Bijlage 2 - Brief Dagelijks Bestuur MRE inzake samenwerking 4 GR'en en bedrijfsvoering

Aan de raden en colleges van de deelnemende gemeenten -Concept-

uw kenmerk

uw brief van

onderwerp Samenwerking 4 GR-en en bedrijfsvoering

ons kenmerk 100216-1734\JWI\HLE

datum 17 december 2020

e-mailadres j.wiggers@metropoolregioeindhoven.nl

Geachte raad, geacht college, Met enige regelmaat wordt in de diverse besturen van de 4 grote regionale Gemeenschappelijke Regelingen gesproken over het efficiënter maken van de bedrijfsvoering. Daarbij wordt gedacht aan mogelijke schaal- en synergievoordeel tussen de 4 GR-en. In de vergadering van het Algemeen Bestuur van december 2019 is de opdracht gegeven om onderzoek te doen naar de mogelijkheden van samenwerking en de synergievoordelen. Samen met de 3 andere Gemeenschappelijke Regelingen (Omgevingsdienst, GGD en Veiligheidsregio) hebben we gekeken of verdere samenwerking kan leiden tot extra toegevoegde waarde en efficiency In het Algemeen Bestuur van 16 december jl. is dit besproken. We zijn tot de conclusie gekomen dat er geen toegevoegde waarde zit in het anders organiseren van de bedrijfsvoering. We onderschrijven de gezamenlijke conclusies van het bestuurlijk overleg tussen de voorzitters van de 4 GR-en. De 4 GR-en hebben allemaal een eigen opdracht, governance en identiteit. Daarbij dient ook bedacht te worden dat de 4 GR-en niet alleen de samenwerking in de regio zoeken, maar juist ook met gelijksoortige zusterorganisaties in de provincie of op landelijk niveau. De 4 GR-en werken (al) nauw samen op de bedrijfsvoering en enkele inhoudelijke opgaven. Er zijn b.v. afspraken gemaakt m.b.t. de planning en control en de financiële kaders.

Er vindt afstemming plaats m.b.t. arbeidsvoorwaarden / P&O-zaken en gezamenlijke inkoop. Er is samenwerking en afstemming op o.a. de inhoudelijke dossiers Omgevingswet, Transitie Landelijk Gebied. Deze lijn van samenwerking wordt voortgezet en geïntensiveerd. De organisaties zijn efficiënt georganiseerd een lage overhead die past bij de aard en omvang van de organisatie. Er is geen toegevoegde waarde, efficiencywinst in het anders organiseren van de bedrijfsvoering. beeld verdwenen. Waarom en waarvoor hebben we het zo met elkaar geregeld. De 4 GR-en werken vanuit het principe van verlengd lokaal bestuur. Er is vooral een toenemend belang en toegevoegde waarde in het gezamenlijk organiseren en afstemmen van de inhoudelijke vraagstukken. De conclusie is dat de samenwerking vooral meerwaarde heeft langs de lijn van de inhoudelijke (strategische) opgaven en bestuurlijke besluitvorming waar de gemeenten voor staan.

Met betrekking tot onze eigen organisatie de Metropoolregio, concluderen wij dat de bedrijfsvoering efficiënt is georganiseerd, waarbij gebruik wordt gemaakt van externe dienstverlening en deskundigheid. In de basisorganisatie is al rekening gehouden met een kleine en flexibele ondersteuning. Uitgangspunten voor de Metropoolregio Eindhoven zijn: - Geen taken in de organisatie, die niet behoren tot de kerncompetenties van de organisatie. - Bedrijfsvoeringstaken worden zoveel mogelijk uitbesteed. - Voor de ondersteuning van de organisatie en het bestuur van zowel de Metropoolregio als het RHCe is het van belang dat zowel de controller als de P&O-adviseur onderdeel uitmaken van de basisorganisatie. - Huisvesting sober, doelmatig en flexibel. Bij de transformatie van het SRE naar de Metropoolregio is dit als taakstelling opgenomen en is hieraan uitvoering gegeven. In de Begroting 2021 kunt u de omvang en de kosten van de bedrijfsvoering terugvinden. In het kort komt het er op neer dat in de begroting van de Metropoolregio 2,8 fte is opgenomen voor financiën, bedrijfsvoering en P&O voor zowel MRE als voor het RHCe en dat de administratieve ondersteuning via aanbesteding is ondergebracht bij externe partijen. Dit geldt ook voor de ICT-infrastructuur en ondersteuning voor MRE en RHCe.

Het bij elkaar voegen van de bedrijfsvoering tussen de 4 GR-en leidt voor de Metropoolregio niet tot kostenreductie aangezien de ondersteunende functie al tot een minimum niveau is teruggebracht. Tot slot Wij beseffen dat gemeentelijke begrotingen vaak onder druk staan en dat er scherp begroot moet worden om de lokale opgaven gerealiseerd te krijgen. We beseffen ook dat er gekeken wordt naar de verbonden partijen als het gaat om kostenreductie. Echter, we hebben ook de Gemeenschappelijke Regelingen in het leven geroepen om op een efficiënte wijze uitvoering te geven aan taken en opdrachten, die we als individuele gemeenten niet voor elkaar zouden krijgen. Voor de Metropoolregio hebben we vorig jaar met elkaar een nieuw samenwerkingsakkoord afgesproken. In dat verband hebben we toegezegd nog eens te kijken naar de bedrijfsvoering. Dit hebben we samen met de andere Gemeenschappelijke Regelingen gedaan. Wij hechten er aan op te merken dat in het overleg tussen de voorzitters van de 4 GR-en hierover met elkaar gesproken is en dat elke bestuurder vanuit de eigen verantwoordelijkheid gekeken heeft naar de bedrijfsvoering en het behalen van efficiency. We zijn tot de gezamenlijke conclusie gekomen dat er geen toegevoegde waarde zit in het anders organiseren van de bedrijfsvoering.

Met de intensivering van de bestaande samenwerking en de brede bestuurlijk inhoudelijke afstemming kunnen we de gemeenten efficiënt en effectief ondersteunen bij de lokale en regionale opgaven. We vinden het belangrijk dat de gemeentebesturen goed aangesloten blijven bij de 4 GR-en. Daarom hebben wij samen met de andere besturen afgesproken, dat de 4 organisaties zich in de gebruikelijke raadsinformatiebijeenkomsten over de ontwerp-Begrotingen 2022 in april 2021 gezamenlijk presenteren aan de gemeenteraden. In het najaar van 2021 zullen wij de raden informeren over de langetermijnontwikkelingen. Een afschrift van deze brief hebben wij aan het bestuur van de andere 3 organisaties verstuurd. Hoogachtend, het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven, de voorzitter, de secretaris, mevrouw P.J.M.G. Blanksma-van den Heuvel. mevrouw drs. J. Wiggers.

-2