen beheer op de keten, enkel op losse applicaties! Behoefte aan 1 centraal meldpunt voor alle ICT gerelateerde zaken

Collectieve Werkstijlafspraken Collectieve werkstijlafspraken missen --> welke tools gebruiken we voor informatieverwerking, opslag, communicatie, etc.

We missen informatie (met 1 druk op de knop) t.b.v. sturing en monitoren. Informatie is lastig te ontsluiten, op verschillende plekken opgeslagen (veel versies excel), niet betrouwbaar. We missen georganiseerde en gestructureerde informatie t.b.v. beleidsontwikkeling / werken. Data wordt niet breed gedeeld (onderzoeken, monitoring) Onvoldoende zicht op projectvoortgang. We missen een zoekmachine die over alle informatiebronnen kan zoeken

Rationeel applicatiegebruik Vakafdelingen schaffen applicaties aan die niet passen in visie, architectuur, etc. Gegevens worden her en der nog dubbel opgeslagen. Applicaties en processen sluiten niet op elkaar aan intern en extern (informatieuitwisseling tussen applicaties loopt stroef) Bijv. in de samenwerking met Peelgemeenten ODZOB) We maken onvoldoende gebruik van beschikbare slimme ICT oplossingen (t.b.v. toekennen rechten bij instroom, doorstroom, uitstroom, digitale handtekening, etc) Behoefte aan een Customer Relation Management (CRM) systeem dat meteen een compleet klantbeeld geeft

Kennis We missen kennis van hoe burgers en ondernemers onze dienstverlening ervaren. Onbekendheid van medewerkers met eisen vanuit wet- en regelgeving (bijvoorbeeld over archiefwet). Digitale vaardigheden schieten tekort. Gebrek aan kennis: hoe haal ik iets uit het systeem, hoe kan ik het systeem beter benutten.

Data gebruik

Houding en gedrag We moeten meer tevreden zijn met dat wat we hebben We gaan te snel vanuit een praktijk naar nieuwe zaken kijken. We slaan mogelijke verbeterslagen over Urgentiebesef ontbreekt: we moeten niet te snel denken dat we er al zijn maar iedere keer de vraag stellen: 'wat missen we nog? Data kwaliteit Informatiebronnen zijn momentopnames, worden niet altijd bijgehouden Gebrek aan vertrouwen informatisering/digitalisering (reflex/dubbelcheck leidt tot schaduwarchieven). Onduidelijk: waar leg je wat vast/waar vind je welke informatie, wat is je meest recente 14 actuele informatie

Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Voorwoord Wat voor een gemeente willen we zijn? Kaders Knelpunten Thema’s en ambities Ontwikkelsporen 1. 2. 3. 4. 5.

Versterken digitale dienstverlening Digitaal samenwerken Datagedreven werken Basis op orde Randvoorwaarden

Uitvoeringsplan en ‘Organisatie v.d. realisatie’ 15

Thema’s Deurne heeft niet de ambitie om op het gebied van informatisering/digitalisering tot de kopgroep van Nederland te behoren. Maar de samenleving digitaliseert zich verder, daarmee ook de overheid. De vele wettelijke verplichtingen rond informatiseringsonderwerpen en de diverse landelijke afspraken die we in VNGverband maken, maken het onontkoombaar dat we als gemeente forse stappen voorwaarts moeten zetten. We moeten ons verandervermogen verhogen. Dat raakt onze organisatie in al haar facetten. In dit ‘hoofdstuk’ van het IBP hebben we de belangrijkste informatiseringsthema's bijeengebracht en voorzien van onze ambitie(s) op dit thema.

Informatiebeveiliging (thema 1)

Informatiebeheer (thema 2 en 3)

EXT

Extern Digitalisering dienstverlening (thema 4 t/m 6)

FUN

INT

Intern Digitalisering bedrijfsvoering (thema 7 en 8)

Fundament (thema 9 t/m 11)

Waarom deze thema's? Een gemeente is een informatieverwerkende organisatie pur sang. Voor een belangrijk deel privacy gevoelige informatie. De term ‘Betrouwbaarheid’ geven we invulling door in te zetten op aspecten als informatiebeheer en informatiebeveiliging (thema 1 t/m 3). Daarnaast hebben we externe (thema 4 t/m 6) en interne aspecten van digitalisering (thema’s 7 en 8) nader belicht.

Maar een doorontwikkeling van onze informatievoorziening is alleen mogelijk als we voldoende aandacht geven aan het fundament: investeren in de benodigde competenties en het goed organiseren van onze informatievoorziening. Het IBP beoogt een dynamisch document te zijn. Jaarlijks stellen we vast of de thema’s nog relevant zijn en welke nieuwe thema’s aandacht behoeven.

Thema 1. Informatieveiligheid & privacy

Toelichting Zowel burgers als overheden werken veel digitaal en delen daarbij belangrijke gegevens. Sommige gegevens zijn geschikt voor breed gebruik (bijvoorbeeld open data), andere zijn zeer persoonsvertrouwelijk. Daarom is het belangrijk dat overheden zorgvuldig met deze gegevens en informatie omgaan. Overheidsorganisaties moeten de vertrouwelijkheid en de integriteit van gegevens kunnen borgen en weerstand kunnen bieden aan pogingen tot misbruik en aanvallen van binnen en buiten. Dit is een nauw samenspel tussen technische maatregelen en het feitelijk handelen van management en medewerkers. Door de grote afhankelijkheid van computersystemen mag uitval van systemen niet leiden tot onacceptabele uitvalduur of dataverlies. De absolute eisen van informatieveiligheid nemen verder toe en hebben maatschappelijk en financieel een steeds grotere impact. De complexiteit neemt toe door de ver-netwerking van onze maatschappij en door toenemend mobiel werken.

Ambitie Deurne 1. We streven naar een goede balans tussen gebruikersvriendelijkheid en veiligheid van processen en applicaties. 2. We minimaliseren onze informatierisico’s, door zo spoedig mogelijk volledig te voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). 3. Deze eisen stellen we ook aan onze leveranciers middels het pakket van eisen en het van toepassing verklaren van de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT). 4. Informatieveiligheid is een vast onderdeel van de planning & control systemen van de gemeente. 5. Het maken van (rest)risico afwegingen beleggen we hoog in de organisatie; hoe ernstiger het risico, hoe hoger belegd. 6. We accepteren beperkingen in de beleving van klantvriendelijkheid en gebruikersvriendelijkheid als die het onvermijdelijke gevolg van te treffen maatregelen zijn en leggen goed uit waarom deze keuze onvermijdelijk is.

Thema 2. Informatiebeheer

Toelichting Er is een tendens om via landelijke collectivisering (VNG, IMG100.000+) producten, standaarden en voorzieningen (o.a. Digitale Agenda 2020) neer te zetten. Hierdoor ontstaat minder behoefte aan lokale oplossingen en daarmee lokaal beheer. Dit betekent ook minder ruimte voor lokale differentiatie en gezamenlijk als peloton in tempo optrekken. Zo worden steeds meer informatiesystemen landelijk i.p.v. lokaal georganiseerd. Voorbeeld is de Basisregistratie Personen (BRP) die de GBA (Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens) de komende jaren gaat vervangen. Dossier en archief is nu nog hybride (Papier en digitaal). Digitale dossiers en archieven zitten in diverse systemen. We werken toe naar volledige digitalisering van de documentenhuishouding en substitutie (digitale reproducties van archiefbescheiden met de toestemming tot vernietiging van de oorspronkelijke – papieren - archiefbescheiden). Overheidsorganisaties werken en archiveren digitaal en zijn verplicht ervoor te zorgen dat dossiers conform de Archiefwet (en de Wet Open Overheid) vindbaar blijven, ook als na verloop van tijd nieuwe informatiebeheersystemen worden gebruikt (statisch archief). Duurzame opslag van digitale overheidsinformatie is een kostbare zaak. Niet alleen in infrastructurele zin maar ook op het gebied van deskundigheid, organisatie en beheer.

Dit is de reden waarom Deurne regionaal aansluit op een duurzaam digitaal depot waarin we onze te bewaren digitale bestanden kunnen onderbrengen en bereikbaar houden, wanneer dit beschikbaar is.

Ambitie Deurne 1. We breiden onze digitale dossier- en archiefsituatie functioneel uit door implementatie van een digitale handtekening. 2. De gestructureerde processen verwerken we digitaal via het zaaksysteem. Voor de semi gestructureerde processen (beleid, bedrijfsvoering, projecten e.d.) bouwen we het gebruik van Office365 als samenwerkingsplatform uit. 3. Voor de statische dossiers en archieven sluit Deurne zich aan bij een regionaal e-Depot zodra dat mogelijk is.

Thema 3. Digitalisering van de dienstverlening

EXT

Toelichting We willen voldoen aan de overheidsagenda Digitale agenda 2020 (en haar opvolger) en minimaal de diensten en producten digitaliseren die het meest digitaal worden aangevraagd, de toptaken. De norm is niet wat de gemeentelijke sector aan kwaliteit realiseert, maar de maatschappij is de norm: de ervaring van burgers en bedrijven met dienstverlening in het algemeen bepaalt de verwachting waaraan Deurne wil voldoen. Dienstverlening ‘dichtbij en persoonlijk’ aan burgers en bedrijven is hét inrichtingscriterium. Hiervoor peilen we jaarlijks wat de inwoner van de gemeente verwacht. We willen voor de klant het kanaal dat primair voor hem passend is en secundair voor de gemeente bedrijfseconomisch voordelig is. We werken met communicatieve en creatieve collega’s die al netwerkend in complexe verbanden steeds slim mens en resultaat weten te verbinden. Sleutelwoorden hierbij zijn: professioneel, betrouwbaar en transparant. De kanaalkeuze is vrij en afgestemd op de behoefte van de betreffende klant. Deurne stuurt bij eenvoudige producten wel aan op gebruik van het digitale kanaal. Alle kanalen zijn onderling consistent en de klant kan voortdurend switchen in kanaalgebruik (omni-channeling). Vanuit het Rijk en Brussel wordt de digitale identiteit van burgers, bedrijven en andere identiteit vertegenwoordigers verder verbeterd.

Dit betekent de komende jaren meer mogelijkheden om zaken (o.a. gemeentelijke producten) volledig digitaal aan te vragen en af te handelen. We willen de klant kennen om zo goed mogelijk diensten te verlenen. Wat we al weten niet meer (of nogmaals) uitvragen. Daarnaast wordt de klant meer en meer eigenaar van zijn eigen gegevens (regie). Verschillende bronnen moeten toegankelijk zijn bij een (aan)vraag. Zaak- en persoonsgegevens moeten beschikbaar blijven bij wisseling van kanaal en/of de gecombineerde aanvraag van producten. Nieuw uitgevraagde gegevens moeten eenduidig worden opgeslagen en toegankelijk zijn bij toekomstig contact. Daarbij maken we de afweging wat (wettelijk) mag en (ethisch gezien) verantwoord is om op te slaan en te hergebruiken.

Ambitie Deurne 1.

Voor de inrichting van de dienstverlening is de visie op dienstverlening leidend. Daarbij ligt de komende jaren de focus op het thema hospitality met het realiseren van Het Huis voor de Samenleving. De doelstellingen en ambities van de digitale dienstverlening werken we SMART uit.

We bouwen door op de digitale aanvraagmogelijkheden die met de implementatie van het zaaksysteem zijn gerealiseerd, en digitaliseren de achterliggende processen.

We volgen de lijn van VNG Realisatie als het gaat om de (relevante) collectief ontwikkelde toepassingen. Datgene dat daar functioneel wordt opgeleverd implementeren we zodra dat mogelijk is en passend bij de ontwikkeling van Deurne.

Ieder digitaal kanaal wordt op het juiste niveau beveiligd. Daarnaast gaan we ethisch en wettelijk (AVG) verantwoord om met persoonsgegevens.

Thema 4. Ketenpartners en verbonden partijen

Toelichting Deurne zoekt naar de voor elk domein optimale samenwerking. Dat leidt tot grote dynamiek en verscheidenheid. Deurne opereert daardoor meer en meer als een netwerkorganisatie in veelvormige en veelsoortige, al dan niet geformaliseerde, samenwerkingsverbanden. Een deel van de uitvoerende taken worden op afstand uitgevoerd door verbonden partijen. De gemeente behoudt de eindverantwoordelijkheid en een bestuurlijk, financieel én informatiekundig belang. Door deze ontwikkeling ontstaat er de komende jaren meer behoefte tussen netwerkpartners aan goedwerkende samenwerkingsomgevingen en koppelingen, aan het borgen van kennis bij op afstand zetten van uitvoering en aan managementinformatie om de eindverantwoordelijkheid in te vullen. De groei van het aantal verbonden partijen gaat gevolgen hebben voor de dienstverlening. Door de toename aan online platformen en online diensten wordt toeleiding tot het juiste product of dienst steeds complexer. Taakapplicaties (van verbonden partijen) nemen de transacties aan de voorkant steeds meer over, waardoor de scheiding tussen frontoffice en backoffice vervaagt. Als regieorganisatie blijft de gemeente eindverantwoordelijk voor de dienstverlening en het eerste portaal voor zaken waarvoor de gemeente eindverantwoordelijk is en blijft.

Naast bestuurlijke informatievoorziening blijft ook een deel van de operationele gegevensen informatie-uitwisseling van toepassing over zaken die burgers en bedrijven betreffen. De zeggenschap van de gemeente over de inrichting van de informatievoorziening binnen een verbonden partij is beperkt. De informatie huishouding van de gemeente ontwikkelt zich nu door naar een archipel van informatie-eilanden met intensieve ICT koppelingen.

Ambitie Deurne 1. Met alle verbonden partijen wordt een informatievoorzieningsprotocol afgesproken. Dit regelt de wijze van informatieuitwisseling en stelt waar mogelijk eisen aan de interne informatiehuishouding van de verbonden partij, waaronder privacy en informatieveiligheid. Voor dit laatste volgen we standaard VNG beleid, waarbij verbonden partijen dienen te voldoen aan de BIO. Verbonden partijen dienen zich hierover jaarlijks te verantwoorden. Bij voorkeur middels een TPM (Third Party Mededeling), omdat we daarmee de administratieve lasten zo laag mogelijk kunnen houden. Deurne zorgt voor een sluitende compliance-monitoring. 2. We bouwen gegevensuitwisseling (koppelingen) uit tot een kerncompetentie van onze organisatie. 3. Per situatie en passend binnen onze visie op dienstverlening stelt Deurne vast of het dienstverleningskanaal van een verbonden partij een vorm van integratie (toegang tot/toeleiding naar) met die van Deurne moet krijgen. 20

Thema 5. Participatie (burger aan het stuur)

EXT

Toelichting Burgers en bedrijven voelen zich te vaak beperkt betrokken bij de lokale overheid. Participatie kan de realisatiekracht van de gemeente vergroten en tegelijkertijd de beleving van democratie en tevredenheid verbeteren.

Participatie kan op verschillende niveaus: raadplegen, gevraagd adviseren, ongevraagd adviseren (initiatief bij burger of bedrijf), co-produceren, faciliteren. Met collectivisering, landelijke programma’s, samenwerking en software uit de cloud komt de inrichting van de informatiesystemen op een grotere schaal te liggen. Bijna paradoxaal ontwikkelt de gegevens- en informatiebehoefte zich juist naar een kleinere schaal: we willen meer weten op het niveau van wijk, buurt en straat. Dit leidt tot een andere wijze van gegevens verzamelen, registreren en beschikbaar stellen.

De beoordeling door de gemeente verandert verder door van ‘het mag niet tenzij’, naar ‘alles mag mits...’. De nieuwe Omgevingswet is hier een goed voorbeeld van. De lokale overheid verzamelt, registreert en verstrekt gegevens, die vaak persoonsvertrouwelijk zijn. Het is niet vanzelfsprekend dat de datakwaliteit beheerst wordt en rechtmatig gebruik altijd geborgd is. De beweging is dat burgers en bedrijven meer in regie op de eigen data komen. Regie wil zeggen weten dat, wat, waar en met welk doel is geregistreerd en – als data worden gebruikt – of dat feitelijk gebruik rechtmatig is of niet.

Ambitie Deurne 1. Naast het belang van persoonlijk contact kiest Deurne voor het inzetten van digitale oplossingen om zo goed mogelijk vorm en inhoud te geven aan participatie. 2. Er ligt voor de lange termijn een grote opgave als het gaat om de kwaliteit van gegevens en de wijze waarop ze worden ontsloten, vastgelegd en (her)gebruikt. Deurne kiest voor het – in de geest van de Wet Open Overheid – actief openbaar maken van informatie, daar waar behoefte aan is en de risico’s beheersbaar zijn. 3. Deurne gaat onderzoeken op welke wijze burgers en bedrijven actief regie kunnen voeren op de eigen gegevens.

Thema 6. Open data en Open overheid

EXT

Toelichting Ook onafhankelijk van wetgevingsinitiatieven als WOO (Wet Open Overheid) is er de tendens dat overheden meer openheid geven over wat zij doen. Deurne zal in de toekomst meer informatie actief openbaar maken en de interne informatieprocessen daarop moeten afstemmen.

Gemeenten kunnen andere – publieke en private – partijen in staat stellen om diensten met toegevoegde waarde te ontwikkelen op basis van door de gemeenten beschikbaar gestelde gegevens. Hierdoor geven gemeenten waarde terug aan de samenleving. Dit vraagt om inzicht in wat we wel en niet openbaar kunnen en willen publiceren, eigenaarschap van data en het up-todate houden van gepubliceerde data. In het fysieke domein rukt de sensorisering van de leefomgeving op (internet of things). Het uitrusten van allerlei objecten in de openbare ruimte met een sensor (o.a. straatverlichting, verkeerslichten en wegdekdelen,) leidt tot veel nieuwe locatie gebonden informatie. Gekoppeld aan een netwerk levert dit waardevolle informatie op voor nieuwe smart data oplossingen. We gaan steeds meer informatie gestuurd beleid maken en informatie gestuurd werken met big data en smart data technologie en geografische informatie. Op basis van analyses van big data kunnen we beleid toetsen en bijstellen. Op basis van smart data technologie kunnen we bijvoorbeeld werkprocessen efficiënter, klantvriendelijker en goedkoper inrichten. Met als tegenhanger de ethische vraag: hoe ver mogen en willen we gaan?

Ambitie Deurne 1.

Deurne kiest in de geest van de Wet Open Overheid actief voor het openbaar maken van documentaire informatie.

Bij iedere investering in het fysieke domein stelt Deurne vast of en zo ja op welke wijze deze investering ‘Smart City’ informatievoorzieningsdoelen kan verwezenlijken; welke 'slimmere' toepassingen kunnen we realiseren bij het vervangen van ons straatmeubilair?

De traditionele open datasets zijn op Landelijk niveau uitgekristalliseerd. Deurne wil actief ook ‘lokale’ datasets beschikbaar stellen, die een duidelijke meerwaarde kunnen hebben voor lokale/regionale partijen.

We verankeren het beschikbaar stellen van deze sets in de reguliere bedrijfsprocessen. Over het uitbreiden met nieuwe sets beslissen we stap voor stap, mede om de datakwaliteit vooraf te kunnen beoordelen en (blijven) garanderen.

Om het gebruik van data beter toe te passen in de besluitvorming, starten we aan de beleidskant; ieder beleidsdocumenten krijgt een I-paragraaf. Hierin nemen we op welke toepassingen en mogelijkheden er in dat beleidsdomein liggen voor het verzamelen en toepassen van data.

We beveiligen Internet Of Things (IoT) toepassingen op het juiste niveau. We gaan verantwoord om met persoonsgegevens (AVG).

Thema 7. Bedrijfsvoering

INT

Toelichting De rol en de informatiebehoefte van het management verandert naar coachend van zelfredzame medewerkers en zelfredzame teams. Informatie gestuurd beleid toetsen we vooraf en evalueren we achteraf op basis van data. Communicatie is van de hele organisatie en is kanaal-, plaats- en tijdonafhankelijk.

De informatievoorziening moet de toenemende behoefte aan flexibiliteit, wendbaarheid en integratie ondersteunen. De transitie van papier naar digitaal moet worden afgerond. Het belang van ICTtoepassingen in gebouwen (HhvdS) neemt toe.

Ambitie Deurne 1. We maken de informatiebehoefte van het management expliciet en realiseren steeds meer integrale en real-time dashboard informatie. 2. We maken de informatiebehoefte van de medewerkers in de werkprocessen expliciet en realiseren steeds meer integrale en realtime sturingsinformatie voor sturing op het eigen werk. 3. Vanwege deze toenemende behoefte aan informatie realiseert Deurne een dataplatform op basis waarvan analyses en rapportages opgesteld kunnen worden. 4. De medewerker bieden we keuze uit verschillende communicatiemiddelen en –platforms, om diverse vormen van samenwerken te kunnen ondersteunen. Hiervoor maken we een duidelijke set aan collectieve werkafspraken. 5. Complexiteit reduceren we door het aantal applicaties terug te dringen en door te pakken op de trend richting cloudoplossingen. 6. Regie voeren op leveranciers en systeemintegratie (koppelingen) zijn nieuwe kerncompetenties die ontwikkeld moeten worden. 7. Bij de bedrijfsvoeringsprocessen zetten we in op volledig digitaal en selfservice.

Thema 8. Samenwerken op verschillende niveaus

INT

Toelichting Informatiesystemen zullen in de toekomst vaker op landelijk niveau beschikbaar worden gesteld, of als dienst worden afgenomen bij leveranciers of samenwerkingsverbanden. Onder de noemer van collectivisering worden steeds meer voorzieningen op landelijke schaal gespecificeerd, ontwikkeld en aangeboden. Gemeenten zijn niet verplicht om deze te gebruiken, ze kunnen er ook voor kiezen om met hun bestaande IT-omgeving te blijven werken. Of om met de specificaties hun eigen dienst te (laten) bouwen. VNG Realisatie werkt aan dertig diensten, waarvan de eerste twee processen digitale aangifte overlijden en verhuizen.

Ambitie Deurne 1. Deurne volgt actief landelijke initiatieven zoals collectivisering en maakt – waar aantoonbare toegevoegde waarde is – gebruik van inkoop schaalvoordelen. We realiseren ons dat dit soms ten koste gaat van een stuk eigen flexibiliteit en keuzevrijheid. 2. We creëren condities voor deze strategie door o.a. de ontwikkeling en handhaving van het beveiligingsbeleid, het beheerbeleid op systemen en applicaties en door adequaat opdrachtgeverschap richting IT leveranciers. 3. We maken duidelijke procesafspraken over hoe we tot een juiste beoordeling van een landelijk initiatief komen en wie er bij deze beoordeling betrokken moeten zijn.

Thema 9. Organisatie Informatievoorziening (IV)

FUN

Toelichting Hoewel informatisering en automatisering in zichzelf geen prestatiegebieden van een gemeente zijn, raakt de kwaliteit daarvan in positieve of negatieve zin steeds vaker de ontwikkeling en/of uitvoering van beleid op vrijwel alle terreinen en is daarmee een strategische factor. De keuze voor de primaire sturing van de ICT heeft gevolgen voor de wijze waarop informatievoorziening en ICT worden ingericht. Centrale sturing op kosten is een sterke prikkel om informatievoorzieningen te standaardiseren en vergemakkelijkt het borgen van een gemeentebrede architectuur. Maar het wordt moeilijker om in te spelen op de wijzigende behoefte van bedrijfsonderdelen en om klanttevredenheid op niveau te krijgen/houden (dienstverlener als politieagent). Decentrale sturing is een prikkel om optimale ondersteuning van het proces te realiseren en integrale kosten-baten afweging te maken (ook als de ICT kosten stijgen). De totale ICT-kosten worden minder beheersbaar en het is moeilijk om een gezamenlijke architectuur te borgen. Het vraagt om uitdagender koppelingenproblematiek en betere borging van klanttevredenheid.

De relatief beperkte omvang van onze organisatie vereist complexiteitreductie in ICT en applicatielandschap. Centrale sturing op kosten en informatievoorzieningbeslissingen is hiervoor noodzakelijk.

Ambitie Deurne 1.

3. 4.

Deurne vindt informatievoorziening een strategische factor voor haar dienstverlening en bedrijfsvoering. Daarvoor is het nodig om informatievoorziening goed te verankeren in de domeinen middels intensieve afstemming tussen informatieadviseur en de domeinen. Dat betekent dat begroting van ICT en applicaties weliswaar een verantwoordelijkheid (en budgetverantwoordelijkheid) is van de proceseigenaren, maar dat de investeringsbesluiten een gezamenlijke aangelegenheid zijn. Hierdoor kan bedrijfsvoering maximaal ontzorgen en tevens de informatie-architectuur bewaken. De (maatschappelijke) kosten-baten analyse behoort toe tot de proceseigenaar, waarbij de Informatieadviseur ondersteunt tijdens dit proces. We beheren investeringen in software, contracten en budgetten vanuit team I&A. Centrale regie en sturing wordt hierdoor mogelijk. Op basis van het IBP voeren we het jaarlijks te actualiseren uitvoeringsplan uit. We verantwoorden periodiek de voortgang. Deze 25 sturing maakt integraal onderdeel uit van de P&C systematiek en procedures.

Thema 10. Competenties

FUN

Toelichting Effectieve en efficiënte informatievoorziening vereist een goed samenspel tussen de top, de domeinen en de I&A-functie. Mensen moeten de meerwaarde zien die een andere manier van digitaal werken kan en/of gaat opleveren. Er wordt een grotere aanspraak gedaan op de beleidscapaciteit en regiecapaciteit van informatievoorziening. Hoogwaardige informatieadviseur(s) nemen de domeinen mee in interessante en/of relevante ontwikkelingen en vormen de brug tussen de domeinen en de I&A-functie. De uitvoerende taken binnen I&A-functie veranderen, nieuwe ambities eisen nieuwe competenties, uitvoering gaat verder richting de cloud.

Nieuwe verantwoordelijkheden op verschillende taakgebieden (zoals systeemintegratie, smart data, samenwerkingsomgevingen, cloudmanagement, werving en selectie van leveranciers, leveranciersmanagement) vragen om nieuwe invulling van rollen en taken. Functioneel beheer verlegt het aandachtgebied van de afgebakende softwareapplicatie naar een landschap van applicaties en koppelingen, naar digitalisering en keteninformatisering. Functioneel beheer is daarmee ‘de Haarlemmer Olie’ tussen de business en de I&A-functie en zorgt voor de aansluiting tussen domein-specifieke inhoud, procesinrichting en inrichten van informatiesystemen. Vergaande digitalisering en informatisering van de werkprocessen van Deurne vraagt van medewerkers om structureel kennis en vaardigheden te blijven ontwikkelen. De digivaardigheid van medewerkers moet daarbij aansluiten bij de ambities van de gemeente.

Ambitie Deurne 1.

Ten aanzien van digitalisering en informatievoorziening worden management en sleutelfunctionarissen door de I&A-functie meegenomen naar een hogere volwassenheid, zodat het belang van I&A ook op strategisch niveau in het DNA van de organisatie komt.

Deurne draagt zorg voor de digitale vaardigheden van medewerkers. Bijvoorbeeld door het verbinden van achterlopers aan voorlopers.

We maken expliciet wat de norm is van ‘digitaal vaardig’ zijn. Digitaal vaardig worden is een eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers, ondersteund en begeleid door de teamleiders.

De rol van de informatieadviseur als verbinder en vertaler tussen de vakafdelingen en de I&A-functie wordt kwalitatief en kwantitatief versterkt.

Binnen de organisatieontwikkeling van de I&A-functie leggen we de prioriteit bij het invullen van de belangrijke regierollen. Dit stelt ons beter in staat om de markt pro actief te volgen en ruime kennis en ervaring op te bouwen, en daarmee intern en extern een volwaardig gesprekspartner te zijn en volwaardige keuzes te kunnen maken.

We herdefiniëren de beheerrollen in het applicatielandschap, zodat die beter aansluiten bij de behoeften van de proceseigenaren, en daarnaast optimaal de werkzaamheden van de eindgebruikers ondersteunen.

Thema 11. Innovatie / inspelen op ontwikkelingen

FUN

Toelichting De ontwikkelingen op het gebied van informatisering en automatisering worden voortgestuwd door technologie en de innovaties van het bedrijfsleven, door de (impliciete) verwachtingen van burgers en bedrijven, door het beleid en programma’s van de landelijke overheid en door de dienstverlening van de verbonden partijen aan de gemeente. Hiermee razen alle niet overheidsinstanties vooruit en is er een hoog urgentiebesef vanuit de samenleving. Dit gevoel van urgentie wordt breed gedeeld door Deurne.

Ambitie Deurne 1. Deurne positioneert zich als een Early Majority organisatie. 2. Deurne zoekt de innovatie niet in eigen ICT oplossingen, maar organisatorische innovatie met inzet van beschikbare technologie. 3. ICT en informatievoorziening zien we niet als losstaande ambitie: de maatschappelijke opgave bepaalt de ambitie.

Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Voorwoord Wat voor een gemeente willen we zijn? Kaders Knelpunten Thema’s en ambities Ontwikkelsporen 1. 2. 3. 4. 5.

Versterken digitale dienstverlening Digitaal samenwerken Datagedreven werken Basis op orde Randvoorwaarden

Uitvoeringsplanen ‘Organisatie v.d. realisatie’ 28

Spoor 1. Versterken digitale dienstverlening • • •

We zijn omni-channel goed bereikbaar voor onze inwoners en ondernemers, maar ook voor medewerkers onderling; We hebben een integraal beeld over welke vragen een inwoner of ondernemer stelt en we kunnen een inwoner of ondernemer snel inzicht geven in de status van het afhandelproces; We handelen onze integrale werkprocessen zo efficiënt mogelijk af, zodat onze inwoners en ondernemers snel het juiste antwoord ontvangen.

Speerpunt 1. We bouwen de digitale werkplek uit Toelichting Aan onze bereikbaarheid valt nog veel te verbeteren. Hiervoor is gedragsverandering noodzakelijk, maar ook slimme digitale hulpmiddelen kunnen daar een goede dienst bewijzen.

In het gebruik van communicatieapparaten zit op dit moment geen duidelijke lijn meer. De eerder gebruikte toedeling van apparaten op basis van persona’s (welk middel past het best bij de rol die je hebt) vraagt om herijking. Sommige werknemers beschikken niet over het apparaat dat het beste past bij hun rol, weer anderen beschikken over zowel een vaste telefoon als een mobiele. Doordat we om verschillende redenen vaker thuis werken of gebruik maken van een flexibele werkplek, passen de huidige communicatievoorzieningen ook niet meer bij de huisvestingspraktijk. Daarnaast is voor KCC en werknemers niet duidelijk inzichtelijk of en op welke wijze een werknemer bereikbaar is. Om deze situatie te verbeteren heroverwegen we de inzet van de verschillende devices als pc, laptop, tablet, vaste telefoon en smartphone en passen we de inzet ervan aan de moderne technische mogelijkheden aan. Dit doen we in combinatie met de nieuwe huisvestingsvisie en door uitbouwen van de mogelijkheden van Office365 (zie spoor 2) biedt ten aanzien van het inzichtelijk maken van de bereikbaarheid. Tot slot dragen we bij aan een flexibele bereikbaarheid met het project door de ingebruikname van de telecommunicatiediensten van GT Connect. Met dit project biedt VNG realisatie een dienst waarmee de afhandeling van spraakverkeer wordt verzorgd.

Principes

Aanpak

1. We faciliteren onze medewerkers met een effectief ingerichte digitale werkplek die: 1. bijdraagt aan een goede (onderlinge) bereikbaarheid welke is geconcretiseerd in het dienstverleningsconcept 2. op een gebruiksvriendelijke wijze het tijd- en plaats onafhankelijk werken ondersteunt 3. op een logische wijze invulling geeft aan de collectieve werkafspraken

In samenhang met de huisvestingsvisie wordt in verschillende projecten de digitale werkplek verder uitgebouwd. We vervangen apparatuur als dit nodig is en nemen moderne communicatiediensten van GT Connect in gebruik.

Speerpunt 2. We bouwen zaakgericht werken verder uit Toelichting We bouwen zaakgericht werken verder uit.

Principes 1. Onafhankelijk van het aanleverkanaal worden alle zaken opgenomen in het zaaksysteem 2. Door zaakgericht te werken, ondersteunen en ontzorgen we onze inwoners en ondernemers, omdat: 1. we beschikken over een integraal klantbeeld, waardoor het voor zowel de klant als voor onze organisatie inzichtelijk is wie wat vraagt en wat de status van de vraag is; 2. we tijdsbesparing en reductie van fouten realiseren. 3. Het zaaksysteem vervangt niet de procesafhandeling in de daarmee ingerichte backoffice-registraties, maar ontvangt daarvan wel de gegevens die nodig zijn voor het integraal klantbeeld; 4. De resultaten van zaken worden aan de klant geleverd via diens voorkeurkanaal, maar liefst digitaal; 5. Digitale resultaten leveren we aan de burger via een persoonlijk informatieportaal en/of Mijn Overheid.

Aanpak We stemmen het project zaakgericht werken onder meer af met het project ‘Uitbouw gebruik Office365’. Hier komen de formele processen en de meer informele samenwerkingsvormen bij elkaar. We richten een persoonlijk informatieportaal in en ontsluiten waar mogelijk naar Mijn Overheid.

Speerpunt 3. We digitaliseren belangrijke werkprocessen Toelichting Om goed en snel antwoord te kunnen geven op klantvragen is een vlotte afhandeling van groot belang. Tijd gaat nu verloren doordat documenten zoek raken of doordat processen niet duidelijk zijn en inefficiënt verlopen. Dit lossen we op door belangrijke werkprocessen zoveel mogelijk papierloos te laten verlopen, en met alleen daar menselijke actie waar dit wenselijk is en toegevoegde waarde heeft. Hierbij werken we aan een aantal punten: Het aanleveren van gegevens is voor inwoners en ondernemers nu vaak tijdrovend en onhandig. Vaak worden dezelfde gegevens ook meerdere keren, soms zelfs onnodig, opgevraagd. Om onze kernwaarde gastvrij ook bij dit aspect te borgen, maken we het voor inwoners en ondernemers mogelijk om zelf de regie te nemen over welke gegevens zij voor de gemeente inzichtelijk maken. We maken in onze werkprocessen gebruik van een digitale ondertekening om zaken volledig digitaal te kunnen behandelen en communiceren. Samen met de kwaliteitsmedewerkers zoeken we naar verbeteringen in werkprocessen door onze vakapplicaties beter te benutten dan we nu al doen. We nemen een duidelijk besluit of en hoe we onze werkprocessen vastleggen.

Principes 1. We realiseren tijdbesparing en foutreductie door werkprocessen te verbeteren en zoveel mogelijk digitaal uit te voeren 2. In deze processen maken we zoveel mogelijk alleen gebruik van menselijke actie waar dit wenselijk is en toegevoegde waarde heeft 3. We gebruiken alleen documentstandaarden, en maken gebruik van sjablonen die voldoen aan de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), oftewel de webrichtlijnen

Aanpak We bepalen welke werkprocessen we verder willen verbeteren/ digitaliseren. We leggen onze werkprocessen digitaal vast om ze te kunnen evalueren voor audits en verbetering en het inwerken van nieuwe medewerkers. We reduceren hierdoor kwetsbaarheid en verbeteren de monitoring op uitvoering van de processen.

Spoor 2. Digitaal samenwerken • • •

We gaan als medewerkers, bewoners en organisaties in verschillende samenstellingen samenwerken aan documenten of aan producten en diensten. Hierbij zijn real time samenwerken (bijvoorbeeld in een document) en digitaal plaats- en tijdonafhankelijk werken randvoorwaarden; We gaan projectmatig werken ondersteunen met tools die bijvoorbeeld helpen bij prioriteren, het maken van meerjarenplanning, en die standaardisatie mogelijk maken; We gaan informatie over projecten centraal bekend en beschikbaar maken om beter integraal te kunnen sturen.

Speerpunt 4. We ontwikkelen de werkplek functioneel door Toelichting Functioneel bestaat de werkplek op dit moment uit de combinatie van een mobiel apparaat, een unified communication platform (de technische integratie van allerlei vormen van communicatie) en een samenwerkingsplatform. In 2018 is het social intranet Embrace geïmplementeerd (Trefpunt) en is Office365 technisch geïmplementeerd. In 2019 is het zaaksysteem OneGov (‘uitbouw’ van het Office365 platform) geïmplementeerd. Deze functionaliteit is via Windows10 notebooks en Apple apparaten (iPhone, iPad) benaderbaar. De komende periode ontwikkelen we de werkplek functioneel door.

Principes 1.

De gebruikersinterface van het UC- en Samenwerkingsplatform houden we zo uniform mogelijk. Om die reden brengen we alle betreffende functionaliteiten onder op het Office365 platform.

Tot aan de realisatie van een social intranet op Office365 wordt voor tijdelijke samenwerkingsvormen gericht op communicatie/interactie het Embrace social intranet (Trefpunt) nog gebruikt. Aansluitend wordt Embrace uitgefaseerd.

Voor tijdelijke samenwerkingsvormen gericht op communicatie/interactie waarbij ook gewerkt wordt aan documenten wordt Office365 Teams ingezet.

Waar de samenwerking beperkt blijft tot het delen van wat bestanden wordt Office365 OneDrive of Teams ingezet.

Deurne bouwt het gebruik van lokale opslagmedia voor (on)gestructureerde data af en realiseert een toekomstbestendige inrichting van opslag, vindbaarheid en uitwisselbaarheid van informatie op basis van het cloudbeleid.

Deurne biedt externe organisaties/medewerkers gereguleerd en gecontroleerd toegang tot de samenwerkingsomgeving.

Hiervoor implementeert Deurne de kernregistratie medewerker (IDU-proces, rollen en rechten definitie).

Speerpunt 5. We verdiepen het gebruik van Office365 Toelichting We zetten Office365 in om onze medewerkers in staat te stellen om met elkaar – maar ook in allerlei samenwerkingsverbanden met bijvoorbeeld ander overheidsinstellingen, partners en inwoners en ondernemers – slim samen te werken en kennis te delen. Office365 biedt meer mogelijkheden om dit optimaal te doen dan we momenteel gebruiken. De combinatie van tools met werkafspraken biedt nog veel mogelijkheden om efficiënt tijd, plaats, en apparaat onafhankelijk, veilig en met waarborg voor privacy te werken.

Principes 1. Deurne definieert een duidelijke set aan collectieve werkafspraken om een helder en eenduidig gebruik van het Office365 platform te borgen. 2. We werken veelgebruikte ‘samenwerkingsprocessen’ uit in werkscenario’s en trainen de medewerkers hierin. Voorbeelden zijn: ‘Slimmer vergaderen’, ‘Slimmer samenwerken aan een document’, ‘Slimmer informatie publiceren’, ‘Slimmer projectmatig werken’, ‘Slimmer zoeken en vinden’. 3. Collectieve werkstijlafspraken worden getraind middels het implementeren van werkscenario’s.

Aanpak We inventariseren en prioriteren werkscenario’s die door Office365 kunnen worden ondersteund. Realisatie van deze scenario’s leiden tot verdere inrichting van Office365/Azure. Aansluitend trainen we de medewerkers. Omdat samenwerken met Office365 een geheel andere manier van werken is, maken we deze omslag stap voor stap en besteden we veel aandacht aan adoptie. We bepalen regelmatig of adoptie en gebruik van de ingezette tools de passende bijdrage leveren aan de beoogde efficiënte, effectieve en integrale samenwerking.

Speerpunt 6. We ondersteunen project/programmatisch en thema/opgavegericht werken digitaal Toelichting Onze organisatie gaat meer en meer project- en programmamatig werken. Er zijn al diverse tools en hulpmiddelen in gebruik of in ontwikkeling die ondersteuning bieden bij projectmatig en programmatisch werken. Er leeft echter een duidelijke vraag om deze nog verder naar behoefte door te ontwikkelen of breder inzetbaar te maken. Een drietal verbeterrichtingen zijn nu al te benoemen: • Inrichting van digitale tool voor resourceplanning; • Inrichting Integrale Meerjarenplanning; • Breder implementeren van standaarden zoals Building Information Modeling (BIM), Nederlandse CAD Standaard (NLCS) en Inrichtingsmodel Beheer Openbare Ruimte (IMBOR)

Principes 1. Opgave gericht/thema gericht en project- en programmamatig werken ondersteunen we met digitale hulpmiddelen. 2. Waar mogelijk bouwen we hiervoor het Office365 platform uit met de introductie van Project Online.

Aanpak Adviseurs informatiemanagement adviseren projectleiders en programmamanagers over het in gebruik nemen of verbreden van digitale mogelijkheden en standaarden voor het verbeteren van hun werkzaamheden.

Spoor 3. Datagedreven werken • •

•

We gaan de komende jaren leren datagedreven te werken. Met de speerpunten in dit spoor groeien we de komende drie jaar door naar een organisatie die data slim en handig inzet bij het vaststellen van beleid, onderbouwing van besluiten en als input voor het vormgeven van effectieve werkprocessen en het verbeteren van de dienstverlening. Waar mogelijk wordt datagedreven werken ook voor externe toepassingen ingezet. Dit draagt bij aan objectief handelen en betrouwbaarheid van de gemeente.

Speerpunt 7. We experimenteren met datagedreven werken Toelichting Hoe zorgen we ervoor dat we als organisatie veranderen naar een datagedreven organisatie? Volgens het rapport ‘Van data tot (gedeelde) informatie voor beter samen) sturen’ dat Berenschot in opdracht van de VNG schreef, kunnen we deze vraag alleen beantwoorden door het gewoon te gaan doen. Door te onderzoeken en te leren door te experimenten, te innoveren in concrete projecten of proof of concepts. De uitkomsten kunnen werkende oplossingen zijn, maar ook herbruikbare prototypes of uitkomsten die inzicht bieden in de manier van aanpak en inrichting van digitale hulpmiddelen zoals analysetools of dashboards. We doen dit door vraagstukken in de organisatie te ondersteunen met een team van aanjagers en specialisten. We hebben daarvoor niet alle kennis in huis. Daarom is het zaak om dit samen te doen met partners.

Principes 1. 2. 3.

We willen data gebruiken om antwoorden te vinden hoe we moeten organiseren, waar we beleid op moeten richten. Datagedreven sturen willen we leren door te experimenteren in pilots en te oefenen op basis van best practices. Bestuurlijk zijn we in staat om te sturen op uit data gegenereerde informatie. Ambtelijk zijn we in staat om incidenteel of structureel met interne en externe data relevante informatie te genereren, te analyseren, te interpreteren en te visualiseren op kaart of in dashboards. We realiseren ons dat datagedreven werken randvoorwaardelijk is om continu sturing toe te kunnen passen. Daarom willen we op dit vlak wél experimenteren en vooraan meelopen.

Aanpak We formeren een structureel aanjaagteam dat samen met specialisten en waar nodig in samenwerking met externe partijen het datagedreven werken op allerlei manieren stimuleert en helpt met experimenteren. Met behulp van de opgeleverde resultaten ontwikkelen we een visie op hoe we datagedreven gaan werken en wat daarvoor nodig is. Waar nodig voeren we digitale en organisatorische aanpassingen door die datagedreven sturen mogelijk maken. We onderzoeken welke data we als open data kunnen ontsluiten, en richten deze als services in. 38

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Deurne&id=15eeb090-95fb-4520-a0d1-c80478685bd6