Bijlage 2 - Burap II 2023 (inclusief ontwerp-2e BW 2023) getekend
Tekst van het document
BURAP Il 2023 (inclusief Ontwerp- 2° BW 2023) Datum
13-9-2023
Versiebeheer Versie
Datum
Status
Financieel Specialisten
24-08-2023
Concept
Regievoerders
01-09-2023
Concept
Dagelijks bestuur/
13-09-2023
Definitief
Algemeen bestuur
BURAP II 2023 /Definitief 113-9-2023
Inhoudsopgave l.
lnleiding
3
Bezwaren
3
2.
Leeswijzer
4
3.
Organisatie-ontwikkeling
5
3.1
BSOB organisatie
5
3.2
Missie, visie en kernwaarden
5
4.
Missie
5
Visie
6
Kernwaarden
6
Programma-verantwoording - Primaire processen
7
4.1
Waarderen
7
4.2
Heffen
8
4.3
lnnen
9
De Paragrafen
11
5. 5.1
Weerstandsvermogen & risicobeheersing
11
Inventarisatie van de weerstandscapaciteit...
11
Inventarisatie van de risico's
11
5.2
Financiering
12
5.3
Bedrijfsvoering
12
5.3.1
Bezwaar en Beroep
13
5.3.2
Frontoffice
14
5.3.3
ICT
5.3.4
Personeel en Organisatie
5.4
6.
:
15 17
Prestatie-indicatoren
18
Projecten
22
6.1
Masterplan automatisering
22
6.2
Verbouwing
:.23
6.3
Potentiële nieuwe deelnemer
23
6.4
Beveiligingsniveau naar 4
23
7.
Financiën 7.1
Exploitatieresultaat t/m juli 2023
7.2
Analyseverschillen
24 25 26 AG
N A L2
BURAP II 2023 [Definitief [ 13-9-2023
Formatie
27
Analyse inhuur - salarissen
27
Overige personeelskosten ( + € 204.000)
28
Uitbestede diensten (- €93.000)
28
Uitvoeringskosten - Proceskostenvergoedingen ( + €550.000)
28
Automatiseringskosten (- €70.000)
28
Taakstelling/effecten robotisering (- €38.000)
28
Algemene kosten ( + €4.000)
28
Overige opbrengsten ( - €63.000)
28
Rentebaten ( + €100.000)
28
7.3
Bijdragen per deelnemer
29
7.4
Productiecijfers 2022 (inclusief ontwikkelingen 2023)
30
7.5
Taakvelden 2° BW 2023
32
7.6
Meerjarenbegroting (inclusief overzicht incidentele kosten 2° BW 2023)
33
8.
Bijlagen 8.1
35
Lijst van gebruikte afkortingen
35
t. tteidirrg Voor u ligt de tweede bestuursrapportage 2023 (Burap Il 2023) met de ontwikkelingen en de voortgang over de periode tot en met juli.
BSOB is de afgelopen periode met een serieuze gegadigde in onderhandeling om te komen tot een uitbreiding van de taken. Daarnaast staat de verdere uitrol van de businesscase, ofwel de verdere professionalisering en automatisering van onze processen op de agenda. Dit alles wordt uitgebreider besproken in hoofdstuk 6 projecten. Bezwaren Uitzonderlijk voor dit jaar is de enorme toename aan bezwaren. Wij hebben meer dan 3 x zoveel bezwaren ontvangen dan in 2022. Hoewel dit in lijn is met de landelijk gemiddelde toename, is er sprake van een exponentiële stijging ten opzichte van vorig jaar. Dit komt door een landelijk gemiddelde stijging van de WOZ-waarde met 17%, de gigantische budgetten die de No Cure No Pay (NCNP)-bureaus hebben voor commerciële uitingen en de vele directe burgerbezwaren door de door ons gevoerde campagne ('Bel ons'). Het gevolg is dat de proceskosten zullen toenemen. Bovendien zal de inhuur toenemen om de kwaliteit te behouden die nodig is om de bezwaren te verwerken.
PAGINA I3
BURAP II 2023 /Definitief [ 13-9-2023
De enorme toename aan bezwaren heeft tezamen met de gevoerde campagne ('Bel ons') van BSOB geleid tot heel veel telefoontjes. We spreken over een verdubbeling van het aantal contactmomenten en de gemiddelde gesprekstijd. Dit heeft enorm veel beslag gelegd op onze medewerkers. Gezien het persoonlijke contact waar de staatssecretaris op stuurt, denken wij dat de bezwaren de komende jaren alleen maar zullen toenemen. Dit betekent dat we meer taxateurs, objectbeheerders en frontofficemedewerkers nodig hebben. De financiële vertaalslag hiervan is terug te vinden in de gewijzigde begroting 2023. Ook onderzoeken wij in hoeverre de spreiding van de aanslagbiljetten de telefoonhausse wat kan spreiden. Bovendien voeren wij inspanning op politiek vlak om de proceskostenvergoeding voor de WOZ-bezwaren te verlagen en het beoogde wetsvoorstel als niet controversieel te laten bestempelen.
Wij sluiten wederom af met gepaste trots omdat wij in staat zijn gebleken deze enorme toename van bezwaren en contactmomenten te verwerken. Tevens lopen we ook op schema met het herwaarderen van de te taxeren objecten.
2. Leeswijzer Organisatieontwikkelingen Hoofdstuk 3 geeft een blik op de algemene organisatieontwikkelingen.
Primaire processen In hoofdstuk 4 geven wij een korte toelichting op de 3 primaire processen: Waarderen, Heffen en Innen.
Conform de opzet van de begroting wordt per programma door middel van een stoplicht aangegeven wat de status is van de realisatie van de doelen1 en resultaten vanuit de Programmabegroting 2023. De legenda van het stoplicht is als volgt:
•
'De teksten die uit de begroting 2023 komen (het kopje "Wat willen we bereiken?") zijn ongewijzigd
overgenomen. Hierdoor zijn sommige teksten achterhaald. Om aansluiting te behouden met de vastgestelde begroting zijn deze teksten niet aangepast.
BURAP II 2023 Definitief [ 13-9-2023
(Groen)
is (alreeds) gerealiseerd in 2023.
(Oranje)
uitvoering ligt op schema.
•
@"
wordt niet gerealiseerd in 2023.
De paragrafen Artikel 9 van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) schrijft voor dat in de begroting in afzonderlijke paragrafen de beleidslijnen worden vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. In hoofdstuk 5 beschrijven wij de ontwikkeling van de volgende paragrafen: •
Weerstandsvermogen & risicobeheersing
•
Financiering
•
Bedrijfsvoering/ ondersteunende processen
•
Prestatie-indicatoren
Projecten 2022 In hoofdstuk 6 geven wij een terugkoppeling op de begrote projecten.
Financiën Hoofdstuk 7 geeft alle financiële informatie betreffende de realisatie ten opzichte van de begroting 2023.
Bijlagen Hoofdstuk 8 bevat de bijlagen. De volgende bijlagen zijn opgenomen:
---.. 3.1 BSOB organisatie BSOB is een gemeenschappelijke regeling van waterschap Aa en Maas en 9 gemeenten. BSOB is opgericht om de kwaliteit van de dienstverlening en continuïteit van de waardering, heffing en inning van gemeentelijke- en waterschapsbelastingen te garanderen. En wel tegen zo laag mogelijke kosten.
3.2 Missie, visie en kernwaarden Missie Bij BSOB geloven we dat het uitvoeren van de belastingtaak gepaard gaat met een hoogwaardige kwaliteit dienstverlening tegen lage maatschappelijke kosten. Zo zetten wij alle gemeentelijke- en waterschapsbelastingen op één aanslagbiljet. Overzichtelijk voor de burger en kostenbesparend!
PAGINA 15
BURAP II 2023 /Definitief [ 13-9-2023
Met deze missie zorgen we ervoor dat er meer maatschappelijk geld overblijft voor onder meer schoon drinkwater, het ophalen van grofvuil en het aanleggen van fietspaden. Hiermee draagt BSOB bij aan een mooiere, schonere en gezondere leefomgeving van inwoners van Oost-Brabant. Visie De organisatie staat voor het nauwkeurig en zo eerlijk mogelijk vaststellen en heffen van de belastingaanslag. We willen excellente dienstverlening bieden door burgers, bedrijven en onze deelnemers zoveel mogelijk te faciliteren. Dit doen we doorwerkprocessen efficiënter in te richten en te bezien op welke wijze BSOB uitgebreid kan worden met de toetreding van nieuwe deelnemers.
Het is onze ambitie om de beste belastingdienstverlener van Nederland te worden, waar gemeenten graag hun belastingzaken aan uitbesteden, burgers en bedrijven deze snel en gemakkelijk regelen en waarvoor medewerkers graag willen werken.
Om dit te kunnen realiseren is het van groot belang om continu vooruit te blijven kijken en te anticiperen op ontwikkelingen. Pijlers zijn: hoge kwaliteit van dienstverlening, standaardisatie en digitalisering, samenwerking met deelnemers en klantvriendelijkheid. Kernwaarden •
Kwaliteit
•
Toegankelijkheid
•
Menselijke maat
•
Kostenbewustzijn
Wij handelen naar onze kernwaarden. En vinden het belangrijk om een zo hoog mogelijke kwaliteit dienstverlening te bieden tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten. Hierdoor streven wij ernaar om bij te dragen aan een betrouwbare en dienstverlenende overheid.
BURAP 11 2023 !Definitief l 13-9-2023
4. Programma-verantwoording- Primaire processen De primaire processen van BSOB bestaan uit: •
Waarderen: het vaststellen van de waarden van alle onroerende zaken binnen de gemeentegrenzen van de deelnemende gemeenten.
•
Heffen: om belasting te innen, moet deze eerst opgelegd worden. Heffen is dan ook het opleggen van aanslagen voor de gemeentelijke- en waterschapsbelastingen.
•
Innen: het verlenen van kwijtschelding, het verwerken van betalingen en het nemen van invorderingsmaatregelen.
4.1
Waarderen
BURAP
'
Il
Waardering: Alle objecten worden gewaardeerd, gecontroleerd en beschikt voor belastingjaar 2023. 97% van de objecten vóór 1 maart 2023 en 99,9% van de objecten vóór 1 juni 2023. Terugblik jan t/m april
••
In 2022 hebben we met Ortax een nieuw taxatiemodel ingericht op basis van oppervlakte. De oplevering van dit nieuwe model is 2 maanden uitgesteld vanwege problemen in de software van Ortax. Dit betrof een probleem waar
alle Ortax klanten door geraakt werden. Het trof BSOB i.c.m. met het nieuwe model dubbel nu het nieuwe taxatiemodel pas ingericht kon worden toen de algehele problemen waren opgelost. Hierdoor is een achterstand ontstaan, waardoor we de KPI niet hebben gehaald. Hoewel de achterstand gedeeltelijk is ingelopen, is de KPI nog altijd niet gehaald. Prognose t/m dec
''e:
'e
@/e:
'@/ /@ /@,
) (@/ (el
[ge!
p
Vraagprijsanalyse: Na het bekend worden van een vraagprijs middels 1-WOZ wordt deze inhoudelijk vergeleken met de object- en waardegegevens, zoals bekend binnen BSOB. Hierna zal de analyse door de taxateur worden afgerond maximaal 4 maanden na het bekend worden van deze vraagprijs. Terugblik jan t/m april
••
Vanwege de oververhitte woningmarkt voeren we geen vraagprijsanalyse uit. Het object is al verkocht op het moment dat we de vraagprijs binnen krijgen. Bij verkoop analyseren we het object in de PMA. Er zijn geen veranderingen ten opzichte van het eerste kwartaal.
Prognose t/m dec
We verkennen in hoeverre objectbeheerders in de toekomst kunnen bijspringen op de vraagprijsanalyse.
Permanente Marktanalyse: Na de verwerking van de verkopen via het Kadaster worden maandelijks de koopinlichtingen-formulieren en herinneringen verstuurd. Hierna zal de analyse door de taxateur worden afgerond, maximaal 6 maanden na verkoopdatum. We onderzoeken de mogelijkheden om dit proces grotendeels te automatiseren. Terugblik jan t/m april
••
We zijn qua tijdigheid goed bij met de PMA. Daarnaast hebben we met GouwlT in kaart gebracht hoe dat we de inlichtingenformulieren geautomatiseerd en PAGINA [7
B8URAP II 2023 Definitief [ 13-9-2023
gedeeltelijk digitaal gaan versturen. We zijn in afwachting van GouwlT totdat ze dit opleveren. Terugblik mei t/mjuli . .
Er zijn geen veranderingen ten opzichte van het eerste kwartaal.
Prognose t/m dec
De PMA blijft bij. GouwlT levert het proces rondom de inlichtingenformulieren op.
Waarderen op oppervlakte: In 2023 zal worden overgegaan tot het waarderen op gebruiksoppervlakte (GO) van alle gemeenten. Dit in samenwerking met de BAG-
••
beheerders van de deelnemers en de Woningbouwstichtingen welke onroerend goed bezitten binnen de deelnemende gemeenten. Terugblik jan t/m april
Inmiddels waarderen wij alle gemeenten op GO. Op de niet-woningen in Bernheze loopt een herstelactie. Dit valt buiten het project. Er zijn geen veranderingen ten opzichte van het eerste kwartaal.
Prognose t/m dec
4.2
De herstelactie in Bernheze is gedeeltelijk afgerond. De laatste onderdelen worden in september afgerond.
Heffen
ty
BURAP
Il
De aanslagoplegging van 2022 en mogelijke aanslagen 2023 in zijn geheel aas
Terugblik jan t/m april
lidhd
De kohieren zijn, op één na, volgens planning opgelegd. Het kohier van april is door technische uitdagingen in mei verstuurd. Alle kohieren 2023 en aanvullende kohieren 2022 zijn volgens planning opgelegd.
Prognose t/m dec
We leggen alles over heffingsjaar 2022 op in 2023. Alle heffingen 2023, behalve de gebruikersheffingen die achteraf vastgesteld worden, leggen we op in 2023.
In overleg met de deelnemende gemeenten het harmoniseren van verordeningen gemeentelijke heffingen op de onderdelen belastbaar feit en belastingplicht. Doel: efficiënter werkproces en standaardisering inrichting belastingapplicatie. e
Terugblik jan t/m april @'
Prognose t/m dec
• • • ••
(@[@ ' ''@/ @
@]
(@)
')
't/''e
'
'e
lijker is.
'@}'g'e
'e
'!
/@/e:
'
'e
'@,
''e:
'g
'@/,
'e
'' [@} (/e
'
deninge
[@]'@'e:
'/'ey
(@[e:
[@[@,
(@[@,
[' 'g'
(]/
end jaar. rs.
De handmatige werkzaamheden in het proces zoveel mogelijk automatiseren. Deze werkzaamheden hebben betrekking op de basisregistraties BRP, BRK en het HR. Ook werkzaamheden rondom de verwerking van het inkomend berichtenverkeer uit de LV WOZ en de verwerking van de ongebouwde objecten ten behoeve van de "Watersysteemheffing ongebouwd" moeten via de applicatie nog meer geautomatiseerd gaan verlopen. Terugblik jan t/m april
Nieuwe BRP-Koppeling De eerste kohieren 2023 zijn opgelegd op basis van de gegevens uit de nieuwe BRP-koppeling in Gouw7. p A CINA [8
BURAP Il 2023 /Definitief 1 13-9-2023
Handelsregister (HR) We hebben de mutatieverwerking van de gegevens uit het Handelsregister onder de loep genomen. De aangeleverde mutaties uit het Handelsregister gegevens zijn in een werkgroep bekeken en besproken met als doel om deze gegevens nog beter en sneller te kunnen verwerken. Bevragingen BRP en HR De bevraging van de koppeling BRP en de bevraging van het Handelregister staat vanaf dit jaar tot onze beschikking. Hiermee worden subjecten automatisch met de volledige gegevens opgevoerd. Grondslagen watersysteemheffing De grondslagen voor de watersysteemheffing ongebouwd zijn vanaf het eerste waterschapskohier opgelegd via het aangeleverde TOK-bestand. De overgang naar de nieuwe processen is goed verlopen. De aanslagbiljetten over belastingjaar 2023 zijn goed opgelegd. Alle grote kohieren 2023 zijn opgelegd. De verwerking van recente gegevens uit de basisregistraties is bijgehouden. De kinderziektes van de nieuwe koppeling BRP zijn grotendeels opgelost. Prognose t/m dec
4.3
We gaan de "gewijzigde" werkprocessen verfijnen en zo nog meer gegevens automatisch verwerken.
Innen
•
Continuering van de huidige werkwijze met betrekking tot invorderen. Terugblik jan t/m april
We hebben de volgende optimalisatieslagen doorgevoerd: -
Il
Dagelijks versturen van AIC-bevestigingsbrieven; Brieven voorzien van een uitstelperiode, zodat termijnen beter aansluiten.
De situatie is ongewijzigd. Prognose t/m dec
De komende periode zetten we dit door.
••
Alle processen binnen invordering toetsen aan de menselijke maat en waar nodig aanpassen. Terugblik jan t/m april-
We roepen belastingschuldigen op om te bellen bij problemen;
-
We passen meer maatwerk toe;
--
We zijn coulant bij verzoeken om een uitstel en een regeling.
Bovengenoemde acties handhaafden we. We startten samen met teams gegevensbeheer en heffen een project om de communicatie richting erfgenamen/nabestaanden te verbeteren. Prognose t/m dec
We gaan meer invulling geven aan van de menselijke maat binnen BSOB. Daarna toetsen we de invorderprocessen hierop. We werken de communicatie richting erfgenamen/nabestaanden verder uit. De juiste correspondentiegegevens van de erfgenaam zijn eerder verwerkt. We ontvangen hierdoor minder retourpost en meer tijdige betalingen.
- - - ~ - --i
Inkomende e mails en overige correspondentie worden op tijd, volgens de gestelde prestatie-indicatoren, beantwoord. Dit alles tegen zo laag mogelijke kosten. PAGINA I9
BURAP II 2023 [Definitief [ 13-9-2023
- -
Terugblik jan t/m april Terugblik mei t/m juli
... . - . - - . - .. - ...
In juni is de gestelde KPI niet gehaald i.v.m. de grote aantallen aanmaningen. De overige maanden is de KPI wel behaald.
Prognose t/m dec
In oktober verwachten we de gestelde KPI niet te halen i.v.m. grote aantallen aanmaningen. De overige maanden en over het gehele jaar genomen behalen we de KPI.
Belastingplichtigen maken zo veel mogelijk digitaal gebruik van de producten en raadpleging via MijnOverheid (MO). Terugblik jan t/m april
M.i.v. februari 2023 staat er een MO-promotiemelding op de BSOB-envelop.
t/m
Terugblik mei juli Prognose t/m dec
We onderzoeken of er meer producten via MO verzonden kunnen worden.
Eerder in het invorderproces detecteren dat een belastingschuldige niet kan betalen en daar naar handelen (sociaal invorderen). Terugblik jan t/m april
In deze periode is er een brainstorm geweest.
Met een van de deelnemers gesproken over mogelijkheden van ondersteuning Terugblik mei t/mjuli • • ·,,_. • \..;·.•i bij aanvragen kwijtschelding door bijstandsgerechtigden. Prognose t/m dec
Indien de deelnemer dit verzoekt werken we de mogelijkheden uit en starten we een pilot. Hiermee bereiken we dat minima beter gebruik maken van de mogelijkheden.
Het toetsen van belemmeringen bij aanvragen kwijtschelding bij 60% van de gevallen door het belastingsysteem laten uitvoeren in plaats van door een medewerker. Terugblik jan t/m april
Terugblik meit/mjuli Prognose t/m dec
.. - .- . J EE 1 Tl
.. . - .. . .. - . .. . @'Y
('
'/e
[sol
(]
[@]
)-
('
(@
7
Het proces verwerken ambtsberichten deurwaarder grotendeels automatiseren.
Terugblik jan t/m april
.. - . - - . . - . @·
'@'
(/e
Prognose t/m dec De doorstortingen van de deurwaarder geheel geautomatiseerd verwerken.
Terugblik jan t/m april
Van de recente doorstortingen is 68% geautomatiseerd verwerkt.
•• • •
edit niet
In deze periode is het percentage gestegen naar 85%. Prognose t/m dec
Het percentage nog zal stijgen.
PAGINA [0
BURAP Il 2023 !Definitief l 13-9-2023
5. De Paragrafen
5.1
Weerstandsvermogen & risicobeheersing
Volgens het BBV bestaat het weerstandsvermogen uit de relatie tussen: • •
de weerstandscapaciteit en de geïdentificeerde risico's.
Het weerstandsvermogen is het vermogen van BSOB om niet-reguliere kosten, die onverwacht en substantieel zijn, op te kunnen vangen zonder dat de uitvoering van de taken en de bedrijfsvoering in gevaar komt. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de financiële positie van BSOB is. Voor het beoordelen van de 'weerstand' is inzicht nodig in de omvang en de achtergronden van de risico's en de aanwezige weerstandscapaciteit. Het gaat hierbij alleen om risico's waarvoor geen of wellicht onvoldoende verzekeringen zijn afgesloten, voorzieningen zijn gevormd of budgetten binnen de begroting beschikbaar zijn. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit Gezien de bepalingen, opgenomen in de Gemeenschappelijke Regeling en de Nota Financieel Beleid aangaande de bestemmingen van resultaten, zijn eigen vermogen, stille reserves of voorzieningen niet noodzakelijk. In artikel 53 van de Gemeenschappelijke Regeling is een zogenoemde garantstelling opgenomen. Dit houdt in dat de deelnemers er zorg voor dragen dat BSOB te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen ten opzichte van derden te voldoen. De risico's komen conform de regelingen voor rekening van de deelnemers naar rato van hun aandeel in de bedrijfsactiviteiten (bijdragen). Conform de geldende verordeningen wordt bij een positief saldo het bedrag gerestitueerd aan de deelnemers.
Buiten de bestemmingreserve is er daarom geen eigen vermogen. Ook is er op dit moment geen lening.
Zoals vastgesteld in de financiële verordening, dienen niet onderkende of financieel niet voorzienbare risico's welke gedurende het begrotingsjaar geschieden, initieel op te worden gevangen ten laste van de post 'onvoorzien'. In de financiële verordening artikel 4 lid 2 is de post 'onvoorzien' vastgesteld op 0,6% van de begroting met een minimum van € 50.000. In de 1° BW 2023 is een bedrag van € 57.543 'onvoorzien' opgenomen. De post 'onvoorzien' zal bij de 2e BW 2023 toegewezen worden.
Bovenstaande (inclusief de garantstelling) in ogenschouw genomen geven de- bij ministeriële regeling opgestelde
kengetallen geen zinvolle uitkomsten en informatie over de financiële positie van BSOB en
zijn daarom niet opgenomen. Inventarisatie van de risico's WOZ-Bezwaren Risico zoals opgenomen in 1° BW 2023: We constateren dat de hoeveelheid WOZ-bezwaren over de afgelopen jaren fors is toegenomen. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de impact van de NCNP-bureaus. Het effect hiervan, op de begroting van BSOB, is tweeledig. Enerzijds is er fors meer personele inzet benodigd om deze bezwaren af PAGINA [II
BURAP Il 2023 !Definitief l 13-9-2023
te handelen (welke veelal door inhuurmedewerkers wordt uitgevoerd). Anderzijds stijgen de proceskosten fors. BSOB doet er alles aan om deze kosten zo laag mogelijk te houden, maar de verwachting is dat deze kosten in de komende jaren nog gemaakt worden.
Toelichting Burap Il 2023 Zoals reeds in de inleiding beschreven hebben we meer dan 3 x zoveel bezwaren ontvangen dan in 2022. Hierdoor zullen de proceskosten en inzet van inhuur toenemen. Hierop is in hoofdstuk 7 de prognose aangepasten deze is verwerkt in de 2e BW 2023.
Inflatierisico's Risico zoals opgenomen in le BW 2023: Zoals bekend is het een onrustige economische tijd. Waar mogelijk hebben wij de prijsstijgingen verwerkt in de begrotingscijfers. Echter, de huidige economische omstandigheden zijn dermate onzeker dat dit de komende tijd effect kan hebben op de realisatie van de begroting.
Toelichting Burap Il 2023 Zoals reeds bij het opstellen van dele BW 2023 opgemerkt is, hebben wij zoveel mogelijk de prijsstijgingen verwerkt in de begrotingscijfers. Waar van toepassing zijnde, zijn deze verwerkt in de 2e BW 2023.
5.2
Financiering
BSOB conformeert zich aan de regels van de wet FIDO. Een vertaling is opgenomen in het treasurystatuut van BSOB. Aangezien BSOB geen langlopend vreemd vermogen aan heeft hoeven trekken, is het treasuryrisico nihil.
De liquiditeitspositie wordt nauw gemonitord. Op moment van schrijven zijn hier geen bijzonderheden over te melden.
5.3
Bedrijfsvoering
De bedrijfsvoering is ondersteunend aan en medebepalend voor de kwaliteit van de primaire processen en de realisatie van de beoogde effecten. De interne organisatie staat volledig ten dienste van de primaire processen. Dit betekent dat de kwaliteit en omvang van de organisatie, maar ook faciliteiten als bijvoorbeeld; de huisvesting en de automatisering/ICT indirect van grote invloed zijn op het behalen van de gewenste effecten. In deze paragraaf worden de behaalde resultaten van de ondersteunende processen bezwaar en beroep, frontoffice, ICT, bestuursondersteuning en personeel & organisatie gepresenteerd.
BURAP 11 2023 !Definitief l 13-9-2023
5.3.l
Bezwaar en Beroep
BURAP
Il
••
Bezwaren WOZ: A) Het gehele proces van bezwaarafhandeling, administratief, juridisch en taxatietechnisch afhandelen binnen de wettelijke gestelde termijn. B) Voor 90% van de bezwaren wil BSOB in 2023 gaan voldoen aan de door de Hoge Raad gestelde redelijke termijn van een half jaar vanaf datum binnenkomst bezwaar. C) Daarnaast als prestatie indicator het maximumaantal toegekende bezwaren onder het landelijke gemiddelde. D) Door optimale berichtgeving zowel vanuit BSOB alsook vanuit al haar deelnemers de belastingplichtigen zoveel mogelijk bewegen om geen gebruik te maken van de zogenoemde NCNP-bureaus, maar rechtsreeks contact op te nemen met BSOB. Terugblik jan t/m april
D) Veel burgers hebben rechtstreeks contact met ons opgenomen. Hierdoor is in verhouding het aantal burgerbezwaren meer gestegen dan het aantal NCNP-bezwaren. Desalniettemin is ook het aantal bezwaren via NCNPbureaus flink toegenomen. De stijging aan bezwaren is landelijk en ligt bij ons niet hoger dan bij andere gemeenten of samenwerkingen. De enorme toename van de burgerbezwaren legt een hoge druk op de frontoffice, bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs. De productieve uren die bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs hebben, nemen daardoor af met twee maanden. We huren tijdelijk in om achterstanden zo veel mogelijk te voorkomen. A+B) De ambtshalve bezwaren (lees: flitsbezwaren) zijn op één na afgehandeld. De reguliere bezwaren van belastingschuldigen hebben we voor 72,7% afgehandeld. De bezwaren van NCNP-bureaus of andere gemachtigden hebben we voor 27,4% afgehandeld.
c) We zien een verschil in het percentage toegekende bezwaren als we een onderscheid maken tussen door belastingschuldige zelf ingediend of gemachtigden (lees NCNP-bureaus). De ambtshalve bezwaren hebben we in 93,8% toegekend. Het percentage toegekend bij bezwaren door
belastingschuldige is 42,6 % en bij bezwaren door gemachtigden 25,3%. Prognose t/m dec
A+B) De bezwaren door belastingschuldigen zelf handelen we af binnen de gestelde termijn, de bezwaren door gemachtigden niet. C) we verwachten geen stijging van het percentage toegekende bezwaren.
Bezwaren gemeentelijke heffingen: Het gehele proces van bezwaarafhandeling, administratief en juridisch afhandelen binnen de gestelde termijn van 3 maanden na ontvangst van het bezwaarschrift. De wettelijke afhandelingstermijn bedraagt een jaar (binnen het belastingjaar). Terugblik jan t/m april
••
We hebben wat achterstand bij de afhandeling van de bezwaren. De reden hiervoor is het grote aantal (WOZ- )bezwaren dat we ingeboekt hebben. Het grootste gedeelte handelen we echter binnen 3 maanden af. PAGINA
l 13
BURAP II 2023 /Definitief 113-9-2023
Terugblik mei t/m juli
De ontstane achterstand is grotendeels weggewerkt.
Prognose t/m dec
We handelen het restant van de bezwaren af. We behalen de wettelijke [el
(/e
(
'e
Bezwaren waterschapsheffingen: Het gehele proces van bezwaarafhandeling, administratief en juridisch afhandelen binnen de wettelijk gestelde termijn van 18 weken na ontvangst van het bezwaarschrift. Terugblik jan t/m april
••
Op het moment staan we achter met de afhandeling van de bezwaren. De reden hiervoor is het grote aantal (WOZ-)bezwaren dat we ingeboekt hebben. Het grootste gedeelte handelen we echter binnen 18 weken af.
Terugblik mei t/m juli
De ontstane achterstand is grotendeels weggewerkt.
Prognose t/m dec
We verwachten nog bezwaren te ontvangen. We leggen tot en met juni aanslagbiljetten op. We handelen deze bezwaren binnen de wettelijke afhandelingstermijn af.
Beroepsschriften: Afhandeling conform de termijnen die door de Rechtbank en het Gerechtshof worden gesteld. Kwaliteit van de procesvoering op een hoog peil houden, zodat zo min mogelijk beroepen worden verloren op basis van niet weersproken of onvoldoende onderbouwd. Terugblik jan t/m april
••
Door de herwaardering 2023 en het grote aantal telefoontjes hebben we de termijnen die door de rechtbank zijn gesteld niet gehaald. De kwaliteit van afgehandelde zaken is minder hoog door de tijdsdruk. Extra controles hebben we daardoor niet uitgevoerd. De situatie is ongewijzigd.
Prognose t/m dec
Door het grote aantal bezwaren zal ook het aantal beroepen stijgen. Met daarbij de achterstanden van 2022 zullen we ook in de loop van 2023 termijnen niet allemaal halen. Er zal vaker immateriële schadevergoeding betaald moeten worden.
5.3.2
Frontoffice
BURAP BSOB streeft een goede bereikbaarheid na. Alle inkomende telefoongesprekken dienen binnen de gestelde prestatie-indicatoren beantwoord te worden. Inkomende e-mails en overige correspondentie dient op tijd, volgens de gestelde prestatie-indicatoren, beantwoord te worden. Dit alles tegen zo laag mogelijke kosten. Terugblik jan t/m april
We haalden de gestelde KPI niet. Dat heeft te maken met een enorme hausse aan telefoontjes n.a.v. het combikohier van februari. We hebben meer telefoongesprekken gehad en de gespreksduur is toegenomen t.o.v. voorgaande jaren. In juni is de gestelde KPI niet gehaald i.v.m. de grote aantallen aanmaningen. In mei en juli is de KPI gehaald.
Prognose t/m dec
In oktober verwachten we een telefoonpiek. We versturen dan veel aanmaningen. Dit kan zorgen voor het niet halen van de gestelde KPI. De overige maanden behalen we de KPI. PAGINA [
4
BURAP II 2023 [Definitief [ 13-9-2023
We gaan een koppeling maken tussen het telefoonpakket en belastingpakket. Hierdoor opent de klantenkaart in het belastingpakket zodra we het gesprek aannemen. Dit levert tijdwinst op. Belastingplichtigen maken zo veel mogelijk digitaal gebruik van de producten en raadpleging via MijnOverheid (MO). . .
Terugblik jan t/m april
lel
(o
[@
/'
'e
@]
o)(ol
@)
1
a\@l
@l e e @f a
[}
roervoov met ttk EI! Prognose t/m dec
[@ ]%
envelop.
Vanaf volgend jaar is het effect hiervan te meten. We onderzoeken of er meer producten via MO verzonden kunnen worden.
Belastingplichtigen met openstaande schulden/betalingsproblemen in het kader van sociaal invorderen, proactief wijzen op mogelijkheden om hulp daarbij te zoeken. Terugblik jan t/m april
We maakten een pagina op de website met verwijzingen naar schuldhulpverlening per deelnemende gemeente. Telefonisch wijzen we bellers ook op de verschillende hulpinstanties.
'
De situatie is ongewijzigd. Prognose t/m dec
Dit blijven we doen.
Belastingschuldige zo optimaal mogelijk voorzien in de behoefte die er is, digitaal of telefonisch. Zelfstandig of door ondersteuning van een medewerker. Kritisch blijven evalueren of huidige middelen nog voldoen. Terugblik jan t/m april
Telefonisch helpen we de belastingschuldige zaken digitaal te regelen. Daarnaast hebben we de volgende verbeteringen doorgevoerd: -
Een KWS-beslisboom op de website geplaatst; Digitaal aanleveren van KWS-documenten verbeterd en uitgebreid.
De situatie is ongewijzigd. Prognose t/m dec
We onderzoeken of het digitaal communiceren via de digitale balie een behoefte vervult van de belastingschuldige.
5.3.3
ICT
Il
Optimaal gebruik maken van GouwZaak en Workflow: werkprocessen zoveel mogelijk automatiseren en robotiseren. Terugblik jan t/m april
We hebben verschillende werkprocessen ingericht in Gouw Belastingen. Deze werden voorheen in Excel of analoog bijgehouden. Een voorbeeld hiervan is het klachten-afhandelproces. We hebben een deel van de acties op volgorde van prioriteit afgehandeld.
Prognose t/m dec
De geplande acties voor deze periode gaan we inrichten.
Betrouwbaar met Data voor onze deelnemers en belastingplichtigen: slim, veilig en efficiënt inzetten van data en basisregistraties.
PAGINA
l 15
BURAP II 2023 [Definitief 1I3-9-2023
Terugblik jan t/m april
Het bestuur heeft ingestemd met het voorstel 'Verhogen volwassenheidsniveau gegevensbescherming'. We hebben een plan van aanpak opgesteld om volwassenheidsniveau 4 te behalen. We zitten nu gemiddeld op niveau l. We hebben de aanbestedingen voor Informatiebeveiliging en Privacy
Terugblik mei t/m juli
ondersteuning eind juni gepubliceerd. Prognose t/m dec
Na de gunning in september gaan we starten met het project. Het doel is binnen 2 jaar het gewenste beschermingsniveau 4 te bereiken.
Geautomatiseerd doorvoeren van mutaties in basisregistraties: de ontsluiting van gegevens uit basisregistraties flexibeler en minder complex maken door toepassing van Common Ground principes en de gegevens rechtstreeks afnemen bij de landelijke basisregistraties. Terugblik jan t/m april-Terugblik mei t/m juli # z..es d s i s
«
t
ie
]
,
Prognose t/m dec
••
We hebben samen met GouwlT de nieuwe koppeling met de BRP geïmplementeerd. Deze koppeling vervangt de GBA-koppeling; We hebben de NHR-bevraging ingericht. Hierdoor worden bedrijven automatisch overgenomen vanuit de landelijke voorziening NHR. We zijn gestart met het implementeren van de Basisregistratie Kadaster 2.0. Perl augustus nemen we de koppeling in productie.
-
De Basisregistratie Kadaster is vernieuwd door het Kadaster. We gaan deze nieuwe versie 2.0 implementeren;
-
We zijn de koppeling met de NHR aan het inrichten met GouwlT. Dit wordt een grote kwaliteitsslag voor het registeren en bijhouden van de bedrijven.
Optimaal gebruik maken van GIS-oplossingen en beschikbaar beeldmateriaal. Terugblik jan t/m april
00
Om voor de ongebouwde gronden in het waterschapsgebied juiste aanslagbiljetten op te kunnen leggen, hebben we informatie nodig. We hebben afgesproken met het waterschap deze jaarlijks te ontvangen en te verwerken. Deze bestanden worden gemaakt door het matchen van verschillende kaarten (beeldmateriaal). Samen met het waterschap hebben we besloten om in 2023 de bestanden van de ongebouwde gronden te baseren op eerdere aanleveringen. We verwerken de mutaties 2023 handmatig. We treffen nu voorbereidingen om de bestanden in 2024 geautomatiseerd te
Prognose t/m dec
kunnen verwerken. We hebben geen plannen om nieuwe GIS-oplossingen in te zetten in 2023. Datagedreven sturing: medewerkers zijn in staat kritische vragen te stellen over data, kennis op te bouwen en de beschikbare data optimaal te benutten in besluitvormingsprocessen. We zetten daar ook nieuwe ontwikkelingen voor in zoals Datascience, robotisering en kunstmatige intelligentie. Terugblik jan t/m april
••
De Qlikview dashboards hebben we vervangen door PowerBI dashboards. Inzet van PowerBI zorgt ervoor dat we geen extra licenties meer nodig hebben. Ook kan de informatie nu door meer gebruikers bij de deelnemers ingezien worden.
Terugblikmei t/m juni :•· •. ' •• ' • ' i"as
, '. '
os,st.
In deze periode hebben we geen uitbreidingen gerealiseerd vanwege , e.d beschikbare capaciteit. 1
as
PA
G
NA [is
BURAP II 2023 /Definitief [ 13-9-2023
Prognose t/m dec
We gaan nog meer PowerBI dashboards ontwikkelen, met name voor interne sturing. We breiden de gegevenset in het interne Datawarehouse uit met extra data uit de bronsystemen.
5.3.4
Personeel en Organisatie
Deze paragraaf geeft informatie over de medewerkers, het uitgevoerde personeelsbeleid, ziekteverzuim en ARBO gerelateerde onderwerpen over de periode mei tot en met juli.
5.3.4.l
Medewerkers
Hieronder een aantal kerncijfers met betrekking tot ons personeelsbestand, de samenstelling, gemiddelde leeftijd en onze formatieruimte. •
67 medewerkers op de loonlijst (peildatum 01-08-2023).
•
Man/vrouw verdeling is 23/44.
•
De gemiddelde leeftijd van de medewerkers is 45 jaar.
•
Er is per 0l augustus 2023 9,92 fte formatieruimte (toegestane 68,48 fte, bezetting 58,54 fte vast personeel en l FTE boventallig).
wervingscampagne nieuwe directeur De wervingscampagne is beëindigd en heeft een kandidaat opgeleverd. Na de zomervakantie (september) start het formele proces voor de benoeming.
5.3.4.2
Het uitgevoerde personeelsbeleid
In 2021 heeft het Algemeen Bestuur het businessplan vastgesteld met het bijbehorende strategisch HRMbeleid. Een thema van het strategisch HRM-beleid is het stimuleren van ontwikkeling. Hoofdpunten zijn het versterken van het leer- en ontwikkelaanbod en het optimaliseren van de performancemanagementcyclus en Pop-gesprekken. In 2022 onderzochten we hoe de gesprekscyclus te verbeteren. Naar aanleiding van het resultaat veranderden we de frequentie en de inhoud van de gesprekken. Bij deze nieuwe gesprekscyclus wordt ook aandacht besteed aan de aanspreekcultuur binnen BSOB.
Op dit moment onderzoeken we welke organisatie BSOB kan gaan ondersteunen in team- en organisatieontwikkeling. Hiermee willen we tot een open en transparante leercultuur komen. Dit project staat gepland voor begin volgend jaar.
Binnen BSOB zijn 3 nieuwe regelingen in het kader van de RVU getroffen. Dit zijn voor nu extra uitgaven, maar in de toekomst (omdat functies maar gedeeltelijk of niet vervangen worden) levert dit een besparing op. 5.3.4.3
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimcijfer van het tweede kwartaal is licht gedaald (5,74%) ten opzichte van het eerste kwartaal (5,99%). wij zetten in op het voorkomen dat medewerkers verzuimen. Medewerkers die zich vaker dan drie keer per 12 maanden ziekmelden, nodigen we uit voor een verzuimgesprek. In dit verzuimgesprek PAGINA [17
BURAP Il 2023 !Definitief l 13-9-2023
besteden we aandacht aan de ziekmeldingen en informeren we over het bedrijfszorgpakket. In het eerste half jaar voerden we 4 verzuimgesprekken. Ontwikkeling verzuimpercentage per categorie duur verzuim Duur verzuim
Kort Middellang @Lang 7.93%
5.39%
3.09%
0%
.I 2020
2021
2022
2023
Jaar
Gegevens per 27- 7-23 06:32
5.3.4.4
ARBO gerelateerde onderwerpen
Preventiemedewerkers BSOB heeft een nieuwe rol laten toevoegen aan het functieboek, namelijk die van preventiemedewerker. Zo voldoet BSOB aan de Arbowet. De rol van preventiemedewerker is belegd bij twee medewerkers van BSOB. De Rl&E staat gepland voor september. Deze wordt uitgevoerd en getoetst door Zorg van de Zaak.
5.4
Prestatie indicatoren
Deze bestuursrapportage beslaat de eerste zeven maanden van 2023. Om deze reden zijn enkel onderstaande KPI's opgenomen waarover we verslag kunnen doen. Sommige doelstellingen zijn in Burap 1 niet behandeld, omdat destijds de doelstelling wel behaald of nog niet van toepassing was.
Il
Wachttijd bij telefonisch contact (wachttijd
3 minuten; 2 95%)
[ 1
1
Terugblik jan t/m april
••
Het resultaat is nu: 77,6%. We hebben in de maanden februari en maart veel
meer telefoongesprekken gehad dan voorgaande jaren. Ook is de gemiddelde gesprekstijd langer dan voorgaande jaren. Hierdoor hadden we langere wachtrijen. Tot en met juli is de gestelde KPI niet gehaald (79,7%) iv.m. de grote aantallen aanmaningen.
AG
NA [!8
BURAP II 2023 /Definitief [ 13-9-2023
Prognose t/m dec
In oktober verwachten we een telefoonpiek. We versturen dan veel aanmaningen. Dit kan zorgen voor het niet halen van de gestelde KPI. De overige maanden verwachten we de KPI te behalen. Het telefoonpakket optimaliseert en zal een koppeling maken met het belastingpakket. Belt een belastingschuldige, kan hij/zij in het keuzemenu het subjectnummer tikken. Dan opent bij de medewerker van BSOB de bijbehorende klantenkaart in het belastingpakket. Dit levert tijdwinst op.
- ~ --, r-- - ---1
Ziekteverzuim ( 5,7%) Terugblik jan t/m april
Het resultaat is nu: 6,0%. Ondanks dat het langdurig verzuim is gedaald, halen we de doelstelling nog net niet. Dit verzuim is moeilijk te beïnvloeden. Het resultaat is nu nog steeds: 6,0%.
Prognose t/m dec
We verwachten dat het langdurig ziekteverzuim verder gaat dalen de komende maanden, waardoor we de doelstelling halen.
Tijdige aanslagoplegging (vóór l maart 2 98% beschikt) Terugblik jan t/m april
Het resultaat is nu: 95%. Zoals eerder beschreven bij het proces 'Waarderen' is deze KPI niet gehaald doordat de oplevering van het nieuwe taxatiemodel met twee maanden is uitgesteld vanwege softwareproblemen bij onze leverancier Ortax. Hoewel de achterstand gedeeltelijk is ingelopen, is de KPI nog altijd niet gehaald.
Prognose t/m dec
We verwachten eind december wel aan de KPI te voldoen.
Betalingsgedrag na 1 jaar (percentage aantal openstaande posten, 1 jaar na dagtekening aanslag, na laatste vervaldag: s 2,2%) Terugblik jan t/m april
••
Het resultaat is nu: 2,4%. Door de energiecrisis en de enorme inflatie het
afgelopen jaar betalen belastingschuldigen niet tijdig het aanslagbiljet. We treffen meer betalingsregelingen. Hierdoor stijgt de doorlooptijd. De situatie is ongewijzigd. Prognose t/m dec
In de toekomst willen we zoveel mogelijk in een vroeg stadium communiceren richting belastingschuldige om contact op te nemen indien tijdig betalen lastig is. Zo kan zo spoedig mogelijk een betalingsregeling of een andere oplossing gevonden worden.
Aanslag tijdigheid l juni (vóór 1juni 2 99,9% beschikt) Terugblik jan t/m april
••
Het resultaat is nu: 95%. Zoals eerder beschreven bij het proces 'Waarderen' is deze KPI niet gehaald doordat de oplevering van het nieuwe taxatiemodel met 2 maanden is uitgesteld vanwege softwareproblemen bij onze leverancier Ortax. Het resultaat is nu: 97,7%. Hoewel de achterstand gedeeltelijk is ingelopen, is de KPI nog altijd niet gehaald.
Prognose t/m dec
We verwachten eind december wel aan de KPI te voldoen.
Bezwaarschrift waterschap op tijd (Percentage bezwaarschriften op aanslagen waterschapsheffing binnen 18 weken, met uitzondering van watersysteemheffing Gebouwd 2 98%) PAGINA [19
BURAP II 2023 Definitief 1 13-9-2023
Terugblik jan t/m april
De enorme toename van de burgerbezwaren legt een hoge druk op de frontoffice, bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs. De productieve uren die bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs hebben, nemen daardoor af met twee maanden.
Terugblik mei t/m juli «a
Het resultaat is nu: 97,3%. Op het moment staan we achter met de afhandeling van de bezwaren. De reden hiervoor is het grote aantal (WOZ- )bezwaren dat we ingeboekt hebben. Het grootste gedeelte handelen we echter binnen 18 weken af.
Prognose t/m dec
We verwachten nog bezwaren te ontvangen. We leggen tot en met juni aanslagbiljetten op. We handelen deze bezwaren binnen de wettelijke afhandelingstermijn af.
Bezwaarschrift gemeente op tijd (Percentage bezwaarschriften op aanslagen gemeentelijke belastingen binnen wettelijke termijn (voor 20/1l; binnenkomst na 20/11 afdoen binnen 1 weken 2 98%) Terugblik jan t/m april
:
••
De enorme toename van de burgerbezwaren legt een hoge druk op de frontoffice, bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs. De productieve uren die bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs hebben, nemen daardoor af met twee maanden. Het resultaat is nu: 93,6%. We hebben wat achterstand bij de afhandeling van de bezwaren. De reden hiervoor is het grote aantal (WOZ- )bezwaren dat we ingeboekt hebben. Het grootste gedeelte handelen we echter binnen 3 /@
Prognose t/m dec
'te
[
(['ey We handelen het restant van de bezwaren af. We behalen de wettelijke
afhandelingstermijn. ' ['e ' Bezwaarschrift WOZ op tijd (Percentage aantal afgehandelde WOZ bezwaren (98% vóór l oktober en de resterende vóór 31 december; binnenkomst na 20/11 afdoen binnen 12 weken 2 98%) Terugblik jan t/m april
••
Het resultaat is nu 58,9%. De stijging aan bezwaren is landelijk en ligt bij ons niet hoger dan bij andere gemeenten of samenwerkingen. De enorme toename van de burgerbezwaren legt een hoge druk op de frontoffice, bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs. De productieve uren die bezwaar en beroep, objectbeheerders en taxateurs hebben, nemen daardoor af met twee maanden. Prognose t/m dec
Door het enorme aantal bezwaren zal het doel van 98% voor het eind van 2023 afhandelen waarschijnlijk moeilijk haalbaar zijn.
Kwijtscheldingsverzoek op tijd (Percentage aantal afgedane verzoeken KWS t.o.v. het aantal ingediende (volledige) verzoeken binnen 16 weken: 2 98%)
Terug jan /mjut
SE2.2] fSE@EE Prognose t/m dec
Het resultaat is nu: 85%. Het toetsen van belemmeringen bij aanvragen kwijtschelding bij 60% van de gevallen door het belastingsysteem laten
•
uitvoeren in plaats van door een medewerker is nog niet gestart. Tevens zijn door de vele telefoontjes veel medewerkers extra belast aan de telefoon en niet voldoende toegekomen aan het afdoen van verzoeken om kwijtschelding. Tot en met oktober verwachten we de gestelde KPI niet te halen i.v.m. grote aantallen aanmaningen. De overige maanden en over het gehele jaar
AG
NA [?u
BURAP 11 2023 !Definitief l 13-9-2023
genomen behalen we de KPI. Maar in totaliteit over het gehele jaar zal de KPI niet gehaald worden.
PAGINA [2l
BURAP II 2023 [Definitief 1 13-9-2023
6. Projecten
6.l
Masterplan automatisering
In 2022 stond het inventariseren van de verbeteringen aan het belastingpakket centraal. In Ql 2023 hebben wij samen met GouwlT de verbeteringen besproken en bepaald wie deze uitvoert. In totaal zijn er 120 acties, onderverdeeld in Quick Wins en acties met prioriteit l tot en met 5. Hierbij heeft l de hoogste prioriteit. In het tweede kwartaal van 2023 zijn we geconfronteerd met twee langdurig zieke/afwezige medewerkers binnen ICT. Deze verminderde capaciteit heeft een grote wissel getrokken op de voortgang van het automatiseringsproces. En dus reden dat we de beoogde planning en doelstellingen voor 2023 niet behalen. Ook de enorme toename van het aantal bezwaren heeft een impact gehad op de keyusers. De sleutelmedewerkers zijn van essentieel belang bij het automatiseringsproces. De voortgang wordt bewaakt met een dashboard in PowerBI. Hier ziet u een overzicht van de acties en de aangepaste voortgang.
Aantal acties PER STATUS PRIORITEIT
Status
QW
1
2
3
4
5
Gereed In behandeling In onderzoek Nog niet gestart Vervallen Totaal
26 5 1 3
2
3
4
1
3
3
11
22
22
11
35
6
14
26
23
14
Programma Heffen
n.v.t.
NTB Totaal 39 6
1
1 1 2 2
1
73 2 120
Ontwikkeling
2023
Meetbedrijven efficiëntie slag
0,5-
2024
2025
2026
2027
Totaal
0,5
doorgevoerd Gegevensbeheer
Nieuwe LV WOZ + BRP koppeling
Gegevensbeheer
Nieuwe KVK koppeling
0,5-
0,5
Heffen
Diftar
0,3
0,3
Heffen
Optimalisatie
0,5-
0,5
1-
0,5-
1,5
waterschapsbelastingen Innen
Optimalisatie betalingsverwerking
Innen
Verwerking ambtsberichten
Fiscaal juridisch
Maximale automatisering b&b
0,38-
0,38
0,6 ]-
0,6
1
proces Kwaliteitscontrole
Geautomatiseerde controles door
l-
1
]-
1
o.a. BI Waarderen
Meer automatisering afh van Ortax
l-
Meer modelmatig (applicatie issue) Totaal Fte's die worden bezuinigd
1,5
1
3,18
1
1 1,6
8,28
PAGINA [?2
BURAP Il 2023 !Definitief l 13-9-2023
Bovenstaande tabel wijkt in detail af van de eerder afgegeven waarden. Reden is dat er diverse onvoorziene zaken hebben plaatsgevonden. Denk met name aan de impact van de enorme toename van het aantal bezwaren en de extra inzet die dit met zich meebrengt voor alle medewerkers. Daarnaast zijn twee medewerkers van ict (die mede kartrekkers en uitvoerders zijn van dit traject) voor langere tijd afwezig geweest. Één medewerker is inmiddels weer gestart met de werkzaamheden, de andere medewerkers is nog langere tijd ziek. Tevens kan het voorkomen dat er een verschuiving in prioriteit (of beschikbaarheid van de discipline bij de automatiseerder of BSOB zelf) plaatsvindt. Dit betekent dat we continu zullen schuiven met de waarden omdat we telkens moeten bepalen wat nu wel en niet gerealiseerd kan worden met de beschikbare medewerkers. De uiteindelijke besparing gerelateerd aan de werkzaamheden (dus exclusief het enorme aantal extra bezwaren) zoals aangegeven bij het opstarten van de businesscase zal nog steeds worden gerealiseerd. Voor de volledigheid is hieronder het financiële overzicht opgenomen van de realisatie 2023. Er zijn met enkele personen RVU-regelingen afgesproken om toekomstige afvloeingen met WW-kosten te voorkomen.
Referentie A B
C
6.2
Omschriivina Werk-naar-werk/taaks telllina Extra FfE's ICT Kosten verderoaande automatiserina 1) Toekomstscenario 3
2023 37 .500 150.000 70.000 257.500
1e W 2023 37.500 156.309 70.000 263.809
Afwijking prognose- 1e Realisatie prognose/ tm juli 2023 2e BW 2023 BW 2023 181.293 181.293 143 .793 75.254 154.904 1.40670.000256.547 72.387 336.197
Verbouwing
In mei 2023 zijn we gestart met de verbouwing van het kantoor. Voor de komende maanden zijn we intern verhuisd naar de 4e verdieping. Het kantoor zal in tegenstelling tot eerdere afspraken in twee gedeelten worden opgeleverd. De werkruimten zijn klaar voor de bouwvakvakantie en de overige gedeelten (kantine en vergaderruimten) worden in oktober opgeleverd. Gedurende dit proces zijn er enkele tegenvallers geconstateerd die meerkosten tot gevolg hebben. Met name de automatisering (toepassen van hybride vergadersystemen) en prijsstijgingen ten opzichte van ramingen hebben geleid tot meerkosten. Hiervoor wordt een extra investeringsaanvraag ingediend.
6.3
Potentiële nieuwe deelnemer
Medio dit jaar zijn de verkennende gesprekken gestart met een potentiële nieuwe deelnemer. Deze gesprekken vinden nog steeds plaats en alles is erop gericht om per 01-01-2024 middels een DVO de belastingtaken voor deze potentiële nieuwe deelnemer te gaan verrichten. Op termijn zou deze DVO moeten leiden tot aansluiting bij de GR (Gemeenschappelijke Regeling) van BSOB. Zodra er nieuwe ontwikkelingen zijn zal het volledige AB geïnformeerd worden. De organisatie is er klaar voor en is in staat de transitie goed en gecontroleerd uit te voeren.
6.4
Beveiligingsniveau naar 4 PAGINA 123
BURAP II 2023 /Definitief [13-9-2023
Zoals besloten in de AB vergadering van maart is BSOB gestart met de aanbesteding om met betrekking tot gegevensbescherming binnen twee jaar op niveau 4 te komen. Deze ambitie werd unaniem gedeeld door alle bestuurders. Medio augustus zullen de respectievelijke opdrachten voor privacy en informatiebeveiliging tezamen onder de noemer gegevensbescherming worden gegund. De verwachtte aanvangsdatum is 1 september 2023. Weliswaar worden op dit moment ook stappen gezet om te komen tot een verhoogde gegevensbescherming, maar het project heeft vertraging opgelopen doordat het openbaar meervoudig aanbesteed moest worden. Het zal gegund worden aan twee partijen. Tezamen komt het bedrag rond de €290.000,-.
7. Financiën PAGINA L24
BURAP Il 2023 !Definitief l 13-9-2023
In dit hoofdstuk maken wij gebruik van tabellen. Om de leesbaarheid te vergroten, adviseren wij u om uw zoomniveau te vergroten.
7.1
Exploitatieresultaat t/m juli 2023
Overhead
Lonen en salarissen
1817
992
1786
-31
Overige personeelskosten
237
106
441
204
58
72
139
81
59
34
59
529
349
459
226
113
226
158
216
354
734
2.179
4.127
57
-126
- 20 0
-100
- 200
-97
28
nhuur personeel Andere vaste bedrijfsmiddelen, Kapitaallasten
afschrijving Rente
Automatiseringskosten Uitvoeringskosten
-70
Kosten betalingsverkeer
Huisvestingskos ten
Duurzame goederen gemene kosten
216
Onvo orzien
58
uitbestede diensten
827
62 -93
Repro- en portokosten Taakstelling/etteocten Robotisering Totale lasten
Overige opbrengsten
Overige baten
Rentebaten
-38
38 4.070 -3 - 100
Opbrengsten invordering
-3
Totale baten Totale lasten overhead
-103
-129
3.967
2.050
IE
Doorbetasting lasten overhead Saldo lasten overhead waarderen Lonen en salarissen
1415
934
1442
25
10
25
Inhuur personeel
1.0 59
709
1300
Automatiseringskosten
226
222
226
13
23
13
500
40
1O50
550
3.237
1.948
4.056
819
-128
-1IO
-12 8
-69
-163
Overige personeelskosten
Uitbestede diensten
10
Repro- en portokosten Uitvoeringskosten
Proceskostenvergoedingen
Totale lasten Overige opbrengsten
242
Opbrengst mutatiesignalering
-18
Opbrengst waarderen op oppervlakte Overige baten Totale baten
-41
41
-59
Directe lasten waarderen
EIEEE7El Totale lasten Waarderen
Heften
Lonen en salarissen
1116
623
953
Overige personeelskosten
23
10
23
inhuur personeel
130
12
295
Automatiseringskosten
74
20
74
Repro- en portokosten Totale losten Overige opbrengsten
Overige baten
Totale baten
165
326
232
326
1.668
1.005
1.670
1.850
3.288
-Il
191
197
-126
105
-3 -3 1.665
Innen
323
Overige personeelskosten Inhuur personeel
41
6l
146
Repro- en portokosten
99
58
99
Uitvoeringskosten
Abonnement Inlichtingenbureau
10
Incasso- en deurwaarderskosten
133
102
133
Kosten betalingsverkeer
137
62
137
uitvoeringskosten kwijtschelding
25
-7
25
776
481
755
Totale lasten Overige opbrengsten
10
-21
Detacheringsvergoeding
Totale baten Directe lasten Innen
-21
Eg"ZLIEIIIELILLE. lef # w #al Totale lasten Innen
Deelnemersbijdragen
(ncl 8rw)
Iw eindgebruiker
Exploitatie
BW eindgebruiker
investeringsvoorstel
PAGINA
l 25
BURAP II 2023 /Definitief [ 13-9-2023
Analyseverschillen 2
7.2
an
,
$
" "
]
fi,
8.
#á
Si4$
$8
Saldo baten en lasten (1.000) ,
s
«
«±
$
i
+:
• À
Realisatie
f
leBw 2023" p#.
,wo
o
Verschil
«
f
$sh]
Verschil 2e BW "l
Realisatie en Prognose = 2e
2023
leBw2023
w
2023
d
#
k
2023- 1e
BW 2023,
ç]
Lonen en salarissen
4.671
2.741
-1.930
4.378
- 293
Inhuur personeel
1.288
962
- 326
1.881
593
Overige personeelskosten
291
128
-163
495
204
Uitbestede diensten
827
364
- 463
734
- 93
Uitvoeringskosten
807
209
- 598
1.357
550
Automatiseringskosten
828
591
-238
758
-70
Taakstelling/effecten Robotisering
38
-38
-38
Algemene en overige kosten
1.000
619
- 381
1.004
Algemene kosten
216
158
-57
216
Andere vaste bedrijfsmiddelen, afschrijving
59
34
-24
59
Duurzame goederen
5
-5
5
Huisvestingskosten
226
-113
226
Onvoorzien
58
-58
62
Repro- en portokosten
437
313
-124
437
65
-128
-63
-126
-26
- 200
-100
-3
-3
5.484
-4.10l
10.280
695
Overige opbrengsten
-65
Rentebaten
-100
113
Opbrengsten invordering Netto-kosten
9.585
4
4
Algemeen De kosten t/m juli zijn een weergave van de werkelijk gemaakte kosten. Op dit moment zijn er enkele afwijkingen te zien t.o.v. de 1 BW 2023. Enerzijds zijn er enkele grote kwartaalfacturen nog niet ontvangen. Anderzijds, zijn er, vooral bij proces waarderen, enkele jaarfacturen verwerkt.
Reeds is in Burap 1 2023 een forse begrotingswijziging (ad. €900.000) aangekondigd, vanwege de toename van het aantal ingediende bezwaren.
Voor de meeste kostensoorten verwachten wij op jaarbasis geen grote afwijkingen to.v. de eerste begrotingswijziging. Daar waar mogelijk worden de overschrijdingen binnen de begroting opgevangen. Naast de aangekondigde begrotingswijziging zijn er ook op enkele andere kostensoorten over- danwel onderschrijdingen op de begroting geweest. Deze zijn in de voorliggende begrotingswijziging verwerkt. De totale 2° BW 2023 ad €695.000 ligt onder de aangekondigde begrotingswijziging vanuit Burap 1.
Hieronder worden de wijzigingen in de begroting toegelicht.
2
NB de uitvoeringskosten bestaan onder andere uit; kosten betalingsverkeer, deurwaarders- en incassokosten en
proceskostenvergoedingen. PAGINA [26
BURAP 11 2023 !Definitief l 13-9-2023
Formatie In onderstaande tabel is de formatie (bezetting en vacatureruimte) opgenomen. Verdeling Formatie FTE Realisatie Bezwaar en Formatie Totale ultimo 2023 bezetting beroep ruimte formatie Overhead 24,39 20,27 0,38 3 75 24,39 -300 Beroep en Bezwaar 3,00 20 66 Waarde ren 20 66 1811 1 88 0 68 4 12 18 17 Heffen 18 17 13 29 0 75 5 25 Innen 5 25 3 87 1 38 Totaal 58,54 9,92 68,47 68,47 0,00 Tijdelijke formatie (inclusief bovenformativiteit) Overhead Beroep en Bezwaar Waarderen Heffen Innen
1,00
Totaal
1,00
Er is één persoon (conform voorgaand jaar) op een tijdelijke formatieplaats aangenomen, ter ondersteuning van en vallend onder het budget inhuur wegwerken achterstanden. Deze formatieplaats is niet in bovenstaand overzicht opgenomen, omdat zo een consistente doorbelasting te waarborgen. Ook is er één persoon als bovenformatief op tijdelijke formatie geplaatst. Zo voorkomen we dat de kosten van deze formatie op de processen drukken en doorwerken in de kostenverdeelmethode / deelnemersbijdrage.
Analyse inhuur- salarissen
1e BW 2023
€1.000
Lonen en Inhuur salarissen personeel
Buran II 2023
Totaal
Lonen en Inhuur salarissen personeel
Overhead Waarderen Heffen Innen
€1.817 €1.415 €1.116 €323
€58 €1.059 €130 €41
€1.876 €2.474 €1.246 €364
€992 €934 €623 €191
Totaal
€4.671
€1.288 €5.959
€ 2.741
€72 € 709 €121 €61
Totaal
€1.064 €1.643 €744 € 252
€ 962 €3.703
Prognose 2023 (2e BW 2023 Inhuur Lonen en persone salarissen el Totaal
Afwijking 1e BW 2023 Buran I 2023 Lonen en salarissen
Inhuur
Totaal
€1.925 €2.775 €1.248 € 343
-€31 € 28 -€163 -€126
€81 €274 €165 €105
€50 € 302 €2 -€21
€4.378 €1.913 €6.291
-€ 293
€625
€333
€1.786 €1.442 €953 €197
€139 €1.333 € 295 € 146
In bovenstaand overzicht maken we per programma-onderdeel een analyse tussen de lonen en salarissen en inhuur. Hieronder volgt een toelichting op totaalniveau:
•
Er is sprake van meerdere moeilijk vervulbare vacatures. In diverse gevallen ontkomt BSOB er niet aan om hiervoor in te huren. Dit zorgt voor verschuiving tussen de lonen en salarissen en inhuur. Daarnaast wordt ook een deel van deze vacatures ingevuld door consultancy en juridische adviezen.
•
Er is een stijging in de inhuur van waarderen als gevolg van de stijging van de ingediende bezwaren. PAGINA 127
BURAP Il 2023 !Definitief l 13-9-2023
•
Binnen de loonkosten van waarderen zit een regeling met een medewerker als gevolg van de uittreding van Sint Anthonis. Hiervoor staan opbrengsten van Sint Anthonis tegenover.
Overige personeelskosten ( + € 204.000) Er zijn enkele regelingen RVU met medewerkers (met een bedrag van €181K), waardoor de kosten stijgen. De overige daling wordt veroorzaakt door extrapolatie van de werkelijke kosten. Tevens is de begroting bijgesteld naar aanleiding van de wervings- en selectiekosten voor de directeur (ad. €45K). Daarnaast zijn de opleidingskosten naar beneden bijgesteld naar de verwachte kosten. Uitbestede diensten (- €93.000) De prognose uitbestede diensten ligt €93K hoger dan opgenomen in dele BW 2023. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de aanbesteding in verband met de verhoging van het volwassenheidsniveau (gegevensbescherming). Doordat de aanbesteding niet eerder afgerond kon worden liggen de kosten in 2023 lager dan vooraf ingeschat. Uitvoeringskosten - Proceskostenvergoedingen ( + €550.000) Zoals reeds in deze bestuursrapportage opgenomen hebben we in tegenstelling tot vorig jaar meer bezwaren ontvangen. De prognose van de proceskosten is daarom €1.050.000. Automatiseringskosten (- €70.000) De prognose van de automatiseringskosten ligt €59K lager dan begroot in dele BW 2023. Zoals opgenomen in paragraaf 6.1 zijn er met betrekking tot het masterplan automatisering automatiseringsslagen in Gouw uitgevoerd waardoor er in 2023 geen kosten voor de robotisering zijn.
Taakstelling/effecten robotisering (- €38.000) In dele BW 2023 zijn onder de taakstelling/effecten robotisering de kosten van het "van-werk-naar-werk'traject opgenomen. Omdat er enkele RVU-regelingen getroffen zijn, is het niet noodzakelijk gebleken om 'van-werk-naar-werk'-trajecten te starten. Algemene kosten ( + €4.000) Door de hogere kosten valt de berekening van de post onvoorzien hoger uit. Gezien de onzekerheden binnen de kosten samenhangend met de ontvangen bezwaren is ervoor gekozen om de post onvoorzien niet te benutten in deze 2° BW 2023. Overige opbrengsten (- €63.000) Deze prognose ligt €63.000 hoger dan begroot. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt doordat er een bedrag is ontvangen van Sint Anthonis naar aanleiding van afspraken omtrent de uittredingen. Rentebaten ( + €100.000) Sinds oktober 2022 ontvangt BSOB rente. Gezien de omvang van de ontvangen belastinggelden is dit een fors bedrag. Gezien de economische omstandigheden is de prognose van de te ontvangen rente bijgesteld.
PAO
N
[23
BURAP II 2023 /Definitief 1 13-9-2023
7.3
Bijdragen per deelnemer
In onderstaande tabel zijn de gewijzigde deelnemersbijdragen 2023 opgenomen.
Totale bijdrage excl BTW
1 Percentage van 1 BTW
bijdrage
- verdeling op basis van % bijdrage
29,24%
3,90%]
6,75%]
2,17%]
7,22%l
6,74%]
5,01%]
12,80%]
21,68%]
4,49%]
100%
289.636
38.638]
66.901]
21.483]
71.549]
66.792]
49.588]
126.747]
214.796]
44.465]
990.595]
3.295.256 doorschuifBTW voor gemeentelijke deelnemers
In onderstaande tabel worden bovenstaande deelnemersbijdragen vergeleken met de deelnemersbijdragen uit de 1° BW 2023.
Totale bijdrage excl BTW
[Percentage van bijdrage
31,49%
378%.]
6.s6]
2094
700.]
6.s3%]
4.84%.]
232]
2.064
4,35%]
100%.]
[BTW- verdeling op basis van % bijdrage
257.186
30846]
s3s72]
7o4e]
s7is6]
s3.349]
39.s63]
1oo.s97]
zee7]
36.07]
816.819]
3.275.145 doorschuif-BTW voor gemeentelijke deelnemers
Totale bijdrage excl BTW
[Percentage van bijdrage
29,24%
3.90]
67s%]
217.]
7224
6.74%.]
s0]
1280%]
21,68%]
4,49%]
1oo]
[BTW- verdeling op basis van % bijdrage
289.636
38638]
66.go]
21.483]
71.549]
66792]
49.588]
26.747]
24.796]
44.465]
990.595]
3.295.256 doorschuif-BTW voor gemeentelijke deelnemers
Verschil deelnemersbijdrage 2e BW 2023 tov Ie BW 2023 Verschil deelnemersbijdrage inclusief BTW 2e BW 2023 tov Ie BW 2023
-12.340
38.983
65.605
22.889
71.795
67.093
50.337
134.817
210.671
44.760
694.609
20.111
46.775
78.934
27.325
86.189
80.536
60.363
160.967
253.469
53.717
868.385
PAGINA l 29
BURAP 11 2023 !Definitief l 13-9-2023
7.4
Productiecijfers 2022 (inclusief ontwikkelingen 2023)
Dit is ongewijzigd ten opzichte van 2° BW 2023.
PAGINA I30
BURAP II 2023 /Definitief 113-9-2023
Aantal aanslagbiljetten per deelnemer
Watersysteem heffing ingezetenen Watersysteemheffing gebouwd Watersysteemheffing ongebouwd Zuiveringsheffing forfait bedrijven Zuiveringsheffing forfait woningen
8.538 12.700 103 1.510 8.481 1.346 97 97
Afvalstoffenheffing - vastrecht/ vast bedrag Afvalstoffenheffing - DfTar Reinigingsrecht Onroerende zaakbelasting eigenaar niet-woning Onroerende zaakbelasting eigenaar woning Onroerende zaakbelasting gebruiker niet-woning Bedrijfsinvesteringszone eigenaar Bedrijfsinvesteringszone gebruiker Reclamebelasting
Rioo /heffing gebruiker niet-woning RiooIheffing gebruiker woning Rioo/heffing eigenaar niet-woning
1.308 8.462
Rio o/heffing eigenaar woning Roolgrootverbruik
1.743 92
Hondenbelasting Toeristenbelasting Forensenbelasting Naheffingsaanslag parkeerbelasting Kosten parkeerbelasting Marktgelden Graf-/lijkbezorgings-/begrafenisrechten
376.615 110.123 19.667 348.311 140.667 149.794 325 16.660 138.738 15.118 269 412 592 7.821 90.208 9.023 88.051 1.559 19.386 513 183 2.624 2.624 92 42
10.381 566.791 1.868.726
Zuiveringsheffing-Verontrein. bedrjf
E]
Teruggave aantal ledigingen 2022: Inschatting gaat mee v.o. Aanslagbiljetten 2023.
!Laarbeek !Aantal Di!Tar-regels minus regels Milieustraat: V.o. 2023 pinnen aan de Poert. Aanslagregels op de basisbiljetten heffen Zuiveringsheffing-verontr. Bedrijf Aanslagbiljetten in nen Verzoek om kwijtschelding Deelnemers
1.184.025] 10.381 395.978 2.944
38.199 9.490 125
71.483 15.854 231
5.340 68
17.792 307
48.084 15.753/ 2841
11.594] 177/
31.169/ 636l
52.803/ 1.243l
11.018 133
10.381 566.791 6.148
25,00 1,94 20,00
3.028.911 259.525 1.099.429 122.960
[someren
[invoering nu va. 2023
PAGINA
l 31
BURAP II 2023 /Definitief 1 13-9-2023
7.5
Taakvelden 2° BW 2023
Op grond van artikel 7, lid 3 van de BBV provincies en gemeenten dient in de begroting een overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld te worden opgenomen. In beginsel zouden de volgende taakvelden voor BSOB van toepassing zijn: Taakvelden gemeenten 0. Bestuur en ondersteuning 0.1 Bestuur 0.2 Burgerzaken 0.3 Beheer overige gebouwen en gronden 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.61 OZB woningen O62 OZB niet-woningen 0.63 Parkeerbelasting 0.64 Belastingen overig 0.7 Algemene uitkering en overige uitkeringen gemeentefonds 0.8 Overige baten en lasten 0.9 Vennootschapsbelasting (VpB) 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van de rekening van baten en lasten